办公自动化实用技术培训教材

1、21世纪高等院院校规划教材材办公自动化实用用技术第 1 章章办公自动化的基基础知识【本章内容介绍绍】 本章章首先指出了了办公自动化化的基本概念念、发展状况况、未来发展展趋势、我国国办公自动化化的发展过程程和整体现状状；然后介绍绍了办公信息息系统的含义义、构成、功功能以及安全全和保密对策策；最后，说说明了办公信信息系统的类类型，并以某某省政府办公公信息系统和和某智能大厦厦办公信息系系统作为实例例，分别说明明了政府办公公信息系统和和企业办公信信息系统的基基本知识。【本章主要知识识点】 办公自动化化的含义 办公自动化化的层次 办公自动化化的模式 办公自动化化的发展过程程 办公自动化化的发展趋势势 我

2、国办公自自动化发展概概况 办公信息系系统的组成与与功能 办公信息系系统的安全与与保密 办公信息系系统的类型和和应用实例【本章重点难点点】重点办公自动化的基基本概念国内外办公自动动化的发展情情况办公信息系统的的组成与功能能办公信息系统的的安全与保密密 难点 办公自动化的的发展趋势 办公信息系统统的安全与保保密措施 1.1 办公自自动化的基本本概念1.1.1 概概念办公自动化（OOfficee Autoomationn, 简称OA） 作为一个术术语是由美国国通过汽车公公司D.S.哈特于19336年首次提提出。 20世纪70年年代美国麻省省理工学院教教授M.C. Zismman为办公公自动化下了了一

3、个较为完完整的定义：“办公自动化化就是将计算算机技术、通通信技术、系系统科学及行行为科学应用用于传统的数数据处理难以以处理的数量量庞大且结构构不明确的、包包括非数值型型信息的办公公事务处理的的一项综合技技术。” 1985年，我我国第一次OOA规划讨论论会给出的定定义 办公自动化（OOfficee Autoomatioon, 简称称OA）是指办办公人员利用用先进的科学学技术，不断断使人的办公业务活动动物化于人以以外的各种设设备中，并由由这些设备与与办公室人员员构成服务于于某种目标的的人机信息处处理系统，以以达到提高工工作质量、工工作效率的目目的 。 1.1.2 层层次:办公自动化分为为三个层次事

4、务处理型最基本的应用，包包括文字处理理、个人日程程安排、行文文办理、函件件处理、文档档资料管理、编编辑排版、电电子报表、人人事管理、工工资管理，以以及其它事务务处理。 管理控制型 包含含事务处理型型。该层次的的OA主要是MISS，它利用各各业务管理环环节提供的基基础数据，提提炼出有用的的管理信息，把把握业务进程程，降低经营营风险，提高高经营效率。辅助决策型最上层的应用，它它以事务处理理型和管理控控制型办公系系统的大量数数据为基础，同同时又以其自自有的决策模模型为支持。该该层次的OAA主要是决策策支持系统 1.1.3 办办公自动化的的模式 个人办公自动化化个人办公自动化化主要指支持持个人办公的的

5、计算机应用用技术，这些些技术包括文文字处理、数数据处理、电电子报表处理理以及图像图图像处理技术术等内容。它它一般通过使使用通用的桌桌面办公软件件如Micrrosoftt Offfice、WPS Offiice等实现现，在单人单单机使用时非非常有效。群体办公自动化化群体办公自动化化是支持群体体间动态办公公的综合自动动化系统，为为区别传统意义上的的办公自动化化系统，特指指针对越来越越频繁出现的的跨单位、跨跨专业和超地地理界限的信信息交流和业业务交汇的协协同化自动办办公的技术和和系统。它有有两个特征，网网络化和智能能化。1.1.4 办公自动动化的意义1.实现办公活活动的高效率率、高质量2.实现办公信

6、信息处理的大大容量、高速速度3.实现办公活活动的智能化化1.2 办公自自动化的发展展现状与未来来趋势 1.2.1 起起源20世纪60年年代初，美国国IBM公司研研制出一种打打字机,最先将电脑脑系统引入办办公室。 相关知识:美国GE(通用用电器)公司最早使使用计算机进进行工资计算算,开始了计算算机数据处理.我国70年代末末长春“一汽”最早使用计计算机开始进进行数据处理理工作.1.2.2.现现代办公技术术设备的发展展演变办公自动化技术术设备的使用用经历了单机机、局部网络络、大规模计计算机网络、世世界性计算机机网络四个阶阶段。 1975年以前前为办公自动动化的第一阶阶段，设备以以单机为中心心。 20

7、世纪70年年代后期到880年代初期期为第二阶段段，设备使用用在单机应用用的基础上，以以单位为中心心向单位内联联机发展，建建立起电脑局局部网络系统统（简称局部部网络）。 20世纪80年年代后期到990年代中期期为第三阶段段，设备使用用由电脑局部部网络向跨单单位、跨地区区联机系统发展的阶阶段。 20世纪90年年代中期至今今为第四阶段段，是“全面实现办办公自动化”的阶段。 1.2.3 办办公自动化的的发展趋势办公自动化未来来发展将体现现以下几个特特点：办公环境网络化化办公操作无纸化化办公服务无人化化办公设备移动化化办公思想协同化化办公信息多媒体体化办公管理知识化化1.2.4 我我国OA发展过程程及其

8、整体现现状我国OA发展过过程我国的办公自动动化从20世纪80年代初进进入启蒙阶段段 , 80年代代中期，制定定了办公自动动化的发展目目标及远景规规划。20世纪80年年代末，我国国开始大力发发展办公自动动化，到现在在已经有十几年的历历史。这个阶阶段我国建立立了一批能体体现国家实力力的国家级OOA系统 .20世纪90年年代中期后，随随着网络技术术(如100M以太太网)、群件系统统(特别Micrrosoftt Exchhange Serveer和Loutss Nottes)、数数据库技术(成熟的关系系数据库管理理系统)和各种面向向对象开发工工具(如Microosoft Visuaal Stuudio

