【经典管理资料】职业经理人如何进行行政管理

1、 市场场经济条条件下，高效率率的行政政管理能能够创造造有序的的内部环环境，为为企业的的发展提提供强有有力的支支持。因因此掌握握一定的的行政管管理知识识，也是是经理人人必备的的技能之之一。本本书旨在在帮助经经理人全全面掌握握现阶段段企业进进行行政政管理的的相关内内容，详详细介绍绍了会议议管理、文书管管理、印印章与档档案管理理、出差差与礼仪仪管理、办公与与环境管管理，设设备与物物料管理理、车辆辆.第一章 会议管管理技能点11 如何何了解会会议的类类型主 题 词词 行政政管理会议管管理会会议类型型适用用情景 当需要要了解会会议的类类型及相相关内容容时，查查看此技技能。7 技能描描述会议议的类型型多种

2、多多样。不不同的会会议其内内容与功功能也大大相径庭庭。选择择不同的的会议方方式应根根据会议议的目的的或目标标而定。同时，不同的的会议类类型对会会议召开开的时间间、地点点的需要要也有所所不同。所以以，在我我们考虑虑采用何何种会议议程序时时，应该该首先明明白所筹筹划的是是什么样样的会议议。1会议的的类型下面面是一些些主要的的会议类类型：（11）董事事会会议议。由公公司董事事会成员员出席，定期召召开。一一般在董董事会专专用的会会议室由由董事长长召集或或由董事事长授权权委托的的人召集集，讨论论涉及企企业发展展的重大大事项和和战略、政策等等。（22）公司司股东年年会。每每年召开开一次，由公司司的股东东就

3、重大大问题进进行讨论论，表决决通过董董事会提提交的事事项，形形成股东东大会决决议。（33）管理理人员会会议。由由公司经经营决策策层人员员参加，讨论解解决企业业经营管管理的具具体问题题。（44）研讨讨会议。这一类类型的会会议目的的是收集集信息并并进行务务虚，在在进行过过程中应应尤其注注重开放放式、民民主式的的意见交交流与意意见反馈馈。（55）专业业会议。在一定定范围内内就某一一具体领领域的具具体问题题进行专专题讨论论，一般般规模较较大。（66）员工工大会。全体员员工参加加，一般般由主发发言人做做主题报报告。（77）销售售会议。安排销销售工作作、布置置销售任任务、总总结销售售工作的的专门会会议。（

4、88）产品品、成果果发布会会。向消消费者介介绍及推推广某种种新产品品，或对对某项成成果予以以宣传、发布。（99）奖励励、表彰彰会议。表彰、奖励工工作出色色的员工工为主要要内容的的会议，是企业业的一种种重要的的激励手手段。（110）培培训会议议。培养养提高员员工素质质的专门门会议，这一类类会议的的时间往往往不止止一天，需要时时间、地地点、人人员集中中。有时时在培训训结束后后还要进进行一定定的考核核。（111）其其他一些些特殊会会议。为为了与企企业员工工建立良良好的沟沟通方式式，经常常有一些些茶话会会、晚餐餐会及一一些娱乐乐活动。这样的的会议应应注意选选择适宜宜的环境境和场所所。2常见例例会类型型

5、一般般来说，在企业业的各个个部门中中，例会会是最为为常见的的，以下下是155种最常常见的例例会类型型：（11）企业业规划会会议；（22）资金金会议；（33）行政政技术会会议；（44）降低低成本会会议；（55）经营营分析会会议；（66）质量量分析会会议；（77）生产产调度会会议；（88）产品品对策会会议；（99）索赔赔会议；（110）IIMC会会议（经经理人恳恳谈会）；（111）安安全卫生生管理会会议；（112）科科（部）长会议议；（113）部部门事务务会议；（114）班班组会议议；（115）行行政事务务会议。总之之，职业业经理人人针对不不同的情情况，可可以采用用不同的的会议类类型。但但会议的的

6、大体程程序和需需要注意意的问题题是基本本相同的的和可以以相互借借鉴的，这就要要求经理理人充分分把握会会议的共共性和个个性，使使二者有有机地结结合起来来。9 牢记要要点会议议的主要要类型包包括：_ 企业常常见会议议的类型型_ 企业常常见例会会的类型型. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题题：试列列举出您您身边几几个不同同类型的的会议，指出每每个会议议的特点点所在，并找出出适宜的的会议筹筹划管理理方法。技能点22 如何何做好会会前准备备 主 题 词词 行政政管理会议管管理会会前准备备适用用情景 当需要要着手进进行会议议准备时时，查看看此技能能。7 技能描描述会议议管理作作为一个个过程管管理，会

7、会前准备备是其第第一个步步骤。通常常，大型型会议的的准备往往往需要要按照严严格的程程序进行行。一般般来说，企业的的会前准准备有以以下工作作：1确定与与会者作为为会议的的主体，与会者者的确定定无疑是是十分重重要的。出于对对会议成成本的控控制，应应该控制制与会者者数量。但这种种控制不不以降低低会议的的目的和和效果为为代价。所以，确定与与会者应应该考虑虑以下因因素：（11）与会会者是不不是必要要成员；（22）与会会者是否否直接参参与会后后执行；（33）与会会者是否否有利于于会议目目标的实实现；（44）与会会者是否否具有达达成某项项决议的的能力；（55）与会会者是否否能全身身心地投投入；（66）与会会

8、者是否否会对他他人造成成妨碍，从而影影响会议议的整体体成效。2选择开开会的时时间选择择合适的的开会时时间，确确保与会会者可以以按时出出席，积积极参与与，从而而取得好好的效果果。因此此，选择择开会时时间应该该考虑以以下因素素：（11）调查查了解与与会者方方便的时时间段，尽量不不打乱与与会者原原来的时时间计划划安排；（22）注意意选准会会议中心心人物的的最佳开开会时间间段，确确保其能能够集中中精力，安心开开会；（33）开会会时间尽尽量不要要与企业业重要的的经营活活动发生生冲突，避免打打乱企业业正常的的运行秩秩序，影影响效益益；（44）尽量量开短会会，可以以保证参参会者精精力旺盛盛，达到到最佳的的开

