新员工培训-财务费用报销sangfor

1、 财务费用报销培训公司各费用制度规定审核中常见问题如何避免新员工常咨询的问题报销区域审核负责人新员工报销系统的开通报销提交及发放时限规定报销系统填写规范要求及模板票据提交要求公司各费用制度规定一、招待费 1、市场体系发生的超标招待费，必须先走报销系统费用事先申请审批，审批权限： 300元单笔金额 800元，上级审批； 800元单笔金额 2000元，部门主管审批； 800元单笔金额 5000元，大区域主管审批； 5000元单笔金额 10000元，区域分管审批； 10000元单笔金额，熊武审批； 2、同一次招待，吃饭+送礼+娱乐等不允许分开报销，合计金额在300元以上的需要走事先申请； 3、相关节

2、日（如春节、端午、中秋）礼品由公司统一预算购买的，销售人员自行购买公关的，特殊项目必须邮件审批； 公司各费用制度规定（续）二、差旅费 出差应当遵循“预先计划、目标明确、节俭高效”的原则，凡是能用远程方式解决的，不申请出差；凡是能一人出差解决的，不多人出差；凡是能一天出差解决的，不数天出差，各级主管对员工出差必要性、出差效果及差旅费用的合理性负第一责任，财务部门负责差旅费用合规性的审核监督，并依据审核情况作出相应处理。 1、出差交通费 长途交通工具的选择应根据“时间、效率、成本统合综效”的原则确定，选择搭乘飞机（经济舱）、火车（硬座或硬卧）、轮船（不包括旅游船，二等舱）或汽车，其中： （1）出发

3、地与目的地之间，如乘坐火车或汽车，时间在5小时以内的（无论是否直达），一律乘坐火车或汽车，不得乘坐飞机，如当天机票价格低于火车、高铁或汽车票价格的，方可乘坐飞机。 （2）机票须由员工服务中心差旅专员统一订购，乘坐飞机需至少提前 3 天向员工服务中心差旅专员申请订票，未提前 3 天提出购票申请，需书面说明合理原因。 （3）国内出差期间优先使用地铁、公交、大巴等公共交通，但在同一城市累计出差时间超过 15 天的，则交通工具应优先使用当地公交、地铁，其次才是出租车。城际间交通不允许乘坐出租车或租车，否则按大巴标准予以报销，以及出差期间，不允许因私绕经第三地。 （4）原则上不允许使用私人车辆出差，但因

4、客观需要（如客户需求）并有利于工作开展的，事先需经主管审批确认。出差总距离不得超过 400 公里，报销标准为每辆车 1 元/公里，且不再报销额外产生的其他费用。出于安全考虑，出差总距离超出 400 公里的，不允许使用私人车辆出差，否则超出部分自行承担。距离测算以第三方软件（高德、谷歌、百度等）查询路程总和为准。（5）出差期间因公发生的通讯费用、商务费用（如传真打印费）、必要的招待费用，公司都予以报销；个人餐饮费用、洗衣费用等都不予报销。新人入职或跨区调动行李较多或有超标行李托运的，可通过物流公司运送，公司最高可承担 100 2、出差住宿费住宿标准北京、上海 RMB360/天南京、苏州、广州、佛

5、山、东莞、珠海、杭州、天津、大连、青岛、宁波、福州、厦门、深圳、成都 RMB300/天其他大陆城市 RMB250/天新加坡、香港、美国、英国 USD150/天澳门、台湾、马来、印尼、泰国、越南及其他国家城市或地区USD100/天 （1）多人同行出差的，不论是否属于同一部门，除同性奇数位及单个异性允许一人住一间房外，其他一律每两人住一标准间。 （2）出差入住朋友、亲戚家，可按当地住宿标准1/2报销住宿补贴，需提供相应金额的发票。连续出差数天及多个城市的，住宿标准可按当次出差天数及相应城市住宿标准之和作为总额标准。非特别原因，最后一天应在酒店规定的时间内退房，避免增加不必要的住宿费用。3、出差补助

6、（1）以实际因公出差天数计算，每天享有50元餐费补助。（2）交通补助 4、差旅费报销提醒注意： （1）出差费用应当完整报销，若机票/车票、住宿费由其他人代报或有客户为承担等情况，应在报销事由中注明。 （2）出差补助提供相应金额的冲抵发票，不提供者，不报销。 （3）同次出差发生的差旅费用必须一次报销完毕，不可分次报销所；如有跨月出差的情况，需将费用放在在出差完成月报销。 （4）出差打的费也必须同市内交通费一样超标需签字，发票背面需备注详细的往返地点及金额、时间。 （5）出差车费无需购买保险，公司已为所有市场员工购买了交通意外险，重复购买的，不予报销。公司各费用制度规定（续）三、市内交通费 1、员

