公司采购业务管理制度

1、公司采购业务管理制度第一章总则第一条【制定目的和依据】本制度规定了XX公司以下简称 “公司在采购方面的各项管理政策，旨在规范公司采购工作，指 导公司采购活动，以期获得质量、服务和价格最优的产品、材料或服 务，防范公司各类采购风险。第二条【制度适用范围】本制度适用于采购业务的管理，涉及生 产原料采购、办公用品采购等内容。第三条【制度遵循原则】销售管理应遵循以下原则：一遵守国家法律、法规和公司规章制度；二保持程序规范、内容合法；三采购相关信息记录应真实、可靠。第二章 职能部门及使命第四条采购部负责编制采购计划、询价比价、选择供应商、签 订采购合同、采购请款、供应商管理等。第五条质量检验部负责采购物

2、资质量检验等。第六条人事行政部负责汇总各部门办公用品必须求，采购估价， 下达采购任务等营销部负责公司销售计划的制订、更改、具体执行， 公司产品价格的核算、整理和报价，与客户签订订单或合同以及客户 的信息汇总和整理。第七条公司应当建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的使命、权限，保证办理采购业务的不相容岗位互相分开、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位一般包括：一请购与审批；二供应商的选择与审批；三采购合同协议的拟订、审核与审批；四采购、验收与相关记录；五付款的申请、审批与执行。第三章采购管理政策第八条采购人员依据销售订单及市场状况，编制采购计划，报 部门经理、分管领导审批。经审核通过后

3、，方可进行采购。所有申请 单必须连续编号。第九条公司应建立合格供应商名录，同等质量条件下优先考 虑价格低的供应商，以降低采购成本。假设未采纳最低报价，采购人员 必须书面说明原因。第十条选择供应商标准：供应商应有合法的经营许可证，应有 必要的资金能力。供应商按国家国际标准建立质量体系并已通过 认证。有优良的售前、售后服务措施和服务意识。具有足够的生产能 力，能满足本公司经营必须要。同等价格择其优，同等质量择其廉，同 价同质择其近。第十一条采购员定期对供应商进行评审或视察申请，填写供 应商考核表，报采购部经理批准。第十二条关于新增供应商，应由采购部组织进行新增供应商开发和评审，审批合格后由采购部门

4、专人更新合格供应商名录并存 档。第十三条供应商管理。对由供应商产品质量问题造成的经济损 失，应视情节轻重对供应商做出相应的处罚。具体惩处措施既涉及的 金额由企业视状况自行确定。必须供应商赔偿的，由公司采购员填写供 应商原料不良扣款明细，经供应商确认后，报财务总监批准，从供 应商货款或下次供货数量中扣除。第十四条质量损失索赔范围：入库检验不合格、生产过程 中由于供应商产品质量造成的经济损失、供货不准时造成公司生产线 停产的经济损失等。第十五条每月由采购部采购人员、生产车间、财务部，成立调 查小组对供应商进行视察，并出具调查报告，结合问题的反馈与解决， 进行供应商评定。将考评结果登记到合格供应商名

5、录。第十六条采购合同与订单签订。所有采购必须与供应商签订采 购合同或订单，口头合同必须有书面的登记零星的小物件同意用超 市发票。年采购金额较大的，可采纳每年与供应商签订采购开口合 同的方式，每笔采购业务应与供应商签订采购订单。第十七条单笔采购金额超过元以下的可与 元的采购必须签 订合同，供应商签订订单。合同订单均标准化由电脑自动生成，注 明具体相关格式条款，具有统一格式。第十八条 公司采购合同必须经采购经理、分管副总、总经理审批。 年采购金额在元以上、关联交易和对公司经营产生重大影响的采购，必须经董事会批准。签署后的采购合同副本必须留档财务部。第十九条采购合同/订单变更或取消。采购合同/订单一

6、旦经采 购主管/总经理签发后，对其内容的任何更改如价格、名称、供应 商信息、增加或删除采购项等必须通过合同/订单更改的方式进行。第二十条采购合同/订单变更应由经办人提出申请，填写采购 合同/订单变更或取消申请表，由原合同/订单签字核准人审批。审 批后依据采购合同与订单签订流程由采购员与供应商签订新的合同 或订单。更改后的合同/订单编号不得与原合同/订单号相同。第二十一条由采购员负责将更改后的合同/订单发到相关归档 部门，并凭审批通过的采购合同/订单变更或取消申请表将原合 同/订单从相关部门收回并单独存放。第二十二条假设合同/订单上的所有项目都被取消后，则原合同/ 订单取消，取消合同/订单须经办

