进口原油代理业务内部控制矩阵

1、 1.2进口原油代理业务内部控制矩阵2008年 C1.2 PAGE 121.2进口原油代理业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性;22完整性;33权利与义务务;4估价或或分摊;5表表达和披露;6准确性1234561.对贸易人员员及签约人员员授权1.1经营风险：原油油交易人员未未经授权交易易导致损失。1.1中国国际际石油化工联联合有限责任任公司（以下下简称“联合石化”）经理对其其原油贸易部部门及境外子子公司原油贸贸易人员进行行交易及签约约授权，并将将被授权贸易易人员和签约约人员名单向向交易对手备备

2、案。联合石化3原油交易员授权权签约名单2.对交易对手手的资信评估1.12.1经营风险：交易易对手未按规规定进行资信信评估报批导导致资产损失失。财务风险：影响响财务报告。2.1联合石化化风险控制部部门对交易对手手的资信进行行评估，经财财务部门会签签，分管副经经理审核，报报经理批准，确定交易对对手名单和交交易限制条件件。供货商、船船东交易对手手名单还需报报股份公司原原油领导小组组审批。联合石化经办审核5交易对手评估报报告交易对手批复文文件1.5.7应付账款3.签订原油采采购合同1.1经营风险：计划划下达不及时时,影响生产产经营。3.1经总经理理或分管副经经理批准后，联联合石化计划划部门根据生生产经

3、营管理理部下达的股股份公司年度度原油进口计计划或调整计计划、以及公司第第三方贸易计计划和原油采采购战略，组织与原油油供应商洽谈谈原油长期供供货合同。生产经营管理部部联合石化3股份公司年度原原油进口计划划或调整计划划第三方贸易计划划1.5.71.11.2经营风险：采购购原油范围未未经审批导致致损失。3.2根据分（子子）公司现货货采购委托，联联合石化原油油贸易部门会会同境外子公公司，依据生生产经营管理理部下达的进进口原油月度度采购计划分分析目标油种种市场，商定定入市时机与与询价范围，按按规定权限审审批后，向联联合石化境外外子公司经授授权贸易人员员下达采购指指令。联合石化经办审批3采购指令1.11.

4、2经营风险：交易易意向未经过过审核确认,影响生产经经营。3.3联合石化化境外子公司司原油贸易人人员依据采购购指令，遵循循进口原油采采购效益最大大化的原则，与与经过批准的的原油供应商商达成交易意意向，并立即即将交易意向向口头反馈给给联合石化原原油贸易部门门审核。联合石化经办审核3相关交易反馈记记录1.5.71.1经营风险：原油油采购意向未未经确认，或或贸易人员未未经授权成交交，造成损失失。3.4联合石化化原油贸易部部门和计划部部门贸易人员员将长期合同同签约意向和和现货采购意意向通知分（子子）公司，经经分（子）公公司原油采购购部门通过电电话等方式确确认油种、数数量、价格、装装期后，分别别由计划部门

5、门和境外子公公司经授权的的贸易人员对对外成交。联合石化51.1经营风险：交易易结果未及时时经过审批、记记录和确认,影响生产经经营。3.5联合石化化对外洽谈的的贸易人员填填写交易结结果通知单，按按规定签字确确认后，于成成交当日书面面报联合石化化原油贸易部部门和风险控控制部门。联合石化经办审核4交易结果通知知单1.1经营风险：交易易结果未按规规定签字确认认,影响生产产经营。3.6联合石化化原油贸易人人员依据交交易结果通知知单填写中中国石化进口口原油采购确确认单，经经原油部门负负责人签字后后，书面通知知分（子）公公司原油采购购部门。分（子子）公司原油油采购部门负负责人签字确确认后，回复复联合石化。管

6、输原油中国国石化进口原原油采购确认认单按照股股份公司原油油管理办法由由相关方签字字确认。生产经营部炼油事业部联合石化分（子）公司5中国石化进口口原油采购确确认单1.12.13.1经营风险：原油油合同未按规规定程序及权权限审核导致致资产损失。财务风险：交易易不真实影响响财务报告。合规风险：交易易不符合法律律、法规。3.7联合石化化负责对外洽洽谈采购合同同的部门或境境外子公司根根据成交条件件和合同管理理规定，经贸贸易、执行、财财务、法律等等人员审核后后，按规定权权限签署原油油采购合同。联合石化5原油采购合同1.12.1存货4.租船与投保保1.11.22.1经营风险：未按按规定投保或或保险合同未未按

