行政和财务管理制度

1、*有限公司的行政和财务管理制度为了加强公司的管理，规范公司的行政和财务管理制度， 维护公司的良好形象，特制订本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企 业文化氛围。行政管理制度(一)公司文件管理.文件收发管理(1)文件签收统一由行政前台部门负责管理，并及时交相关部门处理。(2)各部门需要发送的文件由各部门自行负责起草，交至行政前台。.文档资料的管理(1)各部门的文档资料自行归档，并在公司内部做备案(2)财务部门的文档资料由财务部自行保管。(3)调阅有关文档资料，例如公司各类执照需经行政部门负责人的 同意，并做好相应登记签字。(4)调阅人应保证不损坏所调阅的文档资料，不转借第三人，并且能保证按所规

2、定时间归还所借的文档资料。(二)办公用品管理1.申请与采购(1)办公用品的购买，由各部门根据需要于每月底(30 )日前将办公用品申购计划提交行政前台。(2)行政部门的负责人对各部门上报的申购计划进行审核，然后指 定专人统一购置，各部门不得私自购置办公用品。如购置金额超过 1000以上，需要销售总监审核批准(3)负责采购的人员在确保质量的前提下节约办公经费，并取得合法有效的发票。2,领用与保管(1)采购的办公用品经验收合格后，由行政前台办好登记，并制定 入库、出库领用手续(2)耐用年数在一年以上或单价 2000元以上的物品，并且在使用过 程中保持原有实物形态的资产，行政综合部门应填具固定资产登记

3、 卡，填注购置金额、耐用年限、分类编号，使用部门(或人员)等 存档备查。(3)各部门应对使用及保管的财产物资妥善保管，避免丢失，对重 要物品设专管员，定期保养维护。如有损坏须及时报行政部门进行修 理，对人为造成损失的，当事人须照价赔偿。(4)员工离职时，必须将领用的办公用品退还给行政部门。(三)办公设备管理.网络服务器、打印机、复印机、传真机等设备由专门人员维护管理， 其余电脑由使用人员负责维护管理，并保持机器的清洁和完好。下午 下班时要关掉复印机、打印机、电脑的电源。.员工因工作需要复印文件或资料的，复印纸张应控制、节约使用， 能重复使用的纸张坚决不能浪费。(四)员工建议及意见管理1.员工对

4、公司经营管理方面有好的建议和意见， 可采用书面或电子邮 件方式提出；止匕外，员工认为自身合法权益受到侵犯，或对公司经营 管理措施持有不同意见，或发现违反公司管理规定的行为，皆可以进 行举报。公司将为举报人保密。(五)安全保卫管理.行政部门应经常对公司员工进行安全教育， 提高安全观念，组织有 关人员开展定期或不定期的安全检查， 发现漏洞和不安全因素，要督 促有关部门及时解决。.各部门负责人对安全保卫工作负直接的领导责任。在工作中应做到：(1)人人有责任维护办公场所安全，做到下班人走关灯、切断电源、 关闭门窗、锁大门。(2)对本部门的文件资料，严格管理、严防丢失。(3)不得将易燃、易爆及有毒物品带

5、入办公场所，不得在办公室吸烟，不得焚烧废纸。(4)发现漏洞和事故隐患，立即解决或报告。(5)对于财务人员，特别注意以下的安全：A现金保管人员必须认真执行国家规定，到银行存、取大额现金 5 10万元必须有1人随行；10万元及以上必须有2人随行；随行人员 在随行过程中不得以任何理由中途离开。B现金支票和财务印章由专人保管，每天留存的备用金和主要单据，F班前要锁入保险柜(六)卫生管理.卫生清洁工作的标准是整洁、美观，办公用品及设备摆设整齐。(1)桌面、座椅、卧柜、墙壁、窗户、大门等应干净、无灰尘、无水渍、无污渍；(2)地面无果皮纸屑、水渍、污垢、烟头或其它丢弃物；(3)天花板、死角等无积尘、蛛网；(

6、4)厕所无异味；(5)个人仪表整洁、干净。.卫生工作安排(1)办公室卫生责任人：行政部卫生工作安排：阿姨每周一，三，五早上到公司做清洁卫生工作(2)办公室接待区/会议室卫生责任人：行政部卫生工作安排：阿姨每周一，三，五早上到公司做清洁卫生工作(3)总经理办公室卫生责任人：行政部卫生工作安排：阿姨每周一，三，五早上到公司做清洁卫生工作(七)财务管理制度财务部工作职责.参与起草、拟订本公司的财务管理制度，做好财务预测，编制财务 计划，参与财务决策，实行财务监督，严守财经纪律。.根据本公司的财务成本核算的要求，负责对本公司的全部经营过程 进行正确、及时、全面的核算，按照会计制度的规定设置总账和分类

7、明细账，登记好银行、现金日记账，各类明细账及总账。.协助销售总监做好资金的筹集、调拨和运用工作，做到积极筹集、 统筹安排，合理运用，及时还贷，使有限的资金发挥最佳的作用，以 减少资金占用利息，降低资金运作成本，提高经济效益。.严格按照现金管理的要求负责货币资金的完整与安全， 根据公司的 规定做好工资、奖金的发放和费用报销等与现金有关的工作。.负责与银行联系，做好与本公司经营有关的进口付汇、出口收汇、 国内贸易结算、借、贷款等各种货币资金收支环节的转账工作。.及时做好委托其他外贸公司代理出口业务的审核、对账、收款及清算工作，保证每一笔收益及时、足额到账。.按照外汇管理的有关规定，协助贸管部做好进

8、、出口外汇的核销工 作，力争杜绝非人为因素的逾期核销。.负责根据业务部门和仓库提供的出库单上所列商品的名称、 数量及 收货单位等内销资料，开具增值税专用发票，普通发票和其他收入的 发票。.负责编制本公司的全部财务报告，年度写好财务分析，提出合理建 议，并及时上报董事长、总经理和各有关部门。.负责本公司的纳税申报、规费上交、退税申报等工作，及时足额 地上交国家税收。.及时做好与各业务单位的对账工作，及时催收国内外应收账款， 减少不合理资金占用，降低经营成本。.参与、指导、监督仓库定期做好库存商品的盘点工作，掌握库存 商品的实际情况，查明库存商品的损耗原因，及时调整账务，做到账 实相符。.负责保管和监督使用公章及财务印鉴章，加盖公章必须有行政经 理同意后方可盖章，并做到先登记后盖章，财务印鉴章与支票必须分 人保管，以便于相互监督，同时不可签发空白支票，如遇特殊情况需 开空白支票时，需经销售总监同意并签上限额。.做好与其他各部门的工作联系和合作，及时了解国外来证、货物 出运、交单议付、商品入库各环节的信息，为正确、及时的财务核算 打下基础。.做好财会资料、账册、凭证的装订和保管工作，按照制度规定及 时、定期地建册归档，保证财会资料的安全和完整。.做好财会人员调动的交接工作，编写好调动人员移交的资产、账