9、)等等技术和产品品日渐成熟而而被广泛应用用，同时由于于国内经济的的飞速发展引引发市场竞争争的逐渐激烈烈，以及政府府管理职能的的扩大和优化化，这一切导导致政府和企企业对办公自自动化产品的的需求快速增增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。 整体现状我国办公自动化化发展已经经经历了三个阶阶段，各个单单位办公自动动化程度有所所不同，大致致可以分为四四种情况:起步较慢，还停停留在使用没没有联网的计计算机，使用用MS Offfice系系列、WPSS系列应用软软件以提高个个人办公效率率。已经建立了自己己的Intrranet网网络，但没有有好的应用系系统支持协同同工作，仍然然是个人办公公。网络处在

10、在闲置状态，单单位的投资没没有产生应有有的效益。已经建立了自己己的Intrranet网网络，单位内内部员工通过过电子邮件交交流信息，实实现了有限的的协同工作，但但产生的效益益不明显。 已经建立了自己己的Intrranet网网络；使用经经二次开发的的通用办公自自动化系统；能较好地支支持信息共享享和协同工作作，与外界联联系的信息渠渠道畅通；通通过Inteernet发发布、宣传单单位的有关情情况；Inttranett网已经对单单位的管理产产生了明显的的效益。现在在正着手开发发或已经在使使用针对业务务定制的综合合办公自动化化系统，实现现科学的管理理和决策，增增强单位的竞竞争能力，使使企业不断发发展壮大

11、。1.3 办公公信息系统的的组成与功能能1.3.1 办公信息系系统的含义 办公公信息系统是是以计算机科科学、信息科学、地理理空间科学、行行为科学和网网络通信技术术等现代科学学技术为支撑撑，以提高专专项和综合业业务管理水平平和辅助决策策效果为目的的的综合性人人机信息系系统。1.3.2 办公信息系系统的构成要要素办公信息系统的的构成要素牵牵涉人员、业业务、机构、制制度、设备、环环境等多个方方面，其中最最主要的有四四个，分别是是办公人员办公信息办公流程办公设备1.3.3 办公信息系系统的主要功功能1办公信息系系统的基本功功能 （1 ）公文文管理 （2 ）会议议管理 （3 ）部门门事务处理 （4 ）个

12、人人办公管理 （5 ）领导导日程管理 （6 ）文档档资料管理 （7 ）人员员权限管理 （8 ）业务务信息管理 2集成办公环环境下办公信信息系统的功功能具体来说，一个个完整的办公公信息系统应应该实现下面面7个方面的功功能。（1）建立内部部通信平台（2）建立信息息发布平台（3）实现工作作流程自动化化（4）实现文档档管理自动化化（5）实现辅助助办公自动化化（6）促进业务务信息集成（7）实现分布布式办公1.4 办公自自动化系统的的安全与保密密加强系统安全与与保密工作的的必要性和重重要性:办公自动化系统统中输入、处处理、输出的的是政府部门门、企事业单单位的有用信信息，都有非非常重要的经济和实用价价值以及

13、一定定程度的保密密性要求。所所以，加强其其安全性，保保证其内容的的保密性就显显得非常重要要。特别是在在现在开放式式的网络办公公环境下，系系统很容易遭遭到非法人员员、黑客和病病毒的入侵，传传输的数据也也可能被截取取、篡改、删删除。因此，加加强系统安全全与保密显得得非常重要。 影响办公自动化化系统安全与与保密因素分分析 安全保密因素素: 人为原因 自然原因 计算机病毒 其它原因 系统安全的标标志 能防止对信息息的非法窃取取； 预防泄露和毁毁坏事件的发发生； 在毁坏后的更更正以及恢复复正常工作的的能力较强，所所需时间较短短； 安全保密系统统符合经济要要求； 安全保密系统统符合使用方方便性要求。 数据

14、保密的基本本要求:数据隐蔽：避免免数据被非授授权人截获或或窃取；数据完整：根据据通信期间数数据的完整与与否，检验数数据是否被伪伪造和篡改；发送方鉴别：证证明发送方的的身份以防止止冒名顶替；防发送方否认：在保证数据据完整性有发发送方身份的的前提下，防防止发送方事事后不承认发发送过此文件件。 加强系统安全和和保密的对策策加强系统安全和和保密的常用用措施有：行政措施行政法规、规章章制度社会允许的各种种方式 法律措施针对计算机犯罪罪的打击、制制裁手段 软件保护措施采用软件技术辨辨别、控制用用户和对信息息加密 物理保护措施对场地环境和软软硬件设备及及存储介质等等保护 保证办公自动化化系统安全的的对策：安

15、全监视技术 用户登记 设置权限 存取控制 工作日志“防火墙”技术术自适应安全管理理件终端识别计算机安全加权权 加强系统数据保保密的常用对对策有：用户认证技术利用用户专有信信息: 口令 密码 通行字利用用户专有用用品: 钥匙 IC卡 磁卡 利用保密算法 : 加密函数 动态口令令利用用户的生理理特征: 指纹 声音 视网膜计算机数据加密密技术明文通过算法变变为密文,密文到达对对方通过解密密算法再度变变为明文 “双钥钥”-共钥 密钥数字签字技术利用数字签名技技术能够实现现在网上传输输的文件具有有以下身份保保证，接收者者能够核实发发送者对报文文的签名：发发送者事后不不能抵赖对报报文的签名；接收者不能能伪

