北京外国语大学电子文件归档办法及管理标准

1、PAGE PAGE 10北京外国语大学电子文件归档办法及管理标准（试行）第一章 总则第一条为加强北京外国语大学电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和开发利用，根据中华人民共和国档案法、电子文件归档与管理规范（国家标准），特制订本办法。第二条 本办法法规定需需要归档档的电子子文件包包括各立立档单位位在管理理、教学学、科研研等活动动中产生生的，具具有保存存价值的的电子文文件。第三条本本办法以以维护电电子文件件的真实实性、完完整性、有效性性为原则则，保证证电子文文件的安安全性和和可利用用性。第四条 基本术术语解释释（一）电电子文件件：以代代码形式式记录于于磁带、磁盘、光盘等等载体，依赖计计算机

2、系系统存取取，并可可在通信信网络上上传输的的文件。（二）电电子档案案：利用用计算机机技术形形成，经经鉴定具具有保存存和利用用价值，按照有有关电子子文件归归档管理理规定处处理并且且已经归归档的电电子文件件。（三）真真实性指按规定定对电子子文件的的内容和和显示形形态进行行鉴定后后，确认认其与形形成时的的原始状状况一致致。（四）完完整性指电子文文件的内内容信息息、背景景信息、元数据据等无缺缺损。（五）有有效性指电子文文件应具具备的可可理解性性和可被被利用性性，包括括信息的的可识别别性、存存储系统统的可靠靠性、载载体的完完好性和和兼容性性等。（六）逻逻辑归档档指在计算算机网络络上进行行，不改改变原存存

3、储方式式和位置置而实现现的电子子文件向向档案部部门移交交的过程程。（七）物物理归档档指把电子子文件集集中下载载到可脱脱机保存存的载体体上，向向档案部部门移交交的过程程。（八）元元数据指描述电电子文件件数据属属性的数数据，包包括文件件的格式式、编排排结构、硬件和和软件环环境、文文件处理理软件、字处理理和图形形工具软软件、字字符集等等数据。第二章 电子文文件归档档的管理理体制和和职责第五条 各单位位应根据据本标准准，建立立电子文文件归档档与管理理工作制制度和管管理网络络。第六条 文件形形成部门门负责电电子文件件的形成成、承办办、运转转、收集集、登记记，确保保其真实实性、完完整性、有效性性和安全全性

4、，并并定期向向档案管管理部门门移交；档案管管理部门门应对电电子文件件的形成成、收集集、积累累、鉴定定、归档档等实行行全过程程管理与与监控，规定电电子文件件的归档档时间、范围、技术环环境、相相关软件件、版本本、检测测数据等等要求。第七条 为保证证归档电电子文件件的完整整、真实实和有效效利用，从电子子文件产产生时就就应按照照制度要要求，妥妥善管理理，以确确保其不不散失、不损毁毁、不失失真。第八条 归档的的电子文文件，实实行集中中统一管管理。档档案部门门要确保保电子文文件能够够被识别别。第三章电电子文件件的收集集第九条 收集范范围：凡是反映映本单位位工作活活动、具具有查考考利用价价值的电电子文件件均

5、属收收集范围围。按照照电子文文件的信信息类型型包括：（一）字字处理文文件：指指用计算算机字处处理技术术形成的的文字文文件、表表格文件件等。（二）图图像文件件：指用用扫描仪仪、数码码相机等等外部设设备获得得的静态态图像文文件。（三）图图形文件件：指采采用计算算机辅助助设计或或绘图获获得的静静态图形形文件。（四）影影像文件件：指用用数码摄摄像机等等视频设设备获得得的动态态图像文文件。（五）声声音文件件：指用用音频设设备获得得并经计计算机处处理的文文件，归归档时应应注意收收集其属属性标识识和相关关软件。（六）多多媒体文文件：指指用计算算机多媒媒体技术术制作的的文件，其中包包含声音音、图像像、图形形、

