公司档案管理学习办法

1、构想新奇，质量一流，合适各个领域，望君采用，感谢！公司档案管理方法一、总则（一）为规范公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，充散发挥档案在公司经营管理中的作用，保护公司利益，防备重要文件、资料的丢失，特制定本方法。（二）本方法是依照中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实行方法及公司档案管理规定（档发20025号）和国有公司文件资料归档方法（档发20044号）有关规定，并联合公司实质工作拟订。（三）方法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物质采买、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保留价值的文字资料、图表、图片、声像资料等不一样形式的历史记录

2、。（四）公司档案的形成、累积、整理和归档工作要列入各种经营管理程序中，列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。关于公司其余管理制度中有对某类档案规定履行细则的，依照细则办理。（五）公司档案工作推行分级负责、分类管理的原则。各部门装备专职的档案管理工作人员，明确岗位责任，推行岗位责任制，并保持档案管理人员的相对稳固。档案管理人员应该忠于职责，恪守纪律，具备相应的专业知识和业务能力。二、档案分类（一）归档文件资料的根源1、公司及公司各部下机构或职能部门形成的文件资料；2、外来的（包含上司、下级和同级）对本单位有必定保留价值的文件；3、以公司资质中标项目的完工查收资料；（二）公司档案分类公

3、司档案依照文件形式可分为文字记录、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；依照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等；依照记述内容的不1构想新奇，质量一流，合适各个领域，望君采用，感谢！同可区分为六类，分别是：公司管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。1、公司管理档案：1）公司章程及公司赞同建立文件等；2）公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等；3）公司董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定等；4）国家有关单位或上司单位公布的有关法例、指示、决定、决策、通知等；5）公司合同及其余法律事务资料；6）公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等；7）

4、公司安全管理资料；8）公司获取的荣誉证书、奖状、奖杯等；2、党群工作档案：1）国家有关单位或上司党委、纪检督查部门、团委、工会公布的有关法例、指示、决定、决策、通知等；2）公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等；3）公司党支部、团支部、工会的年度总结、工作计划、统计报表、宣传资料等；4）党员、团员的教育、培训资料；5）党费、团费、工会会费的缴存、使用管理资料。3、行政办公档案：1）公司规章制度及反应工作流程的请示、报告、表单等；2）公司（发、收）文件、信件等；3）公司固定财产帐簿、物件管理台帐、房子产权及车辆证照等；4）公司印章台帐。4、人力资源档案：1）劳动合同、协议；2）职

5、工档案；3）职工任、撤职通知和赏罚通告；4）职工薪资表及绩效查核记录；2构想新奇，质量一流，合适各个领域，望君采用，感谢！5）职工社保、公积金资料；6）职工培训资料；7）职工评比和职称申报资料；8）人力资源情报资料。5、财务会计档案：1）财务账簿；2）财务报表；3）验资报告、审计报告、评估报告；4）融资、贷款资料。6、项目管理档案：1）项目招招标资料；2）项目合同资料；3）项目勘探、设计资料；4）项目完工查收资料；5）项目各阶段在进度、质量、成本等过程管理中产生的文件；6）项目在展开过程中获得的有关业务资料；7）项目报奖、获奖资料。（三）档案级别区分公司各种档案依据档案文件的性质、重要性、档案

6、种类及常用程度区分为二个等级：一般类和加密类。1、加密类：董事（股东）会会议文件，含职工个人收入信息或其余属个人隐私信息的文件，财务管理档案。2、一般类：除此以外的其余文档。三、管理机构与职责（一）管理机构：公司档案工作推行分类管理的原则，公司管理部负责公司公司管理档案和项目管理档案的管理工作，总经理办公室负责党群管理档案、行政办公档案和人力资源档案的管理工作，财务部负责财务管理档案的管理工作。（二）岗位职责：3构想新奇，质量一流，合适各个领域，望君采用，感谢！1、公司管理部、总经理办公室和财务部需设置档案室（柜）及专职档案管理员。专职档案管理员的详细职责为：1）负责各种档案的采集、整理、分类

7、、判定、保留、统计、立卷归档等；2）负责各种档案管理详细业务标准的制定；3）负责各种档案供给利用服务；4）负责编制档案检索工具，依据各种档案的特色成立相应的档案数据库，为利用计算机检索创建条件；5）严格履行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。2、其余部门的部门行政助理为部门的兼职档案管理员，负责部门所经手公司档案的采集、整理、移交及部门内部档案的管理工作。3、专兼职档案管理员应保持相对稳固，调换工作时，须对档案装具、设施和档案库藏进行盘点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。四、归档管理（一）归档时间1、项目管理档案于项目完工查收达成后一个月内由各项目管理员一致整理

