工程项目资料登记、验收与归档办法

1、工程项目资料登记、验收与归档办法 PAGE 9版本号：A 修改状态：0 生效日期：2009年8月28日 (五) 工程项项目资料料登记、验收与与归档办办法第一章 总 则第一条 为使使我公司司工程项项目资料料完整、准确、安全保保管并有有效利用用，根据据国家家重点建建设项目目档案管管理登记记办法（档发发字119977155号）、重大大建设项项目档案案验收办办法（档发2000622号）、国家家重大建建设项目目文件归归档要求求与档案案整理规规范（DA/T288-20002）及相关关规定，结合我我公司实实际情况况，特制制定本办办法。第二章 职责责划分第二条 部门门职责(一) 公司经经营管理理部门职职责负责

2、向档档案室及及时提供供工程中中标项目目信息，公司与与项目部部负责人人签订“项目管管理目标标责任书书”的同时时，一并并签订“项目归归档责任任书”(附件件1)。未提供供信息，发生漏漏签项目目，扣罚罚经营管管理部门门负责人人的兑现现奖。(二) 公司工工程管理理部门职职责1、负责责所属项项目部工工程项目目资料登登记的督督办工作作，并负负责向档档案室及及时提供供工程项项目竣工工信息。2、负责责工程项项目资料料检查与与验收的的牵头组组织工作作。3、负责责竣工资资料齐全全、各项项记录数数据是否否准确的的审核、签字移移交工作作，对竣竣工资料料审核把把关不严严就签字字盖章，造成不不可补救救损失和和未及时时提供工

3、工程竣工工信息、不按期期移交工工程项目目资料，扣罚工工程管理理部门负负责人的的兑现奖奖。(三) 公司档档案管理理部门职职责1、负责责汇总与与掌握工工程项目目资料登登记情况况。2、负责责项目资资料的检检查与验验收，并并向预算算考核部部门提供供归档情情况统计计考核意意见，预预算考核核部门在在未接到到档案部部门的考考核意见见之前，不得计计发兑现现奖。3、对符符合归档档要求的的工程项项目资料料，进行行接收并并归档；对不符符合归档档要求的的情况，提出限限期整改改意见。4、擅自自接收未未经部门门负责人人审核、签字盖盖章不齐齐全、不不合格资资料归档档的，扣扣罚档案案管理部部门负责责人的兑兑现奖和和档案管管理

4、人员员当月奖奖金。(四) 项目部部职责1、项目目部一经经成立，项目经经理和项项目总工工应提前前划定各各岗位责责任人的的资料收收集、整整理范围围，提出出数量、质量、时间、责任要要求等，并同时时指定一一名兼职职档案员员报公司司档案主主管部门门备案，填写“项目档档案员名名单登记记表”（附件件2）。若因机机构调整整、人事事变动等等原因应应及时对对兼职档档案员予予以调整整。2、项目目部兼职职档案员员要把好好档案形形成的第第一关，并依照照工程的的进度，即前期期准备、施工过过程中与与竣工验验收等不不同阶段段，做好好各种文文件材料料的收集集、整理理和保管管工作，确保项项目档案案的齐全全、完整整、准确确。第三章

5、 工程项项目资料料登记第三条 公司项项目部负负责按项项目隶属属关系做做好本年年度内新新建、在在建、即即将竣工工工程项项目资料料的登记记工作。第四条 项目部部自成立立一周内内，由指指定专人人负责填填写中中交天津航道局局有限公司工程项项目资料料登记表表（附附件3），报公公司档案案部门备备案。先先施工后后签定合合同的工工程项目目，待合合同签定定并下发发后一周周内进行行登记。 第第四章 工程项项目资料料检查与与验收第五条 工程项项目所属属单位分分管领导导对本单单位项目目部的资资料归档档工作负负领导责责任，对对归档资资料的数数量、质质量和“归档验验收评定定统计表表”内容是是否齐全全负核查查之责。对已竣竣

