合同管理程序

1、深圳市某物业管理有限公司程序文件编号名称合同管理程序版本C/1第 1 页共 4 页编制何曙华更改秦芝莉审核张跃敏批准冯霞生效期2005 年 9 月 15 日目的规范和指引公司各部门对各种合同的订立、变更、解除及保管。范围适用于公司各部门。定义公司合同分为 A、 B、 C 三类：A 类合同：是指向公司外提供服务的合同，如物业委托合同、物业顾问合同、智能化工程、绿化工程合同等。B类合同：是指为获取服务和物资的合同，如各类物资采购合同、服务外包合同等。C类合同：除 A、B 类以外的合同，包括各部门与内部班组、与政府相关部门、与公司签订的各种管理责任书等。劳动用工合同：专指与职员签订的深圳经济特区劳动

2、合同书 。4. 职责部门/ 岗位工作内容责任部门负责合同的草拟、初审及履行品质管理部负责从品质保证角度、法律风险角度进行审核负责常用合同的范本编制及修订财务管理部负责从资金管理角度进行审核及权限内审批人力资源部负责从人力资源管理角度进行评审总经理办公室负责公司合同的保管房产后勤部负责从后勤资源保障角度进行评审总经理、副总经理、分负责权限范围的合同审批管领导、部门负责人5. 方法和过程控制5.1 合同的订立合同的订立应遵循事先签订的原则，所有合同须按此程序规定通过评审、签订生效后方可履行。公司所有格式化合同须在发布生效前进行评审。体系文件中格式化合同通过体系文件讨论的方式评审，其他格式化合同评审

3、时填写策划方案 / 合同评审记录表，至少经品质管理部经理批准，在品质管理部网页公布。下列合同签订前不需评审：各部门与内部班组、与政府相关部门、与公司签订的各种管理责任书。除物业管理合同、设备 / 绿化养护承接合同、安防 / 绿化工程承接合同以外的所有格式化 A 类合同（含体系文件中格式化合同） ，所有格式化 B 类、C类合同（含劳动用工合同）。注：若签订前对格式化合同条款进行了增删或修改，应填写相关评审记录按权限报批。公司作为中介方的各类房屋委托、代理、租售合同。此类合同按相关租售业务管理规定订立。类合同的订立名称编制深圳市某物业管理有限公司程序文件合同管理程序何曙华更改秦芝莉审核张跃敏批准编

4、号版本冯霞C/1第2页共 4页生效期2005年 9月 15日各部门接到客户要约后，应充分与客户沟通，并收集相关资料，在确定完全领会客户需求后，由责任部门负责人会同本部相关人员拟定合同（公司有格式化合同的须采用或参照公司格式化合同） ，并就服务品质保证能力、效益、风险控制、对方主体资格、履约能力、资信、合同条款等进行评估，须评审时填写策划方案/ 合同评审记录表发送品质管理部，经相关职能部门审核，分管领导/ 总经理审批后，由总经理或其授权人以公司名义签订合同，加盖公司公章；总经理授权人详见5.1.7常见合同签署授权一览表。5.1.4.2对所有 A 类非格式化合同 / 协议，法律事务专员须全程参与合

5、同 / 协议评审过程。同时，总经理签署意见后必须经公司法律事务专员给予法律专业审核后方能签订。5.1.5 B类合同的订立5.1.5.1签订 B 类合同前，须对供方的主体资格、履约能力、资信、价格、风险控制及合同条款等进行评估，须评审时，服务项目外包类合同填写物资/ 服务申请报告（附合同草案），特约商户合同填写商业活动申请表（附合同草案），按审批权限报相关部门、领导审核 /审批。本部门经理有权审批的合同，不须填写相关评审记录表。5.1.5.2 属公司内部各部门之间的合同，由服务双方按审批权限报批，获准后，双方以部门名义签订合同 , 加盖本部门公章。5.1.5.3 审批权限如下：权限主任经理片区运

