办公室会务工作的基本套路

1、办公室会务工作的基本套路所谓会务，就是会议事务性工作的简称，主要是会议筹办、组织协调、服 务保障等工作。会务工作很重要，办好了，领导满意、参会人员满意，大家都高 兴；办不好，领导批评、参会人员笑话，大家都难看。那么，如何做好会务工作 呢？今天主要谈三个方面的问题。一、会务工作的基本套路会务工作的事项和套路，主要根据会议的类型而定，一般分为会前准备、 会间服务、会后处理 3 个阶段。（一）会前准备阶段 。除例会和小型会议及不安排食宿的短会，准备工作 可适当简化外，一般会议都要根据实际需要，在会前做好以下13 项准备工作。制定会议方案。 对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程 安排、经费

2、预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办 会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。需要 注意的事， 筹备会议一定要按规定政策办， 要想按规定政策办， 自己又要提前学 习有关政策规定。拿出会务工作实施计划。 主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作， 按内容或承办部门归归类， 按时间顺序排排队， 列出共有多少项工作， 每项工作 拟由哪个部门或个人负责， 以及各项工作的基本要求、 完成的时限等。 这样做可 以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数， 避免忙乱和大的疏漏。 具体的标 准，就是不需要辅助材料、 不留下空白地带， 尽量用一个方案把所有的事都统

3、起 来、让所有的人都动起来， 就像计算机的程序一样， 让领导和机关按着方案 “走”。 如果该想到的工作没想到，就需要反复建议、反复请示、反复研究、反复落实， 不仅增大了工作量还很容易误事。 在这个问题上， 一定要张开想象的翅膀， 就像 放电影一样， 首先在大脑里把未来可能遇到的所有问题、 面临的所有矛盾和解决 的所有办法，尽可能地规划设计好，越具体越省心。组织召开协调会议。 较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根 据需要，组成会务工作班子， 召开会议筹办工作协调会。 会务工作班子一般设秘 书、材料、保障和新闻 4 个组。中型或小型会议可不设组，固定几个人分管几个 方面的筹办工作即可。 召

4、开会议筹办工作协调会的主要内容是： 传达领导审定的 会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充会务工作实施计划，协调一 些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。印发会议通知。 召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知， 给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括 “八要素 ”：即会名、主要内 容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要 携带什么材料或物品， 要不要提前报告与会人员名单， 要不要报告报到时需接站 的人数及所乘坐车次， 以及有问题如何联系等。 但通知的时机也要把握好。 太早 了，容易发生变化，又得发一个又一个的补充通

5、知，别人会说你朝令夕改，引起 人家反感；太晚了，人家来不及做与会准备，导致手忙脚乱。另外，发通知也不 能就事论事，有些事前和事后的东西也要考虑到。印制会议票证。 大中型会议对正式出席会议的人员要发给出席证，列席 会议的人员要发给列席证， 会议工作人员要发给工作证， 进行选举等其他重要会 议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议， 还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各 种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座 次证一般在举行全体会议之前临时分发。 如会场有条件摆座签， 最好用摆设座签 的方法取代座次证准备

6、会议用品。 本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，购置文 具等会议用品。 表彰会议还要购买奖品等。 如果会议有选举任务， 要提前准备选 票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。印制与会人员和工作人员名册。 住房分配、餐桌划分、电话安装、座签 填写等，都需要依据人员名册办理。为节约时间，可采取 “找 ”和“报”相结合的方 法，即找以往会议名单或其他资料，提前拟个名单，下面报名单时，进行对照修 改即可。人员名册一定要准确，姓名、职务等基本情况不能有丝毫差错，这既体 现工作人员是否具有严谨细致的工作作风 ,也体现工作人员对与会人员是否尊 重。比较好的办法是，人员名单统计好后，要经2-3 人再核

7、实一遍，确认无误后， 再定稿打印。印制会议须知。 会议须知一般包括 6 个方面的内容：即日程安 排、会议编组、作息时间、会务组等会议保障人员的住室及电话号码、文化生活 安排、注意事项。会议编组主要根据会议的任务确定，可以按单位划分，也可以 按业务系统编组， 每组要确定 1至 2名召集人，如需讨论， 要划分每个组的讨论 会场。安排好生活保障。 主要包括食宿、医疗、安全保卫和通信 4 个方面。会 议方案确定后， 要把会议人员、 伙食标准及其他服务保障要求及时通知接会的招 待所或宾馆。 会议报到前 3 至 5 天，要督促招待所或宾馆进行会议生活供应的各 项准备。会议报到前 1 至 2 天，负责会议住

