紫光档案管理系统使用手册(DOC32)

1、紫光档案案管理系系统标准准版使用用手册（普通用用户）修订历史史记录版本日期AMD修订者说明1.020144-111-20A紫光软件件系统有有限公司司电子档档案事业业部（A-添添加，M-修改，D-删除）紫光档案管理系统标准版使用手册紫光档案管理系统标准版使用手册目录TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc274781. 文文档介绍绍 PAGEREF _Toc27478 1 HYPERLINK l _Toc96501.1. 文档档目的 PAGEREF _Toc9650 11 HYPERLINK l _Toc146801.2. 文档档范围 PAGEREF _Toc14680

2、11 HYPERLINK l _Toc57341.3. 读者者对象 PAGEREF _Toc5734 11 HYPERLINK l _Toc221851.4. 术语语与缩写写解释 PAGEREF _Toc22185 11 HYPERLINK l _Toc290012. 系系统角色色 PAGEREF _Toc29001 1 HYPERLINK l _Toc107803. 系系统功能能概述 PAGEREF _Toc10780 33 HYPERLINK l _Toc216923.1. 系统统功能划划分 PAGEREF _Toc21692 3 HYPERLINK l _Toc184313.2. 模块块

3、汇总表表 PAGEREF _Toc18431 4 HYPERLINK l _Toc321264. 业业务定制制流程 PAGEREF _Toc32126 66 HYPERLINK l _Toc135925. 信信息服务务 PAGEREF _Toc13592 8 HYPERLINK l _Toc133685.1. 信息息服务主主界面 PAGEREF _Toc13368 88 HYPERLINK l _Toc313555.2. 普通通检索 PAGEREF _Toc31355 88 HYPERLINK l _Toc318625.3. 全文文检索 PAGEREF _Toc31862 116 HYPERL

4、INK l _Toc228286. 个个人信息息 PAGEREF _Toc22828 18 HYPERLINK l _Toc144096.1. 个人人预约 PAGEREF _Toc14409 118 HYPERLINK l _Toc91246.2. 个人人借阅 PAGEREF _Toc9124 221 HYPERLINK l _Toc200126.3.个人赋赋权申请请 PAGEREF _Toc20012 22 HYPERLINK l _Toc134956.4.推送查查阅 PAGEREF _Toc13495 233 HYPERLINK l _Toc27877. 个个人待办办事项 PAGEREF

5、_Toc2787 225 HYPERLINK l _Toc303137.1. 功能能说明 PAGEREF _Toc30313 225 HYPERLINK l _Toc18947.2. 界面面说明 PAGEREF _Toc1894 225 HYPERLINK l _Toc165677.3. 约束束说明 PAGEREF _Toc16567 226 HYPERLINK l _Toc233227.4. 操作作说明 PAGEREF _Toc23322 227文档介绍绍文档目的的指导各单单位的普普通用户户对系统统进行操操作使用用的文档档。文档范围围本文档为为针对紫紫光档案案管理系系统标准准版进行行操作使使

6、用的说说明文档档，未包包含其相相关软件件。读者对象象本文档主主要提供供给各单单位普通通用户，以以指导其其能正确确理解、操作、使用系系统。术语与缩缩写解释释序号术语和缩缩写解释说明明1AMSArchhivee Maanaggemeent Sysstemm，档案案管理系系统23456系统角色色序号角色名称称职责使用功能能备注1系统管理理员管理规范范的制定定者。完完成对所所有全宗宗单位通通用档案案业务规规范的设设置工作作。全宗管理理、日志志管理，标标准业务务定制一般是信信息维护护人员。系统默默认用户户2全宗档案案管理员员通过系统统完成本本单位档档案管理理工作。如果其其所在单单位有下下级机构构，可监监

