时间管理(定稿)

1、科学时间管理的艺术长歌行青青园中葵，朝露待日晞。阳春布德泽，万物生光辉。常恐秋节至，焜黄华叶衰。 百川东到海，何时复西归？ 少壮不努力，老大徒伤悲。 每周168个小时33%13%54%56小时睡眠 21 小时在吃饭和休息 91 个小时,由你来决定做什么 ?管理时间是一项重要的技巧。它使你能控制生活，善用时间，朝自己目标的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向，不至于忙、盲、茫。人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。目 录了解时间管理的现状一认识时间管理二时间管理的陷阱三有效时间管理的原则四如何做

2、好个人时间管理五一、了解时间管理的现状一百年前，你不是我，我不是你。一百年后，没有你，也没有我。时间像小马车鲁迅为何不爱吃鱼？看了一篇文章，说鲁迅很少吃鱼。为什么呢？不是因为没钱买，是因为他认为吃鱼要找刺，太浪费时间了。经常写作到凌晨，也就几样家常菜，既不浪费时间，又节约。一天只睡三四个小时。衣服穿旧了，有洞了，还是舍不得丢，补上补丁，继续穿。抽烟是草烟卷，得了好烟舍不得抽，要同朋友分享。头发长了，总是没时间理。 还记得去年培训时的那一组数据吗？如果你能活到100岁？ 就是3.65万天； 就是87.6万小时 就是5256万分钟； 就是31亿5360万秒。请你计算一下：你已经用掉了多少？还剩多少

3、？一组关于生命的数据你的时间价值几何?请算一笔账你的时间价值每天/每小时/每分钟?元年收入万元年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83时间的测量单位是金钱：一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴 美国著名时间管理专家尤金.葛利斯曼曾对数百人提出过：“要是你今天就去世，你最后悔的是什么？”一、了解时间管理的现状死神的账单 你的答案是？“我后悔当初没有好好读书！”“没有好好约束自己！”“没有好好把握好多次机会！”“没有花更多的时间与

4、家人相处！”一、了解时间管理的现状时间就是这样消失的1电话干扰；会议没有计划和控制；上司召见太随意；下属不断请示汇报；不放心下属工作，于是帮下属做事；事必亲躬；工作没有程序。2做事没有主次和轻重缓急，眉毛胡子一把抓；不知道如何说“不”；把喜欢和熟悉的事做过头，对棘手的事一拖再拖，缺乏勇气；不授权，下属闲，自己忙。二、认识时间管理客观公正无法取代无法储存不可逆转毫无弹性时间特性1、时间的独特属性管理者的时间往往属于别人，不属于自己。管理者往往被迫忙于“日常运作”，除非我们敢于采取行动改变周围的一切。2、管理人员的时间特性 “有效的管理者并不是一开始就着手工作，他们往往会从时间安排上着手。他们并不

5、以计划为起点，认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。” 彼得德鲁克卓有成效管理者时间的流逝是管不住的。“子在川上曰：逝者如斯夫！”但我们可以管理时间的用法，有选择的运用我们的时间。3、时间是可以管理的 4.1 时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。 4.2 时间管理的对象不是“时间”，而是面对时间而进行的“自我管理”。 4.3 【时间的浪费】：对目标毫无贡献的时间消耗。 4.4 【自我管理】：订立目标，妥善计划，分配时间，权衡轻重，权力下放，自我约束，持之以恒。 时间管理最根本的要素是“事件”。 赢得时间，就可以赢得一切。因为时间管理的关键就是事情的控制，如果能够把事情

6、控制得很好，就能够赢得时间。因为时间就是生命的本身，连自己生命本身都管理不好，还能管理些什么呢?4、如何管理时间 不能管理时间的人，就不能够管理一切。 彼得杜拉克时间的划分1工作或学习时间 时间用在工作，或用在学习上，称为工作或者学习时间，它是为了谋生以及充实生活。 学习是谋生前的准备，或者是工作时的进修，也是为了充实生活。工作并不是你生命的全部，活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。学习的重要性与日俱增，每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。2休闲时间 休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。人生就像马拉松比赛一样，你别一开始就猛冲，浪费甚至透支了你的体力，要懂得放松，要养成一种

