【企业管理】行政管理制度

1、 CT3-00 PAGE 3第三篇 行政管管理制度度目 录录文书管理理办法保密规定定安全管理理办法4.出入入门管理理办法5.地磅磅管理办办法第三篇 行政管管理制度度1.文书书管理办办法1.1目目的为使文书书管理制制度化，以增进进文书处处理品质质及效率率，特制制订本办办法。 1.22范围本办法所所讲文书书管理，指本公公司各部部门与外外界来往往文书及及各部门门之间来往之文文书，自自收（发发）文至至归档全全部过程程之办理理与控制制。1.3公公文类别别及行文文要求1.3.1公司司内公文文格式主主要为公公司正式式文件、签呈、备忘单单、传真真。(1)正正式文件件由公司根根据其重重要性确确定是否否系正式式文

2、件，正式文文件要填填 写文文件签发发笺，由由总经理理签发，并加盖盖公章。正式文文件采用用“正大大有限公公司文件件”专用文文头纸打印印，按年度进进行编号号，标明明主送及及抄送的的单位或或部门。 (2)签呈公司内内部下级级对上级级有所请请示时用用；签呈不不得越级级上报；须总经经理阅示示之签呈呈，部门门主管应应有明确确的意见见。(3)备备忘单公司内内部发布布行政命命令、通通知、通通报以及及部门之之间的业业务 商洽洽、协调调、联络络时用。由公司司下发的的备忘单单由总经经理核准准，各部部门所发发备忘单单由 部门主主管核准准。(4)传传真处理业务务时使用用；传真由由各业务务部门自自行管理理，指定定专人负负

3、责收发发、登记记、 跟催催和归档档。以公司司名义发发出的传传真，须须经总经经理核准准。1.3.2公文文标题应应准确、简要地地概括公公文的主主要内容容。公文文用语应应简单、 扼扼要、明明了。 CT3-00 PAGE 51.3.3公文文应表明明呈送或或下发的的人员或或部门。公文如如有附件件应注明明附件 名称，并并表明发发文者及及发文日日期。 1.44公文处处理1.4.1收文文处理公司所收收上级部部门或其其他单位位公文，由总经经理办公公室进行行收 文文登记后后，送总总经理阅阅示处理理。公司各部部门上报报公文一一律交总总经办进进行登记记后，转转呈总经经理 或或副总经经理阅示示，部门门呈报需需批复之之公

4、文，批复后后由总经经理 办办公室在在当天下下发至呈呈报部门门办理，并追踪踪办理结结果。部门所收收公文交交部门主主管处理理，对需需办理的的应抓紧紧时间办办理， 不不得延误误和推诿诿。1.4.2发文文处理公司所发发正式文文件由总总经理办办公室统统一编号号，并按按正式文文件 行行文要求求办理发发文，并并进行发发文登记记。公司以备备忘单形形式下发发公文经经总经理理签字后后，由总总经理办办公 室室负责下下发。部门上报报、部门门间往来来及部门门内下发发公文，经部门门经理签签字 后后，由各各部门负负责上报报或发送送。 11.5公公文处理理重点及及期限1.5.1公文文处理重重点足以影响响公司权权益之重重要文件

5、件，应将将正本妥妥善保存存，若须须使 用用，以副副本或复复印件处处理。为利于公公文处理理，经办办人接公公文后，应就内内容重点点拟就意意见 或或撰稿，随来文文呈部门门主管核核阅，各各部主管管人员应应认真审审核， 并并签注意意见，避避免只签签名而无无意见。公文处理理意见及及经办、核稿等等人员之之签名应应清晰，不得潦潦草 难难辨。 1.55.2公公文处理理期限公文应随随到随送送，不得得积压。公文处理理期限可可依据经经办人员员的工作作量及文文件内容容的时效效性 而而定，一一般以文文到三日日内处理理完毕为为原则。监印人员员原则上上应与当当日完成成用印。 1.66公文归归档1.6.1管理理部门 CT3-0

