出单员培训精品课件

1、1第1页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一前言为加强公司承保业务单证管理，防止因业务单证管理不善所引起的经营风险，促进内控制度不断完善，实现保险业务单证集中统一管理、规范使用。根据总公司及各监管部门的单证管理有关规定和要求，结合我司实际情况，特制订本培训内容。本次培训的目的：进一步梳理明晰单证管理工作要点，对重要单证的制度及相关操作流程全面了解，以便于各地市出单员更好的把握学习，在今后的工作中不断提高，并完善单证管理工作流程。2第2页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的申领 内容1单证的保管 3单证的整理 5单证的归档 798264单证的发放 单证的

2、使用 单证的移交 四级机构的单证管理流程 单证的相关处罚办法 月底单证的盘点及各种报表的上报 103第3页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的申领第4页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的申领1、申领条件出单员根据所在网点的业务量，准确估计使用量领用空白单证，前台出单人员按照自己上月业务量进行领用，杜绝多领，造成单证浪费（回收凌乱）。2、申领要求（1）按照需求填写单证申领及发放单一式两联，由单证申领人亲笔签名后，经分管领导签字同意后，到单证管理员处领取保单，并在重要空白单证领用登记簿上签字确认，出单员本人亲自领取需当面核对数量，非本人领取需电话或

3、邮件核对数量，单证发放三日后无反馈意见视为单证已收到。5第5页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的申领（2）车险空白单证领用及发放每月一次，领用时间由各机构根据实际情况进行领用安排，其他时间原则上不予申领，如遇特殊情况，及时与单证管理人员联系。批单领用新单证时需将上次领用且已使用的批单一并移交单证管理员检查合格后方可发放新的批单。非车险单证及有价单证（定额保单、卡折类、激活卡）的领用不固定时间。3、注意事项：各渠道、部门申领单证时使用一式两联可附复写纸使用需根据年度月份装订成册备查领用数量需做到月领月清不超期6第6页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一

4、单证的发放第7页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的发放中支公司单证管理员收到单证申领及发放单后及时准备单证，按照流水号的顺序发放，实物与系统同时发放给出单员。各出单网点有路途较远更换单证不及时，以防影响业务，要做到提前申领，最好有专人来申领，空白单证需要用快递发放的四级机构及互动出单员必须有经理签字，各互动网点需有互动专员及业管部负责人签字后方可发快递，避免单证在邮寄过程中造成丢失，责任无法界定。 8第8页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的保管第9页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的保管-原则谁领用谁负责谁丢失谁负责

5、谁领用谁保管10第10页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的保管-要求1、出单员将单证存放在带锁的专柜或抽屉中，并做好防潮、防霉、防蛀、防损、防火和防盗等工作。2、有价单证、无价单证需分别存放，已使用、未使用单证需要设置标识，方便拿取使用及后期查阅 。3、保险卡、内置标志、激活卡等单证必须用橡皮筋捆扎不得零散存放。单证的保管必须整齐，不得有折页、残页存在 。 4、所有申领的有价单证必须妥善保管，避免单证丢失现象的发生。每周清点单证数目，对单证使用情况做到心中有数。11第11页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的使用第12页，共51页，2022年，

6、5月20日，9点20分，星期一单证的使用 1、出单员使用单证时需按流水号顺序使用，不得跳号、漏号；必须确保“谁申领谁使用，谁使用谁打印”，不允许乱用、乱打印保单的现象存在。2、单证使用需合规，不得出现“阴阳单”、“鸳鸯单”。3、所有单证使用时系统中均会出现“单证登记成功”字样，批单和空白三联等打印时需选择“全打打印”，套打打印不销号，多张空白三联使用时需及时在系统中进行补销号。4、若因打印机等问题导致第一张保单无打印字迹而其他联次复写正常的情况，无需作废单证，将客户联或财务联复印附于业务留存联后即可。注意事项：在保单进行打印时要等保单打印完毕后再将保单页面关闭，避免因操作不当造成单证作废。13