8、宿安排的工作人员应到招待所或宾馆， 对与会人员的住室、 床位和就餐桌位， 固定到人，并贴好门签、 摆放好餐桌座签。 较大型会议都要安排医生、 护士及食品检验人员， 设立医疗化验室， 抽调安全保 卫和执勤人员。还要根据会议需要，增设通信线路，架设电话。筹办文娱活动。 文娱活动一般安排在晚上，时间不易过长，以免影响次 日开会。会期较长的会议， 一般要为每个住室送主要报纸， 做到会议人员一报到， 报纸就能发到。实现不了每个住室都送的情况下，要保障重要领导每人一份。设置会场。 设置会场主要是两项工作：一是布置主席台 ,主要包括悬挂 会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒，主席台座次要按照 “中为主、

9、左 为上”的惯例排定，拿不准的要及时请示，不能自作主张。二是会场座区的布设， 一般要将正式出席人员安排在会场靠前和中间位置， 列席人员和工作人员安排在 靠后或两边位置。另外，对会场的供电、供暖（冷）、音响等设备要全面了解， 如无把握，应有应急方案。大中型会议，要协调地方电源车和消防车到位备用。做好接站准备。 依据与会人员报到时所乘车次，印制接站安排表， 主要列清什么时间、接哪个车次的哪些人、什么车去接、由谁负责等，发给有关 人员按表抓落实。进行会务检查。会务工作主要负责或承办的同志， 在会议报到的前一天， 要对会议的各项筹备工作组织一次全面检查。发现漏办事项或办得不理想的事 项，要责成专人、限

10、定时间立即补办或完善，发现其他问题也要随时研究解决， 督促各组再接再厉，高标准、高质量地做好各项准备工作，保证会议按期召开。（二）会间服务阶段。 会议从报到之日起即进入会议阶段。会议召开期间 要根据实际需要，做好以下 12 项工作。组织好会议报到。 安排接站人员和车辆，及时去机场、车站迎候，把参 加会议的人员接往会议住处。 确定专人， 在开会通知指定的报到地点和报到时间 内坚守岗位， 保证自行到会的人员及时得到安排。 对一些临时情况， 如与会人员 所带司机或亲属朋友等需安排食宿的， 报到处要及时掌握， 妥善安排。 及时核发 会议证件、文具和会议材料。及时向分管领导报告报到情况。开好预备会议。

11、会议人数较多、会期较长或程序较为复杂的会议，人员 报到之后、正式会议之前， 一般应召开简短的预备会议， 由各组召集人或工作人 员参加，大会负责人或秘书长主持。主要内容是，简述会议筹备情况和开法，介 绍会议服务保障安排和打算， 征求各组意见和建议， 并对如何开好会议提出希望 要求。会场组织工作。 每次举行全体或分组会议时，会务工作人员都要提前进 入会场， 首先检查会场设置和设备， 然后协助会议主持人做好下列工作： 组织与 会人员入场、 就座；清点并报告到会人数， 掌握和随时通知有关人员调控会场音 响、温度、照明等；督促服务人员及时送水、倒水；组织会间休息和散会退场； 如会议临时动议需要调整议程，

12、 增减议题， 扩大或缩小与会人员范围等， 也需要 随时进行调度，作出适当安排。对选举等复杂的会议事项，要组织预演排练。选 举前一天晚上 ,反复推演，直到凌晨，确保万无一失。在充分准备的基础上 ,工作 人员反应也要敏捷，出现特殊情况，反应要快，正确处理。组织大会发言工作。 会议安排有大会发言的，会务组要和材料组共同做 好发言的组织安排。如会前已排定发言名单 , 准备好发言稿并已印有材料的，届 时组织有关人员发言即可。 如会议期间临时确定安排发言的， 应通知有关人员抓 紧做好发言准备， 并将发言题目收集整理， 呈主持会议的领导人审定。 发言顺序 一般按编制序列， 也可按发言内容排列。 要及时按发言