6、0 PAGE 8公司的公公文及工工程基建建档案由由总经理理办公室室统一管管理。会计档案案由财会会部负责责整理保保管。1.6.2文件件档案移移送归档档时点收收原则检查文件件之本文文及附件件是否完完整，如如有缺少少，应追追查归入入.文件处理理手续是是否完备备，如有有遗漏，应立即即退回经经办人员员 补办。 (3)与与本案无无关的文文件，应应立即退退回经办办人员。 1.66.3归归档分类类及编号号归档文件件应视其其内容、部门、业务等等因素分分类。每一宗卷卷都应有有名称，名称应应以能充充分表示示宗卷内内容为原原则， 且且有一定定范畴，不能笼笼统含糊糊。每一宗卷卷都应编编号，以以阿拉伯伯数字表表示。1.6

7、.4保存存期限(1)公公司文件件应依其其性质与与内容确确定保存存期限的的长短。(2)公公司永久久保存的的文件有有：公司章程程；董事会会会议记录录；政府机关关核准文文件；不动产所所有权及及其他物物权、债债权凭证证；工程设计计图纸、重要设设备技术术资料；其他经核核实须永永久保存存的文件件。 1.66.5档档案清理理档案管理理人员应应每年对对文件进进行一次次清理，该归档档的文件件应装订成册册，及时时归档。(2)所所有档案案须入柜柜保存，永久保保存的文文件应放放入保险险柜内保保存。(3)档档案柜应应保持整整洁，并并有防虫虫蛀措施施。 (4)档案保保存期满满，须销销毁的，应造册册呈总经经理核准准后实施施

8、，并应在该卷卷目次表表附注栏栏内注名名销毁日日期。2.保密密规定2.1总总则2.1.1为保保护公司司利益，保证生生产经营营顺利进进行，特特制订本本规定。2.1.2公司司秘密是是指关系系公司利利益，一一定时间间内只限限一定范范围人员员知悉的事项。2.1.3保守守公司秘秘密是员员工的基基本义务务，是公公司重要要纪律。2.1.4公司司保密工工作由总总经理办办公室负负责，各各部主管管对本部部门保密密工作负直接责责任。2.2保保密范围围2.2.1下列列文件、报表及及资料列列为公司司秘密资资料品管部的的饲料配配方、配配方成本本表、月月原料用用量报表表、原料料用 量量比较表表及技术术总部来来往的公公务函电电

9、。新产产品、新新原料开开发 决决策，实实验资料料、产品品质量分分析及处处理措施施；财会部的的公司利利润表、资产负负债表、分品种种饲料利利润表、财 务务预测分分析报表表及不宜宜公开的的其他财财务报表表；行销部的的客户档档案、饲饲料销售售合同、行销策策略、企企划方案案， 销销售活动动中的重重大问题题及处理理记录；采购部的的供应商商档案、采购合合同、行行情预测测表、原原料采购购计 划划、采购购决策；生产部的的原料库库存、成成品库存存、生产产用料报报表；公司员工工薪资结结构表、工资表表及奖金金发放表表；总部及地地区副总总裁办公公室下发发的文件件、制度度、会议议纪要；公司的计计划、预预算，经经营检讨讨会

10、纪要要；其他传播播后可能能给公司司带来不不良（利利）影响响的材料料，未竣竣工 的的工程预预算。2.2.2下列列场所列列为限制制场所生产部生生产中心心控制室室；品管、行行销、采采购、财财会部经经理室；董事长、总经理理办公室室、秘书书室；文印室、档案室室、电脑脑室、财财会部凭凭证库。2.2.3下列列人员为为重点保保密人员员各级主管管；生产、采采购、行行销部文文书及外外勤人员员；中控室操操作员；文印打字字员、电电脑操作作人员； CT3-00 PAGE 10财会部成成本、销销售、费费用会计计。2.3保保密管理理 2.33.1资资料保密密属2.22.1条条范围的的保密资资料由发发文部门门在材料料右上角角