7、第13页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的使用5、保单丢失原则不予重打补发，交强险标志补发时需将所补标志保单号登报挂失，补办人持登报报纸补办标志，若因交通事故或其他原因导致的标志损坏，在客户能提供证明的情况下可无需登报，补办人需在补办申请上签字进行补办。6、货运险保单及批单打印均需进机构货运打印代码下操作。7、卡折式家财卡因在系统中可重复打印并且无法将前张保单自动作废，使用时需注意，避免卡折保单作废，造成系统与实物不符。8、保单客户联、公安机构留存联和投保单及条款右下角依次错开加盖“骑缝章”。14第14页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的使用

8、9、单证使用过程一定认真仔细，避免造成单证作废，作废单证必须回收所有联次：业务联、财务联、客户联，并在各联上加盖“作废”章后方可作废，退保的要求加盖“退保”章，出单员应建立作废登记薄，详细登记作废的单证类型、作废的时间、作废的原因和作废的单证流水号，与已签发的有效保险单按流水号顺序归档顺号放入已使用单证档案中，非车险作废保单需单独存放 。 使用要求：出单员使用每一份单证要确保一次打印成功，打印保单时须正确输入单证流水号，要留意系统中出现的保单状态提示，如有问题立即与单证管理员联系。15第15页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的整理第16页，共51页，2022年，5月2

9、0日，9点20分，星期一单证的整理1、单证使用完毕后需按流水号从小到大的顺序进行整理，单证排列的次序依次为发票留存联、保单副本，投保人签字确认的投保单、根据不同险种收集不同的投保资料，如交强险：身份证或组织代码证、行驶证或新车购置发票、合格证、有过户嫌疑时，需提供上年交强险保单或车辆登记证书、如已在税务局缴纳车船税，需提供完税凭证、其他要求提供的投保资料。2、投保单连同保险条款加盖骑缝章后交投保人，投保人签字部分必须由投保人本人签字，单位投保须加盖本单位办公印章。3、单证整理时要去除掉案卷资料中的所有金属物，使装订案卷保持结实、整齐。17第17页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，

10、星期一单证的整理4、注意案卷右边、下边保持整齐，不能出现漏页、倒页的现象，资料黏贴不能影响美观。5、对于可能会压住案卷字迹或已经破损的文件、单证、图表等资料案卷，要进行整理，裱糊，不能影响阅读。6、保单以外所有原始资料应粘贴于A4规格的粘贴纸上，传真资料需复印后入档。18第18页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的整理保单打印完毕后及时整理客户资料，要求如下：1、发票业务联粘贴到保单业务联左中部位；2、保单业务联后面放置投保人签字盖章的投保单（如果投保人为单位，由于盖章不便，上交投保单时间可适当延迟，但最长不能超过当地机构相关规定中的时间，出单员要严格作好登记，补交回销

11、）；3、如遇色带无墨情况复印补充业务联，需遵循放至发票联后、投保单前的原则；4、因批单要留存纸质资料，批单打印后要附客户所有纸质档案上交，顺序为：发票、批单业务联、批改申请书、客户资料，批改退保的将客户发票、标志、保卡均粘贴到保单客户联左中部位，随时使用随时上交。19第19页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的移交第20页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的移交档案在移交单证管理员前，必须进行认真的自查，自查内容包括：1.出单人员在完成承保工作后，应在一个月内向单证管理人员移交所有原始归档材料（含上传影像资料），并保证资料的真实与完整。移交时应有

12、单证移交清单，并确保原始档案资料的排列顺序与移交清单一致。单证移交清单一式两份，由移交人打印，移交人及接收人双方签字后各留存一份备查。 2.移交的业务资料包括：保险费发票（业务联）、保单副本（第一联业务留存联）、投保单、其他应归档的纸质文件材料，要保证投保单及其他投保资料填写完整、合规。 21第21页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的移交3、系统内影像资料的上传符合要求：（1）上传的影像资料必须正确归类，避免因未正确归类影像资料给后期检查带来麻烦。投保单的影像资料分四类：A、 个人、单位客户资料：由于客户信息中组织机构代码证及身份证具有唯一性，个人客户资料仅限于上传身