16、造对报文文的签名 一般单位采用的的系统安全保保密对策方案案（1）直接利用用操作系统、数数据库、电子子邮件以及应应用系统提供供的安全控制制机制，对用用户的权限进进行控制和管管理； （2）在网络内内的桌面工作作站上安装防防病毒软件，加加强病毒防范范； （3）在Inttranet与Interrnet的连连接处加装防防火墙和隔离离设备； （4）对重要信信息的传输采采用加密技术术和数字签名名技术。 1.5 办公公信息系统的的类型及其实实例1.5.1 办公信息系系统的常见类类型1 政府型办办公信息系统统 2 事业型办办公信息系统统 3 企业型办办公信息系统统 4 经营型办办公信息系统统 5 专业型办办公信

17、息系统统 6 案例型办办公信息系统统 7 控制中心心型办公信息息系统 8 事务型办办公信息系统统 1.5.2 省政府OISS的应用实例例1.5.3 智能大厦厦OIS的应用用实例 智能大厦俗称33A大厦，3A包括BAS (Buillding Autommationn Systtem，楼宇宇自动化)，OAS( Officce Auttomatiion Syystem，办办公自动化)，CAS (Commuunicattion AAutomaation Systeem，通信自自动化) 也有人将 BAAS中的FAS( Firee Autoomatioon Sysstem，消防自动化化)和 SAS (Sa

18、feety Auutomattion SSystemm，保安自动化化)分离出来，将它们作为为一个独立的的系统，称之为5A大厦。小 结办公自动化是指指办公人员利用先进的的科学技术，不不断使人的办办公业务活动动物化于人以以外的各种设设备中，并由由这些设备与与办公人员构构成服务于某某种目标的人人机信息处理理系统，以达达到提高工作作质量、工作作效率的目的的；它可分为为三个层次：事务处理型型、管理控制制型、辅助决决策型。与办办公活动相对对应，当前办办公自动化的的运行有两种种模式：个人人办公和群体体办公。20世纪60年年代初，美国国最先将电脑脑系统引入办办公室。之后后，办公自动动化的发展过过程在技术设设备

19、的使用上上经历了单机机、局部网络络、一体化、全全面实现办公公自动化四个个阶段。其未未来发展将体体现以下特点点：办公环境境网络化、办办公操作无纸纸化、办公服服务无人化、办办公业务集成成化、办公设设备移动化、办办公思想协同同化、办公信信息多媒体化化、办公管理理知识化以及及办公系统智智能化。我国国办公自动化化发展经历了了三个阶段，因因种种原因，各各个单位办公公程度有所不不同。小 结（续续）习 题一、简答1什么是办公公自动化？它它包括哪些层层次？2办公自动化化的未来发展展将体现哪些些特点？3什么是办公公信息系统？它由哪些要要素组成？4一个完整的的办公信息系系统应该具有有哪些功能？5为什么必须须加强办公

20、信信息系统安全全和保密管理理？常用的对对策措施有哪哪些？ 21世纪高等院院校规划教材材办公自动化实用用技术第 1 章章办公自动化的基基础知识【本章内容介绍绍】 本章章首先指出了了办公自动化化的基本概念念、发展状况况、未来发展展趋势、我国国办公自动化化的发展过程程和整体现状状；然后介绍绍了办公信息息系统的含义义、构成、功功能以及安全全和保密对策策；最后，说说明了办公信信息系统的类类型，并以某某省政府办公公信息系统和和某智能大厦厦办公信息系系统作为实例例，分别说明明了政府办公公信息系统和和企业办公信信息系统的基基本知识。【本章主要知识识点】 办公自动化化的含义 办公自动化化的层次 办公自动化化的模

21、式 办公自动化化的发展过程程 办公自动化化的发展趋势势 我国办公自自动化发展概概况 办公信息系系统的组成与与功能 办公信息系系统的安全与与保密 办公信息系系统的类型和和应用实例【本章重点难点点】重点办公自动化的基基本概念国内外办公自动动化的发展情情况办公信息系统的的组成与功能能办公信息系统的的安全与保密密难点办公自动化的发发展趋势办公信息系统的的安全与保密密措施1.1 办公自自动化的基本本概念1.1.1 概概念办公自动化（OOfficee Autoomatioon, 简称称OA） 作为一个术术语是由美国国通过汽车公公司D.S.哈特于19336年首次提提出。 20世纪70年年代美国麻省省理工学院

22、教教授M.C. Zismman为办公公自动化下了了一个较为完完整的定义：“办公自动化化就是将计算算机技术、通通信技术、系系统科学及行行为科学应用用于传统的数数据处理难以以处理的数量量庞大且结构构不明确的、包包括非数值型型信息的办公公事务处理的的一项综合技技术。” 1985年，我我国第一次OOA规划讨论论会给出的定定义 办公自动化（OOfficee Autoomatioon, 简称称OA）是指办办公人员利用用先进的科学学技术，不断断使人的办公公业务活动物物化于人以外外的各种设备备中，并由这这些设备与办办公室人员构构成服务于某某种目标的人人机信息处处理系统，以以达到提高工作作质量、工作作效率的目的

23、的 。 1.1.2 层层次:办公自动化分为为三个层次事务处理型最基本的应用，包包括文字处理理、个人日程程安排、行文文办理、函件件处理、文档档资料管理、编编辑排版、电电子报表、人人事管理、工工资管理，以以及其它事务务处理。 管理控制型 包含含事务处理型型。该层次的的OA主要是MISS，它利用各各业务管理环环节提供的基基础数据，提提炼出有用的的管理信息，把把握业务进程程，降低经营营风险，提高高经营效率。辅助决策型最上层的应用，它它以事务处理理型和管理控控制型办公系系统的大量数数据为基础，同同时又以其自自有的决策模模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统 1.1.3 办办公自动化的的模式 个人办公