9、会效效果。3选择开开会的地地点会场场的选择择是否合合适，会会议地点点的物质质条件、环境氛氛围等都都会对与与会者的的情绪产产生影响响。而且且，选择择会议地地点还要要考虑到到硬件设设施的条条件。所所以，应应考虑：（11）会址址与参会会人员距距离不宜宜太远；（22）会场场的环境境是安静静的场所所；（33）会场场有足够够的照明明设施，并保持持良好的的通风及及适宜的的温度；（44）通讯讯联系方方便，保保证信息息流通顺顺畅；（55）会场场的空间间必须合合适，过过于空旷旷和过于于狭窄都都会影响响会议效效果。4会场布布置作为为会前准准备的重重要内容容之一，会场布布置应着着重注意意做好以以下几方方面的工工作：（

10、11）合理理安排会会场空间间，既要要便于与与会者进进出通畅畅，又要要保持会会场紧凑凑的格局局；（22）认真真细致地地做好会会议用品品发放及及设备的的调试工工作，登登记清晰晰，管理理统一。（33）按照照会议的的性质和和领导的的要求正正确安排排会议座座次，做做到方便便沟通和和讨论。其主要要方式有有以下三三种： 单向传传递信息息会议的的座位排排列方式式； 双向沟沟通交流流会议的的座位排排列方式式； 多向沟沟通交流流会议的的座位排排列方式式。5拟订会会议日程程拟订订会议日日程，即即拟订会会议的程程序表，是为了了让与会会者事先先对会议议有所了了解，以以便提前前做好准准备。一般般来说，会议日日程由会会议筹

11、备备部门提提出草案案，经会会议主席席审定后后确定，包括：会议内内容、讨讨论事项项、与会会者姓名名、会议议的时间间地点、会议事事宜的时时间分配配等。会议议的日程程安排必必须考虑虑以下因因素：（11）优先先安排重重要或紧紧急的事事项；（22）合理理分配各各项议案案及事项项的会议议时间，为重要要事项留留出充足足的时间间；（33）会议议议程不不宜过于于复杂，内容不不宜过多多；（44）提前前把会议议日程通通知与会会者，并并发送相相关的资资料，以以缩短会会议做出出决策的的时间，提高会会议效率率。6会议通通知在确确定了会会议的议议题、召召开的时时间、地地点和场场所等事事宜后，应该及及早印发发会议通通知。其其

12、内容应应包括会会议的时时间、地地点、出出席人员员、会议议内容以以及日程程等，并并且应提提示与会会者尽早早给予明明确答复复，或返返还出席席会议的的回执，以便于于统计与与会者名名单。以上上关于会会议的相相关介绍绍是职业业经理人人需要格格外注意意的，虽虽非常琐琐碎，却却能保证证会议的的成功与与有效。9 牢记要要点会前前准备的的工作事事项有：_ 确定与与会者_ 选择开开会时间间_ 选择开开会地点点_ 进行会会场布置置_ 拟订会会议日程程_ 发布会会议通知知. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题题：1请您认认真分析析一下目目前贵公公司有哪哪些会议议是必需需的，哪哪些是可可有可无无的，哪哪些是对对照上

13、文文可以取取消的。2请您总总结一下下自己身身边的会会议准备备现状，看看其其中还有有哪些方方面应该该改进？技能点33 如何何做好会会前检查查 主 题 词词 行政政管理会议管管理会会前检查查适用用情景 当需要要对会议议准备工工作进行行最后检检查时，查看此此技能。7 技能描描述在会会议的筹筹备阶段段及准备备工作结结束后，必须做做出全面面的检查查，以免免出现疏疏漏，从从而保证证会议的的质量和和效果。所以以，全面面的会前前检查是是会议管管理必不不可少的的一部分分。它主主要包括括以下两两个方面面的检查查：1会议筹筹备期检检查（11）会议议目的： 本次会会议是否否确实需需要召开开？ 开会的的议题是是否明确确

14、？（22）会议议事项： 开会的的时机、时间是是否恰当当？ 开会的的地点、环境是是否合适适？ 会议邀邀请的对对象是否否合适？（33）会议议通知： 与会者者是否已已经得到到通知？ 是否已已经将会会议的宗宗旨、议议题通知知与会者者？ 是否要要求与会会者事先先准备有有关资料料？ 与会者者是否已已经就议议题做好好准备？（44）会议议准备： 是否已已经拟订订好会议议议题的的进行顺顺序及会会议时间间的分配配？ 准备工工作是否否已经完完全就绪绪？ 所准备备的文件件资料是是否真实实、准确确？ 是否已已经安排排好了会会议记录录？ 是否需需要使用用相关设设备？2会议活活动细节节检查（11）活动动的宗旨旨；（22）活

15、动动的范围围；（33）预算算；（44）招待待对象的的层次；（55）总人人数（查查会议通通知的回回执）；（66）活动动的日期期及时间间（注意意避免与与其他同同业的活活动冲突突）；（77）活动动天数；（88）筹备备单位；（99）活动动负责人人；（110）各各项活动动的明细细分工表表；（111）会会场的预预定；（112）制制作来宾宾名册（姓名、地址、公司名名称、电电话、职职衔等）；（113）会会议活动动邀请函函（应在在活动日日期的223个个星期前前寄达给给对方）；（114）纪纪念品；（115）交交通工具具；（116）酬酬谢费；（117）会会场布置置；（118）宴宴会的形形式；（119）饮饮料供应应；