8、后有序归档；分年度实行的项目可依据进度分阶段归档或单项归档。2、公司各部门、机构在各项管理工作中所产生的文件资料，依据其重要程度及实质需要，由其负责人判定后须随时归档；零星的文件资料可采纳各部门平常累积，每半年一次依照各种档案的管理细则进行整理并移交档案管理部门。3、公司职工出门参加公事活动获得的文件资料应在活动结束后实时归档。4、公司自用采买的设施仪器，在达成开箱查收或安装调试后由采买部门向总经办移交资料归档。5、财务管理档案在会计年度结束后，由财务部整理归档，一致集中管理。6、人力资源档案在职工辞职手续办理完成后的一个月内由总经办归档。7、声像、实物档案，在产生后实时归档。8、凡能电子化的

9、档案，电子文件一定随其对应的资料一起归档。（二）归档要求4构想新奇，质量一流，合适各个领域，望君采用，感谢！1、档案质量总的要求是：依照文件的形成规律和特色，保持文件之间的有机联系，差别不一样的价值，便于保留和利用。2、归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐备完好。若有遗漏、缺失，档案管理员应立刻追查纳入或退回经办部门补办。与本案没关的文档资料或不该随案归档的文件资料，档案管理员应立刻退回经办部门。3、归档文件、资料的密级、保留限期区分须正确，分类清楚、归类正确、组卷合理、编目清楚。4、在归档的文件资猜中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开。5、

10、电子档案应刻盘保留，必需时将纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢掉。6、档案文件资料应差别不一样状况进行摆列，密不行分的文件资料应依序摆列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特色，应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。7、不一样年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。8、各种文件归档一般一式一份，比较重要的和利用屡次的要合适增添归档份数。9、模卷封面，应逐项按规定用钢笔或署名笔书写，笔迹要工整、清楚。（三）档案编号1、公司档案编号由2位“公司代号”，2位“档

11、案分类号”，2位“档案属类号”、4位“年代号”及3位“模卷次序号”五部分构成。公司代号与档案代号用“/”分开，各级属类代号、年代号与模卷次序号之间用“”分开。格式以下：XX/XXXXXXXXXXX次序号年代号5构想新奇，质量一流，合适各个领域，望君采用，感谢！属号分号公司代号2、“XX”公司代号，即“XXXXXXXXXXXXXXX”英文名称的写。3、档案分号共6个，即“企管理BM”、“党群工作PU”、“行政公AM”、“人力源HR”、“会FA”、“目管理PM”，每个档案分号下又若干档案属号，及“01、02、”（附件一“档案分号表”）。4、档案分号代字及其属号代表数字一确立，不可以随意改正，如确有

12、改正必需，具新旧档案分号照表，免得混杂。5、档案分各号内留若干空档，以未来大或增繁，随增之用。6、案件如系新案，依据“档案分号表”明案件所属及其卷次、目次，序列档号。五、借阅管理（一）借档案要真行档案管理法和保密制度的定，保证公司机密不外泄，档案借期的保密与安全事宜由借人。（二）公司股、理有各档案料，其余人有其范内的档案料，超范档案理批。（三）因工作需要，档案料，必填写档案使用登表（附件二），写明人身份、目的及文件，方可。加密或其余受限档案料，需填写档案借申（附件三），档案主管部人字赞同后方可在档案管理人的控范内。（四）公司档案料一般状况下公司内部人使用。如外位、个人档案，必持位介信、工作或个

13、人身份明，理赞同，理登手后，方可在档案管理人的控范内。（五）复印档案料需填写档案使用登表，加密或其余受限档案料由档案管理部人字赞同后方可复印。6构想新奇，质量一流，合适各个领域，望君采用，感谢！（六）档案资料原则上不予借出，若有特别状况需携带出门时，需填写档案使用登记表，写明意图，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人署名赞同后方可外借。密级档案须经公司领导赞同后方可外借。（七）借出档案应在5日内送还，如需延伸借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应实时催还，未办理续借手续而愈期不送还者，要予以通告责备或追查其有关责任。（八）借阅档案的人员，要爱惜档案，禁止擅自摘录、翻印和随意转借，