24、自动化化个人办公自动化化主要指支持持个人办公的的计算机应用用技术，这些些技术包括文文字处理、数数据处理、电电子报表处理理以及图像图图像处理技术术等内容。它它一般通过使使用通用的桌桌面办公软件件如Micrrosoftt Offfice、WPS Offiice等实现现，在单人单单机使用时非非常有效。群体办公自动化化群体办公自动化化是支持群体体间动态办公公的综合自动动化系统，为为区别传统意意义上的办公公自动化系统统，特指针对对越来越频繁繁出现的跨单单位、跨专业业和超地理界界限的信息交交流和业务交交汇的协同化化自动办公的技技术和系统。它它有两个特征征，网络化和和智能化。1.1.4 办公自动动化的意义1

25、.实现办公活活动的高效率率、高质量2.实现办公信信息处理的大大容量、高速速度3.实现办公活活动的智能化化1.2 办公自自动化的发展展现状与未来来趋势 1.2.1 起起源20世纪60年年代初，美国国IBM公司研研制出一种打打字机,最先将电脑脑系统引入办办公室。 相关知识:美国GE(通用用电器)公司最早使使用计算机进进行工资计算算,开始了计算算机数据处理理.我国70年代末末长春“一汽”最早使用计计算机开始进进行数据处理理工作.1.2.2.现现代办公技术术设备的发展演变办公自动化技术术设备的使用用经历了单机机、局部网络络、大规模计计算机网络、世世界性计算机机网络四个阶阶段。 1975年以前前为办公自

26、动动化的第一阶阶段，设备以以单机为中心心。 20世纪70年年代后期到880年代初期期为第二阶段段，设备使用用在单机应用用的基础上，以以单位为中心心向单位内联联机发展，建建立起电脑局局部网络系统统（简称局部部网络）。 20世纪80年年代后期到990年代中期期为第三阶段段，设备使用用由电脑局部部网络向跨单单位、跨地区区联机系统发发展的阶段。 20世纪90年年代中期至今今为第四阶段段，是“全面实现办办公自动化”的阶段。 1.2.3 办办公自动化的的发展趋势办公自动化未来来发展将体现现以下几个特特点：办公环境网络化化办公操作无纸化化办公服务无人化化办公设备移动化化办公思想协同化化办公信息多媒体体化办公

27、管理知识化化1.2.4 我我国OA发展过程程及其整体现现状我国OA发展过过程我国的办公自动动化从20世纪80年代初进进入启蒙阶段段 , 80年代代中期，制定定了办公自动动化的发展目目标及远景规规划。20世纪80年年代末，我国国开始大力发发展办公自动动化，到现在在已经有十几几年的历史。这这个阶段我国国建立了一批批能体现国家家实力的国家家级OA系统 .20世纪90年年代中期后，随随着网络技术(如100M以太太网)、群件系统统(特别Micrrosoftt Exchhange Serveer和Loutss Nottes)、数数据库技术(成熟的关系系数据库管理理系统)和各种面向向对象开发工工具(如Mic

28、roosoft Visuaal Stuudio)等等技术和产品品日渐成熟而而被广泛应用用，同时由于于国内经济的的飞速发展引引发市场竞争争的逐渐激烈烈，以及政府府管理职能的的扩大和优化化，这一切导导致政府和企企业对办公自自动化产品的的需求快速增增长。这时，办办公自动化开开始进入一个个快速的发展展阶段。 整体现状我国办公自动化化发展已经经经历了三个阶阶段，各个单单位办公自动化程度有所所不同，大致致可以分为四四种情况:起步较慢，还停停留在使用没没有联网的计计算机，使用用MS Offfice系系列、WPSS系列应用软软件以提高个个人办公效率率。已经建立了自己己的Intrranet网网络，但没有有好的应

29、用系系统支持协同同工作，仍然然是个人办公公。网络处在在闲置状态，单单位的投资没没有产生应有有的效益。已经建立了自己己的Intrranet网网络，单位内内部员工通过过电子邮件交交流信息，实实现了有限的的协同工作，但但产生的效益益不明显。 已经建立了自己己的Intrranet网网络；使用经经二次开发的的通用办公自自动化系统；能较好地支支持信息共享享和协同工作作，与外界联系的的信息渠道畅畅通；通过IInternnet发布、宣宣传单位的有有关情况；IIntrannet网已经经对单位的管管理产生了明明显的效益。现现在正着手开开发或已经在在使用针对业业务定制的综综合办公自动动化系统，实实现科学的管管理和决

30、策，增增强单位的竞竞争能力，使使企业不断发发展壮大。1.3 办公公信息系统的的组成与功能能1.3.1 办公信息系系统的含义 办公公信息系统是是以计算机科科学、信息科科学、地理空空间科学、行行为科学和网网络通信技术术等现代科学学技术为支撑撑，以提高专专项和综合业业务管理水平平和辅助决策策效果为目的的综综合性人机信息系统统。1.3.2 办公信息系系统的构成要要素办公信息系统的的构成要素牵牵涉人员、业业务、机构、制制度、设备、环环境等多个方方面，其中最最主要的有四四个，分别是是办公人员办公信息办公流程办公设备1.3.3 办公信息系系统的主要功功能1办公信息系系统的基本功功能（1）公文管理理（2）会议