7、良好的睡眠、休闲以及运动的习惯，才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。3家庭时间 家庭是你休息最佳的避风港，只有家人与你没有所谓的利害关系。你要跟家人真心地相处，不要到了需要时你时才回家，你才懂得去珍惜亲情。4个人时间 个人时间是用来修身养性、充实自我的，是完全属于个人独自享受的时间。个人时间就是自己跟自己约会的那种时间。每个人不论是求学还是工作，甚至在家中，都有一种不允许被侵犯的个人时间，利用这些时间人们可以充实自己。5思考时间 思考时间就是思考未来的时间。思考时间可着重用在计划自己未来的发展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正确，是不是值得等。思考如何再改进，如何再调整，如何让自己变得

8、更好，而不必特别为了什么目的思考，可以天马行空地去想象，可以胡思乱想，如果发现了一些好的想法，或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。时间的运用1大块时间 你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情，大块的时间至少需要两个小时。其实也可以分散地安排大块时间，这样安排时间你便会觉得身心愉快，且会产生一种成就感。2首要时间 一日之计在于晨。首要时间与大块时间接近，它指每天早晨的那段时间。有人把早晨的时间用来进修，有人把早晨的时间用来运动，有人把早晨的时间用来做一些重要的思考，因人而异。3零碎时间 零碎时间看起来好像不太重要，但是这种时间如果能够把它积少成多，化零为整，把那些小块时间充分利用起来

9、，以很少的时间来做一些小事，坚持下来，也是非常可观的。零碎时间称为时间的存储器。4固定时间 如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好，把它固定下来，就称为固定时间。5安静时间 读书也好，工作也好，是否能够专心有效，环境的因素是很大的，不少办公室都感觉到非常吵闹，工作经常受到干扰，这时可以由大家互相来约定，安排一段安静的时间。6弹性时间 每一项工作都需要时间，最好是留有弹性，即预估的时间应该稍微宽裕些。可以在两三项工作之后，安排一个弹性时间，来弥补以前还没有做完的事情，或者说是留作被干扰以后的调节时间。弹性时间不能够太长，10分钟甚至20分钟是比较适当的。7交通时间 一般人对交通时间都是用两个字

10、来形容：抱怨，特别是居住在大城市或者都市里的人。 所以要工作有效率，就要学习如何去缩短或利用你的交通时间，例如早点出门，晚点回家，选择走哪条路线，坐车的时候你还可以思考一些问题，可以听听音乐，看看书，充实自己。效果效率确定的期待结果（目标）以最小的代价或花费获得最佳的期待结果（收益）以最小的代价或花费获得结果（速度）效能 时间管理的目的：就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能。5、时间管理的目的三、时间管理的陷阱没时间做计划。工作是程序化和工作化，根本没有必要做计划。计划常常被打断。不喜欢被计划束缚，我喜欢天马行空。“船到桥头自然直，管他呢”1.猪八戒踩西瓜皮：滑

11、到哪里是哪里接受要求比拒绝更容易。拒绝要求会触怒要求人，从而导致要求人的报复。我想做一个广受爱戴的人好好先生。我不懂得如何拒绝，拒绝对我来说好难。2.不好意思拒绝别人帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。3.反正时间还早：拖延请自测一下你的拖延指数没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。电话干扰。QQ干扰。4.不速之客如何对付不速之客？突然有人来造访你，“只借用你一分钟时间可以吗？”只占用你一分钟时间，这绝不表示你会只花一分钟的时间解

