【企业制度】高效会议管理技巧

1、高效会议议管理技技巧（节节选）内容提要要第一讲讲当今今会议面面面观 第二讲讲会议议效率不不高的原原因及解解决方案案 第三三讲开开会前的的准备工工作 第第四讲成功会会议的五五种策略略 第五五讲会会议中的的沟通与与反馈技技巧 第第六讲主持人人的会议议管理技技巧 第第七讲如何对对待会议议中的意意外情况况 第八八讲主主持人与与参会者者的守则则与责任任 第九九讲会会议记录录 第十十讲会会后跟进进第一讲当今会会议面面面观【本讲重重点】会议的意意义会议的目目的会议的种种类会议的频频率会议成本本的计算算会议的主主要目的的就是解解决问题题，但由由于开会会技巧不不佳或过过于频繁繁，不但但无益于于解决问问题，反反而

2、使问问题愈趋趋复杂。频繁的的会议与与主管层层的随意意决策，常常是是员工的的梦魇；员工花花太多时时间在无无效率的的会议上上，不仅仅浪费公公司成本本，也造造成工作作效率低低下。如如何能在在会议中中高效率率且有效效果地解解决问题题，是“高效会会议管理理技巧”的中心心议题。会议的意意义1会议议是一个个集思广广益的渠渠道图1-11集思广广益图如上图11-1，会议是是一个集集合的载载体。通通过会议议使不同同的人、不同的的想法汇汇聚一堂堂，相互互碰撞，从而产产生“金点子子”。许多多高水准准的创意意就是开开会期间间不同观观念相互互碰撞的的产物。2会议议显示一一个组织织或一个个部门的的存在会议总是是在大于于一人

3、的的情况下下发生的的，即使使是只有有两个人人的会议议，这两两个人也也是一种种小型组组织。没没有不开开会的组组织或部部门，一一个组织织或部门门不召开开会议，它的存存在价值值就会受受到质疑疑。因此此，会议议能够充充分显示示一个组组织或部部门的存存在价值值。图1-22组织或或部门与与会议3会议议是一种种群体沟沟通的方方式开会很少少是一对对一的沟沟通，绝绝大多数数情况下下都是一一种群体体沟通。随着科科技的迅迅猛发展展，人们们的沟通通方式越越来越多多，现在在人们可可以通过过-mmaill、多媒媒体等种种种形式式进行沟沟通，但但是，群群体沟通通，即会会议这种种方式，是任何何其他沟沟通方式式都无法法替代的的

4、。因为为这种方方式最直直接、最最直观，这种方方式最符符合人类类原本的的沟通习习惯。会议的目目的开展有有效的沟沟通会议是一一种多项项交流，可以集集思广益益，实现现有效沟沟通是会会议的一一个主要要目的。传达资资讯通过会议议可以向向员工通通报一些些决定及及新决策策，也就就是说向向员工传传达来自自上级或或其他部部门的相相关资讯讯。监督员员工、协协调矛盾盾许多公司司或部门门的常规规会议其其主要目目的是为为了监督督、检查查员工对对工作任任务的执执行情况况，了解解员工的的工作进进度；同同时，借借助会议议这种“集合”的、“面对面面”的形形式，来来有效协协调上下下级以及及员工之之间的矛矛盾。达成协协议与解解决问

5、题题达成协议议与解决决问题一一般要经经历以下下6个步步骤，通通过这66个步骤骤，最终终实现协协议的产产生和问问题的解解决。图1-33达成协协议与解解决问题题的6个个步骤资源共共享利用开会会汇集资资源，以以期相互互帮助，共同进进步。开发创创意开发创意意的会议议目的突突出反映映在广告告公司、媒体公公司中。通过举举行会议议，形成成新的构构思，并并且论证证新构思思，使其其具有可可行性。激励士士气年初或年年底的会会议通常常具有这这一目的的性。这这种会议议是为了了使公司司上下团团结一心心，朝着着一个方方向共同同努力。巩固主主管地位位经理或主主管为了了体现自自身的存存在价值值，更为为了巩固固自己的的地位，经