13、份证、户口簿、暂住证、军官证等证件；单位客户资料仅限于上传组织机构代码证、营业执照等证件；B、车辆照片：仅限于验车照片；C、车险投保资料：其他资料统一归类至车险投保单资料内；D、车险批单资料：批单的影像资料直接归类至车险批单资料内。22第22页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的移交（2）上传的影像资料质量的要求影像资料要清晰、正立；上传的影像资料要正确命名、正确分类；影像资料背景要干净，不要带有杂物例如：键盘、手、打印机、水杯、废纸等；切记不要将客户资料、车辆照片、车辆投保资料放在一起拍摄，形成一张影像资料上传，造成影像资料无法正确归类。4、单证移交表上必须清晰表明回

14、交单证类型、流水号、数量，备注部分填写“已使用、未使用、超期” 。5、档案移交单证管理员时，要保证发票、保单、投保单及其他相关资料按顺序粘贴整齐，核实无误后移交单证管理员；其次，要保证作废保单联次齐全。23第23页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的移交6、批单的交回：凡申领的批单须在批次使用完后统一上交，（三份批，五次批），批次单证上交后方可申领。批单一定要按照资料顺序粘贴整齐后交回。7、作废内置标志的回交：单证管理员与每月2号将作废内置标志统计表发至出单员邮箱，出单员与当月第一次回交已使用保单时需将作废内置标志交回。8、如果出单员移交单证够50个流水号的，由出单员将

15、此本单证的承保卷宗目录打印好一并交于单证管理员，打印承保卷宗目录包含内容：序号、签单日期、业务号、流水号、投保人、出单员、状态等信息。24第24页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的移交9、超期单证的移交： （1）每周由单证管理员下发“到期单证”明细后，出单员要及时核对使用，如未在到期日前使用完毕，则需要到期日上交，不允许延迟上交； （2）上交超期单证时同样打印移交清单，一式两份上交留档。原则上要求以单证换单证，即上缴已使用单证，换领新单证。若无法实现这一要求，中支公司单证管理人员酌情按申领表申领数量的20%进行下发使用，待上缴完已使用单证后，将其余部分单证进行下发。并

16、要求上缴单证必须手续齐全、依法合规，否则不予接收。25第25页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的移交10、出单员在出单的同时上传影像资料，对于承诺后补的资料及时进行登记。各出单员根据影像资料互查的要求，每天对前一天的影像资料的完整性、承保业务的合规性进行互查。将互查中存在的问题上报机构单证管理员，机构单证管理员对相应的出单员进行催缴，要求出单员在3天内补传。11、各出单人员在各机构规定的上交日期之前，将已使用的业务承保档案（车险、非车险、批单）按规定收集、整理好承保业务档案后，上缴中支公司单证管理员，保证资料的真实与完整，上交时间必须及时，缺少资料及时在规定的时间内补

17、传或补交。12、所上交的单证档案要保证整齐、 美观，单证管理人员要检查是否合格，合格后准予发放新的空白单证。26第26页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的移交移交清单要求：各渠道、部门移交单证时移交清单一式两联可附复写纸使用需根据年度月份装订成册备查27第27页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的归档第28页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的归档车险保单应依印刷流水号从小到大顺序装订，每50个流水号装订一卷;车险批单同保单，依印刷流水号从小到大顺序，每50个流水号装订一卷；作废单证与已使用保单一并按流水号顺序归档。 非

18、车险保单按险种归档，依险种保单号从小到大顺序装订，每50个保单号装订一卷，批单归入原承保单证案卷中（如案卷已装订成册，则粘贴在首页），若单一险种当年度保单号不足50号，则与其他险种合并归档装卷。作废、丢失单证单独归档。非车险退保、注销保单在做退保或是注销批改之前，需将保单打出，然后出具批单、批改申请及情况说明等资料。 29第29页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的归档1、根据每卷承保情况打印卷宗目录2、连同本卷50份保单装订成半成品。30第30页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的归档1、编写本卷的卷宗编号如：交强险(卷)201*字*号2、打印

