(档案管理)各种档案立卷归档制度

1、档案治理各种档案立卷归档制度1 18蕉岭县环境保护局各类档案立卷归档制度为了加强我局档案的综合治理、完整系统地收集和保存日常治理和工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、专业档案等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。一、归档范围但凡本局在各种活动中形成的，反映我局环保工作和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档。二、归档时间1、文书档案，本局每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料， 由办公室兼职档案员收集齐全，于其次年三月底前交档案室统一立卷归档。2、基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积存、立卷归档由治理工程工程的部门担当指定兼

2、职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。3、仪器设备档案，档案人员参与 5000 元以上的设备仪器开箱验收工作。开箱后图纸资料由财会室立卷归档，5000 元以下的设备仪器档案由使用部门治理。4、会计档案，当年会计档案由会计部门于其次年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。5、特别载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交综合档案室统一立卷归档。实物档案于其次年三月份交档案室立卷归档。6、已故人员档案，人事部门在干部、职工死亡后半年内，按规定整理，交档案室保存。7、各部门专业档案由各部门兼职档案员于其次年三月底收集、整理、立卷归档立卷归档。三、归档要求一文书档案的归档要

3、求1、凡归档的文件材料都必需齐全完整。2、但凡原来文件上有会生绣的金属物，归档时必需去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。3、凡文件尺寸大于 A4 纸规格的，要按 A4 规格进展折叠或裁剪，小于 16 开规格及破损的要进展托裱。4、归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册本 为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单表 与被处理文本合为一本。5、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。6、不同年度的文件一般不得放在一起归档，跨年度的请示与批复，放在批复年度归档，没有复文的放在请示年归档，跨年度打算、总结、报告、统计报表等，应放在文件

4、内容针对年度归档，长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最终一年。二基建和设备仪器档案的归档要求1、凡归档的文件材料，应收集齐全、完整、系统和准确。2、文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物，以卷为单位，立卷归档。3、图纸要按 A4 规格折叠，盖档案分类章，按挨次排列，填写立卷说明表。4、每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料， 然后再排图纸。(三)会计档案的归档要求1、各种形式的会计档案要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。2、各种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊

5、使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清楚。3、每个案卷封面和卷脊要填写名目号、案卷号和年度等。四已故人员档案归档要求按干部档案工作条例要求分类整理。五特别载体档案归档要求1、照片档案由摄录者或承办部门初步整理，按上级领导视察本局、宣传活动、党政活动、各种嘉奖、现场取证五类整理立卷。2、照片档案按照片档案治理标准整理，编写总说明和分说明，说明内容包括：事由、时间、地点、背景、摄影者。3、凡获得县级以上嘉奖的奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案， 交到综合档案室归档。4、在科研、设计、试验和业务治理等活动中承受 CAD 技术形成的电子文件及其支持软件，应准时按归档范围收集积存交到综合档案室归档。

6、六专业档案归档要求各部门业务相关资料要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。四、档案的排列各门类的档案分别排列，每一门类的档案排列为南、北校区一个流水号，科室可依据本科的组卷状况先后排案卷挨次号，南校区形成的档案移交到南校区档案室，北校区形成的档案移交到北校区档案室。五、归档手续除文书、已故人员、声像、实物档案由档案室归档外，其他类型的档案由相关科室按规定立卷归档，各编制 1套完整的名目及电子文档，一起移交到综合档案室，双方清点核对签字以备查考。A、文书档案保管期限表本机关党委会议和行政办公会的纪要、会议记录永久本机关召开工作会议、专题会议的文件材料请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲

7、话、总结、决议、打算、纪要永久典型材料、代表发言材料、沟通材料、简报30 年3 机关联合召开会议的文件材科本机关为主办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、打算、纪要永久典型材料、代表发言材料、沟通材料、简报30 年本机关为协办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、打算、纪要的复制件或副本30 年典型材料、代表发言材料、沟通材料、简报的复制件或副本10年上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料重要的永久一般的30 年本机关工作汇报材料30 年5 本机关业务文件材料本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料

8、永久本机关的请示与上级机关的批复、批示重要业务问题的永久一般业务问题的30 年同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料重要业务问题的永久一般业务问题的30 年本机关代上级机关起草并被承受的重要法规性文件、专项业务文件的最终草稿30 年机关联合行文的文件材料本机关为主办的重要业务问题的永久一般业务问题的30 年本机关为协办的重要业务问题的30 年一般业务问题的10 年本机关编辑、编写的文件材料，1大事记、组织沿革等永久562简报、状况反映、工作信息等10 年行政治理、执法活动中形成的文件材料行政治理工作制度、程序、规定等文件材料 永久执法检查状况汇总、通报，整改通知等永久行政

9、治理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料固定资产投资、科技打算等工程的审批核准、治理、验收(评估)等文件材料永久不动产、自然资源的全部权、使用权确认的文件材料永久20 年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、治理文件材料永久57.3420 年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、治理文件材料30 年行政治理工作中形成的备案文件材料10 年行政惩罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料重要的永久一般的30 年打算、总结、统计、调研等方面的文件材料年度和年度以上的打算、总结、统计材料永久年度以下的打算、总结、统计材料10 年重要职能活动的总结、重要专