7、工须熟悉常驻地的公交线路，公交能直达的不得打的；对于较远且公交不能直达的客户和伙伴，须选择“公交的士”的组合方式，而不是直接打的，造成高昂的出租车费用。 2、使用公交卡的同事，每次充值金额不得超过100元，用完再充；并于当月报销当月实际发生的费用，自觉扣除私人费用。 3、搭乘正规的出租车，留意出租车牌号，索要机打发票，避免乘坐非法营运的私家车辆，以确保遗失物品或者发生安全问题时可以找到当事人；如是定额的出租车发票，必须按照实际发生金额报销。 4、0.5公里以内的距离请步行，不允许打的。 5、上下班请乘坐公共汽车或地铁，不允许打的。 6、晚上加班到9：30以后、没有公交运营的情况下可以打的。 7

8、、携带大型设备、多台设备或高价设备的可以打的。 8、去机场有特殊情况可以乘坐出租车，时间充裕的请乘坐机场大巴，以节约成本。 9、打的次数过于频繁，一天超过10次的，或中间间隔时间少于3分钟的不予报销。 10、公交、地铁票不用背书，但须在申请单中注明各种面额及其对应的张数，公交卡使用金额超过300元的必须对事由和情况加以详细说明。 市内交通费报销提醒注意： 1、审核中若发现发票连号、时间重叠或同一出租车牌号等现象，将直接判定为虚假报销，不接受任何解释。 2、和工作日志所述情况明显不符的将一律予以扣除，不接受任何解释。 3、所提交的出租车发票必须是真实发生的，原则上不接受发票洗损、打黑车无发票、忘

9、记索取等理由而用其他的士票充抵的报销申请。 4、定额打车费同时需备注打车日期及实际金额。公司各费用制度规定（续）四、通讯费 1、办事处人员（含驻外技术工程师）通讯费额度以400元/ 月为上限，400元以下的按照实际消费金额报销，400元以上的，按照400限额报销。 2、自2014年7月1日起，通讯费报销必须提供真实有效的通讯费发票，报销金额为发票金额（不超过相应岗位报销额度），对于预存话费等原因提前缴纳的费用，请按运营商发票账单逐月报销；无法提供正规通讯费发票的、或者提供其他类发票冲抵的，公司一律不予报销。 审核中总结问题如何避免 1、公司不受理没有任何记录或文档支撑的报销申请。特殊情况和场合

10、无法获取发票的，首先要保留好清单或销售小票、开具加盖对方单位财务章的收据或刷卡记录； 2、请大家日常公关时尽量采用刷卡的方式，并养成索取发票及消费小票方式，报销时一并将发票及小票附上； 3、发票丢失需在发现的三个工作日内邮件给主管抄送给财务，如在报销审核时还未收到邮件，不予报销，不得采取补发邮件的方式； 4、所有报销必须提供发票，需注意所有补贴一样需发票； 审核中总结问题如何避免（续） 5、每月发票交助理统一邮寄一次，单独邮寄的自行承担运费； 6、发票备注、系统备注不合规的一律退回，填写规范后再报销； 7、使用同费用类型发票冲抵； 8、所有邮运费提供报销发票的同时，一并附上签收底单； 新员工常

11、咨询的问题 一、新同事报到： 1、申请自购笔记本补助，请将购买发票扫描后邮件发送至员工服务中心朱伟。 2、报道及跨区调动行李较多的，可通过物流公司运送，公司可承担最高限额100元的费用，凭邮运底单和发票报销。报到时公司承担从出发地至办事处最高100元的打车费。 3、新同事报道后可购买床上用品，公司承担300元以内费用（深圳办员工无），购买后将发票交由助理报销。 新员工常咨询的问题（续）二、关于房租及房补： 1、各办事处宿舍住宿饱和的情况下（标准是：每两人一个房间），外出自己租房的，允许按公司公布的当地房补标准（家属随入住公司宿舍的，可享受房补标准的一半）申报补贴。每月房补名单由助理统计报财务审

12、核，并由助理统一报销，报销后由助理转账给受益者。受益者必须提供发票给助理，不提供者，助理不予报销； 2、住公司安排的宿舍，需每个月提供房租发票给助理/财务（办事处统一报销），报销房租。 费用报销各区域负责人蔡春婷：北京区、北京研发叶保根：江苏、深圳金 娜：华北、西北王轶群：杭州办刘 婷：上海区蒋 丽：河南、西南区、总部职能体系华丽彬：浙江（除杭州）、华南、长沙分公司许雄坚：福建、河北区、市场行销部曾金玲：国际市场区域（所有）王倩婧：山东、华中、安徽区、总部客服。刘 肖：广州、东莞、佛山、中山、总部国内市场体系及报销系统日常维护（如部门审核人有变动请及时知会刘肖做相应更改）黄红云：东北、四川区、