31、管理理（3）部门事务务处理（4）个人办公公管理（5）领导日程程管理（6）文档资料料管理（7）人员权限限管理（8）业务信息息管理2集成办公环环境下办公信信息系统的功功能具体来说，一个个完整的办公公信息系统应应该实现下面7个方面的功功能。（1）建立内部部通信平台（2）建立信息息发布平台（3）实现工作作流程自动化化（4）实现文档档管理自动化化（5）实现辅助助办公自动化化（6）促进业务务信息集成（7）实现分布布式办公1.4 办公自自动化系统的的安全与保密密加强系统安全与与保密工作的的必要性和重重要性:办公自动化系统统中输入、处处理、输出的的是政府部门门、企事业单单位的有用信信息，都有非非常重要的经经济

32、和实用价价值以及一定定程度的保密密性要求。所所以，加强其其安全性，保保证其内容的的保密性就显显得非常重要要。特别是在在现在开放式式的网络办公公环境下，系系统很容易遭遭到非法人员员、黑客和病毒的的入侵，传输输的数据也可可能被截取、篡篡改、删除。因因此，加强系系统安全与保保密显得非常常重要。 影响办公自动化化系统安全与与保密因素分分析安全保密因素:人为原因自然原因计算机病毒其它原因系统安全的标志志能防止对信息的的非法窃取；预防泄露和毁坏坏事件的发生生；在毁坏后的更正正以及恢复正正常工作的能能力较强，所所需时间较短短；安全保密系统符符合经济要求求；安全保密系统符符合使用方便便性要求。 数据保密的基本

33、本要求:数据隐蔽：避免免数据被非授授权人截获或或窃取；数据完整：根据据通信期间数数据的完整与与否，检验数数据是否被伪伪造和篡改；发送方鉴别：证证明发送方的的身份以防止止冒名顶替；防发送方否认：在保证数据据完整性有发发送方身份的的前提下，防防止发送方事事后不承认发发送过此文件件。 加强系统安全和和保密的对策策加强系统安全和和保密的常用用措施有：行政措施行政法规、规章章制度社会允许的各种种方式 法律措施针对计算机犯罪罪的打击、制制裁手段 软件保护措施采用软件技术辨辨别、控制用用户和对信息息加密 物理保护措施对场地环境和软软硬件设备及及存储介质等等保护 保证办公自动化化系统安全的的对策：安全监视技术

34、 用户登记 设置权限 存取控制 工作日志“防火墙”技术术自适应安全管理理件终端识别计算机安全加权权 加强系统数据保保密的常用对对策有：用户认证技术利用用户专有信信息: 口令 密码 通行字利用用户专有用用品: 钥匙 IC卡 磁卡 利用保密算法 : 加密函数 动态口令令利用用户的生理理特征: 指纹 声音 视网膜计算机数据加密密技术明文通过算法变变为密文,密文到达对对方通过解密密算法再度变变为明文 “双钥钥”-共钥 密钥数字签字技术利用数字签名技技术能够实现现在网上传输输的文件具有有以下身份保保证，接收者能够核实发发送者对报文文的签名：发发送者事后不不能抵赖对报报文的签名；接收者不能能伪造对报文文的

35、签名 一般单位采用的的系统安全保保密对策方案案（1）直接利用用操作系统、数数据库、电子子邮件以及应应用系统提供供的安全控制制机制，对用用户的权限进进行控制和管管理； （2）在网络内内的桌面工作作站上安装防防病毒软件，加加强病毒防范范； （3）在Inttranett与Interrnet的连连接处加装防防火墙和隔离离设备； （4）对重要信信息的传输采采用加密技术术和数字签名名技术。 1.5 办公公信息系统的的类型及其实实例1.5.1 办公信息系系统的常见类类型1政府型办公公信息系统2事业型办公公信息系统3企业型办公公信息系统4经营型办公公信息系统5专业型办公公信息系统6案例型办公公信息系统7控制中

36、心型型办公信息系系统8事务型办公公信息系统1.5.2 省政府OISS的应用实例例1.5.3 智能大厦厦OIS的应用用实例 智能大厦俗称33A大厦，3A包括BAS (Buillding Autommationn Systtem，楼宇宇自动化)，OAS( Officce Auttomatiion Syystem，办办公自动化)，CAS (Commuunicattion AAutomaation Sysstem，通通信自动化) 也有人将 BAAS中的FAS( Firee Autoomatioon Sysstem，消防自动化化)和 SAS (Safeety Auutomattion SSystemm，

37、保安自动化化)分离出来，将它们作为为一个独立的的系统，称之为5A大厦。小 结办公自动化是指指办公人员利利用先进的科科学技术，不不断使人的办办公业务活动动物化于人以以外的各种设设备中，并由由这些设备与与办公人员构构成服务于某某种目标的人人机信息处理理系统，以达达到提高工作作质量、工作作效率的目的的；它可分为为三个层次：事务处理型型、管理控制制型、辅助决决策型。与办办公活动相对应，当当前办公自动动化的运行有有两种模式：个人办公和和群体办公。20世纪60年年代初，美国国最先将电脑脑系统引入办办公室。之后后，办公自动动化的发展过过程在技术设设备的使用上上经历了单机机、局部网络络、一体化、全全面实现办公

38、公自动化四个个阶段。其未未来发展将体体现以下特点点：办公环境境网络化、办办公操作无纸纸化、办公服服务无人化、办办公业务集成成化、办公设设备移动化、办办公思想协同同化、办公信信息多媒体化化、办公管理理知识化以及及办公系统智智能化。我国国办公自动化化发展经历了了三个阶段，因因种种原因，各各个单位办公公程度有所不不同。小 结（续续）习 题一、简答1什么是办公公自动化？它它包括哪些层层次？2办公自动化化的未来发展展将体现哪些些特点？3什么是办公公信息系统？它由哪些要要素组成？4一个完整的的办公信息系系统应该具有有哪些功能？5为什么必须须加强办公信信息系统安全全和保密管理理？常用的对对策措施有哪哪些？

