公司公文管理制度

1、XXX企业公函管理制度第一章总则第一条为了实现企业公函管理的科学化、制度化、规范化,提高公函办理质量和效率，联合企业实质，制定本制度。第二条企业公函是企业在经营管理过程中形成和使用的拥有法定效力和规范体式的文书,是推行管理、传达信息、办理公事的载体，是指导、部署和商洽业务，请示和回答下列问题,报告、通告和沟通工作情况等的重要工具第三条企业办公室主管企业公函办理工作，负责公函收发、分办、传达、用印、立卷、归档和销毁等工作;并对企业所属部门和分子企业的公函办理工作进行指导和督促检查。第四条以企业、企业所属部门和分/子企业的名义行文的纸质、电子文件,均合用本制度.第二章公函种类第五条企业公函有以下文

2、种，一般以红头文件印发(一)决定、决策。对企业的重要事项作出决讲和部署、赏罚有关单位和人员及改正或撤掉所属部门或分/子企业不适合的决定、决策等事项用决定;经会议讨论经过并要求贯彻执行的事项用决策。(二）建议。用于对重要问题提出看法和办理方法。（三）通知。用于公布规章制度;批转、转发公函；任免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文;公布、传达要求所属部门或分/子企业执行、办理和周知的事项。(四)通告。用于表彰先进、责怪错误、传达重要精神和沟通重要情况.(五)报告、请示。向上级报告工作、反应情况及回答上级的咨询用“报告”;向主管部门、上级恳求指示、赞成用“请示”。(六)批复。合用于回

3、答下级单位请示事项。（七)函。用于企业与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、咨询和回答下列问题、恳求赞成和回答审批事项；回答征求对某项工作的建议。（八)纪要。合用于记录会议主要情况和议定事项,提示与会单位共同恪守和执行。第六条公函依照行文方向分为:上行文：指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、报告。平行文:指平行单位或不相隶属的单位之间的发文,主假如函,也包括纪要。下行文:指上级单位对所部下级单位的发文,如决定、通知、批复等。第三章公函格式第七条企业公函一般由份号、密级和保密限时、紧迫程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位签字、成文日期、印章、附注、附件

4、、抄报抄送、印发单位、印发日期、页码等部分组成。(一)份号。公函印制份数的次序号.涉密公函应该注明份号。（二)密级和保密限时。公函的神秘等级和保密的限时。企业涉密公函分为“绝密”“机密”“神秘三个等级，保密限时:分别为2年、1年、5年(三)紧迫程度。公函送到和办理的时限要求。依照紧迫程度,紧迫公函应该分别注明“特急”“加急。（四)发文单位标志。企业发文,由企业全称加“文件”二字组成。联合发文时,发文单位标志用联合发文单位名称。部门发文,由企业全称加部门名称加“文件”二字组成。（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文次序号组成(附件1)；联合行文时，使用主办单位的发文字号。(六）签发人.上行文

5、应该注明签发人姓名.(七）标题。一般情况下,标题由事由和文种组成。向党政部门行文时,标题由发文单位名称、事由和文种组成。（八）主送单位。公函的主要受理单位,应该使用单位全称、规范化简称或许同种类单位统称.（九）正文.公函的主体，用来表述公函的内容.(十)附件说明.公函附件的次序号和名称。（十一)发文单位签字。署发文单位全称或许规范化简称(十二)成文日期。署会议经过或许发文单位负责人签发的日期.联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。（十三）印章.公函中有发文单位签字的，应该加盖发文单位印章，并与签字单位吻合。(十四)附注对公函发放范围、使用时需注意的事项加以说明。（十五）附件。公函正文的说

6、明、补充或许参照资料。（十六)抄报抄送。除主送单位或部门外需要执行或许知道公函内容的其他单位或部门，应该使用单位或部门的全称或规范化简称.(十七)印发单位和印发日期。印发单位是指公函的印制主管部门,一般是单位办公室或文秘部门,印发日期是送印日期。(十八)页码。公函页数次序号。第八条公函使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,依照有关国家标准和规定执行。第九条27mm）.公函用纸幅面采用国际标准特别形式的公函用纸幅面A4纸型（210,依照实质需要确定。公函两面印刷，左侧装订。公函版面用纸天头（上白边)为35mm,公函用纸订口(左白边）为8mm,版心尺寸约为56225m.企业文印格式要求