7、控（浏浏览目录录）下级级单位的的档案工工作情况况，并能能汇总下下级档案案数据，接接收部门门移交的的归档文文件等。除全宗管管理、标标准业务务定制外外的所有有功能一般是各各全宗单单位的档档案管理理员。上上级单位位档案管管理员有有权浏览览下级单单位档案案数据。部份档案案管理员员需要分分配档案案类型。3兼职档案案管理员员负责本部部门归档档文件的的收集、整理和和移交。系统应应根据集集中整理理或分散散整理确确定兼职职档案管管理员的的工作内内容是只只有归档档文件录录入、编编辑和移移交，还还是同时时要完成成整理工工作。收集整编编、检索索查询、待办事事项一般是负负责本部部门归档档文件整整理的责责任人。部分单位位

8、无兼职职管理员员或兼职职管理员员只作数数据录入入。4档案录入入员帮助全宗宗档案管管理员进进行档案案收集整整理的工工作人员员收集整编编、检索索查询、待办事事项一般是临临时人员员6利用者普通的档档案利用用者，进进行档案案信息的的查询利利用。检索查询询、待办办事项单位所有有人员系统功能能概述系统功能能划分紫光档案案管理系系统标准准版功能能主要分分为以下下四部分分：功能名称称对应的模模块主要功能能使用角色色系统业务务定制部部分全宗管理理、标准准业务设设置、业业务设置置、权限限管理对系统所所需管理理的全宗宗、标准准的档案案业务和和各全宗宗的业务务进行定定制，根根据全宗宗对系统统权限进进行设置置系统管理理

9、员、全全宗档案案管理员员档案业务务管理档案业务务管理包含了所所有档案案管理业业务功能能：年度度项目管管理、档档案收集集、文件件管理、收集整整编、移移交管理理、档案案管理、借阅管管理、开开发利用用、日志志管理。全宗档案案管理员员、兼职职档案管管理员、档案录录入员信息服务务档案查询询利用提供对系系统数据据的查询询和利用用。利用者辅助管理理辅助工具具、个人人信息为业务定定制和档档案业务务管理提提供方便便的辅助助工具和和交互界界面系统管理理员、全全宗档案案管理员员权限管理理权限管理理对本全宗宗下的机机构、用用户权限限进行管管理系统管理理员根据上面面的总体体功能分分类，系系统的功功能模块块如下图图所示：

10、上图中通通过颜色色区分了了模块的的使用角角色，其其中：颜色的模模块为提提供所有有用户使使用的功功能模块块； 颜色的模模块为主主要档案案业务管管理部份份，提供供全宗档档案管理理员和兼兼职档案案管理员员使用的的功能模模块； 颜色模块块为提供供全宗档档案管理理员使用用的业务务定制功功能模块块； 颜色模块块为提供供高级档档案管理理员使用用的标准准业务定定制功能能模块；模块汇总总表根据上述述的系统统功能模模块划分分得到的的模块汇汇总表如如下：一级功能能二级功能能三级功能能使用角色色基础设置置全宗管理理系统管理理员代码表定定制分类表定定制基础定制制档案类型型定制系统管理理员文件库定定制整理设置置整理规则则

11、设置系统管理理员字段对应应设置默认排序序设置报表定制制项目设置置项目设置置系统管理理员日志管理理系统管理理员信息服务务检索全宗档案案管理员员兼职档案案管理员员录入员普通用户户卡片检索索全文检索索个人待办办事项全宗档案案管理员员兼职档案案管理员员录入员普通用户户档案业务务文件管理理全宗档案案管理员员录入员兼职档案案管理员员个人资料料管理年度项目目管理全宗档案案管理员员收集整编编全宗档案案管理员员录入员兼职档案案管理员员移交管理理全宗内移移交全宗档案案管理员员移交单管管理档案管理理数据管理理全宗档案案管理员员鉴定销毁毁借阅管理理预约处理理全宗档案案管理员员借阅登记记借阅管理理个人借阅阅全宗档案案管

12、理员员兼职档案案管理员员录入员普通用户户开发利用用统计全宗档案案管理员员日志管理理全宗档案案管理员员业务设置置全宗配置置全宗档案案管理员员代码表定定制分类表定定制显示字段段设置档案整理理目录树树个人资料料管理目目录树全宗档案案管理员员兼职档案案管理员员录入员普通用户户文件管理理目录树树全宗档案案管理员员关联设置置开发利用用权限管理理用户组管管理系统管理理员机构管理理用户管理理参建单位位管理归档部门门管理权限管理理用户规则则管理辅助工具具数据转换换系统管理理员报表编辑辑器系统管理理员全宗档案案管理员员业务定制制流程系统为了了保证系系统内所所有全宗宗单位在在遵循统统一的业业务规则则完成档档案管理理

