公司外部审核关准备工作及注意事项

1、外审相关准备工作及注意事项一.接受认证审核时，每一位员工必须要做到的是什么？自圆其说知道应做什么事；知道如何做事；知道做事的依据；用记录证实所做的事；任何事都应形成循环（即PDCA 模式）。二.接受审核时应有的正常心态是什么？不怕出现不合格，发挥出最佳水平；尽可能减少不合格，以提高认证通过的可能性；尽快纠正不合格。三.接受审核方在审核中的角色是什么？1. 2:8 规则20%听问题，听懂了才能回答对；80%回答问题，回答时要谨慎。四.聆听时应注意哪些方面？认真听，听不懂必然会回答不准确；不懂就问，审核员会换一个角度询问；一定搞清楚所问问题。接受审核时回答问题的基本原则是什么？依据文件回答问题；依

2、据实际情况回答问题；紧紧围绕提问，不要扯太远；语言简单明了；不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个体系。五.回答问题时就注意哪些技巧？只说自己的事，不说别人的事；只说该说的事；用证据说明问题；自信而又不失谦虚；多解释，不争论；有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。六.回答问题时应避免出现哪些现象？不懂装懂；说别人的事；所说的不符合事实；谋求帮助；对其他部门或人员进行诋毁；争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果。七.在接受正式审核前，为什么要做准备工作？保证按期进行审核；使员工了解审核的方式和要求，能正确应对审核；进一步改进工作，尽可能减少不合格；组织力量，以便以最快的速度纠正审核

3、中提出的不合格；给审核组留下良好印象。八.对审核前的准备工作应如何开展？全体员工清醒地、主动地、轻松自如的迎接审核；从各个方面体现一种与 ISO9000 族国际标准精神一致的管理水平（包括后勤安排）；应努力体现一种真诚追求提高管理水平，不单纯为了取证的思想境界；应使全体员工都注意体现谦虚认真的工作作风；应坚决防止在审核中推卸责任、转移责任和不礼貌行为；使全体员工轻松自如进入审核，不要施加太大压力。九.对文件进行清理和准备的工作应如何进行？收起全部作废、不使用或与质量体系无关的文件的记录；使所有执行的文件和保存的记录达到应到位置；为审核组准备两套质量手册和程序文件；各部门管理和使用的文件相对集中

4、在各部门；质量记录相对集中在责任管理部门或人员处；进行中的记录按正常程序运作。十.在审核进行过程中如何采取纠正行动？力争在审核组离开前纠正不合格；当天提出，尽可能当天纠正；自己提方案，自己纠正；经审核员确认可以接受。十一.在审核前对最高领导有什么要求？了解质量方针的内涵；了解质量目标及其实施方法和实施情况；了解本组织各部门的职责和重要的接口方式；了解本组织质量体系的基本情况；了解本组织的质量工作状况十二.在审核前对管理者代表有什么要求？熟悉质量体系文件的细节和本组织的质量体系；了解相关的其他文件（如技术文件）；熟悉质量方针、质量目标及部门的工作职责；熟悉内部质量审核和管理评审的情况；熟悉本部门

5、的质量工作情况。十三.在审核前对部门领导有什么要求？了解质量方针、质量目标；熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件；熟悉本部门与相关部门的工作接口；熟悉对下属的工作要求；熟悉对本部门的质量工作情况。十四.在审核前对文件管理人员有什么要求？熟悉所管理的文件的范围；熟悉文件管理程序；熟悉文件修改情况；熟悉文件的归档；随时拿出所需的文件。十五.在审核前对重要岗位，关键工序的工作人员有什么要 求？熟悉岗位职责；熟悉依据的规范、程序等；熟悉使用的工具、设备等；熟悉使用的统计方法；经过培训，持证上岗。十六.审核前对一般工作人员的最基本要求？熟悉本岗位职责；熟悉从事工作所依据的文件；熟悉工作中需作的质量记录；

6、熟悉工作接口；熟悉本组织的质量方针及和自己工作的关系；熟悉本组织的质量组织（质量责任人、管理者代表等）；熟悉实施ISO9000 族国际标准的目的及所实施的标准的基本知识。十七.在审核进行时的陪同人员应具备哪些条件？熟悉陪同区域的工作和文件；态度友善、不卑不亢、反应灵活；认真记录审核情况；及时向领导传递准确的审核信息。十八.正式审核时审核员经常询问哪类问题？你是做什么的？你是如何进行工作的；有无记录证明你已正确地进行了工作？你为什么要这么做？十九.回答审核员时的基本点是什么？以文件为基础；以质量记录为依据；以实际情况来证明。二十.每一位员工回答问题时的心态应该是什么？自信，相信所做的绝大部分是正