16、（220）烟烟酒；（221）菜菜单的印印刷；（222）花花饰布置置；（223）园园景制作作；（224）看看板及标标示板；（225）拍拍照及摄摄像；（226）会会议桌的的选择；（227）座座位顺序序（是否否突出主主宾、是是否便于于会议交交流）；（228）胸胸章及名名牌；（229）服服务员的的着装；（330）新新闻报道道（文字字及摄影影）；（331）资资料的收收发；（332）住住宿安排排；（333）特特设专用用柜台；（334）费费用支付付（住宿宿、餐饮饮、电话话费等）；（335）用用餐安排排；（336）服服务柜台台的工作作；（337）节节目表演演的总预预算；（338）新新的工厂厂、公司司落成的的庆

17、祝喜喜宴；（339）展展览展示示；（440）全全部活动动费用。总之之，会前前检查作作为行政政管理的的重要一一环，是是职业经经理人义义不容辞辞的工作作内容，对其应应予以充充分地关关注，并并在相关关工作中中切实予予以贯彻彻落实。9 牢记要要点会前前检查包包括：_ 会议筹筹备期检检查_ 会议活活动细节节检查. 实践练练习请检检查您的的会前检检查状况况如何：1您是否否认识到到会前检检查的重重要性？请结合合您目前前的工作作，思考考和分析析一下它它的重要要性是如如何在日日常工作作中体现现出来的的？2您在进进行会前前检查时时是否首首先考虑虑到会议议的必要要性和目目的性？如果您您还没有有养成这这样的思思考习惯

18、惯，请您您予以改改进。最最好能结结合某次次具体会会议，看看看会前前检查对对您开好好会议是是否有极极大的帮帮助。3您所做做的会前前检查是是否全面面、实际际？请您您就已做做的检查查内容再再次予以以反思，看看有有没有更更好的检检查方式式？技能点44 如何何处理好好会中事事务 主 题 词词 行政政管理会议管管理会会中事务务处理适用用情景 当需要要了解会会议中的的相关事事务及处处理方法法时，查查看此技技能。7 技能描描述在会会议进行行的过程程中，往往往有许许多会务务工作需需要处理理。而这这些会务务工作的的质量高高低，会会直接影影响到会会议的进进程和效效率。可以以说，处处理好会会中事务务是会议议管理的的最

19、重要要环节，它为会会议的成成功进行行提供了了条件和和保证。一般般来说，会务工工作包括括以下几几个方面面：1会议签签到会议议签到是是为了准准确及时时统计会会议的出出席人数数。一般般来说，与会者者进入会会场都要要签到。并且，有些会会议只有有在达到到规定的的人数后后才能召召开。而而准确及及时的人人数统计计也为会会议工作作的有序序安排提提供了方方便。会议议签到一一般形式式有：（11）簿式式签到。簿式签签到是指指与会者者在专门门准备好好的签到到簿上签签名，表表示到会会。一般般来说，签到簿簿应包含含姓名、职务、单位等等内容。采用簿簿式签到到的方法法，名单单容易保保存，方方便查找找，可广广泛应用用于小型型会

20、议。而对于于大型的的会议来来说，签签到的人人数众多多，容易易拥挤，簿式签签到则不不太方便便。（22）卡式式签到。卡式签签到是指指工作人人员事先先把签到到卡分发发给每位位与会者者，与会会者在卡卡上写好好自己的的名字，在进入入会场时时交给工工作人员员，表示示到会。一般来来说，签签到卡应应注明会会议名称称、时间间、地点点、座位位号等内内容。卡卡式签到到较为方方便，不不会造成成签到时时的拥挤挤，但是是，往往往不方便便查找人人员。一一般多用用于大中中型会议议。（33）电脑脑签到。随着科科技的发发展，电电脑签到到这一先先进手段段更多地地被应用用。采用用这种方方式，与与会者只只需在到到场时将将特制的的卡片放

21、放入签到到机内，电脑就就会将与与会者的的姓名、号码等等信息传传到会场场的主机机，即刻刻完成签签到。同同时，将将签到卡卡退还本本人。电电脑签到到有着准准确、快快速的优优点，已已更多地地被一些些大型会会议所采采用。此外外，还有有一些签签到方式式，大多多根据会会议的实实际需要要而运用用。总之之，会议议签到是是为了精精确统计计会议人人数，保保证会议议能够顺顺利进行行，必须须予以重重视。2会场服服务会场场服务的的好坏直直接关系系到会议议能否有有序进行行，好的的会场服服务是会会议顺利利进行及及圆满结结束的必必要条件件。会场场服务工工作的内内容比较较多，主主要包括括以下几几点：（11）引导导座位。大多数数会

22、议的的与会者者座位都都是事先先安排好好的，要要求与会会者对号号入座。同时，工作人人员要引引导对会会场不熟熟悉的与与会者入入座。一一般情况况下，为为了方便便管理与与交流，往往安安排以部部门为单单位集中中就座。在一些些大型会会议中，由于会会场较大大，与会会者人数数较多，为了做做好座位位引导工工作，可可以在会会场设置置指示标标记，或或印制会会议的座座次表。以便引引导与会会者快捷捷、方便便地入座座。（22）分发发会议的的文件资资料。会会议中往往往有文文件和材材料需要要分发给给与会者者，这就就需要工工作人员员及时地地将其送送到与会会者手中中。文件件资料的的分发有有两种形形式。会会前分发发：一般般在与会会