39、第 3 章章办公中的文字和和表格处理【本章内容介绍绍】本章介绍了办公公中文字和表表格处理的基基本知识 通过一个简单单、实用的“ 招录公务员员通知” 文档为例，讲讲解了从文本本录入、内容容编辑、格式式排版、页面面设置一直到到打印操作、网网上发布的文文档处理过程程 以制作“ 通通知” 公文为例介介绍了公文向向导制作公文文的方法，并并介绍了公文文处理的基本本规范 以制作 “ 报考简章” 为例，介绍绍了复杂文档档制作的相关关知识 通过制作招录录职位表、报报名登记表讲讲解了办公中中各种表格的的制作方法。 【本章主要知识识点】文档的录入、编编辑和排版文档的页面设置置与打印操作作利用向导制作办办公公文大纲视

40、图的使用用多级标题符号的的设置样式的设置与使使用规则文字表格的的制作复杂文字表格的的制作利用Excell制作表格3.1 文文字处理工作作概述3.1.1 文字处理及及其文字处理理软件下图描述了办公公中计算机文字处理的基基本工作过程程。文字处理软件的的主要功能1文件存储2内容编辑3简单排版4输入校验5输出6提供输入输出接口7对象的嵌入入与链接3.1.2 文字处理软软件的操作流流程3.2 本章章实例效果说说明13.2 本章章实例效果说说明23.2 本章章实例效果说说明33.2 本章章实例效果说说明43.2 本章章实例效果说说明53.2 本章章实例效果说说明63.3 利利用一般文档档处理流程制制作“招

41、录通知”3.3.1 启动Wordd并作相关设设置1启动Worrd软件2工具栏的设设置（1）工具栏简简介（2）将并列的的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开开（3）工具栏的的显示或隐藏藏3.3.2 文字和符号号的录入1选择汉字输输入方法2文本内容的的输入3特殊符号的的录入4文档录入后后的联机校对对3.3.3 文档内容的的编辑和保存存1光标定位2选定文本（1）选择内容容较少并且不不是整段的选选取（2）选择内容容多但不是全全文时的选取取（3）使用看不不见的选择栏栏（4）利用快捷捷键操作选取取（5）文档内容容的扩展选取取（6）选定的简简化3.3.3 文档内容的的编辑和保存存3修改文本技技巧4复制、移动动

42、、删除文本本（1）利用快捷捷键（2）菜单方法法（3）工具栏按按钮方法（4）鼠标拖动动方法5“选择性”粘贴的作用用6撤消和恢复复操作3.3.4 字体与段落落格式排版3.3.5 文档的页面面设置1设置纸张大大小和方向2 调整页边边距3设置页眉、页页脚不同以及及垂直对齐方方式4确定每页中中的行数和每每行的字符数数3.3.6 打印效果的的预览3.3.7 文档的打印印输出1打印操作的的基本步骤2打印操作的的其他方式（1）文档的快快速打印（2）一次连续续打印多篇文文档（3）“打印”对话框中其其他常用项目设置3文档打印操操作时的相关关问题（1）打印功能能选项和设置置打印机属性性设置（2）暂停和终终止打印3.

43、3.8 文档的网上上发布3.4 办办公文字处理理规范及其公公文向导应用用 3.4.1 办公室文字字处理的基本本规范1公文种类2公文格式3公文用纸4公文用字5公文书写3.4.2 利用公文向向导制作招录录通知正文3.5 制制作“报考简章”复杂文档3.5.3 复杂文档档的文字快速速录入技巧1借助外部设设备2自己定义新新词3利用自动图图文集4善于使用自自动更正5巧妙利用替替换功能6掌握一些汉汉字输入方法法的使用技巧巧3.5.4 编号和项目目符号的设置置3.5.5 样式的应用用与管理1样式的基本本知识2直接套用样样式3新建样式4使用自己新新建的样式5修改样式6样式的管理理3.6 电电子表格处理理概述电子

44、表格制作软软件选取1规则的文字字表格用Woord中的“插入表格”方法或者直直接利用Exxcel填表表完成。2单元格悬殊殊的复杂文字字表格，利用用Word的“绘制表格”方法制作。3形状虽然很很不规则，但但可明显看出出大的单元格格是由小的单单元格组合而而成，适宜于于用Exceel制作，大的单元元格可通过选选取单元格区区域，然后“合并居中”来实现。4包含大量数数字并且需要要进行公式、函函数运算的表表格最好使用用Excell制作。5数据统计报报表和数据库库表格适合使使用Exceel制作，其其中利用Exxcel制作作数据库表格格并进行数据据处理将在下下一章进行详详细介绍。3.6.2 电子表格的的常用术语

45、和和通用操作3.7 利用用WORD的插插入表格法制制作规则的录录用职位表3.8 利利用WORDD的绘制表格格法制作稍复复杂的报名登登记表1制作表格标标题2绘制表格3合并与拆分分单元格4调整表格的的整体形状5表格中文字字的编排6设置表格外外框线的粗线线效果3.9 利利用EXCEEL制作报名名汇总表小 结在办公事务中，文文字和表格处处理是经常进进行的两种操操作。本章通过办公实实践中的一个个“招录公务员员考试”综合实例，详详细介绍了办办公中文字处处理和表格处处理的基本知知识和具体操操作方法。主主要内容包括括：文字处理理的工作流程程以及办公公公文的规范处处理方法；文文档处理中的的录入、编辑辑、排版、页

