公务文书的含义

1、公务文书的含义1、公务文书简称公文：广义和狭义之分。广义：指在一切公务活动中形成的文书材料。狭义： 指党政机关公文。根据2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅颁发的党政机关公文处理 工作条例的规定：“是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。”2、公务文书的种类（15类）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通 报、报告、请示、批复、议案、函、16、版记4要素：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和引发日期、页码。常用公文写作17、 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决 定事项。18、决定

2、分类：指挥性决定、奖罚性决定、知照类决定。19、决定的特点：领导性、约束性、 稳定性。20、决定的主题结构与写法：决定的主题结构一般由标题、主送机关、正文、发文机关署 名、成文日期和印章几个部分组成。36、请示的写作要求：一文一事、不得多头请示、一般不能越 级、不得直接送交某个领导、语气要平实，恳切。批复37、批复是适用于答复下级机关的请示事项时使用的功能。批复的特点：被动性，针对性，集中 性，明确性，依据性。38、批复的主体结构与写法：一般由标题，主送机关，正文，成文日期和发文机关署名、印章组 成。具体写法标题、主送机关，正文，发文机关署名、成为日期和印章。39、批复的写作要求是： 慎重及时

3、、针对请纪要。3、公文分为：上行文、平行文、下行文。上行文：是下级机关向上级机关报送的公文，这类文 种有请示、议案；下行文：是上级机关向下级机关发送的公文。这类文种主要有决议、决定、命令（令）、 公报、公告、通告、通知、通报、批复、意见等；平行文：是同级机关或不相隶属机关之间相互往来 的公文，这类文种主要是函。有时通报、通知、纪要也可作为平行文。4、根据公文的使用范围，公文可以分为：专用公文和通用公文两类。5、公务文书的特点：鲜明的政策性、明确的实用性、法定的权威性、作者的特定性、体式的规 范性。6、公务文书的作用：法规作用、指挥管理作用、交流信息作用、宣传教育作用（公务文书是国 家发布法规、

4、方针政策的主要工具）、凭证依据作用（公务文书还有明显的凭证和依据作用）。党 政机关公文写作7、公务文书的格式：是公文的各部分内容按有关的规定置排起来的整体结构形式。8、公文的 排版形式：指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。9、公文用纸幅面尺寸及版面要求：幅面尺寸、版面（、页边与版心尺寸；、字体和字号； 、行数和字数；、文字颜色）。10、印刷装订要求：制版要求、印刷要求。11、公文格式各要素 编排规则：党政机关公文格式（GB/T9704-2012）标准将版心内的公文格式要分为版头、主体、 版记三部分。12、版头部分7要素：份号、密级和保密期限（绝密、机密、秘密）、紧急程度（

5、特急、加急、 平急）、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。13、发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。14、上行文的发文字号居左空一字编制，与最后一个签发人姓名处在同一行。15、主体部分9要素：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附 注、附件。21、决定具体写法：标题、主送机关、正文（决定的正文由决定的缘由、决定事项和决定结语三 部分组成）、发文机关署名、发文日期和印章。22、决定分三种，不同各类的写法又不尽相同，分 述如下：指挥性决定、奖罚类决定、知照类决定。23、决定的写作要求：标题要完整规范、时间标注要准确、缘由要准确合理、事项要明确清楚。

6、报告24、报告：是适用于向上级机关汇报工作，反应情况，回复上级机关询问的公文。25、报 告的分类：工作报告（工作报告是指向上级汇报工作的报告）、情况报告（情况报告是指用于向上级 反映与本单位有关系的重要情况的报告）、答复报告（答复报告是指用于答复上级机关询问的报告）、 报送报告（报送报告是指用于向上级报送文件、物件时使用的报告）。26、按报告的要求分类：报 告可分为呈报性和呈转性报告。27、报告的特点：单向性、陈述性、建议性。28、报告的主体结构 一般由标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期和印章几个部分组成。29、具体写法：标 题：主送机关：正文：发文机关署名、成文日期和印章30、报告