23、者入场场时，由由工作人人员在入入口处分分发；也也可以在在开会之之前在每每位与会会者的座座位上放放一份文文件材料料。会中中分发：在会议议进行期期间根据据会议进进程的需需要，由由工作人人员将文文件资料料分发或或收回。有些会会议的文文件资料料需要收收回，一一般应在在文件的的右上角角写明收收回时间间，以及及由何人人收回。收回的的时候应应予以登登记，以以免发生生错漏。（33）维持持会场秩秩序。在在会议进进行的过过程中，为了防防止混乱乱的发生生，阻碍碍会议的的正常进进程，一一般需要要有工作作人员维维持会场场秩序，禁止无无关人员员入场，保证会会场的安安全。在在发生意意外的时时候，应应及时做做出有效效的反应应

24、，制止止发生的的无序情情况。（44）信息息传递。在会议议进行的的过程中中，会场场往往与与外界是是隔绝的的，需要要会议工工作人员员传递信信息，进进行内外外的联系系，将一一些紧急急情况传传达给与与会者。但是，在信息息的传递递过程中中，工作作人员必必须保证证对会议议内容的的保密，防止泄泄密。3会议记记录一般般来说，会议都都需要有有记录。会议记记录包括括两个部部分：第第一部分分是记录录会议的的组织情情况，包包括会议议的名称称、时间间、地点点、与会会人员等等；第二二部分是是记录会会议的内内容，包包括会议议的议题题、发言言情况、通过的的决议、决定等等。会议议记录至至关重要要，它是是会议内内容和进进程的客客

25、观记载载，同时时，也是是重要的的档案资资料。既既为撰写写会议简简报和会会议纪要要提供了了材料，又为日日后检查查会议的的执行情情况提供供了依据据。所以以，必须须认真地地做好会会议记录录。会议议记录有有以下两两种方法法：（11）摘要要记录。摘要记记录就是是摘录要要义，记记录会议议的重点点。例如如发言者者的发言言要点、会议的的决议等等。摘要要记录要要求合理理取舍，简明扼扼要，重重点突出出。用简简捷的语语言准确确地表达达会议的的真实意意思。因因此，对对记录人人员素质质的要求求较高，不仅需需要有速速记能力力，还得得有较高高的分析析和语言言概括能能力。（22）详细细记录。详细记记录是按按照发言言人原话话的

26、方式式，不加加任何改改动或概概括，准准确完整整地记录录会议的的所有内内容。这这就对记记录的速速度有极极高的要要求。所所以，为为了更加加详细及及时地记记录会议议内容，记录人人员往往往运用一一些速记记符号。而现代代化的会会议记录录，更多多地使用用录音机机、速录录机等设设备进行行记录。总之之，会议议记录要要求真实实、准确确。这就就要求记记录人员员对会议议记录的的工作态态度必须须认真，技能必必须熟练练，了解解会议宗宗旨，具具有较高高的专业业素质，才能胜胜任会议议记录工工作。会中中事务，事无巨巨细，任任何一个个小小的的纰漏，都有可可能给会会议造成成无法弥弥补的损损失，职职业经理理人千万万不能疏疏忽大意意

27、。9 牢记要要点会中中事务工工作的主主要内容容有：_ 会议签签到_ 会场服服务_ 会议记记录. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题题：1请判断断下列内内容是否否正确，对的请请打“”，错错的请打打“”：（11）会务务工作就就是指准准备会议议过程中中的工作作。 （ ）（22）会务务工作应应由会议议筹备部部门主要要负责，其他部部门起辅辅助作用用即可。（ ）2思考题题：试列列举几例例成功的的会务工工作，并并说明它它们为什什么能让让您印象象深刻？参考考答案：1（1）； （2）。2略。关于于这方面面的学习习资源有有很多，例如：?成成功企业业行政办办公管理理制度范范本，王荣奎奎主编，中国经经济出版版社，

28、220011年。?行政政经理工工作手册册，甘甘华鸣著著，中国国国际广广播出版版社，220022年。?成功功的会务务组织，Annn JJ.Booehmme著，中国标标准出版版社，220022年。技能点55 如何何进行合合理的会会议控制制 主 题 词词 行政政管理会议管管理会会议控制制适用用情景 当需要要进行合合理的会会议控制制，提高高会议效效率时，查看此此技能。7 技能描描述会议议有自己己特殊的的活动方方式，同同时，也也有特定定的适用用范围。不具备备会议举举办的可可能和条条件，硬硬要去召召开会议议，只会会事与愿愿违，造造成浪费费。所以以，在对对会议进进行正常常的管理理之前先先要认真真地对会会议的

29、数数量及质质量进行行有效的的控制。同时，还要合合理地控控制会议议的成本本，争取取做到会会议精干干，效率率提高，杜绝浪浪费。一般般来说，合理的的会议控控制需要要重视以以下几个个方面：? 会议的的数量控控制在实实际工作作中，会会议的数数量经常常失控，造成非非必要会会议充斥斥其间，而真正正需要开开的会议议淹没于于会海之之中而无无法突出出其作用用。所以以，进行行会议控控制首先先应遵循循尽量减减少会议议数量这这一原则则。控制制会议数数量的主主要措施施有：? 熟练应应用包括括会议在在内的多多种工作作方式，如打电电话、制制发文件件、亲自自指导等等，因情情制宜，选择最最有效的的工作方方式；? 建立严严格的会会

30、议审批批制度；? 提高会会议的质质量，避避免及减减少连带带性的冗冗长会议议；? 建立统统一的协协调机制制，统筹筹安排各各部门的的会议，避免重重复会议议；? 定期对对例会进进行检查查与分析析，取消消功能和和价值不不高的例例会；? 合理设设置组织织机构，从机制制上控制制会议数数量。? 会议的的质量控控制会议议的质量量表现为为会议的的效率。所以，要保证证会议的的功能和和效率，就必须须对会议议进行有有效的质质量控制制。衡量量会议质质量的主主要标准准：? 会议是是否有召召开的必必要性和和明确的的目的性性；? 会议召召开的时时机是否否成熟；? 会议的的规模是是否适度度；? 会议的的节奏是是否紧凑凑；? 会

