物业管理公司质量体系文件控制细则

1、精品文档 精心整理精品文档 可编辑的精品文档物业管理有限公司质量体系文件控制细则河南省金色年华物业管理有限公司体系文件编号JSNHWY4.0-01-01名称质量体系文件控制细则版本A/0第1页共8页编制更改审核批准生效期2003年5月20日1目的 为质量体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理提供指引,保证文件受控。2范围适用于河南省金色年华物业管理有限公司各部门对质量体系文件的管理。3职责3.1 相关人士负责编制、更改、审核、审批各类文件。3.2 公司综合办公室负责质量体系文件的分发,保存质量体系文件正本和作废文件正本,修订质量体系文件分类(发放)表,监督各部门现场使用之文件有效性及管理情况

2、。3.3 各部门负责人对现场使用之质量体系文件的有效性全权负责,妥善保管领用的质量体系文件副本,负责或授权对作废的空白表格进行处理。3.4 当现场使用文件的生效版本无法确定时，应以公司正本文件为准。4方法和过程控制4.1 重要说明为进一步明确质量体系文件的受控状态，采用如下控制方法：受控文件红色印章在左上角的为体系文件正本，受控文件红色印章在右上角的为体系文件副本。最近一次修改的文件均在本次修改的内容下面加下划线，以示区别。42 文件修订状态/4.2.1 各类文件的版本号用来标识文件的修改状态，格式为大写英文字母与阿拉伯数字的组合，未经修改的文件版本号为“A/0”，修改一次版本号升为“A/1”

3、，当版本号从“A/9”升河南省金色年华物业管理有限公司体系文件编号JSNHWY4.0-01-01名称质量体系文件控制细则版本A/0第2页共8页编制更改审核批准生效期2003年5月20日级时，应升为“B/0”，依次类推。4.2.2 文件页数超过1页以上,则只更改修订页的文件状态,如文件某一页的版本号升至“A/9”,则该页再次修改升级时，文件全部页的版本号升为“B/0”。4.2.3 若文件更改后增加或减少页数，则文件状态按照文件修改次数全部依次顺延。4.3 文件的编制、更改4.3.1 各类文件按照规定的权限进行编制和更改,具体权限见下表：文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限质量手册品质主管部门

4、主管以上人员管理者代表总经理程序文件具有相关技能人士公司任意员工品质主管管理者代表作业指导书具有相关技能人士公司任意员工品质主管品质主管表格具有相关技能人士公司任意员工品质主管品质主管由品质主管编制或更改的文件，须由管理者代表或总经理审核、审批4.3.2 各类文件的编制和更改需按如下指定格式和编号方法进行。A质量手册基本格式（楷体、小四、加黑）河南省金色年华物业管理有限公司质量手册编号JSNHWY-QM名称章节页版本A/0第 页共 页编制更改审核批准生效期 年 月 日B程序文件/作业指导书基本格式（楷体、小四、加黑）河南省金色年华物业管理有限公司编号 名称 版本A/0第 页共 页编制更改审核批

5、准生效期 年 月 日C表格基本格式河南省金色年华物业管理有限公司体系文件编号JSNHWY4.0-01-01名称质量体系文件控制细则版本A/0第3页共8页编制更改审核批准生效期2003年5月20日河南省金色年华物业管理有限公司（楷体、5号）表格名称（楷体、2号、加黑）编号: 版本： 表格生效日期： 序号:（楷体、小4号、加黑）D质量手册编码规则 JSNHWY-QM 固定格式，“质量手册”英文缩写 固定格式，公司名称中文拼音缩写E程序文件/作业指导书编码规则 JSNHWY XX-YY-ZZ 同一程序文件中作业指导书序号 同一条款中程序文件序号 ISO9001标准条款 公司名称中文拼音缩写F程序文件

6、、作业指导书中表格编码规则 JSNHWY-XX-YY-ZZ -FX 同一文件下表格序号 文件编号（包括质量手册、程序文件、作业指导书）G质量手册中某章节下的表格编码 JSNHWY XX-FX 该章节下的表格序号 质量手册章节号 公司中文名称拼音缩写4.3.3 如需编制文件，动议人需填写文件编制申请表，经部门负责人确认后，附稿件（草稿、打印稿、磁盘均可）报送公司品质主管。如需更改文件，动议人需填写文件更改申请河南省金色年华物业管理有限公司体系文件编号JSNHWY4.0-01-01名称质量体系文件控制细则版本A/0第4页共8页编制更改审核批准生效期2003年5月20日表,经部门负责人确认后报送公司

