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文档简介

1、Word - 5 -如何建立和管理业主档案 当业主入住后，物业公司应准时为他们建立档案资料，业主的档案资料普通包括：入住通知书、房屋验收单、入住记下表、商品房买卖合同复印件、装修协议书、停车管理服务协议、业主交费记录表、修理记下表、催费通知书、产权变更记录表、特约服务的托付协议等。其它，因为许多新政策的执行还需要一定的时光，目前，大部分物业公司还应保存前期物业管理服务协议和供暖协议。 以下是物业大数据的业主档案的内容：业主入伙档案业主入伙资料,主要包括:入伙通知书;房产证或购房合同复印件;业主身份证复印件和代办人份证复印件及授权托付书;营业执照复印件、法人授权托付书及法人代表和办理人的身份证复

2、印件(业主属法人单位);业主(暂时)公约;收楼书存根;整改项目报告。业主家庭状况资料,主要包括:业主档案(身份证实文件复印件及业主/住户状况记下表);随住人员档案(身份证实文件复印件及业主/住户状况记下表);暂住人员档案(身份证实文件复印件及业主/住户状况记下表);业户车辆状况资料(车辆状况记下表);办理停车手续资料(车位有偿使用协议书)。业主装修档案装修申请审批资料,主要包括:装修申请/验收表;装修审批通知书;装修图纸及审批资料;装修施工单位营业执照及资质证书复印件;装修管理档案,主要包括:装修管理协议;装修施工人员档案(施工出入证办证记下表);装修巡查记录(装修巡察检查记录表);违背装修规

3、定整改通知书及装修验收整改通知书;装修竣工验收单(装修申请/验收表)。 以上业主入伙档案及业主装修档案合并为业主档案,按档案管理规程由兼职档案员举行管理。 以下为入伙装修期间所使用的文件及表格入伙通知书收楼须知入伙预交费用一览表：(1)业主/住户状况记下表(个人)、(2)业主/住户状况记下表(单位)收楼手续流程条收楼证实书业主公约托付银行代收费协议书业户手册装修指南住所质量保证书住所使用说明书收楼书整改项目报告另外入伙代办手续签约表格装修申请/验收表装修审批通知书房屋装修管理规定装修管理协议19.施工出入证办证记下表单元施工许可证出入证动火许可证违背装修规定整改通知书装修验收整改通知书装修巡察检查记录表业主档案管理规定业主档案管理由专人负责，入住、退房、换房等异动状况随时举行收拾、录入。档案管理人员必需保证档案摆放整齐、清晰、易查阅。每周一将园区入住状况告诉相关部门，每月28日前将入住状况书面通知相关部门。管理处相关人员查阅档案，必需举行记下后再举行查阅；如档案需外借，需做具体记录。如查阅人员为外单位人员，需提供该人员所属单位出据的证实材料作为存档资料，并经管理处经理同

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