31、议的的准备工工作是否否充分；? 会议能能否有正正面的实实际效果果。提高高会议质质量的主主要方法法有下列列各点：? 严格执执行会议议审批制制度，杜杜绝不符符合程序序的会议议；? 充分有有效地做做好准备备工作，特别是是让与会会者明确确会议的的宗旨和和目的，以及掌掌握相关关的文件件和材料料；? 尽可能能地控制制会议的的人数，精干高高效；? 会议的的议题集集中，会会议日程程紧凑；? 保持良良好的会会场秩序序，创造造良好的的会议环环境；? 实行有有效的措措施监督督会议执执行的全全过程，保证会会议的有有效性；? 提高会会议主持持人的能能力，有有效掌控控会议。充分分利用电电视、电电话、录录像、图图板、照照片

32、、模模型等现现代化技技术手段段，提高高信息的的传递效效率，改改变传统统会议模模式，节节省时间间。? 会议的的成本控控制现代代企业管管理应该该注重投投入与产产出的比比例。因因此，对对会议成成本的核核算不可可忽视。会议议成本包包括会议议所花费费的费用用总和和和与会者者所消耗耗的时间间资源。对于费费用总和和的计算算，现在在，国外外流行一一种计算算公式：会议议成本 = 22A B TT其中中：A为为与会者者的平均均工资（以小时时计）的的3倍；B为参参加会议议的人数数；T为为会议时时间。时间间的价值值目前还还难以量量化，一一般用倒倒推法来来计算。即假定定与会者者在这一一段会议议时间若若不开会会，而进进行

33、正常常的工作作所可能能创造的的价值。总之之，要控控制会议议的成本本，首先先需要将将会议的的费用进进行精确确的计算算，做出出会议预预算，对对预算进进行严格格的审批批。同时时，强化化人们的的时间观观念，提提高办事事效率，在减少少会议数数量的同同时，也也减少无无形资源源的支出出。9 牢记要要点合理理的会议议控制要要做到：_ 控制会会议的数数量_ 提高会会议的质质量_ 控制会会议的成成本. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题题：1判断下下列描述述的对错错，对的的打“”，错错的打“”。（11）会议议的重要要性和成成本之间间存在正正比例关关系。 （ ）（22）会议议的成本本控制得得越低越越好。 （ ）

34、2列举出出几个您您认为功功能和效效率不高高的会议议，指出出其问题题所在，并找出出合适的的解决方方法。参考考答案：1（1）； （2）。关于于这方面面的学习习资源有有很多，例如：? 办公室室文秘事事务处理理技巧，方圆圆编著，石油工工业出版版社，220011年。? 现现代秘书书学通论论，王王熙梅、王景清清主编，海洋出出版社，19993年。技能点66 如何何做好会会后工作作 主 题 词词 行政政管理会议管管理会会后工作作适用用情景 当会议议结束后后，需要要做一些些相关工工作以落落实会议议精神时时，查看看此技能能。7 技能描描述一个个会议要要取得真真正的成成功，不不仅取决决于会议议过程的的顺利与与否，更

35、更在于会会议的决决议和精精神是否否真正被被贯彻执执行。因因此，在在会议结结束之后后，仍有有许多总总结和落落实的工工作需要要认真去去做。否否则，会会议就变变成了纸纸上谈兵兵，没有有任何实实际的指指导意义义。一般般来说，会后工工作有以以下几个个方面：? 会务工工作总结结会务务工作总总结往往往以总结结会的形形式进行行。对会会议组织织及服务务工作的的全过程程进行总总结，找找出其中中的漏洞洞与不足足，从中中吸取经经验教训训，避免免再次犯犯错。同同时，对对会议工工作人员员进行表表彰与鼓鼓励。? 会议简简报会议议简报是是为了方方便交流流情况。因此，要求简简报要真真实地反反映会议议的内容容，并且且做到文文字简

36、练练，篇幅幅短小，着重反反映会议议中的重重要问题题。简报报的印发发数量和和发送范范围应视视需要而而定。应应对会议议简报进进行编号号，以便便于分类类归档。通常常会议简简报有两两种写法法：一是是指导式式写法。即采用用新闻报报道的形形式反映映会议情情况，从从会议中中选取有有价值的的内容。二是转转发式写写法。即即直接登登载某些些会议的的发言，在前面面配发一一定的按按语或评评论，以以强调转转发内容容的指导导意义。? 会议纪纪要为更更好地贯贯彻执行行会议精精神，会会议结束束后，通通常要根根据会议议宗旨和和精神撰撰写会议议纪要印印发给有有关部门门。会议议纪要是是纪实，必须反反映会议议的真实实意思，不应掺掺杂

37、个人人的主观观意见。同时，会议纪纪要必须须简明扼扼要，语语言精练练概括，内容全全面、条条理清晰晰、主次次得当。会议议纪要是是为宣传传、贯彻彻会议宗宗旨服务务的。所所以，撰撰写者必必须准确确理解会会议宗旨旨，把握握会议的的精神实实质，并并贯穿于于纪要的的始终。一般来来说，撰撰写者应应该参加加会议的的全过程程。这样样便于他他理解会会议精神神，消化化会议内内容。会议议纪要一一般可分分为两部部分：第一一，简述述会议情情况，包包括会议议的时间间、地点点、与会会人数、会议目目的、讨讨论结果果等。第二二，阐述述会议的的主要精精神，所所讨论的的主要问问题，做做出的正正式决定定等。这这是会议议纪要的的主体，往往