12、决问题。应对这种情况可以有以下几个解决方法。（1）延后处理 遇到不速之客干扰时，如果需要可以另外安排谈话的时间，即延后处理。你可以说：“对不起，我们改天或者什么时候再来讨论这件事情。”你可以当场把约定的谈话时间记在记事本上，表示你会守信用。（2）把访客转交给别人 经常是访客来找到你，明明不是你的事情，那你可以转交给别人来处理。如果可能，鼓励部属自己去寻找答案，或寻求找其他的同事帮助。（3）另外安排时间 可以另外安排时间，重新安排与不速之客见面的时间。要定一个时间上限，这样你可先安排好多次谈话的时间，访客在你结束见面之前也才不会感到意外，如果你对谈话的时间没有把握的话，绝对不要因为迟疑而不敢发问

13、。 为满足无聊的愿望而开会 有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开。这一类的会议其实与交际或聊天，并没有多大差别。 为符合惯例或传统作风而开会 有些会议是因“历来都利用星期五下午那段时间开会”而召开。这就是一般所谓的“例会”。例会召开与议案有时无关，因为它基本上是一种为开会而召开的会议! 为攀比而开会 有些会议是因“总裁办每星期都举行一次会议，咱们业务部又岂能落后”而召开。这一类会议在目的不是为处理实际问题。 为表功而开会 有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒”而召开。这一类会议被当作取得上司信任与好感的手段。 5.会议病会议病的表现为推却

14、责任而开会 有些会议是因“没有勇气让我单独承担全部的责任”而召开。这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所惯用的伎俩。 为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会 有些会议是因“我不想让少数人太难堪”而召开。例如某位管理者在他所管理的15位部属之中，有两位经常迟到早退。他于是召集会议，在全体部属面前重申准时上下班的要求，希望借此警告那两位不守时的部属。但是那两位部属因见其他同事在场而产生一种错觉，以为其他同事不守时的恶习与自己不相上下，因此对自己的过失不太介意。至于其他守时的13位同事，则可能因无辜受责备而士气低沉。因此，这一类会议除了平白浪费了16个人的时间与引起13个人士气低沉之外，将无实

15、际效果可言。 不需要开会的情况已经按惯例开过的会议；没有要讨论的特别事情；还有比开会更好的方法；预算出的会议成本太大；决策者已经决定的事情。一定要开会的情况把信息同时传递给很多人；需要别人参与以集思广益；需要听取各部门工作汇报；需要当众表扬或批评时候；给小组或部门分配任务时。高效会议的时间分配会前准备工作会中主持记录会后跟进落实60%30%10%你会开会吗？一、会前准备：1、会议目标的设定；2、与会者的选择；3、会议时间的选择；4、会议地点的选择；5、会议场地的布置；6、议程的指定；7、会议通知的派发；8、准备会务用品。你会开会吗？二、会中：1、主持是关键（把控全局）。2、记录：会议记录要求准

16、确记录会议活动。非正式会议记录应简洁明了，而正式会议记录则要求更详细些。 你会开会吗？三、会后：印发会议简报和快报。 印发会议纪要和会议决定事项通知。 签收会议文件（增强约束力）。 跟踪会议决策事项的进度。 总结会议工作。呆在舒适区，不敢挑战自己惰性。犹豫的个性。半途而废的工作习惯（要一次就把事情做好）。个人的喜好。6.文件满桌病担心下属犯错。没有安全感，只相信自己。不愿意放弃得心应手的工作。找不到可以授权的下属（没有培养下属的习惯）。7.事必躬亲四、 有效的时间管理原则（1）有效计划。（2）优先管理。（3）80/20原则。有效时间管理三原则确立目标；寻求达到目标的各种方案；选择最佳方案；将最

17、佳方案转化为每周、每日的工作事项；列出每周、每日的工作次序并具体执行；定期检查目标可行性程度，根据实际情况完善计划。“凡事预则立，不预则废。” 礼记中庸(1) 成功在开始有效计划为什么有人忙忙碌碌却做不出成绩,享受不到成功的喜悦？为什么有的人悠闲自在却能在关键时刻做出几件“漂亮”事，令人刮目相看，得到领导的赏识？(2) 选择重点优先管理 能否搞好时间管理，取决于你的人生态度，取决于你对事件的取舍。一般人员做事的次序(1)先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。(2)先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。(3)先做容易做的事，然后再做难做的事。(4)先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大