6、职能部门分管领导总经理单宗采购额营2000 （含）元以下审批/2000-5000 （含）元审批申请/审批/5000-20000 （含）元申请申请审核/审批（注/2）20000 元以上及所有固定资产采购申请申请/复核（注审核审批1）30000（含）元以上组织招投标，按招投标管理办法执行。注 1：零星工程、改造、专项物资、大宗物资（非 A 类物资、 20000 元以上）分管领导审批，相关部门复核。注 2：对智能化工程部、绿化工程部在指定合格供应商的工程材料采购审批权限：50000 元以下部门经理审批50000-100000 元分管领导审批100000 元以上总经理审批5.1.5.3对所有 B 类合

7、同，合同的甲方统一格式为“公司名称 +部门名称（签部门合同时）”。5.1.5.4对采购协议、服务 / 工程外包合同、采购金额超过 10 万元以上的合同、对条款进行了修改的格式化合同，须在审批最后环节发送法律事务专员审核后方能签订。对所有经过审批的 B 类合同，以公司名义签订的合同，由总经理或其授权人签订（总经理授权人详见常见合同签署授权一览表 ），盖公司合同章；以部门名深圳市某物业管理有限公司程序文件编号名称合同管理程序版本C/1第 3 页共 4 页编制何曙华更改秦芝莉审核张跃敏批准冯霞生效期2005 年 9 月 15 日义签订的合同，由部门负责人签订，盖部门公章。5.1.6以部门名义签订的合

8、同须由部门负责人亲自签署，如部门负责人休假、外出等原因不在时，应委托分管领导签订。5.1.7常见合同签署授权一览表类型合同名称签署人物业管理合同A 类与某系统内其它公司签订的工程、服务合同总经理 / 授权人固定资产经营合同其它服务类合同战略合作合同 / 协议总经理 / 授权人服务项目分包合同部门负责人B 类设施设备管理合同部门负责人 / 设备维护部经理绿化养护合同部门负责人 / 绿化部经理采购合同部门负责人其它类部门负责人5.1.8签订需预付一定款项的合同时，如对方签署人不是法人代表，须要求对方提供法人授权书。以公司名义签订的 A 类合同一般加盖公司公章， B 类、C类合同一般加盖公司合同专用

9、章。要求对方尽量加盖公司公章。特殊原因滞后签订的合同，经品质管理部、 财务管理部确定后按公司 合同备案管理办法执行。5.2合同的履行合同订立后，经办部门负责对合同的履行进行跟踪；财务部负责对合同的收、付款内容进行监督；其他相关部门给予必要协助。当合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门负责人报告并知会公司相关部门。当合同须变更、中止、续签时，责任部门应参照合同签订程序报审，另行签订合同或补充合同，或按审批意见执行。公司在管项目应具有有效的前期物业服务合同/ 物业服务合同，合同内容相关主管人员应当清楚并理解。各项目应把物业服务合同中相关要求向部门各级人员进

10、行宣贯，确保各级人员理解服务合同的内容和要求；各项目应把物业服务合同中的相关要求在各岗位职责中加以明确；各项目应将物业服务合同中的相关要求分解到部门各业务人员的经营考核责任书。5.3合同的管理各部门应指定专人负责本部门合同及合同相关资料的保管，并登记在合同登记表上（劳动合同登记在公司人力资源管理软件中，体系文件中格式化合同不需登记） ； 公司合同由总经理办公室、经办部门（非格式化经济类合同）各保存壹份原件；深圳市某物业管理有限公司程序文件编号名称合同管理程序版本C/1第 4 页共 4 页编制何曙华更改秦芝莉审核张跃敏批准冯霞生效期2005 年 9 月 15 日劳动合同、职员外部培训合同由人力资源部保管，相关部门因业务需要经总经理办公室主任同意并在借阅登记表中登记可保存合同复印件。部门 A 类合同须交财务管理部保存一份复印件。保密合同的合同经办人员、合同管理人员及所有有条件知悉合同