7、的写作要求：严格使用文种、材料 要真实、主旨要鲜明。请示31、请示是适用于向上级机关请示指示、批准的公文。32、请示的分类： 请求指示的请示（批准、帮助、批转）、请求批准的请示、请求帮助的请示、请求批转的请示。33、 请示的特点：针对性、呈批性、单一性、时效性。34、请示与报告的区别：行文时间不同、行文目 的和作用不同、篇幅容量不同、对上级机关的要求不同。35、请示的主体结构一般由标题、主送机 关、正文、发文机关署名、成文日期、印章几部分构成，具体写法：标题、主送机关、正文、发文机 关署名、成文日期和印章。示答复、明确态度。通知40、通知是适用于发布，传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行

8、的事项，批转、转发公 文的一种常用的公文。41、通知的分类：通知是常见的下行文或平行文，根据不同的标准可以分为 不同的类别，一般有：发布性通知；指示性通知；批转、转发性通知；知照性通知；会议通知；任免 通知。批转性通知和转发性通知两者的区别：标题用语有所不同，被批转和被转发的文件来源不同，批转性通知的批转语中要有批转机 关“同意”或者“批准”等批示意见，而转发性通知的转发语中不需要如此表态。42、通知的特点：功能多样、运用广泛、执行性强、时效性严。43、通知的主要结构由标题、 主送机关、正文、发文机关署名、成文日期和印章组成。44、具体写法如下：标题、主送机关、正 文、发文机关署名、成文日期和

9、印章。45、通知的写作要求：通知多为下行文，具有较强的执行性， 通知的语言要求准确，会议通知应注意其时效性。通知的正文是通知的核心部分，一般由通知缘由、 通知事项、通知要求三部分构成。通知正文的写法：发布性通知；指示性通知；批转、转发性通知； 知照性通知；会议通知（时间、地点、任务、人员、人数）；任免通知。通报通报是适用于表彰先 进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文46、通报的种类：表彰性通报、批评性通报、情况通 报。47、通报的特点：教育性、典型性、时效性。48、通报的主体结构：标题、主送机关、正文、 发文机关署名、成文日期和印章等几个部分组成49、通报具体写法：标题、主送机关、正文、发

10、文 机关署名、成文日期和印章。不同类型的通报其内容和写法有所不同，通报的正文由通报的缘由、通 报决定、提出希望和要求三部分构成。写法有:表彰性通报、批评性通报、情况通报。50、惩处性通 报与惩处性决定的区别：对象不同，内容性质不同，发送范围不同51、通报的写作要求：内容真实， 决定恰当，语言慎重。函函是不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，或者向有关主管部门请示批准和答复审 批事项时所使用的公文52、函的分类：按文面规格分类（公函、便函），按行文方向分类（去函、复函），按行文内容 分类（商洽函、询问答复函、请批函）。53、函的特点：使用的广泛性、行文方向的多向性、内容 的单一性。一种时

11、间较短，内容比较单一、具体的粗线条的计划。64、计划的种类：按性质分，有学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划、分配计划、销售计划等。按内容分，有综合计划和专题计划。按使用范围分，有班组计划、单位计划、地区 计划、国家计划等。按时间分，有周计划、旬计划、月计划、季计划、年计划，五年计划、十年计划。， 按表达方式分，有条文式计划、表格式计划、条文与表格结合的计划。65、计划的特点：目标性， 预见性，客观性，作、反映情况、传达信息、交流经验的一种简明扼要、带有新闻性质和指导意义的 事务性文书。80、简报的分类：工作简报、会议简报、动态简报。81、简报的特点：简、真、快、准。82、简报的作