13、顺序提前把发言人请到前 台或台侧就座，以免临时喊人、出入耽误时间。对没有形成材料的发言，在发言 后一般应将其发言稿留下，以便随后印发或留存备查。对重要会议的大会发言 , 还应组织试讲。会议主持词的撰写。 主持词有时由材料组负责，有时由会务组负责。即 使由材料组负责， 会务工作人员也要及时了解掌握。 会议安排的变动、 学习讨论 的重点、传达贯彻的意见等， 一般是通过领导的会议主持词来公布和明确的。 尤 其是会议进行选举或表决等事项， 会议主持词实际等于会议的 “脚本 ”，会务工作 人员必须熟悉主持词，才能协助主持人顺利完成会议预定议程。做好会议记录。 要确定专人做好会议记录，包括全体会议记录和分

14、组讨 论情况汇报会记录。 全体会议记录的要求是： 没有印发材料的要分别依据重要程 度做详细记录或摘记大意与要点；已印发材料的，要着重记录讲话人作出发挥、 增补或解释的地方， 作为已印发材料的补充留存。 重要报告、讲话要录音、 录像。 领导人的即席讲话， 重要的也要录音， 以便事后按录音整理出讲话稿。 会议记录 要使用专用的会议记录本，力求真实、准确、完整，不遗漏主要观点，不改变讲 话原意，有争议之处也要照实记录， 客观地反映会议的内容和进程， 为日后查考 提供依据。分组讨论安排工作。 分组讨论前，首先要协助各组落实好讨论场所，与 各组召集人或工作人员保持联系。 分组讨论时， 会务工作人员一般应

15、分头参加各 组的讨论，掌握第一手资料。如果领导要分头参加各组讨论，要注意做好协调、 分组、通知等工作。 分组讨论的发言一般由各组工作人员负责记录， 通过召集分 组讨论情况汇报会、 碰头会或收集各组记录本的方法加以汇总整理， 向有关领导 报告。现场参观组织工作。 事先要派人员察看现场，与被参观单位商定现场会 开法和参观路线，提前做好各项准备。现场距离较远、 .需乘坐车辆时，要按组 定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时，会务工作人 员要分工把口，加强联络协调，统一指挥调度，维持好参观秩序。会议简报编印工作。 有的会议为使领导成员与参加会议的人员之间和各 组之间能互通情报 ,交

16、流情况，给领导主持和指导会议提供依据和参考，要编印 会议简报，由材料组或会务组编印分发。编印简报的一般要求是：标题要醒目， 内容要精炼，篇幅要简短，印发要及时。文化生活的安排工作。 根据会议日程和文化生活计划，一般安排电影、 录像，有时组织看文艺节目或体育比赛。 对业余文化生活的组织安排， 要加强组 织协调，把好事办好，使与会人员心情舒畅。会议材料回收工作。 会议印发的属于保密范围的文件材料， 在会议结束 前应予以回收，以防发生失泄密事故。对因特殊情况而缺交、漏交的，会后仍要 跟踪回收， 不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员， 发文时 一定要登记和交代清楚，他们离会时及时回收。

17、做好与会人员的返程服务工作。 会务组应在会议结束前摸清底数， 早作 安排。需乘火车的，要提前 2至 3天征询车次，预购车票，并分别按乘车时间编 组，做好送站安排等。在这项工作中，最关键的是抓好安全，应在会议结束时， 通过主持会议的领导强调返程安全问题，严格不开夜车、不开快车等规定。（三）会议善后阶段。 会议结束，会务工作不能同时结束，还要继续做好 会议的善后工作。会议善后工作主要有以下 5 项：搞好财务结算。 会议结束后，会务组要及时与招待所或宾馆有关人员一 起，核算住房、伙食等费用，并尽快结算印刷厂、服务社等外围账目。对凡属已 列入会议预算或预算外开支应纳入会议报销的经费， 都要作出处置，

18、不要有遗留 的问题。搞好会务工作总结。 会务工作基本完成后，大会秘书处应及时召集全体 会务工作人员进行总结，肯定成绩，指出问题，找出经验教训，并对表现好的人 员进行表扬。 对从外机关抽调来的人员， 要将其会议期间的工作表现告知其所在 单位，并明确回单位上班的时间， 避免会议一散， 各奔东西，没有个交代和说法。会议文件材料的合订留存。 会议形成的一切文件材料 ,包括主持词和发言记录等，在会间都要注意收集，会后要系统排列，装订成册，留作资料，一般应 装 2 至 3 套，一套留存，其他可作为借阅资料。会务用品的归还和整理。 每次会议结束后，对一些常用的会议用品，借 来的应立即归还，自置的应加以整理，

