提高会议效率和质量

1、提高会议效率和质量目前，国家行政机关工作的通病是会议效率低、质量差，造成这一问题的原因，除了主持人的技能和艺术外，会议的组织工作对于会议活动来讲有着特别的重要性，并有一些特别的工作原则，需要每一个公务员切实掌握好。会议议题要明确会议议题是和会议主办者和会议召集者的管理活动直接相关的问题。会议议题的确定反映了会议主办者和召集者的管理对象、管理幅度和单位时间内的工作重点，是会议活动在准备阶段的一项重点工作。在确定会议议题的过程中必须遵从以下三个原则：（1）必要性。（2）明确性。（3）规范性。必须召开的、主题明确的会议就开，可开可不开的会议一定不开。会议方案要周密制定会议方案就是根据会议要解决的问题

2、和会议目标，对计划召开的会议所做出的总体性规划。会议方案属会议工作文书，一般仅涉及会议活动的一些最基本的内容，如会议因由、会议目的、会议方式、会议议程、会期、与会人员的身份特征、计划与会人数、会议预计总费用和开支办法等。制定会议方案应遵循如下两个原则：（1）合理原则，即会议主办者对会议方式、规模、会期、会议经费的数量和开支办法的确定必须合理，必须和会议主办者的身份和职权相适应；（2）节俭原则，即在满足会议活动的基本需要的同时，尽可能减少会议投入，少花钱，多办事，杜绝各种铺张浪费。会议准备要充分。会议组织的所有工作都是直接和同时面对许多人的，若出现纰漏常常都是当场“曝光”，除了直接影响到会议的正

3、常进行不说，还往往会产生难以挽回的影响。因此，任何会议无论规模大小，都要做好会前准备工作。会议材料的撰制是会议组织当中的一项重点工作。会议材料是指整个会议过程中所需要的有关文字材料，如会议开幕词、闭幕词、领导讲话、会议文件等。围绕会议材料的起草需做的工作有：确定会议材料的主题；组建会议材料起草班子或指定起草人员；起草人员围绕会议文书的主题查阅有关资料或进行必要的调查研究；将起草的文稿提交会议领导机构或负责人审阅；审议通过后，再行编号、印刷、分装，提交会议。会议组织要严密。组织严密是指整个会议系统能形成一个灵活畅通、操纵自如的整体。其主要包含有三方面的内容：一是政策落实，即会议目标的提出和各项会

4、议内容必须符合党和国家的各项方针政策，符合本组织整体管理目标。在会议活动中，不能出现违背党和国家的方针政策，违背组织管理目标的做法，以免对社会、对本组织产生负效应。二是人员落实，即与会议活动有关的每一项组织工作、每一个工作环节都要有专门的人员来做，责任到人，并要求明确。三是时间落实，即对会议的每一项组织工作开始和完成的时间都做出明确规定，并在完成过程中定期检查监督。会议服务要周到。对一些全国性的会议，尤其要注意交通、就餐、住宿、医疗、娱乐、参观等方面细节性的服务，尽量使与会者有宾至如归的感觉。同时要确保会议安全，这是会务工作的一项基本要求。它包括两个方面的内容：一是保证会议各种文件、资料的安全，一些有特别保密要求的文件，要制定出相应的保密纪律，不能出现丢失和随意扩散的情况；二是人身安全，特别是在有较高级别的领导人员参加的会议，就更需要有特别的安全保卫措施。除此之外，在会议期间，如何保证与会人员在饮食卫生、医疗保健、外出交通和个人贵重物品的安全，防止出现意外，也是需要会议组织人员认真考虑，严格防范的。会议时效要提高。会务工作的时效性非常强，它要求参与组织和服务于会议的工作人员在一定的时间内必须完成一定的任务，否则就会影响整个会议的进程。因此，会前应该准备的工作，必须按时、保质保量的完成，会间的各项服务工作也要讲究效率，确保会议