7、确的；谦虚，承认个别情形会存在某些问题；不推卸责任。二十一.在正式审核到来之前，怎样做一下突出改善？对现场进行卫生整顿等清理工作；保证现场使用的文件为有效版本；每个部门进行自查自改；每位员工对照文件，熟悉工作职责；给每位员工适当减压，使员工有轻松的心情迎接审核，才能发挥出最佳水平。二十二.对于实施 ISO9000 系列标准，能否简单举例，讲述一下如何使实施工作顺利进行？现以ZK 公司为例，实施ISO9000 标准最关键的一点是：全体员工、特别是领导要高度重视。质量体系的审核结果与考核（奖罚）挂钩；出了不合格项，部门领导要受处罚，甚至降职免职；职员要被罚款式，包括直接责任人及相关人员（如部门经理

8、、文件的审核人、文件的批准人等）全公司 10 名内审人员全部是部门主管以上具有丰富经验且办事公正的人，这样保证了上平及其客观公正性，减少了争执和矛盾。每月有 ISO9000 活动日，是一种较好的宣传 ISO9000 方式，有助于公司上下更好地理解ISO9000 标准，从而更好地配合和自觉地做好ISO9000 工作。在 ISO9000 工作的维持方面，除了例行和内部质量审核外，还进行定期和不定期的抽查，包括对工艺纪律的执行状况也要进行检查。二十三.实施 ISO9000系列标准，对企业有什么实际的好处？现以SQ 有限公司为例来作一简要说明：SQ 有限公司，坚持贯彻“跟踪国际先进水平，不断实现五个优

9、化” 的质量方针，坚持以质量管理为中心的指导思想，通过推行和实施ISO9000 标准，实现了产品形成全过程（从市场调查直至服务）的控制，企业产品和服务质量提高到一个新的等级；通过推行ISO9000 标准，赢得了市场和用户，各项效益指标连续提高。认证通过后，SQ 公司领导还一直将ISO9000 标准当作一把尺子，时时衡量企业是否按照质量体系有效运行，以规范企业行为。其中，特别注重寻找差距和不足，不断改进，使企业的各级人员牢固树立“质量没有最好，只是更好”的价值观念。获证期满后，企业领导毫不犹豫提出换证复审，扩大认证成果。同时，质量体系认证公司每年对该企业进行两次严格的认证监督评审，通过不断开展质

10、量体系审核，不断优化体系文件，实施纠正和预防措施，使企业进入不断完善的良性循环。二十四. ISO9000 是不是等于质量管理？质量管理由众多活动组成，ISO9000 标准不等同于质量管理；质量管理活动有很大程度上按ISO9000 标准的要求来进行；ISO9000 标准来源于质量管理的实践；质量管理的实践又会丰富和提高ISO9000 系列标准的内容。二十五. ISO9000 证书的分量如何？ISO9000 系列标准是企业提高管理水平的基本目标；企业获证后，应以此为起点，向更高的目标迈进。内外区别编辑目的不同内审从改善内部管理出发，通过对发现的问题采取相应纠正措施、预防措施，推动质量改进；外审是通

11、过对实验室质量管理体系和技术能力的评价，为顾客承认或第三方认可/注册提供依据。审核组的组成不同内审以实验室的名义组成审核组，由最高管理者或质量主管负责聘任有资格的人员和有关人员实施；外审则由顾客或第三方委派审核组。审核计划不同内审可编制集中式或滚动式计划，一年覆盖全部要素（过程）和所有部门；外审则编制短期内（通常三天，时间的长短取决于申请人认可范围）审核所有要素（过程）和相关部门的现场评审计划。不符合项分类不同内审的不符合项考虑到纠正措施的不同，往往分为体系性不符合、实施性不符合、效果性不符合；外审中出现的不符合项不再分类。审核员对纠正措施的处置不同内审对纠正措施可以提建议咨询，可以提方向性意

12、见供参考，内审员对完成情况需跟踪和验证；外审对纠正措施不能提建议，对整改计划及其落实情况要经审核组长认可，并进行跟踪审核。内外关系编辑任何一种外部审计在对一个单位进行审计时，都要对其内部审计的情况进行了解并考虑是否利用其工作成果。这是由于：第一，内部审计是单位内部控制的一个重要组成部分。内部审计作为单位内部的经济监督机构，虽然不参与单位内部的经营管理活动，但主要对各项经营管理活动是否达到预定目标，是否遵循了单位的规章制度等进行监督，属于单位内部控制体系的一个组成部分，外部审计人员在对被审计单位进行审计时，要对内控制度进行测评，就须了解其内部审计的设置和工作情况。第二，内部审计和外部审计在工作上具有一致性。内部审计在审计内容、审计方法等方面都和外部审计