12、用：便于领导机关掌握，指导工作；便于平级机关之间交流经验、沟通；便于向下 报情况，传达上级意图。83、简报的结构：一般由报头、报核、报尾三部分构成。84、写法：报头（简报名称、期号、编发单54、函的主体结构：一般由标题、主送机关、正文、 发文机关署名、成文日期和印章几部分构成。55、具体写法：标题、主送机关、正文（开头，主体，结尾），发文机关署名，成文日期和印章56、函的写作要求:1、行文简洁明确，用语把握分寸，语气平和，不要以势压人或强人所难，也 不必逢迎恭维。57、2、复函的行文要有针对性，答复要明确。3、行文要及时，特别是复函更应该迅速、及时， 以保证公务等活动的正常进行。纪要纪要：是适

13、用于记载会议主要情况和议定事项的公文。是根据会议记录和会议文件及其他有关材 料整理而成的。58、纪要的分类：办公会议纪要，专项会议纪要。59、纪要的特点：纪实性，综合性，指导性，称谓的特殊性（特殊称谓：会议认为、会议指出、 会议决定、会议要求、会议号召）。60、纪要的主体结构与写法：纪要主体一般由标题和正文、发 文机关署名、成文日期、印章几部分构成。61、具体写法：标题、成文日期、正文（办公会议纪要，专项会议纪要），发文机关署名，成文 日期和印章几部分构成62、纪要的写作要求：掌握会议的全体情况；抓住要点、突出会议主题；文字简洁明快；层次清 晰，脉络分明。行政事务文书的写作63、计划的含义：国

14、家机关，社会团体，企事业单位或个人，根据党和国家的有关方针，政策以 及上级的指示要求，依据本部门的个人的实际情况，对未来一段时间内要达到的目标或完成的任务提 出具体要求，制定相应措施和执行步骤，并写成系统化，条理化的书面材料就是计划，计划是对未来 一定时期的工作或任务作出预想性安排的应用文书。计划是广义的概念，内容和期限不同，计划有规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安 排等名称，规划：三年以上的计划、纲要和规划大致相同。设想是初步的、预备性的、还未成熟的非 正式计划。打算是规范性66、计划的作用：明确奋斗目标（目标是行动的动力），合理配置资源，加强行为约束67、计 划的结构：一般由标题

15、，正文，落款三部分构成68、计划具体写法：标题，正文（语言，目标和任务），步骤，措施，结语。69、批复的特点： 被动性，针对性，集中性，明确性，根据性70、批复的主体结构一般由标题，发送机关，正文，成文日期和发文机关署名，印章组成。具体 写法标题，发送机关，正文，发文机关署名，成为日期和印章71、批复的写作要求是：慎重及时， 针对请示答复，明确态度总结72、总结的含义：总结是国家机关、社会团体、企事业单位或个人对过去某一阶段的工作、学习、 生活等加以回顾、分析和研究，从中找出经验和教训，引出规律性的认识，明确今后的努力方向，用 以指导今后的工作和学习的应用文体。73、总结的分类：按照总结的性质

16、划分，有工作总结、生产总结、会议总结等。按照总结的使用 范围划分有地区总结、部门总结、单位总结、个人总结等。按照总结的时间长短划分，有年度总结、 半年总结、季度总结、月份总结、阶段总结等。不管哪一类总结都可以按其内容所涉及的范围分为 全面总结、专题总结两种。74、总结的特点：实践性、说理性、客观性。75、总结的作用：有利于 提高认识水平；有利于信息的交流；有利于工作借鉴；有利于资料积累。76、总结的结构：一般由标题、正文、落款三部分组成。77、具体写法:标题（直陈式标题、正副标题、文章式标题）、正文（前言、主题、落尾）。78、总结的写作要求：叙述、议论是总结最常用的表达文式；总结出个性；实事求

17、是，一分为二。 简报79、简报的含义：简报是国家机关、企事业单位、社会团体在日常工作中用来汇报工位名称、编发日期、密级、编号）、报核（按语、标题、多行标题）、正文、供稿单位；报尾。85、简报的写作要求：抓准问题，有的放矢；材料准确，内容真实；简明扼要，一目了然；讲究实效， 反应迅速。规章制度86、规章制度的含义：规章制度是国家机关、社会团体和企事业单位在一定范围内为规范人们的 行为而制定的一种具有法规性和约束力的文书。87、规章制度的分类：包括条例、规定、办法、细则、章程、制度、规则、规程、守则、公约等 十种。88、规章制度的结构：包括标题，正文，落款。89、规章制度的特点：约束性，程序性，严