13、业务的的同时，还还能适应应各全宗宗单位具具体的管管理需求求，将业业务设置置部份分分为了多多个层次次，不同同层次由由相应的的角色完完成定制制工作，上上层对下下层进行行约束和和限制，下下层在上上层的框框架下可可以实现现最大的的灵活配配置。具具体定制制层次如如下表所所示：序号定制层次次定制内容容对应角色色备注1系统默认认档案类型型模板、角色功功能对应应、主题题词系统默认认，因此此如果修修改需通通过研发发人员进进行修改改都是XMML配置文文件2标准定制制代码表、分类表表、档案案类型、整理规规则、字字段对应应、文件件库、报报表、工工程项目目、默认认排序、机构用用户系统管理理员存在先后后设置的的依赖关关系

14、3全宗定制制文件库管管理视图图、管理理视图、显示字字段、辅辅助定制制、权限限管理全宗档案案管理员员存在先后后设置的的依赖关关系4用户定制制参建单位位管理、年度项项目管理理全宗档案案管理员员同上上表中的的设置是是从上向向下进行行设置的的顺序关关系，但但在每项项设置内内也同样样存在设设置的顺顺序关系系。标准业务务定制按照：全全宗管理理、代码码表、分分类表、档案类类型、机机构用户户、文件件库、扩扩展定制制设置。其中：文文件库、项目设设置与顺顺序无关关，不受受上述约约束。全宗定制制按照：个个人资料料管理目目录树、显示字字段、辅辅助定制制、权限限管理。由于系统统业务定定制工作作分别是是由高级级档案管管理

15、员和和全宗档档案管理理员完成成的，因因此在进进行系统统业务定定制之前前需要先先形成标标准业务务定制说说明书和和全宗宗业务定定制说明明书，分分别指导导项目实实施人员员、系统统管理员员和全宗宗档案管管理员完完成系统统的业务务定制的的工作。普通用户户（利用用者）在在本系统统中主要要可以利利用以下下几个模模块：档案信息息查询（包包括：普普通检索索、高级级检索、全文检检索）个人代办办事项档案业务务管理（包包括：中中间库、个人借借阅、档档案编研研）业务设置置（包括括：中间间库目录录树）下面我们们按照上上述模块块对系统统进行详详细的介介绍。信息服务务信息服务务主界面面功能说明明这种检索索方式适适合了解解档案

16、管管理且拥拥有明确确检索条条件时使使用，检检索结果果更精确确，能够够快速准准确的定定位到需需要的数数据。界面说明明单击鼠标标左键选选择“信息服服务”按钮，打打开检索索主页面面。图5.11-1 档案检检索主页页面如图7.1-11所示，检检索分为为普通检检索，全全文检索索，后面面来逐一一介绍。在页面中中间部分分显示的的是本全全宗单位位最热门门的搜索索关键词词。操作说明明左键单单击热门门关键词词则立即即对该词词进行普普通检索索。普通检索索功能说明明普通检索索为分词词检索，根根据输入入的检索索关键词词条件对对档案信信息条目目的所有有字段进进行词汇汇匹配。这种检检索方式式适合普普通用户户对于不不明确检检

17、索条件件进行查查询时使使用，但但检索的的结果往往往不十十分精确确，需要要对多次次检索的的结果进进行过滤滤。普通检索索支持同同时输入入多个关关键词，中中间用空空格隔开开，如：输入关关键词“中国 档案”。界面说明明普通检索索如下：图5.22-1普通检检索页面面（缩略略图模式式）图5.22-2普通检检索页面面（列表表模式）如上图所所示普通通检索界界面为左左右结构构。左侧目录录树有三三级，分分别是全全宗单位位、档案案门类、级别。如果是是多全宗宗单位检检索，则则在检索索结果页页面中，左左侧树结结点会显显示多个个全宗单单位。档档案门类类、级别别会显示示相应的的结果条条数。右侧是数数据区、数据筛筛选区和和功

