商务英语写作简洁礼貌原则写作技巧

1、商务英语写作的简短礼貌原则及写作技巧.商务英语写作的简短礼貌原则及写作技巧.12/12商务英语写作的简短礼貌原则及写作技巧.商务英语写作的简短礼貌原则及写作技巧跟着经济全世界化，国际商务的发展日趋蓬勃，商务书信的交流在各样商务状况中饰演着极其重要的角色。“一封好的商务信件有助于促使和发展同客户的关系，在促使完成新的业务方面起着踊跃的作用”(2003丹尼尔肯尼迪)。所以，在写作时严格恪守并且灵巧运用7“C”原则是必不可以少的：Completeness(圆满)、Concreteness(详细)、Correctness(正确)、Conciseness(简短)、Clearness(明晰)、Courte

2、sy(YfU貌)和Conscientiousness(诚心)。这七个原则是商务信件写作的最基本的指导原则，在这7“C”原则中，简短、礼貌原则又是极其重要的两个原则。本文主要研究这两个原则及商讨写作中所能运用的技巧。二、简短、礼貌原则及写作技巧(一)简短原则及写作技巧商务信件的写作要点应素来放在“效率”二字上，要做到简短。简短就是用最简单的话语正确地表达自己的意思，语言精练，要言不烦。一般不需要礼仪性的寒暄，最好是斩钉截铁、直入主题，让对方很清楚地认识你想说什么，轻易地领悟你的意图，进而快捷快速地做出反响。13W的文章组织构造。一封商务信件的全文构造可以用3W来表示，即：Whydoyouwrit

3、etheletter?(fg一部分)；WhatSthedetailedreason?(第二部分)；Whatdoyouexpectyourreadertodo?(第三部分)。第一部分(Whydoyouwritetheletter?)：在信件的一开头就要目的明确、简短简要告诉读信者为何要写这封信，如：Willyoupleasesendmeinformationaboutyourdressmaterial#l23，especiallyastoitsfabriccontent?IamreplyingtOyourletterofApril15askingUStOclearourMarchpayment这

4、样的开头直接提出要乞降咨询，可以使得读信人马上知道写信的企图，在读信的时候可以把注意力集中在问题的要点上。第二部分(whatSthedetailedreason?)：即表达事实或许原因来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想周密。把所要列举的事实或许原因归并成最重要的一点或许两点，在不影响清楚正确的基础上越简短越好。如：Weareinurgentneed0ftheab0vPinformatiOnastheexhibitionistObeopennextmonth简短地向对方解说了需要的原因，没有一句节余的话。第三部分(WhatdoyouexpectyourreadertOdo?)：结尾是提出

5、要求或许提请注意。不要有任何节余的话，简短的表达更能突出要点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出实时快速的处理。如：Thankyouinadvanceforyourcooperation短短的一句话既表达了感谢，又表示希望与对方合作的意向。2段落要一段一意。在商务英语写作中，我们要当心防范写出“肥胖”段落的信件。写作者应当想尽全部方法给它们“瘦身。把较长的段落拆解成几段。一般的区分段落的原则是“一个段落只表达一个意思”(周邦友1997)。3句子要避长就短。句子是写作的基础，清楚、简短的信件是以构造合理、有说服力的句子为基础的。写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚正确的前提下，句子越短越好

6、。想要做到句子的简短，必然做到以下两点：(1)用简单句取代复合句。假如我们依据意思或许逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单了然，使读信人更简单理解和掌握信件的主旨。如：Regardlessoftheseseniority，allemployeeswhohopetObepromptedwillcontinuetheireducationeitherbyenrollinginthespecialcoursestObeofferedbytheABCcompany，scheduledtObegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanua

7、ry24orbytakingapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice这是一个过长的从句，我们可以用项目符号将其改写为简单的句子：Regardlessofthisseniority，allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationinoneofthetWOways：byenrollinginthespecialcoursestObeofferedbytheABCcompany，scheduledtobegiv

8、enallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24，orbytakingapprovedc0rrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentofflee(2)使用简短的词来取代冗长负担的短语Wordy：HewenttothefairforthepurposeoffindingapartnerConcise：HewenttOthefairtofindapartIIC14使用简单高频词汇。写作者在拟就一封商务信件时，要做到以下两点：用简单常有的短单词取代复杂冷清的词。写作商

9、务信件的目的是为了将信息正确有效地传达给对方，那些复杂冷清的浮华表达不只使得信件的篇幅显得冗长，并且给读信人有效地理解信息带去麻烦。如：WewillendeavortOutilizethiskindofcomputeronapproximatelyMarch15，SOweplacethisorderof100sets假如此句中的endeavor用try来取代，approximately(大概)用about来取代，utilize用use来取代。这些取代词较之被取代掉的单词而言，更为常有，是大家都比较熟习的，关于读信人来说，更为易于理解。擅长运用缩略词和缩略语。在商务信件中我们也可以适合地运用缩略