18、密性。90、规章制度的标题的写法：发文单位名称， 事由，文种三项组成；事由，文种二项组成；发文单位名称，文种二项组成；试用对象，事由，文种 三项组成；试用对象，文种二项组成；只有文种。91、制度正文的写法：章条式制度，条文式制度92公约正文的写法：引言，主体，结尾93、规章制度的写作要求：依法制度，按法执行，明确 权限，严格制定，内容明确，语言规范。经济文书写作94、合同的含义：合同是平等主体的自然人，法人，其他组织之间设立，变更， 终止民事权利义务关系的95、合同的特点：合法性，平等互利性，协商一致性，规范性96合同的类型：按时间分，有长期，中期，短期合同；按形式分，有书面合同，口头合同和其

19、 他形式合同，写法分，有条款式合同和表格式合同。合同法则将合同分为15种类型：买卖合同， 建设工程合同，承包合同，运输合同，供用电，水，气，热力合同，融资合同，仓储合同，保管合同， 租赁合同，借款合同，纪合同，居间合同，技术合同，赠与合同，委托合同。97、合同的结构和写法:合同的种类各异，一般包括标准，首部，正文，结尾几个部分正，全面 深入，分析要有说服力，论证要严98、合同的写作要求：合法，合理，合格，密，文字要简练完善， 明确，做好调查研究文书工作99、意向书的含义：意向书，是双方各多方118、文字处理的内容：包括公务文书的制就合作项 目在进入实质性谈判之前，根据初作形成，传递，办理，管理

20、，立卷归档或销步接触所形成的带有规 则性，意愿性和趋向毁等环节性的文书119、文书处理工作的组织领导：由中共中100、意向书的特 点：目标的导向性，条款央办公厅和国务院办公厅分别负责领导和的原则性，行文的灵活性指导党 和政府系统的文书工作101、意向书的结构：标题、正文、落款120、文书处理的基本原则：准确， 周密，102、意向书的写作要求：关键问题的要求确保质量；机制，迅速，注重时效；精简，130、新 规则下行文书归档的基本程序和方法：编制分类方案类目，平时规整，系统整理，移交归档办公室 事务管理131、使用电话的原则：态度要热情周到，礼貌有好，表达规范准确，语言简洁明了.注意保密. 注意时

21、间.132:、接听电话的技巧：接听电话必须及时，接听电话首先问候并通报，做好电话记录， 准确处理电话的临时中断，学会处理特殊电话，学会处理转接电话，适时结束电话要回避，承诺要 慎重，意向不越轨，重点突出，用词准确103、招标书的写作：招标书的含义，招标书的类型，招标 书的结构和写法，招标书的写作要求104、招标书的含义：招标书又称招标说明书107、招标书的结 构：标题，正文，结尾108、招标书的含义：具体的向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人 的备选方案，是一个比实力，比技术，比价格，比能力，比策略的竞争过程中，也是一个限制与反限 制的过程109、招标书的类型：按投标方人员组成情况可分为

22、个人投标书，合伙投标书，集体投标书， 全员投标书和企业投标书等；按性质和内容可分为工程建设项目投标书，大宗商品交易投标书，选聘 企业经营者投标书，企业承包投标书，企业租赁投标书，劳务投标书，科研课题投标书，技术引进或 转让投标书等110、投标书的结构：包括标题，正文，落款。111、投标书的写作要求：认识要客观， 内容要明确具体，行动要果断112、可行性研究报告的含义：是一种为拟建设项目提供最终决策依据 的文书113、可行性研的究报告的主要特征：具有预测性，系统性，论证性114、可行性研的究报告 的分类：工业建设项目类可行性研的究报告，商业建设项目类可行性研的究报告，改、项目类可行性 研的究报告

