常见劳动争议风险防范证据管理

1、常有劳动争议风险防范之凭据管理据统计，2008年全国劳动争议立案受理案件136。3万件，企业败诉率为87%，其中因劳动瓜葛凭据不足以致案件败诉率达60.在各种争议中，相关事实劳动关系、劳动酬金及结束劳动关系成为最主要的争议。企业如何做好凭据管理,有效预防劳动争议，是摆在企业管理者眼前的重要课题。本文结合劳动争议适用的凭据规则，从凭据管理角度系统解析了企业如何预防事实劳动关系、劳动酬金及结束劳动关系的争议风险.一、事实劳动关系争议与凭据管理事实劳动关系是指没有按法律规定签校订式书面合同而形成的劳动关系。一旦形成，企业将面对支付两倍薪水的补偿风险；事实劳动关系满一年的签署无固按限时劳动合同。表1显

2、示了事实劳动关系的举证责任与凭据认定。事实劳动关系,企业须与劳动者事实劳动关系主要由劳动者举证，企业应在以下几个方面做好凭据管理：(一)规范劳动合同管理1.规范劳动合同管理流程,稳当保留好合同签署过程中形成的书面资料。劳动代写论文合同应在指定地点和时间签署,在专人的督查下订立，保证是劳动者自己签署。为防范劳动合同扔掉或损毁造成事实劳动关系,企业应签署一式多份劳动合同，分别予以保留；同时成立劳动者名册，招用劳动者应及时登记在名册上。发放劳动合同时应推行签收制度，用以证明企业已经将劳动合同交给劳动者.为防范因粗心以致过期未续签，企业最好对劳动合同信息推行计算机管理,设置合同到期提前预警程序,并如期

3、检查合同的签署状况。经过集体劳动合同明确劳动酬金.由于事实劳动关系对劳动酬金的约定不明确，极易产生劳动争议,企业可在集体合同中起初约定劳动酬金和劳动条件等标准，在发惹祸实劳动关系时，防范劳动酬金过高的风险.（二）规范用工管理1。明确招聘流程，集中招聘管理权。很多企业招聘管理凌乱,用人部门随意用工，经常是劳动者入职一段时间后才见告人力资源部门可否留用，造成劳动者与企业间的矛盾.因此，企业必定要明确招聘流程，集中招聘管理权，劳动者必定办理入职手续后方可上岗。同时，企业对付用工部门的负责人进行相关签署劳动合同的培训。2。加强对小时用工、劳务派遗、劳务外包等用工形式的管理。关于小时用工，若是企业没有配

4、套的管理方法，经常会发惹祸实劳动关系争议。因此，企业应与小时工签署小时工用工协议。关于劳务派遗或劳务外包，企业应选择拥有合法资质的单位签署协议，细化相关劳动管理、劳动酬金及支付等内容，防止因文字歧义惹起的劳动争议，并保留劳务派遗或劳务外包单位与劳务工之间签署的劳动合同。在详细操作过程中,企业还应注意：（1）防范向劳务工直接支付薪水，必定直接支付的，应在薪水签收表上注明；（2）防范使用有与本企业相关的工牌；（3）要求劳务派遗或外包公司为劳务工购买社会保险或商业保险；(4)在需要企业负责考勤时，应书面明确是某劳务派遣（外包)企业劳务工考勤表。总之，企业应防范与劳务工之间可能产惹祸实劳动关系争议的凭

5、据.二、劳动酬金争议与凭据管理劳动酬金争议是最常有的争议，而又以加班薪水争议为主，此类争议极易发展为集体性案件.表2显示了劳动酬金争议的举证责任与凭据认定。劳动酬金争议的举证责任主要由企业担当,企业不能够举证或举证不力，将担当不利结果。劳动酬金争议主要集中在劳动酬金的构成、劳动酬金标准、加班事实、加班时数、加班薪水计算基数等方面.企业应在以下几个方面做好凭据管理：（一）经过规章制度和劳动合同明确相关劳动酬金的约定明确劳动酬金的标准及组成。用人单位应依照关于薪水总数组成的规定等法规合理设计薪水福利结构,明确劳动酬金的标准。相关劳动酬金的约定其实不是必然表现为详细的数额，也能够表现为必然的计算方式