38、要要对会议议的原始始记录进进行提炼炼、选择择。会议议纪要写写完之后后需要经经过有关关人员的的审核，审核通通过后及及时发给给有关部部门。印印发会议议纪要的的方式有有两种：一是全全文印发发，二是是摘录需需要的部部分印发发。所以以，应视视不同情情况采用用恰当的的方式。如果果会议纪纪要的内内容具有有机密性性，应注注明密级级。并且且印发纪纪要编制制序号，以便归归档保存存。? 文件资资料的收收退一般般来说，会议文文件需要要退回有有以下几几个原因因：其一一，一些些文件内内容有高高度的机机密性，为防止止泄密，不宜扩扩散；其二二，一些些文件属属于参考考性质，与会议议的精神神并不完完全相符符，如果果扩散会会影响会

39、会议精神神的准确确传达；其三三，一些些文件记记录了会会议中与与会人员员的即席席发言，不宜扩扩散。文件件资料的的收退有有多种方方法，在在一些小小型的日日常会议议中，如如与会者者之间比比较熟悉悉，可直直接口头头交代，进行文文件的收收交。而而召开一一些大型型的会议议往往事事先开具具文件资资料的清清单，由由工作人人员分发发给与会会者，要要求在会会后按照照清单将将文件资资料退回回。? 议定事事项的检检查催办办议定定事项的的检查催催办是会会后工作作的关键键环节，它可以以保证会会议的精精神真正正落到实实处。而而且它还还有利于于会后信信息的及及时反馈馈。一般般来说，议定事事项的检检查催办办应设置置专人负负责，

40、并并制定相相关的登登记及汇汇报制度度。检查查人员可可以用电电话催办办、发放放催办通通知单或或亲自检检查催办办。在检检查催办办的同时时应随时时向有关关领导汇汇报相关关情况并并接受指指导。总之之，会后后工作是是会议管管理的收收尾工作作，看似似可有可可无，实实际上却却非常重重要。经经理人在在对会后后工作进进行管理理过程中中，一定定要注意意上文列列举的诸诸多注意意事项。9 牢记要要点会后后工作的的主要内内容有：_ 会务工工作总结结_ 撰写及及印发会会议简报报_ 撰写及及印发会会议纪要要_ 文件资资料的收收退_ 议定事事项的催催办. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题题：会后后工作是是个需要要注意的

41、的问题，您和您您的组织织是否意意识到这这一点了了，看看看有哪些些方面是是和本文文讲到的的要求相相悖的，存在哪哪些不足足，并找找出改进进的方法法。关于于这方面面的学习习资源有有很多，例如：? 实用秘秘书工作作手册，王千千弓等编编，光明明日报出出版社，19887年。? 现代秘秘书实用用手册，蔡翔翔、李保保华编译译，中国国卓越出出版公司司，19990年年。技能点77 如何何掌握会会议管理理的技巧巧 主 题 词词 行政政管理会议管管理会会议管理理技巧适用用情景 当需要要了解一一些会议议的注意意事项时时，查看看此技能能。7 技能描描述会议议的进行行和管理理需要科科学化、合理化化，这样样才能达达到预期期目

42、的，这其中中有着许许多的注注意事项项以及一一定的技技巧与方方法。如如果会议议管理者者掌握了了这些技技巧，无无疑会对对会议的的管理大大有帮助助，使会会议能够够顺利进进行，从从而事半半功倍。1会议进进程中的的注意事事项在会会议进行行的整个个过程中中，为了了保证会会议能够够高效进进行，必必须随时时发现并并纠正一一些问题题。包括括：（11）开会会和散会会是否准准时？（22）会议议议题的的说明是是否简练练、明确确？（33）是否否有无法法讨论的的议题？（44）会议议是否按按照程序序进行？（55）是否否强迫某某位特定定人员发发言？（66）是否否批评某某人的发发言？（77）是否否有人发发言过于于感情用用事？（

43、88）是否否有人窃窃窃私语语？（99）是否否得出了了明确的的会议结结论？（110）是是否找到到了解决决与会者者意见对对峙的办办法？（111）是是否尊重重了少数数人的意意见和想想法？（112）是是否正确确记录了了决定的的事项？（113）是是否妥善善保管了了会议记记录？以上上问题经经常在会会议进行行的过程程中出现现，如果果处理不不当，会会对会议议进程产产生阻碍碍，影响响会议质质量。因因此，必必须予以以高度重重视。2主持会会议的注注意事项项许多多会议都都设有主主持人，以便于于会议能能严格按按照议程程进行。而作为为会议的的主持人人，必须须了解掌掌握相关关的知识识，并且且运用一一定的技技巧。一一般来说说

44、，主持持会议需需要注意意以下事事项：（11）清楚楚开会的的时间；（22）充分分了解会会议目的的，把握握会议主主题；（33）引导导与会者者积极参参与会议议讨论；（44）让与与会者公公平自由由地表达达意见，不要擅擅自指定定发言；（55）当讨讨论出现现混乱时时，应有有拨乱反反正的能能力；（66）如果果讨论偏偏离了议议题，应应及时予予以扭转转；（77）客观观地接受受每位与与会者的的意见，并及时时总结归归纳；（88）对会会议的议议案，应应付诸表表决，遵遵循少数数服从多多数原则则；（99）会议议的结论论获得通通过后，当场宣宣读会议议决定的的事项。主持持人的工工作水平平高低对对会议质质量有很很大影响响。所以

45、以，主持持人应该该在会前前进行充充分的准准备，有有针对性性地做一一些模拟拟练习。3参加会会议的注注意事项项作为为会议的的主体，与会者者必须真真正地投投入到会会议中去去，这样样，才能能保证会会议能取取得成功功。作为为与会者者，必须须注意以以下几个个方面：（11）事先先了解会会议的宗宗旨、目目的，并并对议题题进行研研究；（22）准时时出席，如果因因故无法法出席，必须事事先请假假；（33）积极极发言，真实地地表达个个人意见见，不要要有所保保留；（44）发言言要言简简意赅，避免长长篇大论论，并且且要注意意发言时时机；（55）避免免发言偏偏离议题题；（66）认真真听取与与自己不不同的意意见；（77）反驳