7、人提出申请，填写采购合同/订单 变更或取消申请表，由原合同/订单签字核准人审批。由采购员与供 应商联系有关取消的事宜，被取消的合同/订单应盖“取消章，并 单独存放。第二十三条采购验收入库。仓库收到供应商送货时，仓库保管 人员应依据采购订单和供应商提供的送货单对货物进行分检、清 点计数和过磅称重等，核对无误后将货物存放收货区，在送货单 上签收。第二十四条原料的质量检验由质量检验部负责，质量检验部取 得到样品后，应依据规定程序进行质量检验，并出具检验报告单。第二十五条仓库管理人员和质量检验人员在验收货物过程中如 果发现货物有质量、娄量、品位、包装等问题，应当马上通知采购部， 采购人员依据采购合同/

8、订单有关条款，办理退货、补货、改换、索 赔等有关事宜。第二十六条如果仓库在收到供应商发货后，发现有超额发货情 况，应当通知采购部，采购部和供应商进行协商解决。第二十七条经质量检验部检验合格之后，仓储部仓库人员依据 采购订单和供应商提供的送货单和盘点记录的数据填写入库单。第五章办公用品采购管理第二十八条常规采购。公司各使用部门应每季度汇总本部门办 公用品的实际使用状况，并确定下季度办公用品必须求计划，以书面形 式报人事行政部行政采购专员汇总。第二十九条行政采购专员收到各部门办公用品必须求后，应结合 办公用品清单中信息，确认本期必须要添置的办公用品，填写办 公用品采购申请单，并进行估价。第三十条行

9、政采购专员每次估价前，应主动向供应商发函询问， 如遇价格变动应要求任应商发调价函，更新报价单，调价函 及报价单均应书面归档，建立价格档案，以便日后采购参照。第三十一条行政采购专员完成估价后，应将当期估价状况与前 两期采购时的货价进行比对，并将比对看法与办公用品采购申请单 一并经部门经理签字认可后交由财务总监审批，审批通过后方可进入 采购流程。第三十二条办公用品到货后，行政采购专员负责通知各部门进 行验货，保证送货单上的物品规格、型号、数量和办公用品采购申 请单一致，确认无误后，各部门签收采购订单，行政采购专员建立 台账。第三十三条行政采购专员应将实际发生的采购金额填写请款 单，批量大的尽可能附

10、增值税发票，交部门经理审批签字后，将其 与部门签收单及办公用品采购申请单一并交由财务总监审批，财 务总监审批通过后进行拨款。第三十四条 各个部门验收办公用品后.可马上领用。但行政采购 专员发放办公用品时，须仔细审核领用人是否按照办公用品清单 中所规定的时间、控制方式进行领用，否则一律不得发放；符合发放 条件的，领用人必须先填写办公用品领用登记表并签字确认。第三十五条行政采购专员每月25日应将已签收的采购订单与 供应商提供的对账单进行对账，保证办公用品台账的准确性。已实施 采购但暂未发放的办公用品，由人事行政部指定专人进行保管，并于 每月底进行盘点，保证账物相符，出现问题及时处理，第三十六条行政采购专员每月30日前应将各部门办公用品领 用状况汇报给财务部门，由财务部按实分摊本月费用。第三十七条特别采购。特别采购主要针对以下状况：各部门由 于某种特别原因，急必须某种未列入期初办公用品采购申请单的办 公用品。第三十八条特别采购申请流程为：先由使用部门提出特别采购 申请，填写特别采购请购单，注明原因、必须求日期，部门主管签 字审批，行政采购专员汇总特别采购请购单，经人事行政部经理 审批通过后交由财务总监签字核准。第三十九条关于特别采购中的实际采购环节，行政采购专员可 自行询价和选定供应商，但必须将供应商和价格填写在特别采购请 购单中，由财务总监审批签字后方可下单。第四十条特别采购下单