记录和档案控制程序

1、修改记录版号修改章节和内容修改人审核人批准人生效日期1/0初次发放20 xx.01.121 目的：为规范各类记录和档案管理，保证各类记录能为质量体系运行和监测活动的有效性提供客观证据，特编制本程序。2 范围：适用于本公司各种质量和技术活动记录的控制及档案的管理。3 职责：3.1记录表格由各部门负责编制和审核，由技术负责人批准发布；3.2质量负责人负责制定各类记录的保存期限等记录管理的通用要求；3.3资料管理员负责记录的归档保存管理，各岗位人员负责本岗位在质量体系运作中形成的记录的日常管理控制。4 工作程序 4.1记录的分类 按记录的性质，本公司将记录分为两大类：质量记录和技术记录。4.1.1质

2、量记录质量记录指检验检测机构管理体系活动中的过程和结果的记录，包括合同评审、分包控制、采购、内部审核、管理评审、纠正措施、预防措施和投诉等记录。4.1.2技术记录 4.1.2.1技术记录指进行检验检测活动的信息记录，应包括原始观察、导出数据和建立审核路径有关信息的记录，检验检测、环境条件控制、员工、方法确认、设备管理、样品和质量监控等记录，也包括发出的每份检验检测报告或证书的副本。4.1.3 记录文件的编号方式，执行文件资料控制程序。4.1.3 记录的承载媒体可以是纸张，亦可以是移动硬盘、光盘等电子媒体。4.1.4 各类质量、技术活动记录，均应形成档案。包括：（1）各类检测标准方法、规范等受控

3、类作业文件保存有效版本（2）员工技术档案，人员离职6年后相关资料销毁；（3）仪器设备档案，仪器报废6年后相关资料销毁；（4）检测报告和检测原始记录档案，保存均不少于6年； 若专业领域，客户或法律法规等有特殊要求时则按照有关要求执行。4.2记录格式的编制、更改和审批4.2.1记录格式应科学、适用，包含足够的信息。质量负责人负责组织相关部门制定适合于本公司管理体系运行所需的各种质量活动记录格式；4.2.2现场室和分析室负责制定检测技术活动所需的记录格式。原始记录应包括以下内容：原始记录的标题；记录唯一性编号和每页及总页数的标识；检测对象的状况；抽样、封样记录（适用时）；检测的依据和方法；使用的仪器

4、设备名称和编号； 记录观察得到的数据、计算公式和导出的结果；检测时的环境条件；检测日期；检测人员、校核人员的识别；参与采样、样品制备人员的标识(如适用),交技术负责人审批；4.2.3 记录格式经审批后，由资料管理员按文件资料控制程序规定编号管理，建立“记录格式清单”，下发使用。凡在公司实验室检测活动中使用的表单均应有唯一性编号，受控管理；4.2.4记录格式如需修改,由技术负责人批准后实施；4.2.5质量室应保存修改后的记录格式，资料管理员及时将更新记录表格发放到使用部门，并收回作废的记录表格。4.3记录的填写要求 4.3.1全体员工应在质量或技术活动中认真填写和记录质量或技术活动的过程和数据,

5、要求做到及时、真实、内容完整、字迹清晰，能准确识别。书写时应使用黑色钢笔或签字笔，不允许补记、追记和重抄。4.3.2当记录中出现错误时，每一错误应划改，保留记录的过程，不可涂擦掉，以免字迹模糊或消失，并将修改值填写在其旁边，对执行记录改动的人员应有修改人员的盖章或签名。对以电子形式存储的记录，同样按上述措施要求进行更改，防止原始数据的丢失或改动。4.3.3记录应包括抽样人员、每项检验检测人员和结果校核人员的签字或等效标识。4.3.4每项检验检测的记录应包含充分的信息，该检验检测在尽可能接近原始条件情况下能够重复。同时使用的计量单位必须符合国家法定计量单位要求，不得使用非法定计量单位，数字修约和

6、有效数字表示必须符合有关规范和标准要求和数值修约规则与极限数值的表示和判定（GB/T 8170）中的规定。4.3.5质量监督员应不定期检查记录的规范性，发现问题有权及时指出并要求当事人改进。 4.4记录的收集、保存、归档和销毁 4.4.1 各部门按各自的职责范围，对已完成的质量或技术活动，按照规定的记录格式认真填写，并整理收集后交资料管理员保存所有记录；4.4.2资料管理员每年定期对需要保存的各种记录进行整理、装订成册，以便于查阅的方式归档分类保存；4.4.3质量室负责落实记录的安全保存措施，确保防火、防潮、防蛀；对电子存储的记录也应采取与书面媒体同等措施，并加以保护及备份，防止未经授权的侵入及修改，以避免原始数据的丢失或改动；4.4.4超过保存期的记录由资料管理员提出，经总经理批准后处置。4.5记录的查阅和借阅 4.5.1经质量负责人同意后，公司相关人员可在资料室查阅所需记录；4.5.2技术记录一般不外借，如合同中有要求，经总经理批准后，相关记录可外借给客户，借阅人员必须进行登记，资料管理员应注意保密，执行保护客户机密信息和所有权程序；4.5.3质量记录必须经总经理批准后才能外借并办理登记手续。4.6外来记