18、能操操作区，再再次检索索可以同同步刷新新显示左左侧结点点下的内内容类表表。在检检索输入入框下面面的部分分为筛选选区，可可以对查查询结果果进一步步缩小范范围。同同时在列列表上方方显示可可进行的的功能操操作图标标，在功功能操作作图标最最右边有有显示模模式功能能按钮，文文件级别别的档案案默认为为缩略图图模式显显示，如如图5.2-1，切换换列表模模式显示示如图55.2-2。操作说明明单击“”可以返返回到信信息服务务主界面面。如需要继继续缩小小检索结结果范围围，需要要在检索索条件输输入框再再次输入入检索条条件，单单击鼠标标左键选选择“结果中中检索”按钮，页页面会显显示符合合再次检检索条件件的“检索结结果

19、”页面。同时还还可以利利用筛选选区对检检索范围围进一步步缩小，单单击鼠标标左键选选择筛选选区选项项，数据据列表立立即刷新新显示符符合筛选选条件的的检索结结果。如需将查查询出来来的条目目全部导导入到一一个Exccel表格中中，单击击鼠标左左键选择择“”按钮，系系统会自自动弹出出下载的的对话框框，用鼠鼠标左键键选择保保存到本本地磁盘盘。如需要查查阅某条条档案，可可先单击击鼠标左左键选择择“加入预约约单”按钮，然然后单击击鼠标左左键选择择“”按钮，弹弹出完成成预约界界面。如如果确实实要预约约此条档档案，单单击鼠标标左键选选择“提交”按钮，如如果取消消预约，单单击鼠标标左键选选择“取消”按钮。如下图图

20、7.11.1.3-11所示。 图5.22-3查看档案案条目信信息单击鼠标标左键选选择需要要查看的的检索结结果中的的“档案条条目信息息”按钮，系系统弹出出“档案条条目信息息”页面，如如下图所所示：图5.22-4档案卡卡片信息息页面加入借阅阅单单击鼠标标左键选选择需要要借阅的的检索结结果左侧侧的“加入预预约单”按钮，系系统弹出出“加入预预约单”页面，如如下图所所示：图5.22-5加入预预约单信信息页面面单击鼠标标左键选选择“确定”按钮，系系统弹出出“加入预预约单成成功”页面，如如下图所所示：图5.22-6保存单单条预约约信息成成功页面面单击鼠标标左键选选择“确定”按钮，“加入预预约单”操作完完成。

21、注意：整整编库中中的文件件没有加加入预约约单的按按钮，只只有档案案库（数数据管理理）中的的文件才才有“加入预预约单”的按钮钮。完成预约约查看所将将需要借借阅的文文件全部部添加到到预约单单中后，单单击鼠标标左键选选择页面面右侧的的“”按钮，系系统弹出出“借阅车”编辑页页面，如如下图所所示：图5.22-7完成预预约编辑辑页面选择利用用方式和和利用目目的、填填写借阅阅份数，如如果不需需要预约约某一档档案可点点选删除除按钮，将将其删除除。单击鼠标标左键选选择“提交”按钮，“完成预预约”操作完完成。查看案卷卷内文件件信息单击鼠标标左键选选择需要要查看案案卷内文文件信息息的检索索结果左左侧的“卷内文文件信

22、息息”按钮，系系统弹出出“卷内文文件信息息”页面，如如下图所所示：图5.22-8卷内文文件信息息页面查看完毕毕后鼠标标左键单单击左侧侧“案卷”按钮，返返回案卷卷列表操操作完成成。电子原文文单击鼠标标左键选选择需要要查看条条目信息息的检索索结果右右侧的“查看电电子原文文”按钮，系系统弹出出“电子文文件浏览览”页面，展展开正文文，选择择pdf格式的的文档，如下图所示： 图5.22-9电子文文件列表表页面图7.11.1.3.55-1界面，右右侧点击击浏览格格式下载载，原文文加上水水印下载载到本地地，原浏浏览格式式下载是是电子原原文未加加水印下下载到本本地。关联文件件如检索结结果中需需要查看看的文件件