11、加盖“秘 密密”字样印印章，由由各部文文书或专专人负责责递送、上报、保管；打字、复复印保密密资料，须经部部门主管管签名（复印份份数用大大写）， 不不得擅自自多印多多留；打打印过程程中废印印件由打打字员妥妥善收存存,及时销毁；传阅秘密密资料，不得散散丢在办办公桌上上,未经有有关主管管同意， 不得扩大阅阅读范围围或带出出办公室室阅读；因工作作需要，携带秘秘密资料外出出时，须须向上一一级主管管报告，并妥善善保管；秘密资料料由各部部文书定定期清查查，分发发和借阅阅的秘密密资料要要按 期期清退；办理完完毕的秘秘密资料料，应按按规定立立卷归档档，无保保存 价价值的清清理造册册或经部部门主管管批准后后销毁。

12、2.3.2薪资资及奖金金保密薪资发放放由公司司财会部部派专人人负责，奖金由由部门主主管直接接发 放放；(2)员员工应对对本人薪薪资及奖奖金保密密，严禁禁互相询询问和谈谈论。 2.33.3饲饲料配方方保密饲料配方方保密由由品管部部主管直直接负责责，并对对生产部部配方保保密工作每季季度最少少检查一一次；(2)饲饲料配方方由品管管部主管管管理，因工作作发往总总部及集集团有关关部 门门的配方方传真须须用密码码填写，专人取取送；(3)饲饲料配方方由品管管部专人人送往生生产部，并由生生产部经经理和生生产 主主任在“饲料配配方传递递表”上签收收；配方由生生产主任任输入中中控室计计算机，配料时时可从计计算机调

13、调出 使使用，但但不得打打印和记记录；(5)生生产使用用后的旧旧配方，由品管管部主管管清查收收回，对对需保存存的 要要按规定定整理入入卷，妥妥善保管管，无需需保存的的，清理理登记后后由 品品管部主主管负责责销毁；(6)饲饲料配方方严禁传传抄、复复印。 2.33.4会会议保密密公司召开开有关营营运会议议，由总总经理或或委托人人核定参参加会议议人 员员名单，会上如如讨论未未定稿的的材料会会前要编编号、登登记，会会后 由由分发人人收回或或销毁；参加会议议人员对对会议讨讨论不宜宜公开事事项负有有保密义义务，不不得 对对外泄露露。 CT3-00 PAGE 132.3.5计算算机保密密各部计算算机应确确定

14、专人人管理，在安全全地方放放置，并并建立 计计算机保保密制度度；存有秘密密资料的的计算机机软盘须须注明并并定专人人管理，输入硬硬盘 的的应加密密码，不不用时应应及时清清除。2.3.6宣传传报道保保密 公司员员工撰写写的各种种有关公公司的新新闻报道道稿件、广告宣宣传材料料， 发稿前前须经部部门主管管和总经经理或其其授权人人审核，未经审审阅，一一 律不许许寄发；公司宣宣传栏涉涉及公司司营运内内容的稿稿件、公公司要闻闻 等须经经总经理理审核方方能在宣宣传栏刊刊登；凡凡涉及集集团情况况的内容容 应经过过集团领领导同意意方可宣宣传报道道。2.3.7限制制场所的的管理公司限制制场所未未经该场场所工作作人员

15、许许可及该该场所无无人时不不得 进进入；生生产部中中控室、品管部部经理室室未经部部门主管管许可 不不得进入入；外来人员员检查工工作及参参观须有有公司领领导或总总经理办办公室人人员陪同；如如在工作作场所拍拍照、摄摄影，须须经公司司领导同同意；限制场所所内一般般情况不不应会客客，无人人时应上上锁；来公司培培训人员员、客户户不经允允许不得得进入主主厂房；供应商商不得进入原原料库；公司辞职职、辞退退人员一一律不得得进入限限制场所所。2.3.8重点点人员管管理 对本规规定2.2.33条所列列重点保保密人员员应重点点试用考考查，有有流动意意 向或不不适应本本职工作作时，必必须及时时调换。2.3.9总经经理