6、工项目目在未接接到档案案主管部部门出据据的“项目档档案归档档验收评评定表”(附件件4)之之前，不不得签批批该项目目的兑现现奖罚意意见。第六条 工程项项目资料料检查验验收组由由工程、档案部部门联合合组成，工程部部门负责责人分管管负责。第七条 工程程项目资资料检查查验收组组对施工工过程中中或已竣竣工项目目需归档档的文件件材料进进行检查查验收，检查验验收内容容见中中交天津津航道局局有限公公司疏浚浚工程项项目文件材料归档范围围（见见附件55）、中交天天津航道道局有限限公司水水工工程项目目文件材材料归档档范围（见附附件6）。第五章 工程项项目资料料整理第八条 遵循循工程文文件材料料的形成成规律，保持案案

7、卷内工工程文件件材料的的有机联联系，便便于档案案的保管管和利用用。第九条 案卷卷内工程程文件材材料内容容必须准准确反映映生产及及其管理理活动的的真实情情况。第十条 工程程项目资资料整理理立卷流流程包括括分类、编号、编目、装订四四个步骤骤。（一）分分类：详详见附件件5、附附件6；（二）编编号：具具体指编编制文件件页号。案卷内内有书写写内容的的页面必必须编写写页号。页号编编写位置置：单面面书写文文件在右右上角；双面书书写文件件，正面面在右上上角，背背面在左左上角；图样的的页号编编写在右右上角；各卷之之间不连连续编页页号。（三）编编目：具具体指编编制科技技档案卷内目录（见附件件7）、编制科科技档案案

8、卷目录录（见附附件8）、编制制卷内备备考表（见附件件9）、编制科科技档案案案卷封面（见附件件10）、编制制科技档档案案卷卷脊背（见附附件111）五项项内容。1、科技技档案卷卷内目录录编写要要求序号号：应用用阿拉伯伯数字从从l起，依次标标注卷内内文件的的顺序，一个文文件一个个号，如如1，22，3；文件件编号：应完整整填写文文件文号号或图样样的图号号或设备备、项目目代号；责任任者：应应填写文文件形成成部门或或主要责责任者；文件件名称：应填写写文件标标题全称称；日期期：应填填写文件件形成日日期。如：该份份文件日日期为220022年1月月1日，该项目目则标记记为：22002201001；页次次：应填填

9、写每份份文件首首尾页上上标注的的页号，如1/3；备注注(注明明原件或或复印件件)。2、科技技档案案案卷目录录编写要要求序号号：应用用阿拉伯伯数字从从l起，依次标标注案卷卷顺序，每卷一一个号，如1，2，33；档号号：空项项；案卷卷标题：应简明明准确地地揭示卷卷内科技技文件材材料的内内容，主主要包括括项目名名称及其其阶段的的名称等等。如：XXXX工程程招投标标文件（招标书书、资质质材料、投标文文件、中中标通知知书、公公证书）； 案卷卷起止日日期：卷卷内科技技文件材材料的起起止日期期。如：该卷卷内文件件最早为为20001年11月1日日，最晚晚为20002年年10月月10日日，该项项目则标标记为：20

10、00101101-2000210010；卷内内张数：该卷所所含文件件的总页页数。如：该卷卷所含文文件的总总页数为为1000，该项项目则填填写：1100；保管管期限：长期；备注注：空项项。3、卷内内备考表表编写要要求盒内内文件情情况说明明：要标标明卷内内文件的的件数、页数。如：文字字材料220件，1000页，照照片100张，附附图1张张；整理理人：项项目部兼兼职档案案人员；检查查人：项项目经理理；审核核人：公公司工程程部门兼兼职档案案员；审核核部门负负责人：公司工工程部门门负责人人；年月月日：应应填写实实际完成成立卷的的日期；卷内内备考表表排列在在卷内文文件最后后。4、科技技档案案案卷封面面编写