19、以便下次再借或再用。落实会议精神和催办会议决办事项。 主办会议的机关在会议结束之后， 要明确人员， 最好是参加办会的人员， 采取电话联系或其他方式， 对会议精神的 传达贯彻情况和会议决办事项的办理情况， 向各有关单位进行了解和催促， 务求 把会议精神或决办事项落到实处，并及时将了解的情况反映给领导。二、办会需要注意的细节问题（一）会前，严谨细致抓好检查把关会场门前有三看。 一看前台。确定是否按要求设置签到台，签到表、签 到笔、签到负责人是否已到位， 签到情况是否需要统计并及时与主持人沟通， 是 否需要向签到人员发放记录本、会议资料等。二看礼仪。落实楼道口、会场门前 等关键部位迎接人员是否就位，

20、 雨天是否准备雨伞等迎接物品； 重要路口、 停车 场有无引导人员或指示牌；会场标识是否明显。三看卫生。检查地面是否湿滑， 有无果皮纸屑、树叶花瓣等异物 ; 卫生间、过道是否打扫干净；会场门外是否需 要放置垃圾桶、痰盂等。主席台上把三关。 一把座席关。 检查领导桌签是否与会议方案所列一致， 摆放顺序、摆放位置是否规范；检查座椅是否结实，上面有无破损，有无污渍、 灰尘、图钉等，座椅间距是否合适，是否方便临时出入。包括合影，领导的椅子 也不要摆的过于紧密。摆的紧密时，领导坐下来，肩膀挨着肩膀,会很难受，有的领导身材很魁梧，甚至都坐不下来。座椅间距宁大勿小，适当大一些，领导坐着宽松些会比较舒服。二把材

21、料关。检查会议议程、主持词、讲话稿等资料是否 齐备，并特别注意主持词、欢迎词、讲话稿、工作报告之类因人而异的材料是否 与发言人座位对应。三把物品关。检查台上茶杯、矿泉水、纸巾、烟灰缸等物品 是否符合要求，茶杯手柄方向是否合理（手柄方向应该朝后，不能朝前了）；检 查笔记本、中性笔等用品是否到位，摆放是否整齐。设备设施重三查。 一查安全。检查应急出口是否打开 ,消防通道是否畅通， 灭火器、报警器、消防栓、应急光源等是否可用；电器设备活动插头是否牢固， 临时连接的电源、信号线路是否容易绊倒行人，是否容易被人绊开。二查稳定。 检查无线话筒电量是否充足，会议前后需播放的音乐、提示语音是否准备到位， 测试

22、音响发声是否正常， 有无杂音、啸叫，会场声音大小、 高低是否合适；电脑、 网络、投影仪、银幕、电视机、摄像头等仪器运行是否正常，若临时出现故障， 是否有备用设备或应急措施， 如何进行应急操作等。 三查规范。 照明设施是否损 坏，整体光线是否适合；空调效果是否可靠，室内温度是否舒适；需要演示的课 件是否已拷贝到电脑指定位置，演示人员是否提前到位并试机；会标是否准确、 规范，旗帜、盆景是否整齐、美观。（二）会中，全心全意抓好配合协调心系领导 “三留意 ”。一是留意领导讲话。领导讲话本身是发表意见、表 达态度的重要方式， 也是会议决议的重要表现形式， 要留意领导讲话透露的信息 及其本意， 以便会后传

23、达会议精神或起草会议纪要。 二是留意领导动作。 要结合 领导的平素习惯、爱好、身体状况等实际情况，尽量理解领导台上眼神、手势等 具体含义。三是留意领导安排。 要大致了解领导档期 （电影用语 ） ，必要时上前提 醒领导，防止会议超时错过重要活动 ; 领导会前安排的紧急工作，如提醒、资料 传递等简单工作是否落实到位等。内外沟通 “三及时 ”。一是及时组织。会议期间若需进行合影等活动，应 提前拿出详细活动方案， 联系好摄影师， 布置好摄影场地和站位顺序， 并事先与 主持人、参与领导、工作人员沟通，做好临时组织。二是及时沟通。会议内容、 时间很可能临时发生变化， 会场工作人员要及时与场外人员沟通， 以