18、量时间才能做好的事。(5)先处理资料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事。(6)先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。(7)先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。(8)先做别人的事，然后再做自己的事。(9)先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。(10)先做有趣的事，然后再做枯燥的事。(11)先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。(12)先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。(13)先做已发生的事，后做未发生的事。 时间矩阵图长期规划发现问题与预防人际关系建立等

19、自我表现培养与提高危机急迫的问题有期限压力的计划繁琐的工作某些信件、电话浪费时间之事有趣的活动不速之客某些电话、会议信件与报告必要而不重要的事等重要不重要不紧急 紧 急重要的事：对个人工作、生活（目标）会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带来麻烦的事情。 紧迫的事情不一定是重要的事情。Diarize（定出做的时间）变为 Do it latter（等会儿做）Do it now！（马上就做）Delegate授权别人去做Dont do it！（别去做了）重要不重要不紧急 紧急4D原则永远只做最重要的事情！1只做重要而且是必要的事情 在生活中，不管是工作、学习、人际关系等，你只做重要而且

20、是必要的事情。 作为一名职业经理人，他的工作大部分时间是用在规划、组织、用人、指导、控制上。 作为一名销售经理，他的工作可能就是把产品的知识传授给属下，统计整个单位的业绩，走访一些重要的顾客，把下级的一些意见反映给上级等。 作为一个销售人员，他的优先顺序就是打电话约见客户，然后准备销售的工具以及材料，到客户那去，向客户介绍产品，最后签订定单。 所以每一个人，因为他工作的角色不同，只做重要及必要的事情。2每一次只集中精力做一件事 不要三心二意，小猫钓鱼； 不要猴子下山，一无所获。 专注才能水滴石穿，绳锯木断！投入时间的80%(“次要的多数”问题)投入时间的20%(“重要的少数”问题)产出的20%

21、产出的80%造成(3) 如何分出轻重80/20原则五、如何做好个人时间管理1. 个人时间管理的方法2. 个人时间管理的工具时间就像海绵里的水，只要肯挤，总是会有的！ 鲁迅（1）个人时间规划。（2）个人5S管理。（3）学会拒绝与放弃。（4）学会学习。（5）改变心态。（6）改变习惯。（7）排除干扰。1、个人时间管理的方法 根据个人的实际情况，做好书面的、可衡量的长期时间规划。使命宣言角色目标 将长期时间规划层层分解，规划到每年、每月、每周、每天的工作与任务。角色目标行 事 历授 权计划 这样可做好个人时间规划，实现人生价值的最大化（1）个人时间规划人生目标管理生命计划五年计划年度计划季度计划月计划

22、周计划分解日计划行动年度工作结果季度工作结果月工作结果周工作结果日工作结果检验结果调整人生潜能金字塔节约时间保持桌面整洁。按项目分类。把主要的任务放手边。电话伸手可及。记录你要做的事项。清理掉可有可无的资料。 杂乱的办公环境将浪费我们许多时间！（2）个人的5S管理学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。授权或分派出这些活动，节约自己的时间。不要事事求完美，讲求工作速度。将它们合并汇总，集中时间处理。拿钱买时间（书籍、报告、培训等）。学会说NO，不要太好面子，一个不会说NO的人一生将会很痛苦。 （3）学会拒绝与放弃做正确的事比正确的做事更重要！为什么拒绝很重要？“拒绝接受请求”的重要性在于： 第一、