6、常会会召开一一些上下下协调会会议，以以此来强强化自己己的地位位。会议的种种类会议可以以按照人人数、开开会方式式和开会会目的进进行分类类，每一一种分类类都从一一个方面面反映了了会议的的作用，每一种种分类都都与人们们的实际际需要、社会的的不断发发展密切切相关。表1-11会议的的种类按人数分分类按开会方方式分类类按开会目目的分类类 团体体会议 一对对一会议议 面对对面会议议 电话话会议 视频频会议 宣布布人事安安排、讲讲解政策策的会议议 当众众表扬或或批评别别人的会会议 临时时处理突突发事件件的会议议 固定定的团队队会议 集思思广益的的会议会议的频频率每种会议议都有其其合理的的发生频频率，只只有掌握

7、握了合理理的会议议发生频频率，才才能更高高效地利利用各种种会议解解决问题题、达到到目的。1.固定定的部门门会议2.全体体会议3.处理理突发事事件的会会议4.一对对一会议议会议成本本的计算算会议成本本分为时时间成本本、直接接会议成成本和效效率损失失成本33种。会会议成本本是非常常可观的的一笔数数目，它它关系到到一家公公司的得得失成败败，因此此万万不不可等闲闲视之。1.会议议的时间间成本2.直接接的会议议成本3.效率率损失成成本开会时，主管人人员必须须离开自自己的工工作岗位位，这有有可能造造成公司司整体管管理效率率的下降降。由于于管理效效率下降降而造成成的损失失，就是是效率损损失成本本。效率率损失

8、成成本包括括以下33种情况况：【自检】请将下列列相关选选项用横横线连接接起来。A、固定定的部门门会议至少每每两月一一次B、一对对一会议议随时时C、处理理突发事事件的会会议按按需要D、全体体会议至少每每月一次次见参考考答案11-1【本讲总总结】从某种角角度而言言，世界界是一个个时时处处处充满满会议的的世界。高效的的会议能能帮助我我们迅速速解决实实践中遇遇到的问问题，然然而低效效率的会会议却往往往占据据上风，造成时时间成本本、直接接成本及及效率成成本的损损失。因此，每每个人应应从基础础做起，深刻理理解会议议的意义义、目的的、分类类、合理理的发生生频率以以及如何何计算会会议的成成本，只只有先掌掌握了

9、这这些基础础知识，才可能能使每一一次会议议都“行行之有效效”。【心得体体会】_第二讲会会议效率率不高的的原因及及解决方方案【本讲重重点】会议效率率不高的的原因及及预防性性管理高效会议议的八大大特征会议规范范会议效率率不高的的原因及及预防性性管理1会议议的通病病效效率不高高小王是一一家公司司的职员员，他对对公司会会议有自自己的一一些想法法，他的的想法反反映了许许多公司司会议的的某些现现状，值值得我们们思考。很多公司司往往由由于以下下原因，开会效效率低下下：公司的的主管都都不知道道何时是是开会的的最好时时机。许许多重要要的会都都安排在在周五下下午开，或非要要安排在在事务繁繁忙的周周一开。许多主主管

10、对于于何时开开会几乎乎都不征征询员工工的意见见。这使使得员工工疲于奔奔命，甚甚至得延延后或放放弃参加加其他会会议。有些“必须到到会”的的员工，因为已已经与重重要客户户或政府府官员有有约在先先，根本本不能出出席，这这使得会会议讨论论很难进进行。而而到场的的人往往往并非与与议题关关系最密密切的人人，所以以准备不不充分或或者根本本来不及及准备。时下有一一句很流流行的话话“最近比比较烦”，对太太多像小小王一样样的职场场人士来来说，这这句话可可以改为为“开会会比较烦烦”。开开会之所所以烦，用小王王的话来来说，就就是“会会议常在在毫无章章法的状状况下进进行，甚甚至毫无无意义地地延长时时间，即即使有决决议，

11、质质量也很很低”，简而言言之，会会议效率率不高。因此，寻找致致使会议议效率不不高的原原因就显显得格外外重要。2会议议效率不不高的原原因会议效率率不高通通常由以以下7种种原因造造成。在在这7种种原因中中，有33种原因因是会议议的“致命伤伤”，需要要格外警警惕。这这3种原原因是：主持人人的技能能、会议议的地点点以及会会议的准准备工作作。表2-11会议效效率不高高的原因因及具体体表现项 次原因具体表现现（1）时间会议安排排在即将将午餐的的时间，每个人人都饥肠肠辘辘，无心开开会。（2）地点会议地点点设在经经理办公公室，致致使会议议被频繁繁打断，无法正正常进行行。（3）开会对象象的选择择必须出席席会议的