6、影像像等两种种以上的的复合信信息形式式。（七）数数据库文文件：指指采用数数据库系系统制作作的数据据文件及及可能产产生的各各种相关关辅助文文件。（八）超超文本文文件：主主要指已已组织成成网（WWEB）的信息息文件。（九）计计算机程程序：指指计算机机使用的的商用或或自主开开发的系系统软件件、应用用软件以以及相关关支撑软软件等。（十）数数据文件件：指用用计算机机软硬件件系统进进行信息息处理等等过程中中形成的的各种管管理数据据、参数数等。第十条 收集要要求：(一)归归档电子子文件应应与相应应的纸质质或其他他载体形形式的文文件并存存，并在在内容及及相关描描述上保保持一致致。（二）在在“无纸化化”办公系系

7、统中产产生的电电子文件件，应采采取严格格的安全全措施，随时备备份，存存储在能能够脱机机保存的的载体上上，保证证电子文文件的安安全性。（三）各各单位应应依据本本标准以以及纸质质文件的的归档范范围，结结合实际际情况，积极配配合档案案馆做好好电子文文件的收收集归档档工作。第四章 电子文文件的归归档程序序第十一条条 归档档要求（一） 文件形形成部门门应随时时对电子子文件进进行逻辑辑归档，定期把把经过鉴鉴定符合合归档条条件的电电子文件件进行物物理归档档，并按按档案管管理的要要求进行行登记。（二） 归档电电子文件件应按“件”进行管管理。一一般情况况下把一一份电子子文件作作为一件件，密不不可分的的几份电电子

8、文件件应作为为一件来来进行管管理，如如：正文文与附件件、重要要法规的的历次修修改稿、一套计计算机软软件或源源程序等等。（三） 电子文文件形成成部门要要随时收收集符合合电子文文件归档档范围的的电子文文件，著著录并填填写归归档电子子文件登登记表（见附附录1）。归档档电子文文件应逐逐件编目目。（四） 文件形形成部门门应将经经过检验验的电子子文件和和归档档电子文文件登记记表保保存在脱脱机载体体上。（五） 档案馆馆应对归归档电子子文件进进行真实实性、有有效性和和完整性性测试，并填写写归档档电子文文件移交交、接收收检验登登记表（附录录2）。第十二条条 归档档方法(一) 一个归归档年度度的电子子文件应应拷贝

9、至至一盘或或多盘载载体中，视文件件数量，跨年度度电子文文件也可可拷入一一盘载体体中。（二） 本标准准推荐采采用只读读光盘作作为归档档电子文文件的保保存载体体。禁用用软磁盘盘作为归归档电子子文件长长期保存存的载体体，但可可以作为为短期备备份或迁迁移。归归档后的的电子文文件的载载体应设设置成禁禁止写状状态。（三） 存储电电子文件件的装具具上应贴贴有标签签，注明明电子档档案号、归档年年度、盘盘号等（见附录录3）。（四） 信息组组织结构构每盘存储储载体的的根目录录下有说说明文件件、归档档电子文文件登记记表、归归档电子子文件目目录。电电子文件件保存在在相应目目录中。各级目目录按照照树状结结构排列列。1说

10、明明文件（1）文文件名：REAADMEE（2）文文件内容容：有关关本存储储载体的的各种信信息。应应包括分分类号、立档单单位名称称、归档档年度、盘号、制作人人、检查查人、制制作时间间。（3）文文件格式式：说明明文件为为字符文文件。每每行的左左边为标标题，右右边为说说明内容容，中间间用冒号号分开。例如： 八九级级学生成成绩单：英语系系八九级级50名名同学四四年的汇汇总成绩绩。2归档档电子文文件登记记表（1）文文件名：REGGISTTER（2）文文件内容容：归档档电子文文件登记记表的电电子版本本。（3）文文件格式式：具体体格式见见附录11。3归档档电子文文件目录录(1) 目录名名：DAATA(2)