7、(附件)。第四章发文规范第十条印发企业正式公函（发文)应该确有必要，讲究实效，重视针对性和可操作性,坚持要言不烦.第十一条按隶属关系发文：一般不得越级发文，应逐级上报、逐级下达。因特别情况必定越级发文时，应同时抄送被高出的单位。第十二条按职责范围发文:完满属于职责范围内的事项,可直接发文;属于职责范围之内,但波及其他部门职责的事项，应与波及部门磋商一致，进行会签，联合发文。第十三条不相隶属的单位之间发文双方的关系相同,公函效力平等,一般用函发文.第十四条涉密公函的发文规则:“明来明复，密来密复”；主件和附件的神秘等级一致。第十五条请示应该一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位,应该

8、用抄送形式；对可行性研究报告、初步设计审察建议等业务性较强的公函,在报请上级和业务主管部门审批的同时,抄送有关单位。报告不得夹带请示事项.第十六条企业对外发文必定交企业办公室一致办理第十七条不能够发文的几种情况：(一)不能够对领导者个人发文(特别是请示、报告，不能够出现领导姓名)。(二）所属部门(办公室除外）之间的工作来往一般不发文。(三)企业所属部门不能够对系统外发文。（四)有关部门就有关问题未磋商一致时,不能够各自觉文（五)能用简报、电话、函等形式解决的事宜，不发文（六）不属于本部门职责范围,但在履职时反应出来的事项,应以信息、简报形式反应，一般不正式发文.第五章发文办理第十八条发文办理是

9、指以本企业名义制发公函的过程，一般包括拟稿、部门审察、会签、核稿、签发、排版、校订、用印、发散、归档、销毁等程序。第十九条以企业名义发文,由包办部门负责草拟公函,经部门负责人审察、办公室主任核稿、分管领导或总经理、董事长审批后，由办公室一致编号印发。企业所属部门就自己职能与业务范围向企业内部发出一般性或专项工作要求、会议通知等,以部门名义发文,由包办部门负责按本制度要求草拟公函,经部门负责人、分管领导或总经理审批后自行印发。第二十条草拟公函的要求（一)拟制公函必定使用企业规定的公函模板，吻合公函格式要求.(二)拟稿人应按企业发文审批表（附件3）上的栏目要求填写清楚。（三）行文应内容合规合法,主

10、题突出、逻辑清楚、语法例范、表述正确、文字精华、简洁简要。（四)人名、地名、时间、数字、引文、计量单位、标点符号正确。引用公函应该先引标题，后惹起文字号，并加括号。引用外文应该注明中文含义.时间应该写明详细的年代日。(五)公函中的数字，除成文时间、部分构造层序次数和在词、词组、习用语、缩略语等数字必定使用汉字外,应该使用阿拉伯数字.(六)文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明正确的外文全称和中文译名第二十一条草拟、改正和签批公函,用笔用墨必定吻合存档要求，应使用钢笔或签字笔,也可用激光打印机打印，禁止用圆珠笔、铅笔和彩笔，不得在文稿装

11、订侧处书写。第二十二条拟稿部门审察。草拟后的公函应由部门领导审察.审察的主要内容包括文稿数据、事实可否正确；所纲要求、方法、建讲和举措可否确实可行；所要说明的问题可否全面清楚；文件可否需要有关部门会签；公函主送、抄报抄送的范围可否正确;附件可否齐全等第二十三条其他部门会签。企业发文凡波及其他部门的应在拟稿后由草拟部门送交有关部门领导会签.第二十四条核稿。公函经过部门审察、会签后，应由公司办公室主任或其委托人对拟稿进行核稿。核稿的主要内容:可否需要行文；内容可否合法合规；提出的要求和举措可否明确详细、确实可行;文字表述、文种使用、公函格式可否正确、规范等。第二十五条签发。（一)向上级单位、业务主

