接待及会议管理办法

1、天津天保电力有限公司接待及会议管理办法总 则第一条 为进一步规范天津天保电力有限公司（以下简称公司）接待工作管理，提高会议效率保证会议质量，政令畅通，根据天津天保控股公司会务工作规范，结合企业实际，特制定本办法。第二条 本办法规定了公司接待及会议管理的职责、管理内容、考核与检查、附则等的要求。第三条 本办法适用于公司各类接待和会议管理。第二章 管理职责第四条 公司总经理。审定会议时间并主持总经理办公会、公司例会、工作会议、安全生产会议；审批公司对外接待方案。 第五条 公司分管领导协助总经理召开公司总经理办公会、公司例会、工作会议、安全生产会议；协助总经理审核对外接待方案。第六条 公司办公室，是

2、公司接待及会议管理工作的归口管理部门。负责重要公务和商务活动等接待工作；负责统筹、协调、监督指导和检查公司各部门有关接待工作;负责重要会议的组织以及相关的会议通知、会议材料、会议签到、会议记录、会场布置、会议纪要等会务工作。第七条 公司各部门。负责对口接待工作；准时参加公司组织召开的各类会议；负责组织各自的专业会议。第三章 管理内容与要求管理流程本办法依据的流程。 接待管理流程（见附件1）会议组织管理流程（见附件2）会议室使用管理流程（见附件3）接待管理接待分类。公司接待工作按不同接待对象分为对外接待和对内接待。对外接待：接待对象为天津市委、政府的各有关重要企事业单位、全国性社团组织等有关领导

3、；系统外企事业单位等有关领导。对内接待：保税区管委会、控股公司系统内各单位主要负责人、部门负责人及其他人员等。接待工作由办公室牵头负责，由相关部门和有关单位配合组织实施。办公室或对口接待部门应准确了解来宾姓名、职务、人数、来访目的、工作要求、往返时间以及行程安排等情况，明确接待需求和标准。办公室行政管理员接到接待任务后编制接待方案，对外接待工作需填写“接待审批单”（附件4），报办公室主任审核，由办公室主任明确接待标准、接待费用使用报公司领导审批。接待方案（参考格式见附件5）一般包括：（一）来宾及公司陪同人员名单；（二）日程安排；（三）迎接、送行和礼仪安排；（四）相关部门组织分工；（五） 会见、

4、会谈、汇报、考察的场所安排和环境布置；（六） 背景资料、汇报、交流等文件材料准备；（七） 宣传报道；（八） 餐饮服务；（九） 交通安排；（十） 着装、民族风俗习惯等有关要求；（十一） 应急预案；（十二） 联系人员。办公室行政管理员下发接待方案，相关部门和有关单位按照接待方案落实各项活动安排，做好接待工作协调。对于接待工作中临时出现的重要事项或紧急情况，要及时向负责协调的公司领导请示汇报，妥善处理。办公室主任指定专人做接待纪要，行政管理员做好资料归档工作。接待工作的要求接待工作要坚持“务实从简、厉行节约”的原则，反对奢侈浪费。加强对外接待工作策划，统筹安排对外接待工作，展示公司良好形象接待工作应

5、尽量减少陪同人员和随行人员。对外接待，由公司主要领导（或接待对口部门分管领导）和相关部门中层干部陪同，其他随行人员一般不超过3人。依据接待从俭原则，减少随行车辆。统筹安排、合理调配公司自有车辆资源，确保接待用车； 接待用餐要严格执行上级公司有关规定，用餐提倡自助餐；承担接待任务的部门和参与接待工作的人员，必须严格执行公司有关保密规定，加强接待文件的管理，切实做好接待保密工作，不得对外泄露接待任务中的保密信息。费用管理接待费用是指公司在接待工作中发生的会议费、住宿费、餐费、交通费等费用。接待费用实行预算管理。由财务经理牵头组织，公司各部门配合，于每年年底编制下年度接待费用预算。接待费用在公司预算

6、内统筹安排，按公司预算管理规定和相关程序履行审批，按批准预算额度控制使用。严格控制接待费用支出，不超标准接待，严禁计划外支出。由办公室组织的对外接待和对内接待费用由办公室负责在公司预算额度内结算；有牵头部门的对内接待，费用由接待工作牵头部门在项目或部门预算额度内结算。财务经理按照公司资金管理、预算管理相关制度及文件要求，加强对接待费用的预算管理，严格控制接待费用预算及考核。会议组织管理公司召开会议种类及时间总经理办公会：每月召开一次，一般在每月10日前；公司例会：根据实际情况召开；工作会议：每年1月份召开；业务专题会：根据需求随时召开；经营活动分析会；每半年召开一次；安全生产会议：每月召开一次

7、，一般在每月10日前；部门安全工作会：每月召开一次。会议组织流程会议计划召开前由会议承办部门提交会议申请。说明会议时间时间、地点、参加人数等情况；办公室主任审批后办公室行政管理员与会议承办部门确定会议方案并分配会议室；会议承办部门准备会议材料，并组织召开会议，会后由承办部门拟发会议纪要；承办部门将会议资料报办公室行政管理员备案并进行资料归档；会议室使用后由行政管理员检查使用情况。 会议纪律与会人员要根据会议通知提前安排工作，做好会议准备，准时到会。因故不能参加时应事先向会议主持人请假；如需别人代替或增加参会人员，必须征得会议主持人的同意。参会人员要保守会议秘密，不得泄露会议不同意见和观点。对需

8、要表决的议题，按照少数服从多数的原则，形成会议决议。会议决定的事项，由办公室或承办部门负责督办。第四章 检查与考核 本项工作由办公室负责解释并监督检查执行。办公室要加强对公务接待活动中铺张浪费、假公济私等违规违纪现象的查处。同时实行责任追究制度，对于情节严重、影响恶劣的，将严肃追究有关人员责任。办公室负责检查各部门会议室使用后的状况。发现有损坏现象，公司将给与责任人或部门相应的处罚。本项工作的检查与考核执行重点工作考核管理办法和月度配合工作考核管理办法。第五章 附 则 本办法由公司办公室管理并负责解释。 本办法自发布之日起开始实施。原“会议制度”同时废止。 附件: 接待管理流程图会议组织管理流程图会议室使用管理流程图接 待 审 批 单接 待 方 案附件一图1接待管理流程图附件二图2 会议组织管理流程附件三图3 会议室使用管理流程附件四接 待 审 批 单时 间年 月 日接待牵头部门主要来宾姓名单 位职 务接待级别对外：对内：人 数来访目的活动安排接待牵头部门负责人领导批示表1 接待审批单附件五接 待 方 案来 宾 一行人 数来访目的活动时间一、参加人员名单（来宾及公司参加人员）来宾单位参加人员 职务 职务天保电力有限公司参加人员 职务 职务二、日程安排月日 星期00：00 从出发00：00 到达00：00 有关安排三、会见、 会