10、词和缩略语以求精简。一些在电视、报纸、新闻、杂志上屡次出现的、大家都知道的缩略词或许缩略语，我们不如适合地用在商务信件中。这些缩略词或许缩略语既能使自己的信件显得短小干练，又能使读信人了如指掌。如：表示时问的词：am或许pm；表示一些大型国际性组织的名称或电器用品的词如WT0(WorldTrad0rganization)，CD(CompactDisk)等；国际贸易术语就是一种缩略语，在商务信件中使用，简单了然。如：FOB，CIF等。自然，我们不可以只求简短而滥用缩略词和缩略语，其实不是全部的缩略词和缩略语都为人们所熟知，所以，在商务英语信件中适合地使用常有的和人们都熟习的缩略词和缩略语，可以使

11、得信件更为简短了然。(二)礼貌原则及写作技巧在商务英语写作中，简短诚然重要，可是，我们还需要注意到：要求简短其实不是要使商务信件像电报同样没有一个节余的词。礼貌是国际商务信件的又一重要原则。我们知道，信件的阅读者是一些有生命的、有感情需求的人，他们希望自己的贸易跟着经济全世界化，国际商务的发展日趋蓬勃，商务书信的交流在各样商务状况中饰演着极其重要的角色。“一封好的商务信件有助于促使和发展同客户的关系，在促使完成新的业务方面起着踊跃的作用”(2003丹尼尔肯尼迪)。所以，在写作时严格恪守并且灵巧运用7“C”原则是必不可以少的：Completeness(圆满)、Concreteness(详细)、C

12、orrectness(正确)、Conciseness(简短)、Clearness(明晰)、Courtesy(YfU貌)和Conscientiousness(诚心)。这七个原则是商务信件写作的最基本的指导原则，在这7“C”原则中，简短、礼貌原则又是极其重要的两个原则。本文主要研究这两个原则及商讨写作中所能运用的技巧。二、简短、礼貌原则及写作技巧(一)简短原则及写作技巧商务信件的写作要点应素来放在“效率”二字上，要做到简短。简短就是用最简单的话语正确地表达自己的意思，语言精练，要言不烦。一般不需要礼仪性的寒暄，最好是斩钉截铁、直入主题，让对方很清楚地认识你想说什么，轻易地领悟你的意图，进而快捷快速

13、地做出反响。13W的文章组织构造。一封商务信件的全文构造可以用3W来表示，即：Whydoyouwritetheletter?(fg一部分)；WhatSthedetailedreason?(第二部分)；Whatdoyouexpectyourreadertodo?(第三部分)。第一部分(Whydoyouwritetheletter?)：在信件的一开头就要目的明确、简短简要告诉读信者为何要写这封信，如：Willyoupleasesendmeinformationaboutyourdressmaterial#l23，especiallyastoitsfabriccontent?Iamreplyingt

14、OyourletterofApril15askingUStOclearourMarchpayment这样的开头直接提出要乞降咨询，可以使得读信人马上知道写信的企图，在读信的时候可以把注意力集中在问题的要点上。第二部分(whatSthedetailedreason?)：即表达事实或许原因来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想周密。把所要列举的事实或许原因归并成最重要的一点或许两点，在不影响清楚正确的基础上越简短越好。如：Weareinurgentneed0ftheab0vPinformatiOnastheexhibitionistObeopennextmonth简短地向对方解说了需要的原因，

15、没有一句节余的话。第三部分(WhatdoyouexpectyourreadertOdo?)：结尾是提出要求或许提请注意。不要有任何节余的话，简短的表达更能突出要点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出实时快速的处理。如：Thankyouinadvanceforyourcooperation短短的一句话既表达了感谢，又表示希望与对方合作的意向。2段落要一段一意。在商务英语写作中，我们要当心防范写出“肥胖”段落的信件。写作者应当想尽全部方法给它们“瘦身。把较长的段落拆解成几段。一般的区分段落的原则是“一个段落只表达一个意思”(周邦友1997)。3句子要避长就短。句子是写作的基础，清楚、简短的信件

16、是以构造合理、有说服力的句子为基础的。写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚正确的前提下，句子越短越好。想要做到句子的简短，必然做到以下两点：用简单句取代复合句。假如我们依据意思或许逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单了然，使读信人更简单理解和掌握信件的主旨。如：Regardlessoftheseseniority，allemployeeswhohopetObepromptedwillcontinuetheireducationeitherbyenrollinginthespecialcoursestObeofferedbytheABCcompany，scheduledt

17、ObegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24orbytakingapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice这是一个过长的从句，我们可以用项目符号将其改写为简单的句子：Regardlessofthisseniority，allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationinoneofthetWOways：byenrollinginthespecialco

18、ursestObeofferedbytheABCcompany，scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24，orbytakingapprovedc0rrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentofflee(2)使用简短的词来取代冗长负担的短语Wordy：HewenttothefairforthepurposeoffindingapartnerConcise：HewenttOthefairtofindapartIIC14使用简单高频词汇。写作者在拟就一封商务信件时，要做到以下两点：用简单常有的短单词取代复杂冷清的词。写作商务信件的目的是为了将信息正确有效地传达给对方，那些复杂冷清的浮华表达不只使得信件的篇幅显得冗长，并且给读信人有效地理解信息带去麻烦。如：WewillendeavortOutilizethiskindofcomputeronapp