24、便其及时做 好相关准备。三是及时对接。会场工作人员在场内要当好 “二传手 ”，与场外人员 对接相关情况，并妥善处理相关事务，防止贻误重要事情。思于会议 “三不忘 ”。一是不忘保密。不将会议资料对外传播，不向无关 人员透露会议内容；会议用到的资料要规范管理，防止遗失。二是不忘记录。按 要求记录会议相关要素和要点， 便于会后贯彻落实或出具会议纪要， 必要时对领 导讲话、重要决议等进行录音或录像。三是不忘秩序。会议开始后，应关闭会议 室入口，禁止无关人员进入。 要主动维持会场秩序， 带头关闭手机或将手机设为 震动、静音模式，并尽量不随意走动或出入会议室，因特殊原因确实需要出入， 也尽量不影响他人，

25、避免从投影仪下方经过； 会议进行时如发生混乱， 会场工作 人员要及时调停，特别是重要的级别较高的会议，防止在混乱中发生意外情况。（三）会后，周到规范抓好后续服务会议结束 “三落实 ”。一是落实交通。保障会场通向外部的出口和通道畅 通；确认领导离开的交通工具已在场外待命； 检查交通疏导或引导人员是否就位。 二是落实物品。 与会人员全部离场后， 应检查现场是否有物品遗落， 重要会议资 料是否全部收回或带走； 要特别关注雷雨、 冰雪等恶劣天气情况， 及时协调落实 雨具、防滑垫等物品。三是落实信息。会议结束，应与后续活动组织人员沟通信 息，特别是领导临时决定离开、 增加后续活动环节或人员等信息， 应及

26、时通知活 动组织人员做好准备； 后续活动组织者会有一些情况需要临时提供， 会场工作人 员应注意保持通讯畅通，配合完成相关任务。会后服务 “三注意 ”。一是注意顺序。会议结束后，领导退场、专车排列 等都应遵照会议组织顺序， 避免造成混乱。 二是注意人员。 会场工作人员应对后 续活动参与人员进行引导、 维护和确认， 特别是退场和登车环节， 应防止相关人 员掉队。三是注意特护。要特别关注老同志、 病残人士，并努力为他们提供方便。会议落实 “三抓紧 ”。一是抓紧整理。 一般的会议，应尽快整理会议精神， 形成会议纪要、备忘录等文件，若领导明确了具体要求，应遵照领导指示，或整 理领导讲话录音， 或将相关资

27、料汇编成册， 或尽快撰写宣传稿件、 信息要讯报送 至相关单位。二是抓紧传达。 应尽快将会议精神向本单位相关人员简单传达， 便 于掌握情况， 并及时将形成的文件、 录音整理稿等下发至相应的单位和机关， 以 便遵照执行。三是抓紧贯彻。 应及时按照会议要求落实相关事项， 必要时可安排 机关对会议精神、重要事项落实情况进行督查。三、会务人员应注意把握的问题一是既要按分工办事，又要积极主动揽事。 作为会务工作的组织者，首要 的是搞好统筹协调，区分任务，明确责任，分兵把口。每一个会务工作人员，都 要按照分工履行职责， 保质保量地完成应干的事项。 会务工作全面展开之后， 有 些“结合部 ”的工作很难界定该谁干， 如果一味强调叫干啥就干啥， 这类工作就容 易挂空挡， 还需要会务工作人员具有积极主动揽事干的精神。 有些突击性任务和 临时性工作，很难事前安排，需要临时调整力量，集中人手干，如果没有积极请 缨、主动参与的精神， 这类任务容易推委扯皮； 有些领导直接交办的或者下面请 求办理的事情， 不一定是按正常分工和正常渠道下达的， 如果借口自己不分管而 接受不愉快，或办理不积极，都会造成误时漏事，影响会务保障的质量，影响机 关的威信。所以，做好会务工作，第一位的素质是具有积极主动的精神。分配的 任务快速优质地干， “结合部 ”的工作主动干，临时性工作抢着干 ,遇