14、禁止圈注和涂改，禁止污损和拆卷，禁止泄密。如发生上述状况要追查借阅人的责任。（九）借出的资料，因保留不善破坏或丢掉的，由借阅人负责实时追查，重要档案破坏或丢掉要实时报告公司有关领导，如系人为造成，公司将追查有关人员的责任。（十）借出的资料使用完成，要实时送还档案管理部门。档案管理人员对档案进行详尽检查，保证资料齐备、完好，并在档案使用登记表上填写送还时间并由借阅人署名确认，查收无误，实时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、丢失等问题要实时报告。六、档案保留（一）保留限期公司档案除财务管理档案（财务管理档案依照会计档案管理方法（财会字199832号）有关规定履行）外，保留限期分为永远、长久、短期三种

15、，此中长久为20年，短期为10年。凡是反应本公司主要职能活动的，对本公司有长久利用价值的档案，应为永远保留；凡是反应本公司一般工作活动，在较长久内对本公司工作查考有益用价值的各样资料，为长久保留；凡是在较短时间内，对本公司有查考利用价值的资料，为短期保留。凡是介于两种保留限期之间的档案，其保留限期一律从长。1、永远保留：公司章程，董事（股东）会议文件，营业执照、税务登记、资质证书，固定财产帐簿、房子产权证照、车辆证照，公司印章，公司规章制度，公司获取的荣誉，公司大事记、简介、重要活动的照片、录音、录像资料等及其余判定需永远保留的文档。2、长久保留（20年）：公司合同，人力资源文档，项目招招标文

16、件，项目完工7构想新奇，质量一流，合适各个领域，望君采用，感谢！查收资料。3、短期保留（10年）：除此以外的其余文档。（二）保留要求1、接收档案一定仔细查收，并办理接交锋续。2、寄存档案一定有专用柜、架，并一致编号，排架方法要科学和便于查找。3、要仔细办理档案查阅、借阅登记手续，模卷送还后要实时放回原处。4、要按期进行档案室的清理查对工作，做到目录、文档符合，对损坏或载体变质的档案，要实时进行修理和复制；档案因移交，作废、丢失等注销时，要查明原由，保留依照。5、档案室或寄存档案的办公室内禁止烟火，并仔细落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”举措。6、保持档案室或寄

17、存档案办公室的内洁净，按期进行全面打扫。7、每年按期对档案进行一次全面检查，掌握档案保留状况，为改良管理累积资料。七、档案销毁（一）档案员应随时保护档案洁净，以防虫蛀腐败。每年年末进行按期清理，对于已到保留限期的档案，申报销毁。（二）申报销毁各种档案前，须先经过档案价值判定；关于无保留价值和保留期满不须持续保留的档案，应予以销毁。（三）销毁时须填写档案销毁清册（详见附件四），经档案管理员、档案主管部门负责人审查、分管领导和总经理赞同后，方可进行销毁。（四）关于待销毁档案需加盖“报废”章，并在指准时间、指定地区内由档案员销毁，专人督查。销毁达成后，监毁人需在清单上署名确认。（五）档案销毁清册需归

18、档，并永远保留。（六）禁止将销毁档案转做其余用途。8构想新奇，质量一流，合适各个领域，望君采用，感谢！附件一：档案分类编号表档案分类号档案内容档案属类号备注（1）公司章程及公司赞同建立文件等01（2）公司营业执照、税务登记、资质证02书、代码证等（3）公司董事（股东）会会议文件、指03示、通知、决定等（4）国家有关单位或上司单位公布的有04关法例、指示、决定、决策、通知等公司管理档案（5）公司合同及其余法律事务资料05（6）公司发展规划、工作计划、统计报BM06表，年度总结等（7）公司安全管理资料07（8）公司获取的荣誉证书、奖状、奖杯08等（9）公司简介、大事记、宣传册、内部09刊物、照片、

19、录音、录像等（10）图书、杂志、报纸、情报资料等10图书、杂志按图书分类目录编排（1）国家有关单位或上司党委、纪检监察部门、团委、工会公布的有关法例、01指示、决定、决策、通知等（2）公司党支部、团支部、工会的会议02文件、指示、通知、决定等党群工作档案（3）公司党支部、团支部、工会的年度PU总结、工作计划、统计报表、宣传资料03等（4）党员、团员的教育、培训资料04（5）党费、团费、工会会费的缴存、使05用管理资料（1）公司规章制度及反应工作流程的请01示、报告、表单等行政办公档案（2）公司（发、收）文件、信件等02AM（3）公司固定财产帐簿、物件管理台帐、03房子产权及车辆证照等（4）公司印章台帐04（1）劳动合同、协议01人力资源档案