23、“拒绝”是一种“量力”的表现。有些请求若由他人承受可能比你自己承受更为恰当。 第二、拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。 学会拒绝的艺术（9项技巧）(1)要耐心倾听请求者所提出的要求。即令你在他述说的半途中即已知道非加以拒绝不可，你都必须凝神听完他的话语。这样做，为的是确切地了解请求的内涵，以及表示对请求者的尊重。(2)如你无法当场决定接受或拒绝请求，则要明白地告诉请求者你仍要考虑，并确切地指出你所需要的考虑时间，以消除对方误以为你是在以考虑作挡箭牌。(3)拒绝接受请求的时候，应显示你对请求者的请求已给予庄重的考虑，并显示你已充分了解到这种请求对请求者的重要性。(4)拒绝接受请求时，你在表

24、情上应和颜悦色。最好多谢请求者能想到你，并略表歉意。切忌过份地表达歉意，以免令对方以为你不够诚挚因为你如果真的感到那样严重的过意不去，那么你将会设法接受他的请求而不会加以拒绝。 学会拒绝的艺术（9项技巧）(5)拒绝接受请求时，你除了应显露和颜悦色的表情外，仍应显露坚定的态度。这即是说，不要被请求者说服而打消或修正拒绝的初衷。(6)拒绝接受请求者，你最好能对请求者指出拒绝的理由。这样做，将有助于维持你跟请求者的原有的关系。但这并不意味着对所有的请求拒绝都必须附以理由。有时不申诉理由反而会显得真诚。例如你偶而对频频请求的人和颜悦色地说：“真抱歉，这一次我将无法效力，希望你不介意!”，相信不致于产生

25、不良的后果。但是一旦你附以拒绝的理由，则只须重复拒绝，而不应与之争辩。(7)要令请求者了解，你所拒绝的是他的请求，而不是他本身。这即是说，你的拒绝是对事而不对人的。(8)拒绝接受请求之后，如有可能你应为请求者提供处理其请托事项的其它可行途径。(9)切忌通过第三者拒绝某一个人的请求，因为一旦这么做，不仅足以显示你的懦弱，而且在请求者心目中会认为你不够诚挚。 你如何读书？根据80/20原则，一本书最重要的部分是目录，其次是简介和推荐语，再找感兴趣的内容看。熟能生巧，巧能生精书越读越薄。温故而知新，触类旁通，学而时习之。参加一些学术会议或沙龙组织，迅速接近某一学科的前沿，进而超越。 学习型组织（4）

26、学会学习一张一弛，文武之道；辛勤工作和享受人生统一；工作赚钱和消费花钱统一；个人利益和团队利益统一；团队利益和社会利益统一；和谐社会，和谐工作，和谐生活，和谐的人（5）改变心态(1)改变不好的习惯和中性的习惯，走出舒适区。 列出改变习惯的计划； 写出需要改变的习惯； 列出改变习惯的方式； 写出量化的结果。(2)创造一个改变习惯的环境。(3)坚持。（6）改变习惯改变习惯的计划表（作业）需要改变的习惯习惯存在的问题改变习惯的理由改变习惯的目标目标的量化说明：1、选出需要改变的三个习惯，列举出习惯存在的问题、改变的理由、改变的目标，并把要改变的目标量化；2、此表适合于个人填写。来自上司的干扰： 对策

27、：有自己的时间计划，让上司知道你的工作及目标。来自同事的干扰： 对策：和他人约定一定时间内不沟通。 如财务系统的报销由应变到制变。来自下属的干扰： 对策：集中时间处理琐碎的事情， 做事情分清楚轻重缓急。（7）排除干扰 “己所不欲，勿施于人”我们既要珍惜自己的时间，又要尊重他人的时间，特别是领导干部。（浪费别人的时间等于谋财害命！）浪费他人时间主要表现在：任意侵害和占用下属时间。开会迟到。屁股太沉，坐下就不肯站起来。因交代不明，让下属做无用功。没有预约的突然到访。把不紧急的事项当紧急事项让下属做。没有任何对策和答案的汇报工作。让一些无关的人参加会议。（7）排除干扰（续）2、个人时间管理的工具 工作日志系统的应用 利用工作日志，管理个人日、周、月的工作计划。 月工作计划在上月的25