16、或其其授权人人应每季季度对各各部门保保密工作作进行检检查，不不 断完善善公司的的保密工工作。3 安全全管理办办法 3.1目的的及范围围 3.11.1为为确保公公司营运运及财产产的安全全和每位位员工的的生命安安全，预预防各类类事故的发发生，特特制订本本办法。 3.1.22 本办办法适用用于公司司各部门门3.1.3本办办法由各各部门主主管负责责实施，人事行行政部负负责检查查、督导导。 3.2安全全委员会会组成及及职责：3.2.1为加加强对安安全保卫卫工作的的领导，公司成成立安全全委员会会,组成成人员 如如下：主 任任：总经经理 副主任任：副总总经理委 员员：生产产部经理理 人事事行政部部经理 财务

17、务部经理理品管部经经理保卫部门门负责人人 3.2.2安全全委员会会职责 (11)负责责制订安安全及保保卫制度度、政策策、并督督促实施施。 (2)研研究决定定安全防防火防盗盗方面的的重大问问题。 (3)每每月召开开一次安安全工作作会议，总结、检讨、上月安安全及防防火 防防盗工作作，针对对存在的的问题提提出整改改措施。3.3防防火安全全管理 3.33.1人事事行政部部应确定定公司防防火的重重点部位位，画出出平面图图，标明明消防 设设施的位位置。 3.33.2公司司应组建建义务消消防队，并每年年至少组组织一次次消防知知识及消消防器 材材使用演演练,以提高高员工的的防火意意识和处处理突发发事件的的应变

18、能能力. 3.33.3凡使使用电器器设备的的部门，必须每每月检查查电器线线路，电电器设备备运转 状状况，发发现问题题及时维维修，严严禁带“病”工作。电器线线路的保保险 装装置必须须按规定定装配保保险丝。下班后后不使用用的电器器设备应应切断电电 源源。 3.3.4易燃燃易爆物物品应严严格按规规定要求求存放，保持良良好通风风。严禁禁在露 天天和发电电机房内内存放油油料。3.3.5在生生产区及及油料存存放点等等地方，必须挂挂有“严禁烟烟火”，“严禁吸吸 CT3-00 PAGE 14 烟烟”等标志志。3.3.6消防防器材及及防火设设施的管管理： (11)公司司消防器器材应按按规定放放置在正正确的位位置

19、上，配足数数量，每每季度检查查一次有有效期，每天由由巡逻保保安进行行常规检检查。 (22)各种种消防器器材的购购置、保保养行政政部人员员应登记记备查。(3)未未发生火火警时，任何人人不得随随意挪用用灭火器器、消防防栓等消消防设施；未未经行政政部批准准，任何何单位和和个人不不准挪用用、借用用各种消防设设施；不不准在消消防栓取取水降温温、做卫卫生及生生活用水水。对擅自动用用灭火器器及消防防设施且且不听劝劝阻者，视情节节轻重给给予警 告、罚款等等处理。(4)若若维修作作业要动动明火，应填报报“动火申申请单”经批准准后方可可动用明火，而动用用灭火器器，必须须事先向向行政部部及当班班保安反反映，动火及动

20、动用灭火火器材时时必须有有保安在在场。动动火结束束后，需需将未使用或或更新的的灭火器器材放回回原处。 (55)公司所所有的消消防器材材由各保保管部门门（人）负责初初级保养养及监护护。 若发发现损坏坏应立即即报告主主管，查查明原因因及责任任并及时时进行维维 修。若因监监护不严严造成灭灭火器材材损坏给给公司带带来损失失的，视视情 节轻轻重给予予处罚。(6)未未经行政政部主管管批准，任何单单位或个个人都无无权涂改改、移动动、损 坏坏禁烟、禁火标标志。3.4生生产安全全管理3.4.1生产产部应根根据安全全生产的的要求,制订各各类机器器、锅炉炉、配电电房及高高 空作作业等操操作规定定,并严格格执行,切实

