家庭档案指南

1、家庭档案整理指南( 总 4 页)-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除 PAGE PAGE 5家庭档案整理指南从事社会工作的需要,也是家庭生活的需要,更是构建和谐社会的需要。为了使家庭建档工作顺利、有效、 规范地开展，特制定本指南。一、 定义其它各种形式和载体的历史记录。二、收集范围和要求个家庭生活所处的时间和空间不同，每个人所从事的职业不同，每个家庭所形成的档案内容与数量也就千差万别，各具特色。每个家庭应根据实际情况确定本家庭档案的收集范围，并注重各种材料的收集与积累，对有保存价值的文字、表册、票据、声像、实物等材料做

2、到及时收集。家庭档案的收集范围主要包括 ： 1家庭成员在社会活动中形成的材料。如：工作笔记、发表的论文、研究成果等材料；获得的各种荣誉界交往的名片、校友录、同学录、通讯录等材料。 2家庭生活中形成的材料。如：出生证、儿童成长记录、结婚证、户口簿等材料；家庭成员的体检表、综合材料；个人收藏的各类书画、古董等材料。 3家庭基本建设中形成的材料。如：建造、装潢房屋的合同、设计、施工、监理、质量检验、竣工图、验收、结算等材料；家用电器的说明书、用户手册、保修卡、发票等材料。 4家庭成员在经济活动中形成的材料。如：收入、支出项目，工资单、存折、基金、股票开户书及交易记录，投资合同、章程，各类保险凭据、借

3、据、契约、贵重物品发票等材料。 5家庭成员在其他活动中形成的具有保存价值的材料。三、保管期限四、归档整理办法规范。（一）分类次和类别，使家庭档案构成一套有机的体系。1分类原则选择分类方法要从家庭档案形成的特点和规律出发，既要符合实际，又要保持它们之间的内在联系。分类层次要清晰，类的概念要明确，相互间界限需分明，不能互相交叉或重合。分类的标准应一致，做法要统一，尽量避免前后互相矛盾。分类必须便于家庭档案的整理、保管和利用。2分类方法成果类、家庭建设类、当家理财类、医疗保健类、家庭历史类、综合类。类、照片类、录音（像）带类、光盘类、综合类。等，家庭中有多少成员就设多少类，外加综合类。3分类方案10

4、等；家谱、家史、自传、简历、日记、读书笔记、心得体会等；各种教育考试的成绩单等。请柬，家庭成员与社会各界交往的重要名片，校友录、同学录、通讯录等。照、会员证、借书证、职称资格证书、聘书、独生子女证等。基建设备类：包括家庭建房、装潢的合同、施工图、施工记录、原材料合格证、竣工图、水电气管线票等材料。健康类：包括体检表、病历、诊断书、化验单、心电图、X家用药方、饮食禁忌、烹调技术、营养知识等。荣誉类：包括获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌、实物，家庭成员的优秀事迹材料等。票等。纪念品等。照片（音像）形成的照片、音像资料。作品（收藏）作品、出版的专着文集、邮票、古币及其它各类艺术品收藏等。品（收藏）类材

5、料较多，可在作品（收藏）类下再设书画、瓷器、邮票等类，其他依次类推。反之，家庭档案材料较少的，可适当合并一些相近的大类，如把社会交往类并入综合类等。（二）整理家庭档案以“件”为单位进行归档整理。 1确定“件”的概念。一般一份材料装订在一起为一“件”。如一份购房合同为一“件”，一幅书画作所有材料为一“件”，一次旅游所有材料为一“件”。 2编号。在分类方案的最低一级类目内按归档材料形成时间顺序从“1”开始编制归档件号。如只设 10 类的，则在每个大类内按归档材料的形成时间顺序编制归档件号。制归档件号，也就是书画类编制一个归档流水号，瓷器类编制一个归档流水号。各家庭可根据实际情况选用不同方法在归档材

6、料上编制归档件号。 盖归档章形式。档号章式样：类别名称综合类类别名称综合类件号1单位为“”。类别名称：填写分类方案最低一级类目；件号：按归档材料形成时间顺序从“1”用黑色水笔或钢笔在归档章的类别名称和件号栏中标注。对于一些需保持原貌的归档材料可用铅笔直接在材料上注明类别名称和件号。原则，如奖牌证书可粘贴在背后或底部等。装盒入同一盒中，并在每个档案盒内放置备考表，填写对这一盒家庭档案需作的补充说明，如无补充说明的可不填写。对于不能装盒的家庭档案可采取其他形式妥善保管。盒脊填写档案盒背脊：有“家庭代号、年度、类别、起止件号、盒号”五个栏目。个家庭成员的代号（有几个家庭成员，就有几个家庭代号）。年度

7、：真写盒内存放材形成的起止年份。在“类别”栏填写荣誉类、证件类。设置二级类目，如作品（收藏）类设置二级类目书画、瓷器的，在整理书画类时填写“作品（收藏）书画类”，整理瓷器类时填写“作品（收藏）瓷器类”。301-101-10”，第二11-25“11-25”，26-30“26-30”盒号：所有装盒的档案编大流水号。（三）编目“件号”：填写该类内归档材料的排列顺序号。“备注”：填写每份家庭档案材料的补充说明。归档目录一般编制二份，一份装订成册用于日常检索，一份放置在档案盒内便于日常家庭档案的管理。一些特殊的家庭档案如书画、藏品等可根据实际需要确定归档目录的项目，使归档目录能完整、准确地反映这些家庭档

8、案的信息。的项目在着录时可采取一些特殊符号表示不同的内容（相当于加密），并且将归档目录单独存放以确保安全、保密。五、家庭档案的数字化对有条件的家庭，建议对家庭档案实施数字化管理。 1已数字化的归档材料应加强收集，确保归档材料的准确性、完整性。如在计算机上形成的文本、表 形成的电子文件等。2未数字化的归档材料应通过各种途径进行数字化。纸质档案一般通过扫描的形式进行数字化，扫描色300DPI，文件格式为“PDF”式，如传统照片、一些重要的凭据等。奖状、奖牌、书画、玉器等一些实物档案一般采取数码相机拍摄的方法进行数字化，分辨率、储存格式等指标可根据实际需要自行设定。 3对数字化后形成的电子文件进行命

9、名，按归档材料题名对电子文件进行命名。如一份房屋装修合同， 则数字化后的电子文件名称为“房屋装修合同”。 4实施家庭档案数字化管理。利用电子表格或数据库软件建立家庭档案电子归档目录，将已命名的电子 文件拷贝至专用的目录夹内与电子归档目录进行挂接，以提供日常的检索利用。另外，把电子归档目录和已命名的电子文件制作成光盘进行归档保存六、家庭档案的保管 1整理好的家庭档案按类别顺序依次排列，同类别的按盒号顺序依次排列，放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、贵重的家庭档案可单独存放。 2家庭应妥善保管家庭档案，注意防火、防潮、防虫、防光、防尘等。七、家庭档案的利用 1涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用，保密、珍贵的家庭档案应严格限制利用。不得侵犯他人的合法权益。附：姓名联系电话姓名联系电话家庭住址家庭档案类别及数量（件、卷、册）类（件、卷、册）综合类社会交往类证件类基本建设类设备 健康 荣誉 理财 旅游类类类类类照片类收藏家庭档案内容