秘书如何在“夹缝”中求得生存

1、秘书如何在“夹缝中求得生存秘书与指导之间的关系,是秘书人际关系中最重要的关系,是决定秘书工作成败的关键因素。每个秘书都希望有一个良好的指导环境和愉快的工作气氛,但现实工作中很多时候指导们的意见是不一致的,这就导致秘书经常处于指导与指导之间的“夹缝中进退维谷的场面,处理得不好,就会将两方都冒犯。那么,在工作中秘书该如何应对这种场面呢?1求同存异,统筹兼顾指导分工不同,考虑问题的出发点就不同,即使都是为了搞好工作,意见也不一定全都一致。另外,当一项工作涉及各个相关方面时,往往不同方面的分管指导人都会关注这项工作。假如各指导人分别从自己的职能角度,对这项工作做出了看法不同的指示时,就出现了使秘书左右

2、为难的多头指示,秘书就可能被“夹在中间,两头受气。对此,秘书一定要认清楚指导意见的一样之处,做到求同存异。因为这样做,一那么两个指导的意见都符合,二那么指导也希望团结一致,不讲团结的毕竟是少数。这样就可防止两头受气了。某公司新年度经济目的经指导决策敲定后,各部门经理迅速组织所属二级单位分解任务。王经理让办公室林主任准备会议室明天召开平安会议,接着刘经理也让他准备会议室在同一时间召开采购部职员会议,可会议室只有一个。张主任硬着头皮对刘经理说:“能否将会议拖后一下,王经理先提出要用会议室的。刘经理答道“我的事挺多,明天晚上还要出差呢。林主任又找王经理,可王经理说会议通知早已发出,想改也来不及了。经

3、历丰富的林主任在无奈之际他大胆地出了一策:把两个会议合在-起开,很快提议得到了两位经理的认同。其实,有许多“夹板是由于秘书在执行命令过于死板而人为造成的。假如下级能从实际出发,变通地执行,就可防止了,从而收到了皆大欢喜的结果。2领会精神,维护大局从管理科学化的角度来说,多头指示是不利于工作有序进展的。但从秘书工作头绪多,要与各个方面打交通的实际情况来看,多头指示往往是难以防止的。面对这种情况,作为指导人,应主动会商,讨论出各方面都能承受的方案来,不要使下级为难。作为秘书,应主动寻求指导人意见的共同点,灵敏处理。假如处理不当,不仅会使工作陷于混乱,而且会影响秘书与指导甚至影响指导人之间的关系。我

4、们常说,秘书执行指导指示,必须抓装精神本质,这就是强调正确领会指导意图。不同指导的指示尽管在许多详细细节上各有所异,但在大的方面精神本质是一致的,有时秘书之所以会出现被指导之间“夹住的现象,往往是由于理解有误,人为造成矛盾,从而自己把自己给“夹住了。所以,秘书在执行指导命令时,一定要对上级的命令仔细分析一下,抓住了精华再干。早晨刚上班,市旅游局秘书小王就被局长叫去“接旨:最近市里准备搞一个旅游新闻发布会,让他集中精力撰写一份专题汇报。他回到办公室,分管局长又安排:下午市委宣传部组织了一个旅游座谈会,请他参加一下。小王一听,急忙解释道:“局长刚刚吩咐我集中精力写汇报哩,我哪有时间参加座谈会。“磨

5、刀不误砍柴功嘛,参加一下对你会有好处的,自己看着办吧!分管局长丝毫没有让步的意思。小王顿时感到非常委屈,但随即静下心来一想,从大局看两件工作实际上是并不矛盾。因为参加旅游座谈会能为他写好汇报材料提供素材,再说,局长又没有马上让他“交卷。于是,他立即到分管局长那里去“领命了。这里,小王就是仔细分析了指导的指示,从大的方面找到了它们的共同点,从而将它们统一起来,将要形成的“夹板也化为乌有了。3力争协调,融洽关系按理说,指导人之间的工作意见不一致,确有指导层本身协调不够的原因,但作为被“夹者,秘书多从好处着眼,充分发挥自身的主观能动性,通过创造条件争取让指导意见统一起来,才能改善被动场面。秘书应主动

6、与指导们沟通或促进指导之间的沟通,共同商讨出一个妥善的方法。假设各分管指导人各持已见,相持不下,秘书要请示主要指导人,由主要指导出面协调或裁决。4掌握特点,灵敏运用任何指导者都有一套详细的指导方法,其安排工作都存在着一定的灵敏性,而这种灵敏性又常常表达在每个指导的性格、习惯、作风等特点中。因此,要想防止被指导之间的“夹板夹住,平时就要注意摸清并掌握不同指导的特点,做到心中有数,将影响工作的矛盾消除在萌芽状态。比方对爱说过头话的指导,理解时就要防止“过头,对说话“欠火的指导,理解时就不能总“欠着应该到的“火。只有摸清不同指导的爱好,才能采取灵敏机变的措施,防止生搬硬套而制造的“夹板,从而防止自己

7、“夹妆自己。新年将至,某保险公司办公室照惯例要向协作单位发放礼物,承办此项工作的秘书小李却为不知发放多人的范围犯了愁分管公关的副经理下了明确指示:“全市所有协作单位。但他知道,这个副经理没有“主心骨,而外出的经理思想又比拟保守、慎重,一旦经理怪罪下来,副经理便会将责任推到自己头上。小李便多了一个心眼,找到副经理说:“你的这个指示我认为可行,但是不是还要请示一下经理呢?假如不请示,您也得签个字,我好去财务处领钱。如此一来,副经理犯了嘀咕,生怕办事不妥自己承当后果。于是他便让小李跟经理通话自行处理了。这里,小李的话就很有机变性:他让副经理请示经理或签字,就是为自己留条后路假如事情办错了,是副经理牵的头,经理将不能怪罪自己。总之,当遇到指导的意见是不一致时,秘书决不能偏向一方,擅作主张;或者搬弄是非,投机讨好;或者按照秘书个人意愿取其所需。秘书应竭尽全力,使之协调统一,防止酿成指导之间的矛盾和纠纷。假设发现个别指导的指示有明显的错误,将会带来不良后果时,应把事实和情况向该指导人汇报清楚,提出参谋建议,分析利弊得失,帮助修