10、题的调研材料 永久一般活动的总结、一般问题的调研材料10 年出国或出境访问考察、参与国际会议，接待来访等外事活动、形成的文件材料发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录30年本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材科机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久人事工作制度、规定、方法等文件30 年人事任免文件永久先进单位、劳动典范、先进工作者的文件材料受县级(含)以上表彰、嘉奖的永久受县级以下表彰、嘉奖的30 年对本机关有关人员的处分材料受到警告(不含)以上处分的

11、永久受到警告处分的30 年职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久人事考核、职称评审工作文件材料永久 8 职工调开工 作的行政、 工资、党团组织关系的介绍信及存根永久职工名册永久党、团、工会工作活动中形成的文件材料工作报告、总结，换届选举结果永久重要专项活动的报告、总结等永久党团员、工会会员名册，批准参加党团、工会组织的文件材料永久状况反映、工作简报10 年纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料重要的永久一般的30 年保卫部门的安全检查、调查记录10 年本机关处理人民来信来访的文件材料有领导重要批示和处理结果的永久6132其他有处理结果的30 年本

12、机关事务治理文件材料房产、土地全部权和使用权的文件材料永久与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料重要的永久一般的10 年接待工作的打算、方案重要的30 年一般的10 年机关财务预算30 年机关物资(办公设备及用品、机动车等)选购打算、审批手续、招标投标、购置等文牛材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年国有资产治理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料重要的永久一般的10 年职工担当、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久职工住房安排、出售的规定、方案、细则，职工住房状况统计、调查表、职工住房申请30 年上级机关制发的文件材料上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

13、重要的永久一般的10 年上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10 年下级机关报送的文件材料重大问题的专题报告30 年年度和年度以上的打算、总结、统计材料10 年B、基建类档案归档范围和保管期限表一、综合： 序号归档文件保管期限土地征收的有关材料报告、批复与外单位签订的协议、合同永久基建工作总体规划、土地分布图、土地证书永久全局的总体规划、设计总平面图永久全局的水、电管道分布图以及地下排水通讯线路等隐蔽工程分永久布图地质勘探、地形测量材料永久二、可行性争辩

14、序号归档文件保管期限1工程建议书及上报批复永久2可行性争辩报告永久3工程评估永久4环境推测、调查报告永久5设计任务书及打算任务书永久三、设计根底序号归档文件保管期限工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试永久验报告、重要土、岩样及说明地形、地貌把握占建筑物及重要设备及安装测量定位、观测记永久录水文、气象地震等其它设计根底材料永久四、设计文件序号归档文件保管期限1初步设计永久2技术设计永久3总体规划设计永久4技术隐秘材料、专利文件永久5关键技术试验永久6设计计算书307设计评价、鉴定及审批308施工设计图10五、工程治理文件序号归档文件保管期限1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿

15、协议书永久2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气供给协议书永久5产权证书永久六、施工1土地施工文件序号归档文件保管期限(1)开工报告、工程技术要求、技术沟通、图纸会审纪要10(2)施工组织设计、施工方案、施工打算、施工技术措施施工安全措施、施30工工艺30(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定30(4)建筑材料试验报告30(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久(6)土建施工定位测量地质勘察永久(7)土、岩试验报告、根底处理、根底工程施工图永久(8)隐蔽工程验收记录永久(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报

16、告永久(10)分项、分单位工程抽量检查、评定30(11)交工验收记录证明30(12)施工报告、施工验收报告永久2、设备及管线安装施工文件序号归档文件保管期限1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要102设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批303焊接试验记录、报告、施工检验、探访记录304隐蔽工程检查验收记录305强度、密闭性试验报告306设备调试记录107施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告308系统调试、试验记录309管线清冼、通水、消毒记录1010管线标高位置，坡度测量记录3011中间交工验收记录证明、工程质量评定3012竣工报告、竣工验收报告303、电气

17、、仪表安装施工文件序号归档文件保管期限1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审102 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批303 调试、整定记录304 性能测试和校核305 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告306 操作、联动试验107 电气装置交接记录108 中间交工验收记录证明、工程质量评定309 竣工报告、竣工验收报告七、竣工验收30序号归档文件保管期限1竣工验收报告永久2全部竣工图纸永久3质量评审材料永久4竣工验收会议文件永久八、基建财务序号归档文件保管期限1工程概算、预算、决算永久2交付使用的固定资产永久九、房屋产权序号归档文件保管期限1购置公有住房申请表

18、302公有住房售价评估表303公有住房买卖协议书304公证书305房地产证、平面图30C、仪器设备类档案归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限上级有关仪器、设备的政策、业务治理工作文件30本局仪器、设备治理的规章制度30设备工作打算、报告、总结、调查材料30本局仪器、设备购置打算、报告及经费安排方案30本局仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复30本局有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料30本局有关购置仪器的招、投标文件和中标材料30申购报告、打算、论证报告论证会文件、记录8等309上级和主管领导批复和准购批示30定购合同、发票、免税证明、报关单30设备履历书30设备使用、检修、故障、事故记录设备履历书30试验室教供表30仪器设备使用说明书30其他有保存价值的材料30D、会计档案归档范围和保管期限表一、报表序号1决算报表含基建综合决算限永久2年度以上各种统计报表含工资报表永久3预算会计报表15 年二、账簿归档文件保管期号1总账限15 年2预算内账簿含明细怅、分户或登记表15 年3预算外账簿含明细怅、分户或登记表15 年4日记账15 年5现金、银行存款日记账25 年序归档文件保管期6固定资产明细账卡片固定资产报废清理后保管五年15 年号1预算内各种原始凭证、记账凭证限