6、，如计件薪水制明确计件定额和计件单价。为防范非薪水项目因发放形式不当惹起的瓜葛，企业对国家明确规定不列入薪水项目,如交通补助、差旅费、午餐费、通讯费、洗理费等，应尽量采用财务报销的方式，防范随同薪水一并发放，也不应在薪水单中列入该项目。关于高级管理人员，为防范被追诉巨额加班费，企业应申请推行禁止时工作制，并在劳动合同中约定不再另行支付其加班薪水。关于成立年关奖的企业，应经过制度或合同约定离职人员可否享受年关奖金。2。明确加班薪水的计算基数。目前加班加点薪水计算基数没有一致规定,有的规定以当月薪水总数作为计算基数，有的规定以标准薪水作为计算基数，有的则赞成在不低于最低薪水的状况下由当事人约定。关

7、于赞成当事人约定的，用人单位可在劳动合同中明确加班加点薪水的计算基数，即哪些薪水项目计入加班加点薪水，详细标准是多少。若是劳动合同没有对加班费的计算基数作出约定的，司法实践将会以实质发放的薪水作为加班薪水的计算基数.3。明确各种假期薪水的计算标准。法定节假日的薪水支付法律有一致的规定，但事假、病假等时期的薪水则需要用人单位依照地方法规进行约定，即假期薪水包括哪些薪水项目。（二）规范企业考勤、加班管理企业应在管理制度中明确员工加班须填写加班申请单，经部门负责人签字赞成后方安排加班，员工自觉延长工作时间不算加班;员工考勤卡仅是记录员工考勤的依照，必定辅以部门负责人审批的加班申请单方可计算和认定加班

8、时间。考勤记录和加班记录须经员工书面确认，最少要保留两年。企业在平常管理中，还需注意如值班记录、生产会议纪要等可能惹起加班事实争议的凭据管理，防范因此产生的加班薪水争议。（三）规范加班薪水发放与薪水签收管理企业不能够将加班薪水以“奖金”、“节日福利、“节日补助”等名目发放，否则一旦发生瓜葛企业将必定“重复”支付加班费企业也不应与劳动者约定固定加班薪水，由于若是实质加班费超出了约定的金额，劳动者依旧能够要求用人单位补足加班费的差额，但若是实际加班费少于约定的金额，用人单位必定按约定的加班费发放。企业每个月还应将出勤时数、加班时数、薪水、加班薪水、各种假期薪水等明确单列在薪水单上，由劳动者签收确认

9、。并在企业管理制度中或劳动合同中约定劳动者对付每个月薪水支付状况等认真核对，如有异议，应于自己薪水到帐后5个工作日内向用人单位书面提出,逾期则视为无异议。经劳动者确认的薪水单企业最少要保留两年。三、结束劳动关系争议与凭据管理停止或清除劳动关系分为四种形式:用人单位一方面清除、双方协商清除、合同到期停止、劳动者一方面清除,本文重点解析前面三种状况。表3显示了结束劳动关系争议的举证责任与凭据认定.结束劳动关系的争议主若是围绕结束形式、结束劳动合同原因与事实、结束程序等几个方面张开，焦点是可否应当支付经济补偿金以及支付的标准与金额。企业应在以下几个方面做好凭据管理：（一)以书面形式明确结束劳动关系企

