电子档案利用与纸质档案利用的需求比较探讨

1、电子档案利用与纸质档案利用的需求比拟讨论【摘要】随着网络技术的开展，档案利用者对档案信息的利用需求，无论内容还是方法等途径都发生深入的变化。文章运用比拟分析的方法，对电子档案利用与纸质档案利用的需求共性与差异进展比拟，为在信息网络资源共享下如何更好地发挥两者各自的优势满足档案利用者新的利用需求做出理论准备。【关键词】档案利用；需求比拟；讨论档案是人类记忆的基石，是人类生活开展的纽带。根据?中华人民共和国档案法?的解释，档案是指过去和如今的国家机构、社会组织和个人在社会理论活动中直接形成的具有保存价值的各种不同形式的历史记录。因此，档案在人们的社会理论中直接形成并被有意识地保存下来，其目的在于满

2、足档案利用者对档案信息资源的利用需求，只有档案广泛地被需求者所利用，为社会创造出更多的物质与精神文化财富，才实现档案的价值。进入电子网络时代的今天，电子档案利用的需求与纸质档案利用的需求，都发生了较大的变化。因此从两者利用需求的共性与差异进展系统地的比拟，对建立与开展档案信息网络信息共享有重大意义。一、电子档案利用与纸质档案利用的需求共性以档案的本质作比拟，档案利用者对档案利用需求都是对档案价值的实现。因此，从档案利用者的角度分析电子档案利用与纸质档案利用两者仍有相似的特征。一档案利用需求的社会性与层次性随人类文明程度的进步和对档案利用需求的增长，档案的利用渗入到人类社会的方方面面。从档案利用

3、的内容与形式来看，纸质档案利用与电子档案利用的需求，主要表达档案利用需求的社会性与层次性。一是档案利用需求的社会性。国际档案理事会主席王刚同志指出：“无论是对社会的纵向开展或横向联络，档案馆所拥有的档案都称得上是维系的纽带和联络的桥梁，档案贯穿着人类文明的始终，档案浸透于人与人的各种关系之中，只要人与人的关系存在，就会有档案存在。因此，档案利用需求的社会性，表达在具有广泛的社会作用和社会价值。档案利用需求的社会作用，在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中，电子档案利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。档案利用的社会价值，在于档案利用信息资源的原始记录性，都为将来的工作提供了借鉴。二

4、是档案利用需求的层次性。从利用档案信息的形式来看，档案利用者的需求具有层次性。其在于档案利用者所从事的职业不同，需求的档案信息内容也不一样，有的档案利用者需求的是一次档案文献信息，有的需求二次档案文献信息或三次档案文献信息。一般说来，需要解决某些详细问题而查找真凭实据的，表现为对一次档案文献信息的需求；需要完成某些研究任务或理解某一方面、某一地区的大致情况而查找参考根据的，表现为对二次或三次档案文献信息的需求。二档案利用需求的多样性与动态性一是档案利用需求的多样性。电子档案利用与纸质档案利用的需求，受其自身的职业、素质和爱好等的不同而显现出千差万别。档案利用者需求可以划分为许多种类，如：根据需

5、求表达与否，可分为表达的和未表达的需求；根据需求和客观要求是否一致，可分为实际需求和非实际需求；根据需求表达方式，可分为主题和指名需求；根据档案利用者的不同类型，还可分为管理人员，科研人员和公民个人需求等。档案利用者需求的多样性，与社会开展程度和人们生活的文明程度有着亲密的联络。社会越开展，社会所拥有的职业越多；生活文明程度越高，人们的爱好会越多，爱好的层次会越高，也就更加多样化。二是需求的动态性。档案利用者需求随着时间、地点、条件的变化而变化。档案利用者需求的满足方式和程度，是由其所处的历史条件所决定的。随着社会开展和科学技术的进步，档案工作的效劳对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的

6、动态性。三档案利用需求的重复性与可诱导性一是档案利用需求的重复性。档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次，档案利用者的需求满足只是相对的、暂时的，原有的需求满足了，又会产生新的利用需求。只要具备一定的条件，档案利用需求就会屡次重复出现。二是需求的可诱导性。档案利用需求的可诱导性，主要对档案利用者的需求进展引导和调节。例如，社会和档案部门本身加强档案宣传工作就能影响档案利用者的需求发生变化和转移，使某些潜在的欲望变为明显的行动。假设改变档案利用的政策和环境，也能影响档案利用者的需求发生变化和转移。如使某些不能利用的档案变为可以利用，使利用不方便变为方便等等。档案利用者需求的可诱导性，是以档案利