46、页面设置与打打印操作；利利用向导制作作办公公文；复杂文档制制作中的大纲纲视图运用、多多级标题符号号的设置、样样式的使用等等；规则文字字表格的制作作，复杂文字字表格的制作作以及利用EExcel制制作表格的方法。通过本章的学习习，读者可以以达到能够熟熟练进行办公公业务管理中中文字处理和和表格处理工工作，对日常常工作中像公公告文件、工工作计划、年年度总结、调调查报告、科科研论文等文文档能够进行行娴熟的输入入、编辑、排排版和打印操操作；对于各各种工作日程程表、节假日日值班表、报报名登记表、销销售信息汇总总表等各种格格式的表格能能够熟练编排排和制作。习 题一、填空1在Wordd文档中要选选择一个矩形形区

47、域，应该该在拖动鼠标标的同时按住住_键。2在Wordd中可以利用用文档左侧的的选择区来选选择文本，方方法为：单击击可以选择_，双击可以选择_，三击可可以选择_。3选择全部文文档内容有三三种方法，分分别是_、_和_。4将一篇文档档中多处都出出现的缩略词词“OA”全部修修改为“办公自动化化”的方法为_。5将选择的文文本的字体格格式或段落格格式复制到其其它文字或段段落中，应该该使用Worrd “常用用”工具栏上的的_按钮，单单击它可以_。双击可以以_。6在应用Woord编辑含有英文的文档档，如果出现现单词拼写错错误，则英文文单词下面自自动加上_；如果有语法法错误，则英英文句子被自自动加上_。7可以通

48、过选选择菜单项“_|_”打打印当前文档档。8某个文档基基本页面是纵纵向的，如果果其中某一页页需要横向页页面，则应该该_。9在Wordd中，当前文文档的总页数数和当前页的的页号显示在在窗口的_位位置。10在Exccel中，要要实现表格标标题的跨列居居中，应该单单击_工具栏上的的_按钮。第 4 章章办公中的数据分分析与处理【本章内容介绍绍】在办公业务实践践中，经常需需要对大量的的业务数据进进行分析和处处理。如职工工工资表中工工资的计算、汇汇总、分析，公公司产品销售售表中销售额额的统计、汇汇总、合并计计算以及人事事考勤表中职职工请假、旷旷工、出勤等等情况的分析析统计等。本章采用实例形形式，以Exxc

49、el软件件操作为例介介绍办公业务务实践中常见见的数据分析析与处理方法法，主要包括括数据的排序序、筛选、分分类汇总、数数据透视、图图表制作、公公式与函数运运用以及数据据关联表格的的操作。【本章主要知识识点】Excel表格格中内容填充充的常用技巧巧Excel数据据库表格的特特殊格式设置置Excel表格格中数据有效效性的设置Excel数据据库表格中的的排序与筛选选Excel数据据库表格中的的分类汇总操操作Excel数据据库表格中的的数据透视分分析Excel中的的数据图表制制作Excel表格格中公式和函函数的使用Excel中的的关联表格操操作4.1 EXXCEL数据据分析与处理理概述在办公业务中，除除

50、了文字和表表格之外，还还需要经常进进行有关数据据处理，有时时候还需要将将处理的数据据结果用一种种图表来进行行表现。1Excell中的数据库库表格简介数据库就是与特特定主题相联联系的信息集集合。在Exxcel中，数数据库实际上上就是工作表表中的一个区区域，是一个二维表。2Excell中的数据分分析与处理Excel中有有很多可以进进行的数据分分析和数据处处理功能，包包括数据排序序、数据筛选选、分类汇总总、数据透视视、合并计算算、关联表格格处理等。本章将对上一章章的实例进一一步进行介绍绍，包括对报报名汇总表进进行数据分析析，例如：按按照某个主题题排序、按照照指定条件筛筛选、按照指指定字段进行行分类汇

51、总、对对整个表格进进行数据透视视分析等；同同时，本章还还将利用Exxcel中的的公式和函数数进行笔试成成绩的计算、筛筛选、查询，与与面试成绩进进行关联表格格的综合处理理等。3Excell中的数据图图表制作利用Excell，可以轻松松、快捷地制制作各种数据图图表。这些数据图表可可将枯燥的数数字形象化，并并且通过数据据图表可以了了解到数据之之间的相互关关系和变化趋趋势。数据图表的类型型很多，在办办公实践中，使使用较多的主主要有柱形图图、条形图、折折线图、饼图图、散点图等等。4.2 “报报名信息汇总总表”数据库的建建立4.2.1 建立“报名汇总表表”数据库框架架4.2.2 “编号”列的自动序序列填充

52、4.2.3 定义单元格格数据的有效效性4.2.4 使用数据清清单添加记录录制作效果4.3 对对“报名汇总表表”进行数据分分析本节介绍利用EExcel中中的有关功能能，对“报名信息汇总表”进行数据分分析的操作方方法，主要包包括数据的排排序、筛选、分分类汇总与数数据透视等功功能。4.3.1 对“报名信息汇汇总表”内容进行排排序1排序的依据据2按单个字段段排序3按多级字段段排序4特殊排序方方式4.3.2 对“报名信息汇汇总表”内容进行筛筛选1自动筛选2高级筛选3高级筛选时时的注意事项项4.3.3 对“报名信息汇汇总表”中数据分类类汇总使用分类汇总，能能够在数据库库适当位置加加上统计结果果，使数据库库

53、变得清晰易易懂。对于本例，根据据需要，可以以对“性别”数据进行分分类汇总，以以便了解不同同性别报名情情况；也可以按照照“学历”进行分类汇汇总，以便了了解不同学历历的报名人数数；可以对“报考职位”进行汇总，以以便了解各个个不同职位的的报名情况。在执行分类汇总总命令之前，首首先应该对数数据库按照待待汇总字段进进行排序。4.3.4 对“报名信息汇汇总表”进行数据透透视分析1数据透视表表（图）的概概念2数据透视表表的创建3创建数据透透视图4数据透视表表的更新5删除数据透透视表4.4 利利用数据图表表表现数据之之间关系Excel数据据图表能将工工作表中的数数据变为非常常直观的图形形格式，并且且从图表上很