7、规定程序序及权限审批批，造成资产产损失。财务风险：交易易不真实，影影响财务报告告。合规风险：交易易不符合法律律、法规。4.1联合石化化原油执行部部门根据原油油贸易部门提提供的原油油采购交接单单，按照规规定填写进进口原油保险险内部联系单单，向经批批准的保险公公司办理保险险。保险合同同须按规定权权限签署。联合石化4进口原油保险内内部联系单经经批准的保险险公司名单保保险合同1.12.1存货1.1经营风险：租船船未经审核、确确认，导致资资产损失。4.2联合石化化运输部门经经办人员根据据原油执行人人员提交的租租船运输内部部联系单办办理预租船，并并根据船舶预预租的主要条条件填写中中国石化进口口原油租船确确

8、认单，由由运输部门负负责人签字后后交原油执行行部门，并经经分（子）公公司原油采购购部门确认。管输原油中国国石化进口原原油租船确认认单按照股股份公司原油油管理办法由由生产经营管管理部、炼油油事业部签字字确认。生产经营管理部部炼油事业部联合石化经办审核2租船运输内部联联系单中国石化进口原原油租船确认认单1.5.71.12.13.1经营风险：未按按规定签订租租约造成资产产损失。财务风险：交易易不真实，影影响财务报告告。合规风险：租船船不符合法律律、法规。4.3联合石化化原油执行人人员得到装卸卸港对预租船船的确认后通通知运输人员员，由经授权权的运输签约约人与经批准准的船东签订订租约，临时时租船船东名名

9、单按照股份份公司原油管管理办法报生生产经营管理理部备案。联合石化2租约1.12.1存货5.签订进口原原油代理协议议 2.1财务风险：原油油到岸价未正正确确认影响响财务报告。5.1联合石化化原油执行人人员应计算每每一个原油合合同的价格、运运费、保费、保保值匹配情况况及前批原油油货款的尾款款后，确定该该合同原油的的到岸价格，书书面交分（子子）公司确认认。分(子)公司原原油采购部门门负责人签字字确认后回复复联合石化。管输进口原油价价格确认说明明按照股份公公司原油管理理办法由生产产经营管理部部、炼油事业业部签字确认认。生产经营管理部部炼油事业部联合石化分（子）公司5原油价格确认说说明1.5.7存货1.

10、22.13.3经营风险：代理理协议未按规规定程序及权权限签署，导导致资产损失失。财务风险：交易易不真实影响响财务报告。合规风险：违反反国家法律法法规。5.2根据分（子子）公司确认认的原油品种种、数量、价价格、时间及及运输安排，联联合石化按规规定权限和经经法律事务部部审定的标准准文本与分（子子）公司签订订进口原油油代理协议。联合石化分（子）公司3进口原油代理协协议存货6.报关、接货货的准备手续续3.1合规风险：违反反国家法律法法规。6.1原油到港港前，联合石石化原油部门门核对有关资资料，按照国国家有关规定定申领重要要工业品自动动进口登记证证明。联合石化21.1经营风险：报关关通知、准备备不及时影

11、响响生产经营。6.2联合石化化原油执行人人员同时准备备报关合同、发发票、装船单单据等其他报报关单据，通通知卸货港和和分（子）公公司安排接货货，由分（子子）公司做好好国内运输的的准备（参见见1.3原原油配置、运运输业务流程程），并安安排货物代理理公司报关报报验，或通知知分（子）公公司自行报关关报验。联合石化分（子）公司3通知卸货港记录录7.跟踪监控装装船、航行和和卸货过程1.11.2经营风险：原油油短量不能及及时索赔，导导致损失。7.1联合石化化原油执行人人员密切跟踪踪原油装船及及其计量、货货损等情况。发发现短量，立立即查明原因因，并于当日日通知分（子子）公司、保保险公司，以以备事后追溯溯。分（

12、子）公公司在通过联联合石化得知知上述情况的的基础上，密密切跟踪原油油到港、接卸卸、转驳及其其计量、货损损等情况。发发现短量，立立即查明原因因，并于当日日通知联合石石化原油部门门。联合石化化原油部门依依据有关采购购合同或约定定向供货商、船船东、港口等等责任方提出出索赔，并将将索赔结果书书面通知有关关分（子）公公司。联合石化分（子）公司3原油执行合同卷卷宗索赔结果果1.11.2经营风险：原油油运输滞期不不能及时索赔赔或理赔，造造成损失。7.2联合石化化运输经办人人员密切跟踪踪装船、航行行和卸货等船船舶动态，监监控滞期发生生情况及责任任原因，准确确地计算滞期期费，并将有有关情况通知知分（子）公公司确