11、目录内内容：以以子目录录的形式式存放归归档电子子文件，一组电电子文件件保存在在一个子子目录中中。4对电电子档案案的说明明性文档档一律用用TXTT文档编编写。第十三条条 归档档时间逻辑归档档随时归归档，物物理归档档原则上上参照纸纸质文件件归档时时间进行行。第五章电电子文件件的归档档标准第十四条条电子文文件具有有对计算算机系统统的依赖赖性、非非人工直直接识读读性、复复制传递递的高保保真性、信息与与载体的的可分离离性、信信息内容容的易改改性、载载体的不不稳定性性等特性性，并且且对于不不同信息息类型的的电子文文件，由由于其技技术特点点不同，存储载载体和记记录信息息的标准准、算法法也不同同，所以以电子档

12、档案的存存储应根根据电子子文件的的特点分分别采取取措施保保证其原原始性、真实性性、完整整性：（一）字字处理文文件1TXXT、XXML、WORRD、EEXCEEL、PPDF文文档可以以作为电电子档案案直接存存储。2WPPS、RRTF等等文档作作为电子子档案存存储时应应转换一一套XMML文档档或PDDF、WWORDD文档同同时存储储。3对于于其它类类型的文文档，如如果无法法转换为为XMLL、PDDF格式式则应按按原格式式存放并并将有关关的软件件和计算算机系统统信息一一并存档档。（二）图图像文件件1TIIFF、JPEEG格式式图片可可以作为为电子档档案直接接存储，有特殊殊压缩参参数的要要作说明明。2

13、其它它格式图图片应转转换为以以上两种种格式中中任意一一种，有有特殊压压缩参数数的要作作说明。3对于于无法转转换格式式的图片片应按原原格式存存放并将将有关的的软件和和计算机机系统信信息一并并存档。4由扫扫描仪获获得的图图像电子子档案，对于普普通纸质质档案来来说光学学分辨率率不低于于2000dpii，对于于照片档档案来说说分辨率率不得低低于6000dppi。（三）图图形文件件1图形形文件的的存储要要求参见见图像文文件的存存储要求求。2归档档时应注注意其设设备依赖赖性、易易修改性性等问题题，对相相关软件件及各种种数据信信息一并并存档。（四）影影像文件件1MPPEG22格式、比特率率4Mbb/S以以上

14、的影影像文件件可以作作为电子子档案直直接存储储。2对于于无法转转换格式式的影像像文件应应按原格格式存放放并将有有关的软软件、压压缩算法法和计算算机系统统信息一一并存档档。（五）声声音文件件1WAAV、MMP3格格式声音音文件可可以作为为电子档档案直接接存储。2对于于无法转转换格式式的声音音文件应应按原格格式存放放并将有有关的软软件和计计算机系系统信息息一并存存档。（六）多多媒体文文件1多媒媒体文件件包含多多种信息息形式，信息完完整的多多媒体文文件可以以作为电电子档案案直接存存储。2多媒媒体文件件依赖的的计算机机软硬件件信息及及相关参参数应一一并存档档。（七）数数据库文文件1DBBF格式式数据库

15、库文件可可以作为为电子文文件直接接存储。2对于于无法转转换格式式的数据据库文件件应按原原格式存存放并将将有关的的软件和和计算机机系统信信息一并并存档。（八）超超文本文文件1超文文本文件件包含的的信息较较多，存存储时注注意数据据的完整整性。2信息息完整的的超文本本文件可可以作为为电子档档案直接接存储。3超文文本文件件依赖的的计算机机软硬件件信息应应一并存存档。（九）计计算机程程序1计算算机程序序可以作作为电子子档案直直接存储储。2计算算机程序序依赖的的软、硬硬件平台台说明应应一并归归档。（十）数数据文件件1数据据文件的的类型较较多，包包含以上上所示的的多种类类型，具具体类型型的存储储办法参参考以

16、上上各类型型的存储储办法。2数据据文件应应对数据据来源进进行说明明并一同同归档。第十五条条在符合合软、硬硬件平台台条件下下，应保保证电子子档案能能正常被被计算机机所识别别、运行行，并能能准确输输出。第十六条条电子档档案中涉涉及的口口令、密密匙、权权限管理理说明等等应同电电子档案案一并归归档。第十七条条保存与与纸质等等档案内内容相同同的电子子档案时时，要与与纸质等等文件之之间互相相建立准准确、可可靠的标标识关系系。第十八条条用扫描描仪、视视频压缩缩卡等设设备获得得的电子子档案，如果采采用非标标准算法法，则应应将相关关软件一一并归档档。第十九条条计算机机系统运运行和信信息处理理等过程程中设计计的各