54、很容易看出结结果，以及数数据之间的关关系和数据的发展趋势。4.4.1 利用图表向向导创建条形形图利用图表向导方方法可以创建建嵌入到原工工作表中的柱柱形图表，该该图表可以用用来反应各地地报考各种不不同职位的人人数情况，其其样式效果如如图4-277所示。 4.4.2 数据图表的的格式设置与与内容更新1图表的组成成2图表的格式式设置3数据图表的的内容更新4.4.3 利用快捷键键建立单独的的图表并进行行格式设置在上面的向导方方法制作图表表外的最后一一个步骤中选选择“作为新工作作表插入”，即可制作作一个单独的的图表工作表表。除此之外外，Exceel中还可以以利用F111或Alt+ F1功能键键快速制作单

55、独的柱状图图表，然后再再进行三维效效果以及其他他项目的格式式设置和修饰饰， 4.4.4 选取不连续续区域制作表表现各职位报报考人数比例例的饼图对不连续区域的的数据，也可可以制作图表表，这在饼状状图制作中非非常普遍。图图4-36的饼饼图就是如此此制作的，它它用来反应各各个岗位报名名人数在总人人数中的比例例。 4.5 笔笔试成绩的数数据处理上面的报名情况况经过审核、分分析和汇总之之后，下一个个环节就是要要对合格考生生进行统一设设置准考生编编号，并举行行统一考试，包包括笔试和面面试。在本节节重点介绍考考试成绩的处处理方法，主主要用到了EExcel中中的数据库表表格设置、内内容录入技巧、公式和函函数使

56、用以及及关联表格操操作等。4.5.1 笔试成绩处处理表的框架架建立招录过程的第一一步是笔试，为为此先建立笔笔试成绩数据据库表格框架架。建立好的数据库库格式框架如如下图所示，还还需要进行数数据输入和格格式设置工作作。 4.5.2 成绩处理表表中原始数据据的输入表格框架建立后后，下一步就就是要输入原原始数据，输输入时候需要要注意以下几几点：（1）“编号”字段可利用用自动序列输输入，为了使使A4 单元格格中显示出“001”效果果，需要在输输入时现以单单引号（）开头，否否则输入的“001”将只只是显示为“1”。（2）“性别”字段可以设设置有效性，或者利利用列表选择择输入。（3）三门考试试课程对应的的三

57、个字段，需需要先设置数数据有效性（整整数，范围00100），然然后再进行数数据的输入，这这样才能较好好地避免数据据输入时的错错误。4.5.3 数据库表格格的格式设置置1数据库标题题格式设置2字段标题格格式设置3条件格式化化设置4表格边框线线设置5间隔底纹效效果的设置4.5.4 用公式计算算笔试成绩笔试成绩的最后后结果需要使使用公式来进进行运算。公式的有关知识识： 公式是对工作作表中的数据据进行计算和和分析的一种种等式，它可可以对工作表表数值进行算算术运算、关关系运算和逻逻辑运算，同样也可以以对字符数据据以及其他数数据进行运算算。公式可以以引用同一工工作表中的其其他单元格、同同一工作簿不不同工作

58、表中中的单元格，或或者其他工作作簿的工作表表中的单元格格。 公式输入应该遵遵循的基本规规则（1）公式输入入时必须以“=”开头，公公式中间不能能包括空格。（2）公式中的的单元格引用用，可以在编编辑区直接输输入，也可以以通过单击该该单元格或拖拖动单元格区区域从而实现现自动填入。（3）用算术运运算符号：+（加）、（减）、*（乘）、/（除）、（乘方），字字符运算符号号&(连接字符符串)以及关系运运算符号（大于）、（小于）、=（等于）等等来说明公式式的操作类型。（4）在公式中中可以使用圆圆括号，也只只能使用圆括括号，并且允允许圆括号嵌嵌套，但是应应该注意嵌套套时前后括号号的匹配关系系，计算顺序序是先内层

59、再再外层。（5）单元格中中的公式内容容显示在编辑辑栏中，计算算结果则显示示在单元格内内，如果希望望直接在单元元格中显示为为公式，可以以使用Ctrrl+键（在在Tab键的上上面），再次次键入，则取取消公式显示示，重新显示示结果。4.5.5 利用RANKK函数确定笔笔试名次在Excel 中，名次的的确认最好使使用RANKK函数，该函函数是专门进进行排名次的的函数，其结结果是返回一一个数值在一一组数值中的的排位。RANK函数的的语法格式为： RANK(numbeer,reff,ordeer)。其中中：Numbber为为需要找到排排位的数字；Ref为包包含一组数字字的数组或引引用；Ordder 为一数

60、字，指指明排位的方方式，为 0 或省略，按按降序排列排排位，不为零零，按升序排排列进行排位位。 对本例中笔试成成绩的名次排排列，使用RRANK函数数并进行函数数拖动复制即即可。同样先先选择H4单元格，在在编辑栏中输输入公式“=RANKK(G4, $G$4:$G$333)”，然后后按回车键，即即可得到第一一个考生的名名次“4”，采用与与上面同样的的方法拖动复复制得到每个个考生的名次次。4.5.6 利用IF函数确定定考生是否通通过笔试考试试在Excel 中，利用IFF函数可以非非常方便地进进行条件判断断。本实例中中，名次确认认完成后，根根据考试规则则要求，假设设只能选取前前40%（即前前12名考生