7、品质主管。如文件不适用需取消，由公司品质主管填写文件更改申请表，并注明报废。4.3.44.3.5 如对服务有重大影响须修改的文件，由公司及时召开专业人员进行讨论，确定更改内容，按审批权限报批。4.3.6 方可复印。修改文件的每个过程完成以后，相关责任人应在文件更改申请表或文件编制申请表的文件修改状态栏内签字确认。4.3.7 质量体系文件通过审批后,需立即执行的，由品质主管以邮件、网页或电话等形式通知相关部门，各部门在接收到通知后立即生效、执行，相关的文件在三个工作日内打印分发给相关部门；非紧急的质量体系文件，自文件下发之日起第八个工作日开始生效、执行。4.3.8 文件编制申请表、文件更改申请表

8、由公司综合办公室保存至少三年。4.4 文件分发4.4.1 新编或更改的体系文件，由公司综合办公室参照质量体系文件分类(发放)表复印相应份数的副本,并在文件上加盖红色受控文件印章,分发给相关部门。4.4.2 公司使用文件发放专用袋发放文件,各部门须由指定文件管理员负责领取，领到新编制或经更改的受控文件时需进行清点，如有缺少当场提出并由发放人员即时补发，确认无误后，须在文件发放清单上签收。4.4.3 各部门领回新增或更改的体系文件后应及时更换，并在七个工作日内将旧文件盖上“作废”章，装入文件发放专用袋河南省金色年华物业管理有限公司体系文件编号JSNHWY4.0-01-01名称质量体系文件控制细则版

9、本A/0第5页共8页编制更改审核批准生效期2003年5月20日归还公司。品质主管负责对各部门归还的作废体系文件进行抽查和处理。4.4.4 新部门成立一周内须向公司申领体系文件。新部门领用体系文件或各部门因特殊情况需增加持有体系文件时,需填写文件领用审批表,经总经理或其授权人批准后方可发放。4.4.5文件领用审批表、文件发放清单由公司综合办公室妥善保存至少三年。4.5 体系文件的培训4.5.1 新编或更改的体系文件，如内容涉及到质量体系的各个方面，由品质主管负责组织培训到各部门班长以上管理人员；如只涉及到个别专业，由品质主管对各部门该专业负责人进行培训。培训时相关人员不得缺席。4.5.2 新编或

10、更改的体系文件执行前，各部门应就所有新增或更改的内容对相关岗位人员进行培训，确保相关岗位人员按新增或更改后的体系文件执行。4.5.3班长以上管理人员进行全脱产一天培训，新部门在体系文件执行前应对全体员工进行培训、考核，确保各项工作都能按体系文件要求正常、有序运作。4.6 文件作废处理4.6.1 在文件修改之前，各部门必须严格按照现有体系文件执行。新文件开始执行时，旧文件立即作废，并加盖作废章。4.6.3 作废文件正本由综合办公室妥善保存至少三年。4.6.4 如果在工作现场发现两份相同题目、编号的文件,应以最近生效日期或最高版本号区别新旧文件,并立即将旧件加盖作废印章。4.7 文件的查阅、借阅河

11、南省金色年华物业管理有限公司体系文件编号JSNHWY4.0-01-01名称质量体系文件控制细则版本A/0第6页共8页编制更改审核批准生效期2003年5月20日4.7.1 非本公司人员不得查阅、借阅体系文件。特殊情况需经管理者代表批准。4.7.24.7.3 各部门工作人员如因培训或工作需要借阅体系文件时，须填写借阅登记表，经部门负责人批准后方可借阅。借出的体系文件由文件管理员负责及时收回并检查完整和清洁情况，如有人为污损或遗失，需在借阅登记表的“备注”栏加以注明，追究当事人责任，并及时向品质主管申请补发。4.7.4 体系文件如因培训等需要隔夜借出，须征得部门负责人同意，由培训负责人或主办以上人员

12、借出，并妥善保管。隔夜外借时间最长不得超过3天。4.8 文件的保管和保密4.8.1 部门负责人指定文件管理员负责妥善保管部门体系文件，并履行监督职能。如文件发生短缺或遗失，追究部门负责人和文件管理员责任，并判处部门文件管理不合格。4.8.2 4.8.3河南省金色年华物业管理有限公司体系文件编号JSNHWY4.0-01-01名称质量体系文件控制细则版本A/0第7页共8页编制更改审核批准生效期2003年5月20日4.9 文件控制流程图填写文件编制申请表/文件更改申请表填写文件编制申请表/文件更改申请表部门负责人审核审批修改电脑文件打印校对复印盖受控章培训下发文件部门换旧文件部门培训盖作废章交回执行新文件新部门成立填写文件领用审批表审核审批品质主管培训发放文件部门培训YYYNYYNNN精品文档 精心整理精品文档 可编辑的精品文档河南