46、驳不同意意见时，要注意意态度和和语气；（88）注意意自己的的发言时时间，要要给他人人留出发发言的机机会；（99）发言言讨论要要具有大大局观，不要总总为细枝枝末节争争论不休休；（110）要要遵守少少数服从从多数的的原则。4会议提提问的注注意事项项提问问是会议议中常见见的方式式，也是是最重要要的方式式之一。因此，会议的的提问必必须做到到合情合合理。否否则，不不适当的的提问不不仅会影影响会议议的顺利利进行，还可能能挫伤与与会者的的积极性性。所以以，注重重会议的的提问方方法和提提问技巧巧是必要要的，有有助于达达到提问问的预期期目的。提问问的方式式有：（11）间接接提问：不指名名道姓，面向全全体与会会人

47、员提提问；（22）直接接提问：指名道道姓地向向特定的的人发问问；（33）反问问：在与与会者提提问之后后，会议议主席并并不立刻刻回答，而是反反问提问问者或其其他与会会者。提问问时应该该注意的的问题：（11）使用用正确的的语言；（22）提问问的问题题要反映映会议的的主旨；（33）要提提出引人人深思的的问题；（44）提问问的语气气要亲切切；（55）提问问的顺序序要得当当；（66）提问问的问题题应便于于回答；（77）提问问应说明明问题的的重点。总之之，会议议的提问问是一门门艺术性性很强的的学问，认真领领会这一一点是提提高会议议提问水水平和效效率的必必备技能能。9 牢记要要点会议议管理的的注意事事项有：

48、_ 会议进进程中的的注意事事项_ 主持会会议的注注意事项项_ 参加会会议的注注意事项项_ 会议提提问的注注意事项项. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题题：检查查您对一一些会议议注意事事项和技技巧的掌掌握程度度：1您是否否重视挑挑选高水水平的会会议主持持人？试试着列举举出具体体的标准准进行反反思，看看看有没没有更好好的方法法和模式式。2您是否否注意提提高会议议发言和和讨论的的质量？对于会会议发言言和讨论论中存在在的问题题，有没没有切实实有效的的改进措措施，请请您总结结一下。3您是否否注意到到进行会会议提问问时的方方式、方方法？有有没有发发现更好好的方法法？对现现存的有有待改进进的问题题，请

49、您您拿出具具体的解解决方案案。4将一些些会议的的注意事事项和技技巧进行行总结提提炼，制制定成会会议管理理的规范范，并在在相关人人员范围围内进行行学习。第二章 文书管管理技能点11 如何何遵循文文书管理理原则 主 题 词词 行政政管理文书管管理管管理原则则适用用情景 当需要要遵循文文书管理理的基本本规则时时，查看看此技能能。7 技能描描述掌握握了文书书管理的的基本规规则，就就把握住住了文书书管理的的基本特特点。一般般来说，文书管管理应当当遵循以以下几条条原则：? 简洁明明了文书书是用来来传递信信息的重重要工具具，简洁洁明了的的文书表表达形式式更有利利于信息息的准确确传达和和信息接接受方的的准确接

50、接受。例例如，用用第一章章、第一一条等类类似的章章节体的的表达方方式，更更有利于于清晰表表达所规规定的事事项。一般般来说，文书应应该是一一事一文文。文书书标题的的选择更更应把握握简洁明明了的原原则，能能够准确确明确地地表达文文书内容容。? 准确及及时日常常管理中中，文书书的运用用都具有有及时有有效的特特点。文文书一般般是针对对特定的的人和特特定的事事情而做做的。信信息只有有在最快快的时间间内传送送出去，才能真真正地发发挥信息息的作用用，提高高企业的的行政管管理效率率。这也也是文书书管理的的本质所所在。由于于信息的的准确性性离不开开文书的的准确表表达，因因而文书书管理过过程中绝绝不可以以为了求求

51、快而放放弃了文文书的生生命准准确性。特别是是对于文文书中所所引用的的其他文文件，更更应该注注明其出出处。? 严格保保密文书书的内容容关系到到一个企企业日常常管理的的方方面面面，有有许多甚甚至是关关系到企企业发展展的重要要文件。这就决决定了文文书的管管理应该该具有保保密性。特别是是对于一一些机密密文件的的保管更更应该是是管理中中的重中中之重。文印印室人员员更应该该树立严严格的保保密观念念，不得得随意泄泄露本公公司的商商业秘密密，不得得私自截截留任何何文件。? 统一管管理文书书管理针针对的是是全体员员工，文文书内容容应该统统一，传传达信息息应该一一致，文文书格式式应该规规范、具具体，管管理应该该统

52、一便便捷。? 注重程程序公文文的受理理、制发发、归档档都有着着严格的的程序规规定。在在日常管管理中只只有严格格依程序序办事，才能最最大程度度地简化化文书管管理，使使之行之之有效。 例如如在公文文的归档档这样一一个大的的程序上上就可以以分为：平时归归卷、立立卷、归归档以及及送交档档案室等等不同的的子程序序。总之之，文书书管理的的优劣往往往取决决于文书书管理人人员本身身的素质质高低，只有严严格按规规则办事事，才能能达到事事半功倍倍的效果果。9 牢记要要点文书书管理应应遵循的的基本原原则：_ 简洁明明了_ 准确及及时_ 严格保保密_ 统一管管理_ 注重程程序. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题