23、为科技技档案门门类，则则在该文文件左侧侧显示“关联文文件”按钮。单击鼠标标左键选选择“关联文文件”按钮，系系统弹出出“文件关关联视图图”页面，如如下图所所示：图5.22-10文件关关联视图图页面 在该该页面中中可以查查看与检检索文件件有关联联关系的的其他案案卷（盒盒）及文文件列表表，并可可对该案案卷（盒盒）及文文件进行行“查看档档案卡片片信息”、“加入预预约单”、“查看电电子原文文操作”。缩略图模模式1在缩缩略图模模式下，如如果档案案条目下下有多个个电子文文件时，把把鼠标移移动到图图片上在在图片两两边会出出现“左右”两个箭箭头，点点击箭头头可以切切换显示示图片。图5.22-11缩略图图视图页页

24、面其它功能能排序设置置：具体体操作请请参阅7.11.3.8功能点点描述中中对应的的具体功功能即可可。保存样式式：把当当前列表表中的字字段调整整用户所所需要的的宽度，点点击列表表上面单单击“保存样样式”按钮“”，在下下拉框中中选择“保存为为全宗样样式”（为该该全宗列列表设置置默认样样式）或或“保存为为个人样样式”（为自自己设置置样式）当当前列表表就会根根据用户户调整后后的宽度度显示。显示/隐隐藏字段段：点击击列表上上面单击击“”按钮，系系统弹出出显示字字段设置置下拉框框，如图图5.22-12所示图5.22-12显示字字段设置置在显示字字段下拉拉列表中中，勾选选中的字字段为显显示字段段，用户户可以

25、某某个字段段取消勾勾选对显显示字段段进行隐隐藏。全文检索索功能说明明全文检索索主要通通过设置置电子档档案原文文中内容容为检索索关键字字检索档档案，检检索系统统所有数数据电子子原文题题名以及及内容中中是否包包含输入入的关键键字，适适合用于于检索不不明确条条件的电电子原文文。全文检索索同样支支持同时时输入多多个关键键词，中中间用空空格隔开开，如：输入关关键词“中国 档案”。界面说明明全文检索索页面如如下：图5.33-1全文检检索页面面屏幕中间间为检索索条件输输入框，输输入检索索关键字字后点击击“全文检检索”按钮，显显示检索索结果。操作说明明进入“全全文检索索”模块后后，在检检索条件件输入框框中输入

26、入检索条条件，单单击鼠标标左键选选择“检索”按钮，页页面显示示“检索结结果”页面，如如下图所所示：图5.33-2全文检检索结果果页面 全文检检索结果果页面左左侧目录录树及右右侧筛选选区功能能同普通通检索相相同。单击鼠标标左键选选择需要要浏览的的文件名名称，系系统弹出出“电子原原文浏览览”页面，如如下图所所示：图5.33-3查看电电子原文文点击某条条检索结结果下方方的条目目信息，可可以查看看该文件件的条目目信息。个人信息息个人预约约功能说明明此模块每每个用户户都具有有权限，在在此可以以查看当当前用户户己预约约还在审审批的数数据,己审批批通过的的数据,以及未未审批通通过的数数据,并且对对在审批批的

27、数据据可以取取消预约约,对审批批未通过过,己过期期，己撤撤消的数数据都可可以进行行重新申申请等操操作。界面说明明数据过滤滤区：将将个人借借阅的文文件分为为待处理、已通过过、未通通过三个节点点；待处理：单击待待处理图图标右方方显示所所有本人人预约但但尚未审审批的文文件；已通过：单击已已通过图图标右方方显示所所有本人人借阅已已审批通通过的文文件；未通过：单击未未通过图图标右方方显示所所有本人人借阅未未审批通通过的文文件；己过期：系统在在某个时时间段，把把待处理中中未进行行处理的的某些预预约文件件自动转转到己过过期；己撤消：取消己己经预约约的文件件；个人信息息操作区区：在此此可对文文件进行行取消预预