7、用的宏大潜力为根底的。这种潜力表现为档案信息资源具有宏大的潜力，又表现为档案利用者的需求具有宏大的潜力。二、电子档案利用与纸质档案利用的需求差异无论是电子档案还是纸质档案其目的就是要充分发挥档案的利用，两者都是为社会的利用者提供效劳的。但从两者对档案利用者的需求影响上作比拟，电子档案利用与纸质档案利用的需求差异有：一档案利用需求载体的差异从档案利用需求的载体上比拟，电子档案利用与纸质档案利用有明显的差异。我国自有文字以来，形成甲骨、竹简、石刻、贝叶、纸质，直至今天的文字、图片、声像、缩微品等档案，无论用什么样的技术和方法，当把具有长期保存价值的信息刻录与载体后，形成档案就可以脱离其技术和方法而

8、独立存在。人们不依靠任何技术而能识别档案的内容、载体、构造形式，而档案的内容一旦形成互相关系后就永远无法别离。可见，载体和构造的形式已成为档案不可分割的重要组成局部，这些载体的档案只要避开天灾人祸，遵循管理和保护的要求，就能到达长期保存，这就所谓纸质档案利用的载体。任何电子档案当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备了，也不能分开这种生存的特殊环境条件而单独存在。电子档案利用的需求，其载体是通过计算机系统识别处理，并按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上，在网络上传送的数字代码序，是一种数字利用记录，利用者需要依附在计算机上读龋二档案利用需求方式的

9、差异纸质档案利用方式的需求，档案利用者必须亲自到档案馆室检索，需要通过人力去翻阅、查找，档案检索显较烦琐，工作量较大。纸质档案制作检索工具的利用界面突出单一性，档案利用检索需要翻阅页面量较大。电子档案利用需求的检索，是以计算机读取为介质的利用需求方式，在计算机上进展，通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案，不用上档案馆室文档室可查找和检索到需要档案资料，检索界面操作快、方便。三档案利用需求原始属性的差异档案利用的价值，在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表如今档案的利用的需求内容上和档案利用的需用求形式上。纸质档案利用需求的原始属性，始终有草稿与印稿之分，有正本与副本的差异。正是如此

10、，纸质档案利用的需求表达档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点。如当事人的亲笔手稿、指导者的亲笔签署等表现出原始性，而具有法律凭证的作用。电子档案利用需用求的原始属性，其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进展，要表达档案利用的原始记录性特征已不复存在。正是电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点，对其原件的界定难于实现；由于电子档案的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。电子档案往往可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送，无法区分其中哪个是“原件和“复制件，是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题。四档案利用需求途径的差异纸质档案利用的

11、需求，主要通过档案机构采取提供档案原件或档案副本、复制品以及档案信息加工品。其需求途径有两方面：一是提供利用档案阅览效劳。这种满足档案利用者的途径特点是传播途径单一、传播速度缓慢。当然这种提供档案阅览效劳的途径也不利于档案原件的保护。同时纸质档案是直接提供利用，会加速档案受损程度，其又无形中扩大了档案利用者原始利用范围，即由于档案成卷的装订，使得档案利用者在查找阅览其所需要利用的档案材料的同时，也获得了阅读其他与利用范围无关的档案的时机。二是档案展览与陈列效劳。这种档案提供利用处径，是纸质档案管理部门通常通过介绍档案馆室藏中有关档案内容的一种效劳方式，其直观性强，但展览内容的更新速度较慢，其还

12、包含如档案外借效劳、档案咨询效劳等提供利用处径。电子档案利用的需求途径，借助了中间媒介物电子计算机与网络，档案利用信息传播的途径显多元化。其特点突出表现信息传播速度的加快和信息量的增长，实现档案利用信息的共享。档案收藏部门应用计算机技术来进展档案利用管理活动，形成各种各样电子化的档案信息资源。在提供满足档案信息需求和利用档案信息上，档案利用管理部门与档案利用需求者，实现了一种无形的虚拟的档案利用理论活动。电子档案利用的电子网络的传输，可以迅速根据档案利用者的需求，多途径、多角度迅速而准确地查找到所需要的档案或档案相关信息，满足档案利用者可能出现的深度需求；档案利用需求者，又不必浪费大量的人力、物力来进展信息、文件的查找、索取和归还。档案资源的社会共享，是当今电子时代“档案信息高速公路的热门话题，也是建立与开展“档案信息网络一项复杂的系统工程，需要我们档案管理部门以社会信息化