13、福利费借款审核何翠华：物管租赁、市场活动费审核李 昕：除以上报销外的单据审核 公司账户信息1、公司名称及开户行信息：单位名称：深圳市深信服电子科技有限公司帐号：811980479210001 开户行：招商银行深圳高新园支行单位名称：深信服网络科技（深圳）有限公司账号：755917809310201 开户行：招商银行深圳高新园支行单位名称：深圳市信锐网科技术有限公司账号：78200188000145807 开户行：中国光大银行深圳财富支行单位名称：信锐网科软件开发（深圳）有限公司账号：755921207210401 开户行：招商银行深圳高新园支行 市场活动费 一、总部市场活动费 由行销部发起，主

14、要包括渠道论坛、大客户答谢会、开年渠道聚会、亚太巡展、地市巡展、渠道精英争霸赛、Q4渠道冲刺大会、春节/端午/中秋三大节日。以上都按预算执行，报销前需提交总结，由王洪云审核通过后予以报销。 市场活动费 二、其他市场活动费 1、其他市场活动费一律需在活动举办前需走区域市场活动申请，审核通过后才能举办，活动举办完后需在区域市场活动申请中提交活动总结，总结通过行销部王洪云审核后予以报销。 2、办事处主办活动直接提交发票报销。 赞助渠道/客户则需提供对应协议（渠道协议有对应模板，分渠道开票及第三方开票协议）及发票（渠道开票则只接收“服务费”和“其他服务费”两种），无特殊情况下只允许对公支付。 3、所有

15、市场活动费报销需填写供应商报销流程，借款或报销时要求填写活动申请单号。新员工报销系统的开通 一、公司报销方式 填写费用报销系统，同时将整理好的报销发票交给助理统一邮寄到财务部区域对应审核人处。 二、报销系统开通 1、发送邮件给财务部刘肖开通系统账号（后期报销系统的 问题都邮件给陈剑啸处理），邮件内容包括以下三项： （1）办事处 （2）上一级审批人（组长或主管） （3）所属公司（参照劳动合同签订所属公司） 2、开通后刘肖将邮件回复你的系统登录名及报销系统链接： 深信服集团- 包括：深信服电子 报销提交及发放时限规定一、报销提交、发放时限规定 1、当月的报销，正常提交截止时间为次月12日，财务部会

16、定期邮件提醒。 2、员工的个人报销对应票据与审核流程均到了财务部审核环节，正常情况下财务部在5个工作日审核完成并提交出纳安排发放，各环节的审批系统均有邮件提醒。 3、12号之前提交的报销，5个工作日审核完成后，安排最近的周三周五这两个时间截点安排发放。 4、13号之后、月底之前提交的报销，10个工作日内完成审核，发放的时间截点仍然安排在最近的周三或是周五发放。报销提交及发放时限规定（续） 5、未在规定时间内提交报销，按财务收到票据以及系统流程审核到财务的时间点起算，超期提交报销多长时间，则发放的安排对应延迟。举例：6月报销，理应在7月12号前、或最迟7月31日前完成提交，若7月仍然未提交报销，

17、8月才提交（如8月15日）、则财务从报销收到日起算，需要延迟1个月的时间（9月15日），安排在最近的周三或是周五发放;若是在9月提交6月报销，则需要安排在11月发放。报销提交越晚、发放延迟越长。 6、超过3个月的报销，报销的费用必须取得真实有效的原始发票，财务才配合处理报销。对于未取得真实的发票的，一律不予报销。（意味着无法取得真实发票的费用，必须在3个月以内完成报销，超过3个月则不受理）。报销系统填写规范要求及模板一、四大费用系统共七个费用科目 1、招待费：指招待客户及渠道费用，有日常客户招待费及 日常渠道招待费两个科目。 2、通讯费：有移动电话费，固定电话费一般不涉及。 3、市内交通费：日

18、常拜访等产生的的士费及地铁公交等市内交通费。 4、差旅费：有出差住宿费、出差餐饮费（出差补助）及出差交通费（乘坐火车、高铁、大巴、轮船及因出差产生的士、公交、地铁等交通费），出差机票费一般不涉及。报销系统填写规范要求及模板（续）二、四大费用报销系统事由填写模板 1、 招待费：*月*日，公关*渠道/*客户*主任、*经理吃饭/娱乐送礼，共*人，我司陪同*、*，共*元。（每一笔填一行） 2、通讯费：*月实际话费*，报销*。 3、市内交通费：*月，共产生市内交通费*元，其中地铁公交*元，打的*笔共*元 4、差旅费： （1）出差住宿费：*月*日至*日，同住人*，因*事，*地出差， *天，共*元。 （2）出差交通费：*月*日，同去人*，因*事，*地出差，车票*张*元，产生的士费用*笔共*元，地铁公交费*元。（需按出差地点明细列明） （3）出差餐饮费：*月*日至*日，补助天数*天，*元。报销系统填写规范要求及