21、防防止各类类事故的的发生。3.4.2凡使使用电气气焊人员员必须持持有上岗岗证才能能操作。在严禁禁烟火地地区使用用 电气气焊前，必须书书面报告告经理批批准，备备好灭火火器后才才能施工工。 3.4.33生产车车间必须须每天清清扫粉尘尘，打开开窗户以以利通风风，并严严禁烟火火。 3.44.4生生产部主主管应每每天巡视视厂区，发现不不安全因因素应及及时予以以纠正。 如如有重大大安全隐隐患，应应立即报报告安全全委员会会采取措措施解决决。3.5办办公楼安安全管理理 33.5.1严格格禁止无无关人员员进入财财务部、地磅室室、开票票收款室室等工作作室。 3.5.22公司各各部门下下班后，必须锁锁好抽屉屉、关好

22、好门窗，关灯及及切断空空调 的的电源，并严禁禁无关人人员进入入办公室室大楼。 33.5.3凡需需加班人人员必须须填写部部门主管管签字的的加班申申请单，加班之之后离 开开办公室室须和保保安人员员联系，以便锁锁好大门门。 CT3-0 PAGE 16 33.5.4财务务部的备备用现金金不能超超过规定定的数额额，下班班后现金金必须锁锁进 保险险柜内。 33.5.5财务务部收款款处严禁禁闲杂人人员入内内。每天天收取的的货款必必须及时时 存入银银行。3.6化化学试剂剂的安全全管理 33.6.1凡使使用有较较强腐蚀蚀性，毒毒性化学学试剂的的部门，应有专专人保管管， 严严 加加管理。 33.6.2凡用用化学试

23、试剂，必必须填写写化学试试剂领用用单，经经主管部部门批准准后 才才能领用用。3.7安安全保卫卫工作的的管理 3.7.11公司人人事行政政部门应应根据公公司经营营发展情情况，配配合有关关部门，不断完善善公司安安全保卫卫制度及及防火设设施。 33.7.2公司司保卫部部门对防防火、防防盗重点点部位应应经常检检查，并并作好安安全 记录录。对检检查中发发现的问问题，要要提出整整改意见见，并上上报公司司安 全全委员会会议处。 33.7.3公司司保安人人员应严严格按公公司出入入门管理理制度办办事，严严格出入入门 管管理，严严禁无关关人员及及车辆进进出厂区区，保证证公司正正常的工工作和 产产秩序。3.7.4夜

24、间间值班人人员应加加强对办办公楼、厂区、仓库等等重点部部位的巡巡逻， 发现现问题及及时处理理。如不不能解决决的，应应及时报报告有关关领导作作出 应急处处理。4.出入入门管理理办法4.1目目的及范范围4.1.1为了了保证公公司工作作和生产产的正常常秩序，保证公公司财产产安全，特制订本办办法。 4.1.22凡人员员、车辆辆、物品品进出公公司大门门均依本本办法办办理。4.2人人员出入入的管理理4.2.1凡公公司员工工每天上上下班，均应按按规定打打卡。工工作时间间外出，须主动向保保安员交交验公出出单或请请假单。4.2.2凡来来公司联联系业务务或办事事的外来来宾客，须出示示证件并并在门卫卫室办理登记记手

25、续，经受访访者同意意后方可可进入厂厂区。4.2.3非工工作时间间，禁止止外来人人员进入入厂区。4.3车车辆出入入的管理理 4.3.11公司车车辆外出出须持有有出车单单，随车车人员有有公出单单，否则则保安员有权阻阻止其出出门。 4.33.2外外来车辆辆进入厂厂区，须须将车辆辆停在门门口，待待办理登登记手续续后， 依保保安员的的指引，将车停停放在指指定的地地点。 4.3.33凡来公公司拉料料的车辆辆，进厂厂前，保保安员应应检查其其货箱是是否有杂杂 物、泥沙。如有应应请其在在门外清清扫干净净，方可可允许进进入厂区。拉拉料车辆辆出门须须盖好蓬蓬布后方方可出门门。 4.3.44凡运送送原物料料的车辆辆来

