公司文件档案管理制度(3篇)

1、Word - 8 -公司文件档案管理制度(3篇) 某某公司文件档案管理制度 某公司文件、档案管理制度 第一章 文件管理制度 第一条 本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档所有过程的办理与控制。 其次条 公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理,综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、记下、分类、校对、监印、归档管理。 第三条 各部门指定专人负责公司内部文件的收发、记下、归档,建立文件的收发记下簿。 第四条 公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、打算、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。 第五条

2、 以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要打算,发文字号为:公司发年号第号。 第六条 公司内部行文及对外发文,必需使用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。 第七条 发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存记下后,方可盖章行文。 第八条 打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。 第九条 制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关部门商议会签。 第十条 综合管理部对传阅的文件要准时收回处理。 第十一条 公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要准时叫中和管理部归档。 其次章

3、 档案管理制度 第十二条 公司的档案工作基本原则是:集中管理与簇拥管理相结合,以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理,有关部门分类管理相关档案,以便准时通过、维护档案的完整与平安。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料准时归档。 第十三条 公司综合管理部设特地档案工作,负责管理公司的所有文书、科技材料等档案,举行收集、收拾、立卷、鉴定、保管。 第十四条 归档资料包括: 1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同; 2、公司会议记录、纪要、打算; 3、公司制订的方案、统计、预算、决算、工作总结; 4、会议形成的领导讲话、文件;

4、5、公司对外沟通的文件、协议、报告等; 6、公司各部门的发文; 7、另外具有保存价值的文件、材料。 8、外单位发给各部门的抄送信件; 9、公司营业执照、税务记下证等重要文件; 10、要的科技文件、技术资料、计划。 第十五条 档案的借阅 1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室,不能带出,必需带出档案室查阅的,需经部门负责人及综合管理部负责人批准。 2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。 3、文件复制需经综合管理部负责人批准。 【第2篇】某物业公司文件档案管理制度 物业公司文件档案管理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别

5、与形式 公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务记下等 2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等 3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程 4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事结构、录取考核文件、薪资结构、薪资表、奖金方案及分配记录、奖惩记录、保险方案及记录劳动合同等 6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施方案等 7.公司客户名册:客

6、户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等 8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关办法培训资料、报价体系等 9.公司客户服务文件:服务过程中与客户交流产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等 10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、计划、策划、设计成绩等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、办法、同业服务成绩、各类行业资料、公司由政府主管部门猎取及购买的政策规矩、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由藏匿发行系统购买、订购的各种图书

7、、杂志 13.公司平时行政文件:平时通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣扬资料:公司对外宣扬广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 【第3篇】物业公司文件档案资料管理规程 物业公司文件、档案资料管理规程 1目的 规范分公司档案资料的管理工作。 2适用范围 适用于分公司全部档案资料的管理工作。 3职责 3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及记下工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。 3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。 3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外藏匿文件的发放审批工作。 3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资

8、料的销毁工作。 4实施程序 4.1归档保存的文件 4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作方案、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。 4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。 4.1.3在特地业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。 4.2文件、资料归档的要求。 4.2.1归档的文件资料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家标准。 4.2.2归档的文件材料要完整齐全。 4.2.3每类建设工程竣工必需有兼职资料档案管理员参与,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、精确性、系统性举行鉴定和验收。 4.2.4保持归档文件材料之间的

9、历史联系,并举行科学分类、立卷和编号。 4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区别保管期限。 4.3档案资料的保管。 4.3.1全部档案资料均由资料管理员管理。 4.3.2存放档案必需有专用柜架,在罗列上架时,应根据类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地罗列,以便于管理和查找。 4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要仔细检查其修改、补充状况,并在档案资料盒内的面层上注明修改状况。 4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和特地的卷盒,按编号挨次罗列在胶片柜或防火资料柜内。须要时实行复制、拷贝。 4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案

10、举行归档,并对库藏档案举行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要准时举行修补和复制,发觉档案发霉或虫害要准时消杀。 4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。 4.3.7质量记录保存期为二年。 4.4档案资料借阅管理。 4.4.1分公司全部人员都有庇护档案、借阅档案的权利和义务。 4.4.2分公司员工查阅档案资料,必需办理记下手续。 4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点: 4.4.3.1按规定办理记下手续,定期归还; 4.4.3.2要爱惜档案资料,不得走失; 4.4.3.3所借档案不得任意折叠和拆散,不得对档案任意更改、涂写; 4.4.4借出和归还档案时,应办理清点

11、手续,由资料档案员和借阅者当面核对清晰。 4.4.5档案如有走失、损坏或泄密,要立刻追究当事者责任。 4.4.6调离或辞职的人员,必需办理文档移交后方可办理调离手续。 4.5档案鉴定和销毁 4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责举行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,平时的鉴定工作由行政部资料档案员负责。 4.5.2档案鉴定小组的目标: 4.5.2.1负责制订档案保管期限表; 4.5.2.2对到期档案提出存、毁看法。 4.5.3确定保管期限原则 4.5.3.1对有长远通过价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永远保存。 4.5.3.2凡是在一定时光有通过价值的档案分离为长久或短期保存。 4.5.4鉴定工作应当每年举行一次,由资料管理员在每年1月初提出。 4.5.5鉴定中发觉档案不精确、不完整,应准时责成有关人员负责修改和补充。 4.5.6销毁档案的程序包括: 4.5.6.1鉴定小组应列出需销