12、管部门的请示、报告等，由企业办公室先送分管领导审察会签,再送总经理签发。（二）需紧迫签发的公函,负责签发的领导因出差等原因不能够书面签发时,由公函办公室经过电话等方式请示负责签发的领导.经负责签发的领导赞成，文件可按程序发出,在领导返回后2日内要进行补签.(三)授权签发企业贺电、唁电及企业办公室职权范围内的一般性公函授权企业办公室主任代签发.(四)签发人签发公函，应该签署建议、姓名和完晴天期;圈阅或许签字的,视为赞成.第二十六条排版、校订、用印和发散（一)企业办公室第一复核公函的审批、签发手续可否齐全,附件资料可否齐全。(二)吻合发文条件的文件，应交由企业办公室文秘对签发的公函进行一致编号登记

13、发文登记簿（附件4）后打印清样。(三）将公函定稿制文后执行用印手续，在企业办公室登记用章，并按公函要求登记发散。（四）发文可经过纸质公函印发、公函邮箱及办公系统平台三种形式进行公布.（五)外送公函需要收文单位签收,需填制文件发送登记簿（附件5).第二十七条会议纪要的发文。(一）企业级办公会、周例会、月例会、年会由企业办公室记录;各部门组织的专题会由部门负责记录（二）负责会议记录的部门,需依照会议记录剖析概括、总结提炼出会议纪要,经企业分管领导审察后印发。（三)部门内部业务例会、部门级其他专业会，由会议组织部门依照公函规定的格式进行排版、印制；企业办公会、周例会、月例会、年会、企业级别专题会等会

14、议纪要由企业办公室负责排版、印制第六章收文办理第二十八条收文办理主要包括签收、登记、拟办、批办、包办、督办、移交等程序企业办公室负责企业外来文件以及各部门报送企业领导的文件的办理。各部门负责本部门外来文件以及企业下发文件的办理第二十九条收文的种类分为办理类、传阅类、批阅类三类。（一)办理类公函，是指需要企业办理的上级单位和其它不相隶属单位的来文，以及需要回答的各分/子企业的请示和要求转发、批转的公函主要包括：1、政府有关单位下发的需要依照执行或参照执行的公文。2、有关单位主送企业需要办理的公函。3、各分子企业报送的请示、恳求批转、转发的公函。4、其他不相隶属的单位，主送企业需要办理或回答的信件

15、。5、其他需要办理的公函。(二)传阅类公函,是指抄送企业的知道性或备案性公文、刊物、信件、内部资料等。主要有:、政府有关单位抄送企业的公函。2、其他不相隶属的单位主送企业的情况说明或备案性公函。、各样单位发来的各样刊物、信息、简报等。(三)批阅类公函，是指领导人在阅文上或其他资料上有批阅的资料主要有：1、政府有关单位转来的领导批阅件2、企业领导在各部门、子企业抄报的公函上的批阅。3、领导在各样信息、刊物、简报、资料等的批阅.第三十条签收、登记。企业办公室签收或启封公函后，一致按“年度+流水号”立刻进行收文编号,填制收文登记簿(附件6)。第三十一条拟办。企业办公室依照来文内容填制收文办理签(附件

16、7）,办公室主任提出办理的拟办建议第三十二条批办。企业办公室主任提出拟办建议后,由文秘依照拟办建议呈交有关企业领导批办。第三十三条分办和包办。（一)文秘依照批办建议，将文件阅办卡（附件7）送有关领导或部门阅办，或发送详细包办部门办理。（二）包办部门应依照领导批阅赶快办理复文、执行或反应建议，做到件件有着落,事事有结果。(三)对需要通告的事项，经过会议、通告栏等方式负责传达;对需要传阅的文件,由文秘发送有关领导和部门，传阅文件应实时办理并在文件阅办卡上签字确认。若电子版文件需要以纸质文件传阅,由文秘直接送交复印件，文件传阅后实时返还，禁止积压。第三十四条催办和督办。企业办公室有权对包办情况进行敦