10、业应以书面形式明确结束劳动关系，并由员工签字确认，防范因凭据管理漏洞以致被追诉经济补偿金或补偿金.关于用人单位一方面清除的，需在清除劳动合同通知书中明确清除的原因、事实与时间；关于双方协商清除的,需在清除劳动合同通知书中明确“经双方协商一致清除劳动合同和协商清除的时间；关于到期停止劳动合同的，需在停止劳动合同通知书中明确在原劳动酬金及岗位不变的状况下，哪一方主动提出停止劳动合同；关于劳动者因主动离职一方面清除劳动合同的，要求劳动者填写员工清除劳动合同申请书,明确是劳动者因个人原因一方面提出清除劳动合同。为进一步明确劳动关系结束后双方的权益与义务，企业可与劳动者签署清除（停止）劳动合同协议书，约

11、定:（1）至本协议签署之日，甲方已经依法向劳动者足额支付了薪水、社会保险等劳动条件和劳动酬金；（2）乙方应按用人单位要求办理工作交接手续，若是由于工作交接对用人单位造成损失的，甲方有权向其央求补偿。（二）细化过错性清除的制度依照过错性清除的认定主要依照企业内部规章制度，但由于很多企业规章制度文字表述模糊、抽象,简单惹起清除劳动关系依照的争议.因此，企业应细化过错性清除劳动合同的依照：1。细化试用期录取条件。经过招聘广告和岗位说明书等明确岗位必定具备的学历、资格证书、工作经验等录取条件与岗位职责,在录取前向应聘者公示，并要求应聘者确认。经过企业绩效核查制度,明确试用期核查录取标准,严格试用期核查

12、,书面确认试用期核查结果，做好凭据固定。细化严重违纪违规行为,量化重要损害。企业在拟定奖惩制度的同时,还应将相关违规违纪行为加以汇总、分级，细化违规违纪行为，量化重要损害,并拟定相应的处罚方法。有的企业将违规违纪行为汇总成130条的奖惩细则，按严重程度将其分为三级,并规定了相应的处罚方法.3。成立劳动者不胜任岗位的标准。企业应在绩效管理制度中明确不胜任工作的标准，如“一年内季度核查结果累计三次及以上为差者即为不胜任本岗位工作”。直线主管应与员工沟通拟定业绩目标和核查标准，以保留核查过程的文件和核查结果，并要求员工签字确认。对核查不胜任的员工应书面通知调整工作岗位，并要求员工签收；对不胜任岗位的

13、员工进行培训时，要与员工书面确认培训内容及培训过程,并保留培训记录。（三）收集组成“企业单方清除劳动合同”的凭据企业在平常管理中应注意收集员工“严重违纪”的凭据。在法律上，企业可一方面清除劳动合同的凭据主要有以下几类：（1）违纪员工自己撰写的“检讨书”、“争辩书”等；(2)员工违纪涉及的证人或带有拍摄时间的照片、视听资料、录音、录像等；（3）其他员工或知情者的证词、证明书等;(4)包括违纪员工在内的全领悟议人员签字的会议纪要等。在各种证据中，违纪员工签字的书面凭据是最有效的凭据。因此，企业应让违纪员工做第一版面检讨、书面状况说明等，并对违纪行为做第一版面办理资料，由员工签字确认。对违纪行为有异

14、议的可提请工会谈论，并详细记录.(四）保留履行“单方清除劳动合同”的法定程序凭据关于用人单位单方清除的,用人单位应当保留经工会签署建议的清除劳动合同通知书；关于用人单位提前通知清除的，用人单位应保留由劳动者签字确认的“已提前三十天通知劳动者”或“已额外支付一个月薪水（含详细金额）”的书证；关于办理工作交接，用人单位应保留由劳动者签字确认的“已见告劳动者办理工作交接的事项和内容”的书面凭据,同时还应保留已出拥相关证明及已办理退工手续的凭据。（五）明确经济补偿金标准依照劳动合同法，非过错性清除、双方协商清除以及企业停止到期的劳动合同均需支付经济补偿金。诚然详细的补偿标准也已明确规定，但在实践中相关经济补偿金标准的争议仍很多，主要由非薪水项目发放形式不当或经济补偿