28、约或重重新申请请等操作作。图6.11-1个人借借阅界面面操作说明明模糊检索索说明：选选定目录录树范围围内的模模糊检索索右侧区域域输入检检索条件件为测试试，单击击检索图图，如图图所示，在在数据区区域中显显示符合合条件的的数据图6.11-2 模糊糊检索界界面打印选择一条条数据，单单击打印印，弹出出如下窗窗口，勾勾选借阅阅详情单单，点预预览，进进入打印印界面，点点打印按按钮，即即可进行行报表打打印。图6.11-3打印界面面撤消单击待处处理节点点，选择择某个文文件单击击撤消。弹出如如下窗口口：图6.11-4撤销界面面确定：取取消已选选择文件件的预约约。取消：返返回操作作。重新申请请 说明明：对撤撤消借

29、阅阅预约,未通过,己过期期的文件件进行重重新申请请 在己撤撤消，未未通过，己己过期的的节点中中任意勾勾选一条条或多条条数据，单单击重新新申请，当当前被重重新申请请的数据据将转入入到待处理节节点，在在该节点点用户可可以针对对这些需需要借阅阅的数据据重新进进行审批批处理个人借阅阅功能说明明：此模块每每个用户户都具有有权限，在在此可以以查看当当前用户户己借出出还未归归还已到到期的数数据、未未到期的的数据；己借出出归还的的条目信信息。界面说明明：己到期：单击已已到期图图标右方方显示所所有本人人借出未未归还已到到期的文文件；未到期：单击未未到期图图标右方方显示所所有本人人借出未未归还未到到期的文文件；己

30、归还：单击己己归还图图标右方方显示所所有本人人借出己己归还的的文件；操作说明明： 左侧个人人借阅节节点中单单击己归归还，右右侧显示示己归还还数据区区域，如如图所示示图6.22-1个人借借阅界面面6.3. 个人赋赋权申请请6.3.1. 功能说说明:此模块每每个用户户都具有有权限，在在此可以以查看当当前用户户已申请请赋权待待处理的的信息；申请赋赋权已处处理未授授权的信信息、已已处理并并且已授授权的信信息。界面说明明：待处理：单击待待处理图图标右方方显示当当前用户户赋权申申请等待待处理的的信息;已授权：单击已已授权图图标右方方显示当当前用户户赋权申申请得到到处理并并且已经经授权的的信息;未授权：单击

31、未未授权图图标右方方显示当当前用户户赋权申申请得到到处理但但并未授授权的信信息;6.3.2. 操作说说明:图6.33-1个人赋赋权申请请界面6.4. 推送查查阅6.4.1. 功能说说明:此模块每每个用户户都具有有权限，在在此可以以查看当当前用户户推送数数据信息息。如果用用户想查查看推送送数据的的详细信信息可以以点击卡卡片预览览同时可可对现有有存在电电子原文文的推送送数据进进行电子子原文浏浏览。界面说明明：点击推送送查阅下下方显示示当前用用户推送送数据的的列表信信息;推送数据据展示列列表中点点击卡片片预览,可以查查看某条条推送数数据的详详细信息息;推送数据据展示列列表中点点击电子子原文,可以对对

32、现有数数据进行行电子原原文浏览览;6.4.2. 操作说说明:鼠标单击击推送查查阅，下方显示示推送数数据信息息，如图图所示图6.44-1推送数数据展示示界面推送数据据展示列列表中点点击卡片片预览,可以查查看某条条推送数数据的详详细信息息,如图所所示图6.44-2卡片预预览界面面推送数据据展示列列表中点点击电子子原文,可以对对现有数数据进行行电子原原文浏览览,支持对对电子文文件的浏浏览格式式下载和和原格式式下载,如图所所示图6.44-3电子原原文浏览览界面个人待办办事项功能说明明此模块主主要显示示两方面面的信息息：待阅阅待办及及所有消消息。待阅待办办：是指指有需要要用户介介入进行行审批、处理的的具体事事务的提提醒消息息。所有消息息：是指指无需用用户介入入操作，只只是一个个提醒或或通知类类