12、的人未到到，通知知来的是是一些可可有可无无的参加加者。（4）主持人的的技能会议主持持人缺乏乏影响力力、说服服力，被被参会者者牵着鼻鼻子跑，无法达达到会议议意图。（5）参会者的的技能参会者发发言混乱乱，既不不知如何何表意，又不知知如何引引退，致致使会议议失败。（6）会议的准准备工作作开会前没没有通知知与会者者相关事事宜，致致使会议议拖沓而而无成效效。（7）开会的原原因、目目的和结结果开会的原原因、目目的和结结果在会会议进行行中忽然然发现皆皆不明确确，致使使会议毫毫无意义义、宣告告失败。高效会议议的八大大特征与低效率率会议相相对的就就是高效效会议，高效会会议充分分克服了了致使会会议效率率不高的的种

13、种不不利因素素。高效效会议具具有8大大特征。建议在正正式召开开会议之之前，将将高效会会议的88大特征征一一列列出，并并随时检检验，充充分做好好预防性性管理，使即将将召开的的会议能能够成为为真正意意义上的的高效会会议。会议规范范会议规范范包含33个部分分：会议议时间安安排的规规范、固固定的会会议流程程规范以以及会议议规范本本身。1会议议时间安安排的规规范上午88-9点点之间，正是员员工从家家到公司司，准备备开始一一天工作作的时候候。这个个时候的的员工，心绪尚尚且混乱乱，还需需一段时时间才能能进入工工作状态态。因此此，试图图在这一一时间段段举行会会议、试试图让员员工回应应会议提提议或进进行业务务分

14、析，从人的的生理和和心理角角度来看看，是不不现实的的。上午99-100点之间间，员工工已经开开始进入入工作状状态。在在这个时时间段最最适合进进行一对对一的会会谈，同同样也是是进行业业务会谈谈的最佳佳时机。上午110-112点或或下午11-3点点之间，最适合合调动员员工集思思广益。大家利利用头脑脑风暴，不断想想出新点点子、新新方法。下午33-5点点之间，最好不不要安排排会议。这个时时段的员员工开始始进入一一天当中中的倦怠怠期，人人人希望望马上回回家，在在这个时时段举行行会议往往往会事事倍功半半。2会议议规范本本身会议规范范是指大大家达成成共识的的会议守守则。会会议规范范主要包包括以下下条款：所有

15、与与会者将将每周工工作安排排时间表表交给会会议安排排人，以以找出最最适宜所所有参会会人的开开会时间间。超过11小时的的会议应应有书面面通知、议程表表及相关关资料。所有与与会者都都要准备备在会上上发言。准时开开始，准准时结束束。各业务务单位负负责人对对决议能能否达成成负直接接责任。所有与与会者应应知道维维护别人人的尊严严，不在在会中羞羞辱别人人，这条条规则最最重要，需特别别注意。意见不不同是好好事，议议论才能能面面俱俱到，甚甚至有人人扮“黑黑脸”。会议结结束2-3天后后，所有有与会者者应拿到到会议记记录。所有与与会者应应承担起起对会议议质量进进行反馈馈的职责责。必要时时请第三三方监控控，以保保证

16、会议议质量。3固定定的会议议流程规规范图2-11固定的的会议规规范流程程固定的会会议流程程规范主主要包括括一个中中心、两两个基本本点。（1）一一个中心心一个中心心是指整整个会议议的议程程。一个个中心包包括：会议的的开始，具体包包括：致致欢迎词词；阐明明会议目目的；交交流会议议议程；介绍时时间安排排、相关关规章制制度；指指定会议议记录人人。进行会会议讨论论，可以以分为不不同的议议程，比比如议程程一、议议程二、议程三三等。具具体包括括：分享享话题和和目标；交流信信息；产产生主意意、做决决定、确确认行动动；总结结。 结束束会议，具体包包括：总总结；安安排下次次会议。（2）两两个基本本点两个基本本点是指指会议的的一头一一尾，即即会议开开始前的的准备和和会议结结束后的的跟踪，这两个个基本点点是最容容易被忽忽视的。但是，它们却却是保证证会议成成败的关关键。所所以，一一个规范范的会议议流程必必须包含含会前的的准备工工作与会会后