17、类类参数、管理数数据等应应与电子子档案一一同归档档。第六章电电子档案案的保管管、利用用和销毁毁第二十条条电子档档案应该该拷贝到到耐久性性的载体体上，至至少一式式两套，一套封封存（CC），一一套供查查阅利用用（Y）。必必要时，复制第第三套（S），异异地保存存。对于于加密的的电子文文件，则则应在解解密后再再完成上上述工作作。第二十一一条在相相同条件件下，电电子档案案的存储储载体的的选择应应优先考考虑可靠靠性和先先进性。第二十二二条 对对于具有有稳定可可靠的网网络环境境的单位位具体要要求：（一）电电子档案案应存放放于指定定的服务务器上，服务器器必须采采取磁盘盘镜像、双机容容错等备备份措施施。（二）局

18、局域网内内部要有有可靠的的安全防防范措施施和管理理制度，系统设设备更新新时必须须制定严严格的数数据转换换办法，确保数数据准确确无误并并能在新新系统中中运行。第二十三三条电子子档案的的保管要要求除应应具备纸纸质档案案的一般般要求外外，还应应符合下下列条件件：（一）归归档载体体应作防防写处理理。不得得擦、划划、触摸摸记录涂涂层。载载体应直直立存放放，做到到防尘、防变形形，防阳阳光直接接照射。（二）环环境温度度选定范范围：11720；相对对湿度选选定范围围：355%45%。（三）存存放时应应注意远远离强磁磁场，并并与有害害气体隔隔离，远远离热源源。（四）对对磁性载载体每满满2年，光盘每每满4年年转存

19、一一次，原原载体同同时保留留时间不不少于44年。第二十四四条电子子文件存存档时必必须检查查病毒、千年问问题或其其他危害害计算机机的隐患患，对于于不能清清除隐患患的电子子文件不不得存档档。第二十五五条 存存储电子子档案的的光盘应应放入盒盒中存放放，C、S两套电电子档案案应分开开保管。第二十六六条 电电子档案案的有效效性保证证：（一）随随着计算算机技术术和设备备的更新新发展，存储载载体或电电子档案案数据会会出现兼兼容性问问题。1存储储载体出出现兼容容性问题题时应更更换先进进、可靠靠的存储储载体进进行复制制。2电子子档案数数据出现现兼容性性问题时时应对电电子档案案进行升升级转换换并进行行复制。3复制

20、制后旧版版存储载载体应至至少保留留4年。（二）刻刻录光盘盘时尽量量采用整整盘刻录录方式，一般不不使用多多段刻录录方式。使用通通用的刻刻录软件件。（三）库库存的电电子档案案每5年年要依次次进行有有效性、安全性性检查，对存储储载体的的寿命、存储载载体的兼兼容性、电子档档案数据据的兼容容性等问问题进行行抽查，抽检率率不得低低于300%，发发现问题题要及时时补救。（四）检检查、拷拷贝、转转换电子子档案时时要做好好登记。第二十七七条 电电子档案案在提供供利用时时应注意意以下事事项：（一）封封存的电电子档案案不得利利用和外外借，利利用时要要使用电电子档案案的复制制件。（二）用用来查阅阅电子档档案的计计算机的的软、硬硬件配置置应能够够正确识识别、运运行和输输出电子子档案。（三）通通过网络络查询和和利用要要有安全全保密防防范措施施和可靠靠的监管管制度。第二十八八条 电电子档案案的销毁毁：（一）可可重复使使用的载载体上的的电子档档案的销销毁应确确保电子子档案及及相关电电子信息息的不可可恢复性性删除。（二）一一次性使使用载体体上的电电子档案案的