13、认，以以便办理索赔赔或理赔工作作，有关处理理结果应书面面通知分（子子）公司。联合石化3装卸事实记录船船舶动态1.5.88.货款、运费费、保费等的的结算1.3资产安全风险：未按约定开开具付款承诺诺函，或未按按规定审批，导导致损失。8.1对于需要要出具原油付付款承诺函的的，联合石化化境外子公司司财务人员提提供付款承诺诺函条款，报报原油部门、财财务部门审核核，按规定权权限审批后，按按合同约定的的时间向原油油供应商或境境外子公司开开证银行出具具付款承诺函函。联合石化原油部门财务部门审批4原油付款承诺函函及其审批单单1.32.13.2资产安全风险：付款未按合合同约定或未未按规定程序序及权限审核核，导致资

14、产产损失。财务风险：付款款未经审批，影影响财务报告告。合规风险：外汇汇结算违反国国家外汇管理理规定。8.2联合石化化财务部门对对原油执行人人员提供并经经原油部门负负责人批准的的进口原油付付款联系单及及发票、进口口许可证、报报关合同和无无正本提单保保函、付款申申请等审核，按按照合同规定定付款时间，向向境外子公司司支付CIFF货款；付汇汇后，原油执执行人员负责责向财务部门门提供报关单单，由财务部部门按照规定定办理付汇核核销手续。联合石化原油部门财务部门4付汇核销凭据货币资金1.31.42.1经营风险：未按按计划付款，影影响资金调度度；资产安全风险：境外付款未未经审批，导导致资产损失失。财务风险：付

15、款款未经审批，影影响财务报告告。8.3联合石化化境外子公司司按照原油采采购合同规定定，由贸易人人员、执行人人员和财务人人员审核供货货商提供的发发票，报境外外子公司负责责人审批后，不不迟于每周四四将下周付款款计划报外贸贸代理公司原原油部门和财财务部门审核核，按规定权权限审批后，财财务部门通知知境外子公司司按付款计划划执行。给银银行的付款通通知单须由境境外子公司经经理、副经理理或财务经理理双签支付。联合石化经办审批2周付款计划付款款通知单应付账款预付款项货币资金1.31.42.1经营风险：未按按计划付款，影影响资金调度度。资产安全风险：境外付款未未经审批导致致资产损失。财务风险：付款款未经审批，影

16、影响财务报告告。8.4联合石化化运输部门对对租约、运杂杂费发票、提提单复印件等等进行审核，经经其负责人批批准后，不迟迟于每周四将将下周付款计计划报财务部部门审核，按按规定权限审审批后，运输输部门通知境境外子公司按按付款计划执执行。境外子子公司通知银银行支付及备备案程序同控控制点8.33。联合石化运输部门财务部门审批3租约、运杂费周周付款计划租租约、运杂费费付款通知单单货币资金1.31.42.1经营风险：未按按计划付款，影影响资金调度度。资产安全风险：境外付款未未经审批，导导致资产损失失。财务风险：付款款未经审批，影影响财务报告告。8.5联合石化化运输部门审审核滞期费发发票，经其负负责人批准后后

17、，不迟于每每周四将下周周付款计划报报财务部门审审核，按规定定权限审批后后，运输部门通知知境外子公司司按付款计划划执行。境外外子公司通知知银行支付及及备案程序同同控制点8.3。联合石化运输部门财务部门审批3滞期费周付款计计划滞期费付付款通知单货币资金1.31.42.1经营风险：未按按计划付款，影影响资金调度度。资产安全风险：境外付款未未经审批导致致资产损失。财务风险：付款款未经审批，影影响财务报告告。8.6联合石化化原油部门人人员审核保险险费明细表、保保险发票、保保单副本等文文件，经其负负责人批准后后递交至境外外子公司，境外子公司司不迟于每周周四将下周付付款计划报财财务部门审核核，按规定权权限审

18、批后，原油部门通知境外子公司按付款计划执行。境外子公司通知银行支付和备案程序同控制点8.3。联合石化原油部门财务部门审批3保险费周付款计计划；保险费费付款通知单单货币资金1.31.42.1资产安全风险：临时付款未未经审批，造造成损失。财务风险：付款款未经审批，影影响财务报告告。8.7联合石石化境外子公公司在周付款款计划以外的的单笔50万万美元及以上上的临时付款款由有关部门门和境外子公公司填写付款款申请，于付付款日前2个个工作日报财财务部门审核核，按规定权权限审批后，由由财务部门付付款或指定有有关单位支付付。境外子公公司通知银行行支付和备案案程序同控制制点8.3。对于周付款计划划以外的单笔笔50万美元元以下的临时时付款，由境境外子公司按按规定权限审审批后支付。临时付款中涉及及到追加保证证金的申请参参见石油保保值业务流程程控制点55.1-5.4。联合石化原油部门财务部门2付款审批单货币资金2.1财务风险：分（子子）公司与联联合石化