17、促检查和催办。紧迫公函追踪催办,重要公函重点催办，一般公函如期催办.督办贯串于签批事项办理的各个环节,依照事项的紧迫程度随时或许如期向领导反应办理情况.第三十五条公函办理时效。特急文电要随到随办，赶快办理;加急件应在当日办理完成；急件应在三日内办完；一般性问题，情况比较清楚，简单回答的,最迟不得高出五日;属于重要问题，需检查研究，征采有关方面建议的，要抓紧办理。包办部门要在文件阅办卡上注明包办情况,并退还企业办公室.各责任人应在相应时间范围内向企业领导、办公室实时反应包办情况。第七章公函归档第三十六条企业公函需依照企业档案管理制度要求进行分类立卷、归档及借阅。完满保留公函发文审批表原件和正式公

18、函最少一份及电子版文件。第三十七条企业级别公函档案由企业办公室负责存档,各部门公函档案自行归档管理。第三十八条企业级公函档案归档范围包括企业红头发文、会议纪要(行政高管会、办公会、专题会、生产安全会、质量剖析会、重要事项讨论会、企业层面沟通会议等)、专题资料、外面来文等。第三十九条经过办公系统提交的电子文件办理完成后应将电子文本及审批记录打印，存档保留。第四十条没有存档价值和存查必要的公函,经过鉴识和企业主管领导赞成，如期销毁。销毁神秘公函，应该进行登记,由企业领导指派人员监销,保证不丢掉、不漏销、不误销。第八章签报第四十一条签报是企业领导掌握企业工作动向和重要事项的企业内部工作文书。签报（附

19、件8)包括请示、报告两种形式。请示要求一事一报,文字精练，内容清楚，并提出解决问题的建讲和建议,必要时可附有关资料；报告要求看法突出，条理清楚,简单了然，脚扎实地。第四十二条签报由职能部门拟稿,请示类签报须由办公室核稿,办公室向有关分管领导呈报;报告类签报由职能部门直接报分管领导签批。重要经营活动、人事安排、职工办理等暂时不便对的办公室公然的签报,职能部门直接呈报有关领导。第四十三条签报内容波及其他职能部门工作的,必定送有关部门会签如会签部门无不相同建议,在会签栏注明“赞成”，如建议不一致或有有关建议，应书面提出，由部门主要负责人签字退后回拟稿部门。拟稿部门不相同领悟签部门建议时，附书面原因说

20、明后，请示类签报送办公室核稿、报告类签报直接报分管领导。第四十四条需办公室核稿的请示类签报，由办公室一致编号，部门直接呈报的签报,由部门自行编号。第四十五条办公室对经企业领导批阅的退还的签报，按领导批阅进行传达,并催办、督办。第四十六条办公室负责不如期汇总编发签报要情,将企业领导批阅和包办情况汇总送企业主要领导和有关处室负责人.第四十七条请示类签报由办公室负责发散、比较公文进行归档管理,报告类等直接呈报企业领导签批的签报,由呈报部门按有关规定进行发散、比较公函进行管理。第九章附则第四十八条关于涉密公函、签报,应该严格恪守企业相关制度规范进行管理，成心泄露商业机密,给企业造成重要损失的，依法移交

21、司法机关办理。第四十九条本制度企业办公室负责讲解,并校订完善。第五十条本制度自觉布之日起推行附件发文代字表级别部门企业发文号内容XX发201X号包括决定、决策、建议、通知、企业通告、报告、请示、批复等发文XX函0X号函企业集体XX党工01X号党支部、工会等发文文件级会议X纪要号会议纪要类纪要签报签201X号需办公室核稿的签报部门办公XX办201号以各部门名义公布的文件级室财务X财201X号部会议部门会议纪要XXX纪要201X号纪要签报X签2X号部门直接呈报的签报附件2文印格式要求(一）版头1、份号:依照公函印制份数，编流水号.涉密公函必然要注明份号。份号用黑色6位数字顶格编排在版心左上角第行.