11、要要求档号号：空项项；档案案馆号：空项； 缩微微号：空空项；案卷卷题名：即案卷卷标题，要求填填写完整整；编制制单位：项目部部全称，要求加加盖项目目部公章章；编制制日期：项目资资料整理理立卷实实际日期期；保管管期限：长期；密级级：空项项。5、科技技档案案案卷脊背背编写要要求年度度、保管管期限：暂用铅铅笔填写写；档号号：空项项。（四）装装订：1、项目目文件材材料采用用分卷装装订形式式；2、案卷卷内不应应有金属属物；3、装订订采用线线绳三孔孔一线左左侧装订订，孔距距为8ccm；4、单独独成册、外文资资料应保保持原来来的案卷卷及文件件排列顺顺序、文文号及装装订形式式。第十一条条 声像像资料：应附文文字

12、说明明，对事事由、时时间、地地点、人人物、作作者等内内容逐一一进行著著录。第十二条条 电子子档案：应保存存电子版版施工组组织设计计、施工工总结等等重要内内容，连连同纸质质档案一一并归档档。第六章 工程项项目资料料移交与与归档第十三条条 应在在工程项项目竣工工验收后后2个月月内，经经系统整整理分类类后，及及时向工工程部门门移交。同时，将该项项目需归归档的内内容填写写在“项目档档案归档档验收评评定表”内，一一并移交交。自项项目部移移交项目目资料后后一周时时间内，项目所所属单位位工程部部门负责责及时向向档案部部门归档档，双方方办理交交接手续续。因客客观因素素造成工工程项目目资料延延期移交交，项目目部

13、应以以书面形形式向项项目所属属单位工工程管理理部门和和档案管管理部门门作出说说明。第七章 奖励与与惩罚第十四条条 凡按按时移交交项目竣竣工档案案且符合合归档要要求的，由档案案管理部部门协同同项目主主管部门门对优秀秀竣工资资料进行行评比，并给予予一定的的物质奖奖励。第十五条条 各施施工项目目竣工后后，竣工工资料不不能按时时移交归归档，项项目负责责人年度度兑现奖奖推迟到到竣工资资料归档档后，凭凭档案管管理部门门接收签签证单再再行补发发。第十六条条 凡发发生触犯犯档案案法行行为的，除追究究经济责责任外，还要给给予行政政处分。第八章 附 则第十七条条 本办办法由公公司办公公室负责责解释。第十八条条 凡

14、其其它规定定与本办办法有冲冲突之处处以本办办法为准准。第十九条条 本办办法自下下发之日日起施行行。版本号：A 修改状态：0 生效日期：2009年8月28日 附件1项 目目 归归 档档 责责 任任 书书（封面）年 度： 项目名称称： 依照公司司工程程项目档档案责任任制度的规定定，签订订“项目归归档责任任书”并严格格履行。1.责任任书的主主要责任任人要明明确一名名分管领领导或主主任工程程师分管管项目资资料工作作，并配配备一名名专（兼兼）职档档案员具具体负责责，各单单位在签签订本责责任书的的同时，将档案案员名单单报公司司档案管管理部门门备案（人员如如有变动动及时调调整补报报）。2.竣工工验收时时，应

15、保保证所验验收项目目竣工资资料，符符合向公公司移交交归档要要求，并并按规定定时间由由主管部部门审核核合格后后，向公公司档案案管理部部门移交交档案。3.项目目竣工后后，竣工工资料不不能按时时移交归归档，项项目负责责人年度度兑现奖奖推迟到到竣工资资料归档档后，凭凭档案室室接收签签证单再再行补发发。4.凡按按时移交交项目竣竣工档案案且符合合归档要要求的，档案室室协同项项目主管管部门对对优秀竣竣工资料料进行评评比，给给予一定定的物质质奖励。5.违反反本规定定，接收收不齐全全、不合合格档案案资料归归档的，扣罚档档案管理理部门负负责人的的兑现奖奖和档案案管理人人员当月月奖金。6.凡发发生触犯犯档案案法行行