23、，科研项目类可行性研的究报告，新产品开发可行性研的究报告，申请商业银行贷款项目 类可行性研的究报告，引进国外技术类可行性研的究报告，投资类项目可行性研的究报告115、可行 性研的究报告的作用：为决策者提供项目决策的重要依据，为保证资金来源提供保障条件，为提高投 资效益提供理论保障116、可行性研的究报告的结构：标题，正文，落款。117、可行性研的究报告 的写作要求：要有明确的目的和突出的重点，评价要客观公求实，注重效用，安全，可靠，确保国家 机密；认真，负责，加强统一管理121、公文的行文关系：指发文机关（或企事业单位）与受文机关（或企事业单位）之间的文件 往来关系122、公文的行文形式：逐级

24、行文，直达行文，公开行文，越级行文，横向行文，联合行文，对 口行文，转发行文，授权行文123、公文的行文规则：行文关系根据隶属关系和职权范围确定，向上 级机关行文，应遵循规则；向下级机关行文，应妆循规则；同级党政机关，党政机关与其他同级机关 必要时可以联合行文124、收文办理程序：签收，登记，初审，承办，传阅，催办，答复125、发文办理程序：拟稿，审核和登记，签发，复核，善因，校对，用印或签署，分发，封装， 发送传递126、公文立卷的原则：保存文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用127、公文 立卷的方法：按文件特征立卷；灵活运用立卷特征128、文书立卷的步骤：1.将处理完毕的文件集

25、中在一起。2.拟分类大纲或立卷项目。3.按照立 卷项目（分类表）和文卷档案将文件一一归入到相应的类别。4.在进行第三步工作的同时，将不需要 立卷的文档放在一边，妥善保管。5.再次分卷。6.对夹入卷夹的各个文件集合体，在小纸条上拟出 一个能够比较确切反应卷内文件内容其特点的标题，即案卷标题。7.卷内文件排列。8.编页码，页 码从卷内第一个文件第一页的右角或右下角用打号机编，直到最后一页。9.写卷内目录和备考表。10. 拆除文件上的金属物。11、确定保管期限12、案卷排列。13编案卷号。14、填写案卷封面和卷脊。 15.填写（编制，登记）案卷目录。129、文书归档新规则的主要内容：1、整理单位，以

26、“件”取代“卷”，保管单位，以“案盒”取代“案卷”。3.分方式，以“年度、机构（问题）、保管期隈取代“六个特征”。 （1）按保管期限分类。二、按组织机构分类。三、按问题分类。保管期分为短期、长期、永久三种。 短期保管的期限为1到15年，长期保管的期限为16到50年，永久保管即需永久保存。133、拨打电话的技巧：1.尽量选择合适的时间打电话。2.做好打电话前的准备工作。3.准确拨 号，耐心等待。4.及时自我通报。5.准确称述通话内容。6.如果通话临时中断或受到干扰，应主动 回电话。7.运用语言技巧，及时结束通话。135、一、接收电子邮件的注意事项。二、发送电子邮件的注意事项1、认证填写收信者的地

27、址， 以便准确无误地将电子邮件发送给对方，2、主题词信息要一目了然，能吸引收件人翻阅信息，以免 让你发送的邮件淹没在垃圾电子邮件中。3、注意电子邮件的保密性，重要的保密信息要谨慎使用免 费电子邮箱发送，如需如此，必须做好保密措施。4、电子邮件的行文追求自由，便捷，但是秘书在 发送电子邮件时还是需要注意礼节问题，不能过于随便。5、回复邮件要及时。136、印章管理：印 章的种类、印章的刻制，印章的启用，印章的保管，印章的使用，印章的停运137、介绍信管理：1、介绍信的种类：便函式介绍信、固定式介绍信。2、介绍信的填写和使用。3、介绍信的保管。4、介绍信的领用。138、值班工作的主要任务：1、安排值