26、公司司，由保保安员通通知采购购部和品品管部，待接到品品管部330%抽抽样合格格通知后后，指引引车辆到到地磅过过磅。 4.3.55车辆出出门须接接受检查查，拉料料车辆须须交验“提货单单”，送料料车辆 交交验“收货报报告”或“地磅单单”的“出门联联”。 4.33.6厂厂区内禁禁止车辆辆鸣号、超车和和高速行行使，车车辆进出出厂门须须缓行。4.4携携带物品品出入厂厂门的管管理4.4.1销售售出厂的的产品，客户应应持有财财会部签签章的发发票（出出门联）， 地地磅员的的过磅证证明手续续，经保保安员检检验无误误后方可可出厂。4.4.2公司司物品携携出公司司，申请请部门必必须到行行政部门门填写“物品出出门 证

27、”，说明明物品名名称、数数量、出出门原因因、时间间及携出出者部门门单位和姓名等等，由申申请部门门主管同同意并签签字，经经行政部部门主管管审核同意(必必要时报报公司领领导批准准）。 4.4.3保安安员负责责对携出出公司物物品的清清点、检检查和登登记及收收存出门门证，不符合出出门手续续的一律律不得放放行，保保安员有有权询问问或扣留留。 CT3-0 PAGE 18 4.4.4属借借用、修修理、委委托加工工等类型型的物品品需携出出公司，应在出出门证上说明返返还时间间，并应应按期返返还。具具体视情情况由行行政部门负责追追踪。4.5保保安员岗岗位职责责4.5.1认真真执行公公司的“出入门门管理办办法”，秉

28、公公办事，不徇私私情。4.5.2上、下班时时间要维维护打卡卡秩序。对于代代打卡者者要及时时劝阻并并作好记录上报报行政部部。4.5.3在没没有公司司领导同同意的情情况下，不允许许外来人人员参观观公司或或进行拍摄。 4.5.4对进进出工厂厂的车辆辆，要做做好指挥挥、疏导导工作，避免阻阻塞现象象的发生。4.5.5夜间间值班要要定时巡巡逻厂区区，发现现偷盗者者应及时时制止，扣留人人员及被盗物品品，并及及时上报报。4.5.6认真真作好交交接班，认真填填写“门卫值值班记录录表”，及时时将有关关情况报告行行政部。 44.5.7要注注重自身身的仪表表、仪容容，工作作时间必必须着制制式服装装。 4.55.8待人

29、人要热情情有礼貌貌。4.5.9上班班不能迟迟到或早早退，工工作时间间不准擅擅自离开开工作岗岗位。 4.55.100工作时时间不准准看书、报，不不准喝酒酒，不准准做与保保安工作作无关的的事，违者者纪律处处分。5.地磅磅管理办办法5.1目目的和范范围 5.11.1为为加强对对进出厂厂货物计计量作业业的管理理，使进进出厂货货物之计计量作 业有所所遵循，特制订订本办法法。 5.11.2 凡公司司购入的的原材料料、包装装物及销销售出厂厂的成品品、不能能用于 生产产的原料料、废旧旧物资之之地磅作作业以及及地磅之之日常管管理均依依本 办法法之规定定办理。 5.22原料入入厂的地地磅作业业5.2.1地磅磅员根据据采购部部开出的的“原料收收货报告告”及“品管部部”30%取 样卡卡”检查地地磅及车车上无人人时方可可过磅。5.2.2打印印“原料收收货报告告”之“进厂栏栏”有关内内容后交交与客户户到仓 库卸卸货，并并进行登登记。5.2.3车辆辆卸完货货后驶回回地磅，地磅员员取回经经仓库