16、为的，除追究究经济责责任外，还要给给予行政政处分。本保证书书一式三三份，项项目部、项目主主管部门门、档案案管理部部门各执执一份。项目部盖盖章： 项目目主管部部门盖章章：项目行政政负责人人签字： 项目党组组织负责责人签字字： 项项目主管管部门负负责人签签字：档案部门门盖章： 档案管管理部门门负责人人签字：本保证书书签订日日期： 年 月 日版本号：A 修改状态：0 生效日期：2009年8月28日 附件2项目档案案员名单单登记表表项目名称称：序号姓 名名年龄职 称参建项目目名称项目开工工/竣工工时间备 注注工程项目资料登记、验收与归档办法 PAGE 11版本号：A 修改状态：0 生效日期：2009年

17、8月28日 附件3中交天津津航道局局有限公公司工程程项目资资料登记记表项目名称称合同工期期实际开/竣工日期期合同工程量合同工作量项目档案案主管领导导兼 职档案人员员项目地址址联系方式式 项目目部名称称（公章章）： 项项目部负负责人（签字）： 填表人人：工程项目资料登记、验收与归档办法 PAGE 17版本号：A 修改状态：0 生效日期：2009年8月28日 附件4项目档案案归档验验收评定定表工程项目目名称： 共 页页 第第 页序号名 称称应归档时 间间归档卷数照片卷数光盘数量实际归档档时间备 注注123456项目主管管部门意意见：归档评定定意见：考核兑现现部门意意见：项目所属属单位分分管领导导意

18、见：附件5中交天津津航道局局有限公公司疏浚浚工程项项目文件件材料归归档范围围序号归档文件件备注1招标书（招标文文件）、资质材材料、投投标文件件、中标标通知书书、公证证书原件2承包、分分包合同同及协议议、施工工合同及及协议、采购材材料等合合同及协协议；履履约保函函；反担担保证书书原件3工程地质质报告、水文地地质报告告、踏勘勘报告4质量交底底、环保保交底、职业健健康安全全交底5施工许可可证、开开工报告告、航行行通告原件6施工预算算、施工工组织设设计、设设计图纸纸、重大大的设计计变更与与洽商7项目管理理目标责责任书、项目考考评结果果8我方与业业主及监监理就工工程质量量、安全全、进度度、造价价、索赔赔

19、、项目目重大增增减、设设计变更更等事宜宜的业务务联系单单、对外外联系函函件及其其它技术术资料、会议纪纪要原件9测量技术术总结、测定报报告、船船上报的的施工旬旬报表、施工日日志、简简报10竣工验收收报告（竣工图图、竣工工结算、决算清清单、质质量检验验评定表表）原件11竣工工程程项目情情况一览览表原件12工程总结结13被评为局局级优质质优效工工程、优优秀文明明经理部部、 优优秀施工工组织设设计和施施工预算算、优秀秀工程总总结、优优秀测量量成果的的评比材材料14声像资料料（包括括施工照照片）15电子档案案（包括括施工组组织设计计、施工工总结）附件6中交天津津航道局局有限公公司水工工工程项项目文件件材

20、料归归档范围围序号归档文件件备注一、按期期向档案案部门归归档的内内容招标书（招标文文件）、投标文文件、工工程合同同和设计计图纸、中标通通知书、公证书书原件踏勘报告告、施工工组织设设计（施施工方案案）、施施工设计计变更文文件和图图纸，施施工预算算开工报告告、竣工工报告（包括浚浚前图、竣工图图、验收收表、工工程量计计算书）、重大大事件报报告原件施工月报报、工程程协调会会议文件件竣工工程程项目情情况一览览表原件工程总结结、测量量技术总总结、测测定报告告、施工工日志、施工周周报、技技术交底底资料对外联系系单、各各种对外外联系函函件原件新材料、新工艺艺、新技技术、新新设备的的“四新”工艺总总结材料料项目经济济责任书书及项目目考评结结果被评为局局级优质质有效工工程、优优秀文明明项目经经理部、优秀施施工组织织设计和和施工预预算、优优秀工程程总结的的评比材材工程结算算单原件二、按期期向业主主单位提提交的项项目资料料（一）竣工综合资料1、工程程竣工说说明2、开工工报告3、竣工工报告、竣工图图纸4、工程程交工验验收证书书5、工程程竣工数数量清单单6、工程程结算