28、班人员。2、承办临时事项。3、接待临时来访人员，4、 处理来电来函。5、处理突发事件。6、协调保安人员。139、值班人员的要求:认真负责，热情待人， 遵循制度，做好记录。140、编制值班表：1、具体值班时间和值班期限，2、值班人的姓名，3、值班的地点，4、负责 人的姓名，5、值班工作内容和相关记录，6、替班人的姓名和交接方法。会议的管理141、会议的 含义：是指为了达到某种目的，有组织的召集人员商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。142、会议的基本要素：会议议题，会议主持人，会议名称，会议时间，会议地点，与会人员， 会议议程，会议组织者143、会议的种类：按会议规模分（大型会议（千人参加）

29、，中型会议（百人），小型会议（十 人），按会议性质分（规定性会议，决策性会议，专业性会议，纪念性会议），按时间分（常规性定 期会议，非常规不定期会议），按会议采用的媒介分（电话会议、电视会议、计算机会议）。144、拟定会议议程、日程：根据议程逐日做出的具体安排，以天为单位，是会议全程各项活动 和与会者安排个人时间的依据。145、会议议程、日程的制定：（1）会议议程的制定程序：1、明确 目标和参加者，要清楚为什么开以及那些人到会。2、安排各项议程事项的时间及顺序，考虑会议的 时间长短以及内容的顺序。3、确定每一项议程，全面，适用。155、信息工作的作用：辅助领导者正常决策，协助领导者科学管理，开

30、阔领导者与秘书的思路， 提高秘书的工作效率。156、秘书信息工作的程序：信息工作的全程是模式，即：信息的收集-信息的整理-信息的 传递-信息的作用和反馈-信息的储存。信息的收集范围：上级信息、内部信息、平行信息、社会 信息、国际信息。158、信息收集的原则：针对性原则，时效172、自动化的主要内容：信息处理的 计算机化（信息收集的自动化，信息加工的计算机化，信息检索的自动化），信息存贮的高密度化（微 缩存贮技术，光盘存贮技术，声像存贮技术，计算机存贮技术），信息传递网络现代化。173、文书档案自动化管理实现的基础：1、专职的操作人员，2、专项的经费支持，3、科学的管 理行为，4、标准的文书档案

31、5、详尽的准备数据，6、适应的管理制度。应清楚了解他的目标和时间 安排，与会者应该做哪些准备，谁支持这个会议，谁负责对每一项议程进行解释，主持每项议程的讨 论等。4、决定会议讨论形式。5、决定会议的决策方式。（2）会议议程的编制：会议日程多采用表 格形式，明确参加会议活动人员、日期的时间、地点、有关的事宜安排。146、选择会议场地：交通 便利、会场的大小应与会议规模相符、场地要有良好的设备配置、场地应不受外界干扰、选择会议地 点应考虑有无停车场所、场地租借的成本必须合理。147、布置会场的安排和座次：1、会场主体布局的要求（庄重，美观，舒适，凸显出会议的主体 和气氛，考虑会议的性质，规格等因素

32、。2、会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的 氛围。3、大中型会议要保证一个绝对中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和 发言人，大中型会议还要注意到进，退场的方便。4、小型会议要注意集中方便）主席中的座次和场 内座次。148、会场的组织和服务：会议签到、材料发放、会场服务。149、会议记录：1、会议记录的要求，2、会议记录的准备工作，3、会议记录的内容与结构（标 题，正文，尾部）。4、注意事项会议简报的要求：真实准确、短小精悍，、快是简报的质量体现。 生动活泼。会议简报的内容与结构：内容，结构。150、会后落实；文件资料整理：会议文件资料收集，会后需收集的文件资料，收集会议文件资 料的要求，会议文件立卷归档151、编写会议纪要：会议纪要与会议记录的区别、会议纪要的编写程 序。信息工作152、信息的含义：是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。153、信息的分类：按信息源的性质划分为自然信息和社会信息，按信息的表现形式划分为语言 信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和微缩信息。按信息内容所涉及的社会领域分类政治信 息、经济信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。按信息来源方向分为横向信息和纵向 信息。按信息稳定状态分为静态信息和