档案数字化建设解决方案

1、档案数字化建设处理方案沈阳北讯科贸有限企业第1页综 述伴随当代经济进入到了一个全新数字经济时代，各行各业都在加速自己数字化进程。社会保险业是一个电子化很高行业，不论是保险客户各类相关资料电子化管理，还是后期客户在投保、理赔上各项服务，原来保单归档处理流程已经不能满足高速运转工作需要。据初调查显示，当前我国长久投保客户高达1.4亿人次，这么一个惊人数字背后隐藏着巨大企业内部文档及相关客户服务工作量。而档案保留和查找也变得十分复杂和繁琐。需要一个高效、稳定处理方案来将保单和企业内部文件电子化归档和管理。所以，保险业档案数字化建设已经成为当务之急。第2页档案数字化加工方案一、工作流程二、工序安排三、

2、项目实施计划举例四、管理与技术人员保障五、质量保障及后期服务保障六、从事同类项目第3页依据贵单位档案数字化需求，我企业特制订了先进制作流程。档案领取档案拆分图像扫描图像处理图像质检索引录入与质检挂接与验收档案还原与归原本流程依靠IT-SCAN（图像处理系统）与TH-OCR（文字识别系统）进行作业，本组合是一套科学，高效、高质量数字化系统,为项目标成功建设奠定了坚实基础!一、工作流程设计第4页二、工序安排1.档案领取在项目实施前双方首先要对档案进行统计与分批次进行交接，按原档案分类编号与类别提取，提卷人按实际案卷数与页数填写详细档案交接清单，并由双方主管人员签字。2.档案拆分我方收到档案后按照双

3、方制订档案整理规范对其纸介档案按日期，险种等进行整理，统一编号。对要进行扫描加工档案进行拆分，为下一步骤扫描工作做前期准备。3.图像扫描扫描人员收到整理后档案，负责将纸质性档案经过高速或零边距扫描仪将其转换成电子图像。在扫描过程中并确保图像清楚度与完整性。第5页 4.图像处理 修图人员负责对扫描完图像进行去污、校正等工作，同时修图人员还进行质检图像工作（如：含糊、原稿残缺、补扫、漏扫、图片不完整），以到达环环相扣质检流程。 5.图像质检 质检人员对档案图像进行全方面质检，质检小组质检合格后将数据提交给主管验收 6.索引录入与质检 录入索引信息（如案卷号，文件号，日期，卷内目录等），并对其进行校

4、对，文本质检差错率确保在万分之一以内质量要求，索引与文件页号及页数进行对比，对扫描前图像页标引与扫描后图像页编号与页数进行对比，发觉不合格登记清单并退回上一流程重新处理，直至合格。 7.挂接与验收 文本域录入和扫描处理检验后图像成品，按年度进行文字图像与系统挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。 8.档案还原与偿还 档案整理工作严格按照国家档案局要求相关标准或贵单位要求进行有序整理，企业安排专员负责案卷合并与整理，还原档案合格再移交给贵单位,双方签字确认。第6页三、项目实施计划举例例：

5、有1000万页档案数字加工量，项目期限为8个月：时间周期计划：日生产量为：档案60000页生产周期为：档案1000万页6万页167个工作日项目期限为：以每个月工作22个工作日计，预计8个月内可完成人员配置计划：为保障日产量60000页，人员配置计划以下表：第7页人员配置计划工作性质人数电脑其它档案整理10人1台拆装工具10套图像扫描15人15台扫描仪15台图像处理15人15台图像质检8人8台录入校对16人16台成品验收8人8台项目管理3人3台打印机1台累计：工作人员75人、电脑66台、软件网络版、扫描仪15台等。第8页四、质量保障及后期服务保障项目验收：本公司采取在前期协议条件基础上，分批对项

6、目成品进行验收工作，验收合格后，呈交贵单位项目责任人验收，此方式可大大保障项目标进度与质量要求一致性。 质量保障为了确保项目成功实施、保质保量按时完成，减轻委托方工作压力，我项目部执行标准项目管理规范。1项目生产流程中设置质量保障体系，首先是从每一步骤做起，后一工序查检上一工序是否合格，不合格部分进行返回修正。2设置项目验收小组：成品数据完成后先由我方验收小组进行移交前验收工作并生成汇报，不合格进行返工，直至合格后再移交贵馆验收人员进行验收。3项目委托方与项目承接方经过项目管理规范能够共同建立项目协调工作小组，经过亲密沟通与相互协调，以确保项目标成功实施。后期服务保障项目承接单位对承接委托单位

7、数据，实施提供全方面、有力、及时技术支持服务。 1）热线电话服务2）现场技术服务3）远程网上服务4）电子邮件服务第9页五、从事同类项目客户名称服务项目中信资产管理有限企业档案数字化加工北京华融综合投资有限企业 档案数字化加工北京西环置业有限企业 档案数字化加工北京德胜投资有限责任企业 档案数字化加工北京市西单商业区建设开发企业档案数字化加工北京华融基础设施投资有限企业 档案数字化加工第10页企业介绍沈阳北讯科贸有限企业，是一家专注于信息资源管理软件开发和信息资源数字化服务高科技企业。企业坚持以“技术创新，服务为本”为经营理念，依靠清华OCR光学字符识别技术建立了含有国际领先水平工厂化流水作业，

8、智能化质量控制与管理数字化工厂。为多家单位实施了信息资源数字化建设，客户遍布政府、教育、金融、地产、电信、传媒、企业等各个领域，并受到客户一致好评。企业含有一批经验丰富、业务精通项目管理与生产人员，软硬件配套设施齐备，能够提供先进、可优化管理方法和加工流程，可同时为多家单位提供信息资源数字化服务。第11页一、规模化、流水线式数字化加工模式二、成熟高效软件产品三、优异管理与加工团体四、高品质硬件设备五、专业人力资源培训六、灵活多样服务七、大量成功案例我们在档案资源数字化方面优势第12页一、规模化、流水线式数字化加工模式规模化生产、流水线式作业，使得加工工作人员能够从事自己最擅长和最熟练工作，所以

9、，确保了项目质量不停提升和单位成本稳定下降。第13页二、成熟高效软件产品 我们拥有以TH-OCR为关键技术各种数据处理工具，在提升加工效率和质量上起到了巨大作用。企业软件开发部还能够依据不一样客户数据特点做出适应性辅助性软件开发，方便更加好完成客户加工任务。第14页三、优异管理与加工团体 现今世界社会分工逐步向两个方向延伸：一是，专业化和职业化，二是，分工合作。沈阳北讯秉承以人为本企业文化，灵活利用，并重视员工与企业共同发展，培训出一批含有专业技术和管理水平项目经理及加工队伍，能够同时为多家客户提供多样化数字化加工服务。第15页四、高品质硬件设备 “工欲善其事，毕先利其器”。在加工设备上，大量高性能计算机工作站与高端服务器组成局域网络，连接着各个加工步骤数据传输，服务器磁盘阵列采取双备份系统，有效确保了数据安全性。 我们配置了虹光、柯达、富士通等专业数字化加工扫描仪、幅面从A4至A0幅面一应俱全，能够满足不一样幅面，不一样规格、不一样时间扫描任务。第16页五、专业人力资源培训 我们制订了专业人资源培训方案，企业常期聘请高校图书馆与档案馆老师对我企业员工进行图书档案,档案资源信息化知识培训,并与清华文通0CR开发部建立了密要沟通关系，为不停提升数据加工技术水平和改进工作流程打下了良好基础，迄今已培养出大批数据加工教授，所以我们能够胜任不一样资源，不一样要求以及特殊，高