宝亿办公用品商贸公司文件管理程序

1、宝亿办公用品商贸公司文件管理程序1目的规范分公司文件与资料管理，方便沟通，防止泄密。2范围本程序在宝亿各分公司内适用。3职责3.1本程序由宝亿（本部）总经理审批，集团企划部拟订、修订、解释、授权发布。 3.2各分公司总经理是本程序的第一推行者，分公司各部门负责具体执行本程序相关规定。分公司总经办负责按照本程序开展文件管理的稽核。3.3集团督导组到分公司督导时，本程序为核查必查项目。就核查发现的问题，可以对分公司总经理提出处罚措施。4文件分类4.1分公司文件按格式分为ISO（国际标准化委员会）格式、GB（国家标准）格式及普通资料格式。4.2 ISO格式用于颁布正规的质量手册、各种程序、规程、质量

2、记录、工作规划，等。本程序即为ISO格式文件。4.2.1 ISO格式的封面质量手册、规范管理手册等大型ISO文件一般应制作封面。封面由公司LOGO、标准公司中英文名称、文件中英文标题、文件持有部门、文件编号、文件版本、生效日期、文件页数、拟订人、审核人、批准人、受控印章。4.2.1.1 LOGO：高1.79CM，宽4.76CM。居中。4.2.1.2标准中文名称：一号黑体“宝亿商贸有限公司”。标准英文名称：Times New Roman字体三号字“UEEDY Trade.,Ltd”。居中。4.2.1.3文件中文标题：一号华文中宋。文件英文标题：三号Times New Roman字体。居中。4.2

3、.1.4文件持有部门：五号仿宋字体。居中。4.2.1.5文件编号：文件版本、生效日期、文件页数：小四号仿宋字体。居中。4.2.1.6拟订人、审核人、批准人：四号仿宋字体。居中。4.2.1.7受控印章：四号仿宋字体，居中。4.2.2 ISO格式的内文使用WORD的表格和边框工具，设置内页文件头、文件正文框。4.2.2.1文件头：LOGO高0.83CM，宽2.22CM。华文行楷字体四号缩放140%“宝亿商贸有限公司文件”。文件标题华文中宋小四号字体。右上方分别列举文件编号、版本、生效日期、页码，为宋体字五号字体。（1）文件编号：UD-SH-0-，含义为宝亿-上海分公司-2006年-第06号。（2）

4、版本：1.0，含义为第一版，没有修改过。修改过一次为1.1版。在此基础上重新拟订为2.0版。（3）生效日期：含义为本文件的自年月日开始具有法律效力。（4）页码：/，含义为总共为页中间的第页。4.2.2.2为宋体字小四号，行距为18磅4.3 GB格式适用于通知、规定、联络函等文体。4.3.1 GB格式文件头：宝亿商贸（）有限公司文件，一号华文中宋字体。居中。4.3.2 GB格式文件编号：宝亿规字2006第号。五号仿宋字体。居中。4.3.3红色横杠。宽4磅4.3.4标题：二号华文中宋。居中。4.3.5正文：小四号宋体字，行距18磅4.3.6功能区：4.3.6.1主题辞：为便于电脑查阅，挑选出标题词

5、组罗列上去。有效期，要注明文件的有效期。4.3.6.2抄报：报给谁。4.3.6.3发送：文件主要是发给谁的。4.3.6.4抄送：文件还要让谁知道一下。4.3.6.5拟订人、审核人、签发人。4.3.6.6印刷、发行单位，发行日期，发行份数。4.4普通资料格式适用于内部培训资料等。4.4.1页眉：必须具有宝亿商贸LOGO、文件标题。字号适中，居右。4.4.2页脚：必须有页码。5文件拟订与审批5.1承担具体工作的人员负责拟订关于本项的文件。5.2部门负责人负责审核文件。5.3分公司总经理负责签署文件。签署后的文件被视为分公司持有的合法文件。部门负责人认为应该使用文件的形式，6文件发放6.1文控中心分

6、公司总经办即为分公司的文控中心，负责文件的发放、回收与销毁工作。6.2文件发放6.2.1文控中心只发放合法文件与受控资料。6.2.2文件签署后，交给总经办文控文员（由人事文员/专员兼任）复印、装订，在封面和内页加盖“受控文件”印章，在文件发放记录表上详细登记。6.2.3将文件发放给相关部门的收文人员，由收文人员在文件发放记录表上签字。7文件的传阅收文单位必须组织文件传达对象人员学习或传阅文件。传阅后在文件背后签署自己的名字，否则，视为没有看过，每次罚款10元。8文件的保管8.1分公司总经办（文控中心）负责保管整个分公司的文件，承担责任后果。分公司各部门分别保管发放给自己部门的文件，部门负责人承

7、担责任后果。8.2各办事处负责人为办事处文件保管的责任人。8.3文件传阅后，必须在3天内放进快劳保管起来。保管时必须将来文分门别类，依文号存放整齐，保证文件的完整性。密级文件，单独保管。快劳格式由集团公司企划部统一制订。8.4任何文件严禁带离公司，且不得复印、摘抄和外传。特殊情况需复印、摘抄和外传文件，须由公司总经理批准。9文件密级划分9.1文件分为秘密、机密、绝密三级。9.2秘密文件是指公司一般秘密，泄露会使公司的权益受到损害的文字资料和电子文本，包括公司人事档案、各类合同、协议、职员工资收入、尚未进入的市场、编订成册的质量手册、管理手册、公司尚未对外公开的各类信息资料。9.3机密文件是指包含公司重要秘密，泄露会使公司的权益受到非常严重损害的文字资料和电子文本，包括公司尚未付诸实施的经营项目和经营决策、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、商品采购资料、客户资料等。9.3绝密级文件是指公司董事会、股东会的重大决策、公司已经确定但尚未正式实施的公司发展战略、长期规划和经营方向等。10文件回收与销毁10.1总经办承担文件回收和销毁的责任。一般是一个季度清理一次文件。10.2销毁使用碎纸机销毁，如果是太多，可以送到纸浆厂，在现场监督销毁。销毁时，分公司财务部经理在场监督。1