22、2、秘级和保密限时:一般用3号黑体字含,顶格编排在版心左上角第二行，保密限时中的数字用阿拉伯数字注明。、紧迫程度:一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角;如需同时注明份号、密级和保密限时、紧迫程度，按照份号、密级和保密限时、紧迫程度的次序自上而下分行排列。4、发文单位表记：企业全称或企业全称加“文件二字用套红小标宋字体居中印在公函首页上半部,发文机关标志上边沿至版心上边沿约为35mm。联合行文时,并用联合发文机关名称,主办单位名称排列在前.、发文字号:发文字号编排在发文机关标志下12磅行距空行地点,用号仿宋字体。居中排布。年份、发文顺序号用数字;年份用全称4位，用六边形括号“”括入;发文次序号

23、不编虚位,不加“第”字上行文发文字号表记在发文单位之下居左空字.发文字号之下mm处居中印一条与版心等宽的红色分开线.、签发人：上报的公函需表记签发人姓名这时发文字号表记在发文机关之下居左空字，签发人姓名平行居右空1字。“签发人用号仿宋体字,签发人姓名用号楷体字注明。联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次平均顺排,一般每行排个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行。（二)公函主体、标题。用2号小标宋体字,编排于红色分开线下空二行地点,空置的两行行距固定值为12磅。标题分一行或多行居中排布；回行时,要做到词意完满，排

24、列对称,长短适合,间距适合，标题排列应该使用梯形或菱形。、主送单位。编排于标题下空一行地点，空置行距固定值12磅,用号仿宋体字。居左顶格，回行时仍顶格后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多时当将主送单位名称移至版记。,最,应、正文。用3号仿宋体字,编排于主送单位名称下一行,每个自然段左空二字，回行顶格文中构造层序次数依次能够用“一、“（一)”“1、”“(1)”注明；一般第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字注明。第四层标题字体应加粗。3、一般公函中标题行距2磅，正文及其他单倍行距,一行排8字，一页22行。4、附件。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全

25、角冒号和附件名称。如有多个附件，使用数字注明附件次序号（如“附件:1、XX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应该与上一行附件名称的首字对齐。附件正文应该另面编排，与公函正文一同装订.“附件”二字及附件次序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行,后不加冒号.附件标题居中编排在第二行附件次序号和附件标题应该与附件说明的表述一致。附件内容格式要求同正文一致.、发文单位签字。在正文(或附件说明）下最少下空两行编排企业和联合行文单位名称，每排最多放三个单位文单位或编排在最后一个的联合行文单位的签字居成文日期中。,发6、成文日期.在发文单位签字下一行右空四字编排,用阿拉伯数字将年、月、

26、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01）。如有联系人、附注,编排在成文日期下一行左空两字，先排联系人、联系电话,再排附注,用小括号分别括入。请示件应注明联系人和联系方式。7、印章。单调机关行文及编排在最后一个的联合行文单位,印章正直、居中下压成文日期,使发文机关签字和成文日期居印章中心偏下地点，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章联合上行文，发文单位只签字主办单位时,只加盖主办单位印章。所有单位需要签字时,一般将各发文单位签字依照发文单位次序齐整排列在相应地点，并将印章一一对应、正直、居中下压发文单位签字,最后一个印章正直、居中下压发文单位签字和成文日期,印章之间排列齐整

27、、互不订交或相切，每排印章两头不得高初版心,首排印章顶端应该上距正文一行之内.8、特别情况说明。除会议纪要和印有版头的下行普发的公函外，公函一般应加盖发文机关印章。用印页，即发文机关签字页，最少应有二行正文，不能够采用页首加圆括号注明“此页无正文”字样。当公函排版后所剩空白处不能够容下印章或签发人签字章、成文日期时,可以采用调整行距、字距的举措解决.务使印章与正文同处一面。(三）版记1、版记应置于公函最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。版记中的分开线与版心等宽,首条分开线和末条分开线用粗线,高度为0.35mm，中间的分开线用细线,高度为0。25m.首条分开线位于版记中第一个要素之上,末条分开线与公函最后一面的版心下边缘重合。2、抄报抄送单位。用4号仿宋体字,编排在印发单位和印发日期之上一行，左右各空一字编排。先编排“抄报”后编排“抄送”,二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄报抄送单位名称后标句号。在排列次序上一般按单位性质和隶属关系确定,依照先上级、再平级、后下级的序次.3、印发单位和印发日期。用号仿宋体字，编排在末条分开线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位（即不编01），后加“