19、承保档案封皮31第31页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的归档将打印完毕的档案封皮连同已装订的半成品单证装订成册。32第32页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的归档最后在成品档案侧面书脊处加盖险种、年度、印刷起至号及档案号。33第33页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一月底单证的盘点及各种报表的上报第34页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一月底单证的盘点及各种报表的上报 各出单员在每月的月底要根据自已所使用的单证做统一的盘点，盘点的依据是根据自已所填的签单登记簿，盘点上报的内容包含已使用的单证，未使用的

20、单证及作废的单证等各种状态及数量。（此项工作有助于单证管理人员在月底汇总单证使用表时核实所填表格内容的准确性，要求机动车辆保险证的使用状态及数量上报一定要准确无误。）各出单人员在每月的月底要按时上报当月的单证使用的自查报告及作废登记簿。35第35页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的相关处罚办法第36页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的相关处罚办法 一、丢失处罚出单员必须严格执行单证管理相关规定，在单证使用过程中如发生单证丢失现象，应及时上报市公司，并填写单证丢失情况说明书，同时挂失到市级以上报纸。（注：必须是市级以上报刊报头，其他都无效；公司

21、不负责统一挂失）登报内容模板如下：“中国人寿财产保险股份有限公司*中心支公司以下单证丢失：印刷流水号为*至*；共*份；声明作废。”单证在使用过程中应确保单证的使用安全。如发生单证丢失情况首先应按照山东省分公司单证管理实施细则2012版要求的时效内进行登报声明（费用由单证丢失责任人自付），随后公司追究相关人员责任，并根据情况进行一定的经济处罚。37第37页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的相关处罚办法 1、空白单证的丢失直接责任人是单证保管、使用人员，处罚金额=丢失份额*100元，并给予通报批评；2、如果丢失业务联的单证，可以用财务联的复印件来代替归档，但是在上交单证之

22、前需要出单员及丢失部门负责人写丢失说明附到单证内一并上交，已使用未上交的单证丢失直接责任人是出单员，已使用已上交的单证丢失直接责任人是单证管理员，处罚金额=丢失份额*10元，并对丢失部门的相关负责人处罚50元，并给予通报批评。3、代领空白单证发生丢失者责任人是要求代领人员，处罚金额=丢失份额*20元，并给予通报批评。4、快递过程中发生快递件丢失的，除非能明确相关责任人，否则追究寄件人的责任，并对直接责任人进行处罚，处罚金额=丢失份数20元5、凡丢失单证不按照规定登报声明、未及时上报者，视情况罚款50-500元.38第38页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的相关处罚办法

23、 二、回交处罚1、对于承保资料缺失的问题，各机构应根据自己的实际情况，制定相关处罚办法，更好的促进客户资料后补的及时性，避免后期监管部门检查时发现违规问题而无法弥补，给公司造成负面影响，如后期在监管部门检查中因资料缺失造成违规的，将对各承保负责人及相关出单员进行相应的处罚。2、违反行业协会、保监局、人民银行的规定（如：过户给予优惠、使用性质串用、因座位人数录入错误等情况），变相降低费率的，每笔扣罚200元，且差额由出单员自行承担。3、对于出单员自查未查出，由初核人员及单证管理员检查发现错误的，针对问题的严重性，扣罚20-100元。 4、验车照片、投保材料需真实有效，如在检查中发现资料不完整、未

24、按规定上传、造假等情况，要求限时补充整改，并每笔扣罚50元。 39第39页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的相关处罚办法5、在省公司单证检查中发现问题，对出单人员每人处以100元罚款 6、凡自单证管理员通知5日内未对单证二次销号，处罚金额=应销号份数*10元/天7、自单证管理员通知后七日内没有交回上批次单证的，处罚金额=没有回交份数*10元/天三、作废处罚省公司单证管理员每月对各机构的单证作废情况根据作废数量的多少进行统计排名。对于作废数量最多的前三位机构进行问责，并给予全省通报批评；同时对全省出单人员的单证作废情况进行统计，通报全省作废数量最多的前三名出单人员。40

