商务英语写作 2

1、商务英语写作 2Meeting Agenda2. follow-up-letter11. Meeting AgendaPurposes:虽然有不少会议是因为参会者意见分歧过大导致无果而终，但会议失败最主要的原因还是会前准备不周，会议议程混乱。这篇主题的目的就是帮助设计一套富有效率的会议议程。2设计流程（1）设定会议目标如有可能，告诉与会者每个议题最终需要取得怎样的成果（或结论）如果议题太多， 可以考虑在每个步骤设置一个“指导性时间”，以确保不会因为一个问题影响整个会议进度。如果与会者很多，且发言人数很多，可以考虑限制每个人的最长发言时间。严格限制与会者人数- 安排是可将与会者分为“必选”，“可

2、选”，“排除”。一般只安排“必选” 名单的人员参会。 3设计流程 （2）6. 安排自由讨论时间将“签到时间”放入议程 签到时间通常是正式开始前10-15分钟。将“会议须知”放在议程之后 - 通常包括会场的路线图，需要与会者准备的物品和信息，会议主办方联系方式等等。会议时间不宜过紧 留有一定的休息时间，看似牺牲了时间，实际上换回的是效率。 提前分发会议资料 发出会议议程后的两三天内，联系与会者以确认其收到议程并能够参会。4A Example of Meeting AgendaSee CopiedRevised 52. 与客户会谈后的跟进（follow up letter）商务谈判后的邮件跟进（f

3、ollow up letter）的目的： 战果确认 战场清理写作过程： logic thinking fact oriented be constructive and practical 留有余地6follow up letter 的内容(1)感谢对方出席先前的会议:It was a pleasure to meet you at (*) on (*). I appreciate your interest in (*) and our products.We are very interested in (*). The Senior Management of (*) is ready

4、to conduct any further negotiations regarding (*).7follow up letter 的内容(2)完成上次会谈中双方决定由乙方随后完成的事件：As per your request, please find attached, (*). Should you have any questions, or require additional information regarding (*), please feel free to contact me.Enclosed please see the8follow up letter 的内容(3)确认上次会谈的成果和分歧：提出下一步的建议：期待再次会面：Thank you for your interest in (*) and we look forward to your favorable reply.9The function of follow-up-letter确认先前谈判过程中的主要共识 (common ground or consensus )确认先前谈判过程中的主要分歧 (difference or di