53、题：评价价一下您您所在单单位的文文书管理理工作及及文书管管理人员员，看一一看这方方面的工工作是否否严格按按文书管管理规则则办事？关于于这方面面的学习习资源有有很多，例如：? 现代成成功企业业行政办办公管理理文案范范本，石向彤彤主编，中国时时代经济济出版社社，20002年年。? 秘书书工作手手册，孙云洁洁等编著著，工人人出版社社，19985年年。技能点22 如保保设置文文书管理理部门 主 题 词词 行政政管理文书管管理文文书管理理部门设设置适用用情景 当需要要设置文文书管理理部门或或调整文文书管理理部门时时，查看看此技能能。7 技能描描述企业业想要运运行高效效，必须须有一个个合理的的企业部部门的

54、设设置。只只有分工工到位，才能形形成统一一化、专专业化的的管理模模式，做做到企业业上下围围绕企业业目标共共同努力力，协调调一致。如何设设置文书书管理机机构呢？何种部部门适合合担当此此任务呢呢？1总收发发部门由总总务部门门统一担担任。总总公司各各部门与与外界来来往文书书的收发发由总务务部门统统一办理理，各公公司（工工厂）所所在地的的总收发发由其所所属总务务部门办办理。总总收发部部门负责责文书收收受及发发送。2管理部部门由于于各个部部门的管管理分工工不同，依照其其不同的的职能特特点，可可以让它它们担当当不同的的管理任任务。例例如：各各公司总总经理室室或管理理处，负负责管理理各部、室、中中心及以以公

55、司名名义与外外界来往往的文书书；各业业务部门门的最高高主管部部门，负负责管理理营业、采购、法律、服务、训练等等业务部部门的文文书；各各公司（工厂）经理室室或管理理处（或或总务部部门），负责管管理其所所在地域域与外界界来往的的地区性性文书；各分公公司、部部门间的的来往文文书，原原则上以以厂、处处、部、室部门门为管理理部门。3主办及及会办部部门（11）资料料需报送送工厂主主管机构构的，由由各公司司总经理理室或独独立厂区区的管理理部门主主办，由由法律事事务室会会办；（22）资料料需报送送外汇贸贸易主管管机构的的，由资资材部主主办，由由法律事事务室、财务部部会办；（33）资料料需报送送新闻媒媒体的，由

56、秘书书室主办办，但是是如果资资料涉及及公司业业务政策策事项，应先报报告董事事长核定定后才能能对外发发布；（44）资料料需报送送股东及及一般性性客户的的，由公公司总经经理室主主办，但但编印前前必须先先会晤法法律事务务室。（55）资料料需报送送金融机机构的，由财务务部主办办；需报报送税务务主管机机构的，由各公公司会计计处主办办；需报报送商业业及证券券主管机机构的，由各公公司总经经理室或或证券办办主办。总而而言之，资料报报送部门门的分类类和设置置，一定定要本着着必要和和有限的的原则，在此基基础上，确定文文书管理理部门设设置和工工作流程程。9 牢记要要点文书书管理机机构设置置的要点点：_ 总收发发部门

57、的的设置_ 管理部部门的设设置_ 主办及及会办部部门的设设置. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题题：请您您判断以以下说法法的对错错，对的的打“”，错错的打“”。1文书管管理工作作可以由由行政部部门代行行，没有有必要再再单设专专门机构构。 （ ）2文书管管理人员员要重在在经验，而不是是理论。 （ ）参考考答案：1.； 2.。技能点33 如何何进行文文书的行行文 主 题 词词 行政政管理文书管管理文文书行文文规范适用用情景 当面对对不同的的发文对对象需要要选用不不同的文文书形式式时，查查看此技技能。7 技能描描述企业业在日常常行政管管理过程程中，要要面对各各种各样样的对象象，发文文对象的的不

58、同决决定了文文书写作作方式的的不同，文书写写作绝不不能够千千篇一律律。就如如同在不不同的场场合我们们会有不不同的着着装，见见到不同同的人说说不同的的话的道道理一样样，这既既体现了了格式的的规范，也是对对发文对对象的尊尊重。1 公文文类别（11）公告告：就主主管业务务向公众众或特定定对象宣宣布时使使用。（22）公函函：发布布规章或或临时性性规定及及对机关关团体、公司行行文或公公司与公公司之间间及公司司内各部部门间行行文使用用。（33）便函函：在企企业、部部门间或或企业内内各部门门间业务务接洽时时使用。（44）签呈呈：下级级对上级级请示或或报告时时使用（55）表格格式公文文：政府府机关规规定的表表

59、格式公公文及公公司人事事令等，可依实实际需要要印为固固定格式式使用。（66）其他他：司法法文书依依司法部部门规定定程序实实施；合合同文书书依法律律、法规规的规定定实施；会议记记录及例例行报表表等不必必行文；业务务处理须须以电报报行文时时必须使使用电报报。2行文权权限判别别行文文时名义义不同，署名就就会不同同，如何何判别这这些署名名的正确确性呢？这就要要求需要要划分不不同的权权限。（11）以董董事长署署名行文文者，应应送总管管理处总总经理室室转呈董董事长审审核执行行。以总总经理署署名行文文者，应应送公司司总经理理室转呈呈总经理理审核执执行。（22）以公公司名义义盖用公公司公章章行文者者，应由由经

60、理级级人员执执行。（33）总管管理处各各部室、中心代代表公司司对外行行文须由由该部门门经理（主任）执行，以事业业部经理理署名行行文者，应送经经理室转转呈经理理审核执执行。（44）以部部门名义义行文者者，应由由部门主主管执行行。（55）因专专案业务务需要如如进出口口、税务务、关税税、劳保保、投标标等使用用公司名名义须盖盖用董事事长或总总经理的的业务专专用章者者，行文文时应由由该业务务主管部部门主管管在授权权范围内内经核准准后方能能盖用。（66）固定定格式行行文，应应由署名名的主管管对原稿稿审核后后，授权权业务主主办部门门主管依依式行文文。总之之，文书书行文有有着特定定的规范范，写作作者必须须遵守