25、第40页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的相关处罚办法1、连续两个月作废数量最多的机构，对承保部负责人处以100元的罚款，排名第二位的机构承保部对负责人处以50元的罚款；出单人员连续两个月作废数量最多的，处以个人100元的罚款。2、单证使用时由于操作错误造成作废的，出单员未在单证各联上加盖“作废”章的，罚款10元/份；作废单证必须整份收回，缺少一联的，罚款10元。严禁将作废单证随意撕毁或丢弃，违反上述情况的罚款50元。3、机构单证管理人员应与业务人员做好计划，准确估算单证的使用数量。因未正确估算单证用量，导致库存量过多且单证无法再次使用的，按销毁数量对机构单证管理员进

26、行一定的经济处罚，处罚金额=各类销毁单证金额之和50%41第41页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一单证的相关处罚办法4、作废登记簿未按规定及时上报者，发现一次扣罚出单员20元。四、超期单证处罚1、超期单证未在通知日期起五日内回交者，处罚金额=超期天数*20元。2、省公司在系统中调取超期单证数据中，发现一笔扣单证管理员20元。3、各种停止使用的空白单证，应统一回收，按顺序整理并做好标记，经公司实物验收后统一收回，上交省公司集中销毁。中支自行销毁的发现一笔扣单证管理员20元；上交数量与系统中未使用数量不符的，扣罚单证管理员每笔20元。42第42页，共51页，2022年，5月2

27、0日，9点20分，星期一单证的相关处罚办法五、其他相关处罚1、四级机构及出单员申领单证时无申领单罚款10元，签字、盖章不齐全的各罚款10元。2、在单证的使用过程中如果发现出单员有跳号使用的现象，每笔罚款10元。3、因出单员个人业务技能差、责任心不强等造成的错误（如：相关信息录入错误等情况），影响续保或给客户带来不便，造成客户投诉的，每笔扣罚20元。注：各承保部负责人在次月的5号15：00前统计上报处罚明细，省公司核实后统一上报人力资源部，以上罚款均在当月的工资中扣除！43第43页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一四级机构的单证管理流程第44页，共51页，2022年，5月20

28、日，9点20分，星期一四级机构的单证管理流程按照总公司要求“有机构就有单证管理员”的原则，四级机构应配备一名专职或者兼职单证管理人员，各中支单证管理员对其有监督管理的职责。1、四级机构单证管理人员每月26号按计划向市公司单证管理人员申领单证，申领时需填写单证申领单，并且要求签章齐全，否则视为无效。单证申领单需按时间顺序装订成册留存备查。45第45页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一四级机构的单证管理流程2、四级机构需在接到中支公司到货通知后，派专人到中支公司领取单证，确保单证安全。领取单证时需在“重要空白单证领用登记簿”上签字。3、单证领用及发放每月一次，各中心支公司应准确

29、估计用量。如遇特殊情况，应及时与中支公司单证管理人员联系。4、各四级机构单证管理员在收到中支公司下发单证后，应准确核对数量，当日入库。5、每月22日将本机构收货清单发到中支公司单证管理员邮箱内。46第46页，共51页，2022年，5月20日，9点20分，星期一四级机构的单证管理流程6、四级机构应设置具有安全保障的单证专用库房，使用部门要设置单证专用保险厨柜。单证库房一般应设置在便于管理、便于使用、进出方便、通风良好的地方。要有防火、防盗、防潮、防蛀、防鼠等安全防范措施。可以根据单证库房的具体情况，使用铁、木制的存放架存放单证。各类单证应分门别类摆放，明码标签，摆放整齐，并达到清洁卫生的标准。各级单证管理员要定期检查单证的安全情况，做到防盗、防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬和防丢失。7、各四级机构应及时做好单证领用确认工作，单证的领取、发放，必须由单证管理员亲自进行，严禁多人发放或滥领、乱发，如遇单证管理员出差、请假（长假期间）等特殊情况不能亲自发放单证时，需上报中支公司报备，由机构承保负责人指定一名临时接管人负责本机构相关单证工作。47第47页，共5