公司记录控制标准

1、 记录控制管理标准1 范围本标准规定了集团公司记录控制相关机构职责；记录控制控制的目的与风险；记录控制管理的流程。本标准适用于集团公司管理体系运行中产生的记录的控制。本标准适用于体系所覆盖的组织机构。2 规范性引用文件及术语和定义2.1 规范性引用文件无2.2 术语与定义2.2.1 管理记录管理记录即管理过程中为产品的形成服务而留下的文字和表格记录。2.2.2 工程产品记录工程产品记录即与产品有关的、证明产品本身的文字和表格记录。3 职责3.1 集团公司相关部门职责3.1.1 发展规划部负责记录管理标准/规章制度的制定、贯彻和实施，组织体系审核和评审，并保存记录。3.1.2 集团公司各相关部门

2、负责本部门负责标准/制度所规定的表格式样的编制和配发工作，并做好本部门执行标准文件时所产生记录的登记、标识、收集、编目、归档、保管及处理。3.1.3 集团公司办公室负责需要入档记录的整理、归档、贮存工作。3.2 二级单位及项目部职责各二级单位及下属项目部负责本单位内体系运行过程中所产生记录的登记、标识、收集、编目、归档、保管及处理。4 记录控制的目的与风险4.1 集团公司记录控制的目的是对记录进行控制和管理，为有追溯性要求的场合和采取纠正及预防措施时提供相应的证实资料。提供综合管理体系有效运行的证据，需要时能够向业主、上级单位、第三方认证、内部审核部门等内外部机构提供其需要的相关证据。4.2

3、集团公司记录控制的原则包括：统一领导、分级管理原则：所谓统一管理，就是集团公司对集团记录控制工作实行全面规划和统筹安排，实行统一的要求、指导、监督和检查；所谓分级管理，是指记录控制工作由产生记录的各级单位分层负责、管理；完整性原则：要保证记录的齐全，保证应该保存的记录不致残缺短少。及时性原则：应在信息发生时和工作产生环节及时记录，将记录作为日常工作的一部分，避免事后弥补，影响记录管理的效率和效果。4.3 集团公司记录控制的关键绩效指标包括： 记录文件归档率；记录文件归档及时率；记录文件保存完备性。4.4 集团公司记录控制需应对的主要风险包括：集团、二级单位及项目部不清楚应该保存哪些记录，存在不

4、能满足体系认证的风险；集团、二级单位、项目部重要记录丢失、损坏的风险。5 记录控制管理内容5.1 记录控制建立5.1.1 集团发展规划部组织体系建设相关单位结合各个体系建设的要求，编制记录控制文件范围（详见附录B），并下发各相关单位。5.1.2 集团公司及二级单位应根据附录B中罗列的记录明细，编制本部门或单位体系需控制的记录清单（见附录C），清单中应包括本标准所列与本部门有关的记录和执行标准文件时需留下的会议、培训等其它记录，并根据清单建立相应的记录。5.1.3 建立记录的的具体要求见下：a) 记录应及时建立，记录内容包括：名称、标识、编号、形成时间、记录内容、记录人、审核人、批准人、保存期限

5、等，不得后补，以确保记录的有效性和可追溯性；b) 记录尽量采用电子文档格式，确有需要手填写记录的，填写记录时不得用铅笔，应字迹清晰、内容完整、真实、准确；c) 记录中应无缺项、漏项，标识应准确，要易于辨认、检索和保存；d) 记录均应遵守相应控制标准文件的要求，并符合国家、行业规范及上级文件强制性标准的要求。5.2 记录分类记录通常采用文字、图表形式，分管理记录和工程产品记录。5.3 记录编号、标识记录表格的编号、标识规则按文件控制办法中的规定执行。5.4 记录流向、更改当记录需要传递时，由发送部门做好发送登记，接收部门在发送登记本上填写接收人及接收日期。记录由于笔误需要更正时，更正人应用标记划

6、去原记录的值（如：ABC），填写正确记录，并签署更正人姓名、更正日期。5.5 记录归档、保存5.5.1 集团各级单位应按照集团要求完成文件记录的归档、编目及保存工作。5.5.1.1 集团公司及二级单位本级的记录，由文件记录主责部门及相关部门按职责范围和记录控制要求整理、分类、编目、保存。5.5.1.2 项目经理部的记录，包括顾客、监理、地方、上级主管部门所要求的记录，由项目经理部整理、分类、编目、装订、保管。5.5.1.3 对分包商、劳务队伍施工过程中需项目经理部收集、归档的有关记录，由项目经理部负责索要、收集、整理、保存。5.5.1.4 各管理层级部门及项目部应安排专人负责归档记录，对记录进

7、行分类、分盒存放，记录应统一编号、非同类记录应分别编制目录清单，以便检索，记录管理人员应妥善保护记录，不得损坏或丢失。适时检查、清点记录，发现破损、模糊或失效应及时处理。5.5.1.5 记录文件的归档执行集团公司档案管理标准，为逐级移交，逐级归档。5.5.1.6 项目部当工程竣工资料核验后一个月内，竣工资料必须整理到位，在项目技术负责人在自检合格的基础上，填写竣工资料审核报告单报集团公司技术质量部审核签认后，由项目经理部将一套竣工资料移交公司档案室，一套移交档案馆，一套移交给业主。需移交建设档案馆的记录按当地的建筑安装工程资料管理规程执行。二级单位所属项目部竣工资料的移交按当地各专业规定执行。

8、5.5.2 集团公司及二级单位应根据附录B中罗列的记录控制范围，编制本部门或单位体系需控制的记录的名称、序列号、编号，并明确保存处、保存期限，标准表格见附录C记录控制目录清单，清单中应包括本标准所列与本部门有关的记录和执行标准文件时需留下的会议、培训等其它记录。5.5.3 记录存放盒或夹内应设有记录的分目录。存放于项目经理部的记录由项目经理部保存至工程竣工交付后，组卷、归档、移交。集团公司总部各部门、二级单位、项目经理部各室应列出本部门需控制的记录目录清单。5.5.4特殊、极重要的记录移交集团公司档案室保存。对以电子媒体形式保存的记录，要做好备份，以防丢失、毁坏，并做好磁盘内记录的登记。遇有传

9、真等热敏纸作为记录时，应将其复印保存。对以图片、胶片保存的记录要保存好原件。项目经理部内所有需保存的记录原件均应存在项目资料室内。5.5.5无需交集团、二级单位档案室或外部单位保持的记录，由各记录部门自行保存，保存环境适宜，不得存放易燃易爆物品，定期通风，温度适宜，做到防潮、防虫、防火，确保记录不被损坏、变质和丢失。5.6 记录借阅借阅记录须履行借阅手续，填写借阅登记表。借阅者应及时归还，一般借阅期限不超过一个月；逾期不能归还须履行续借手续，如丢失记录，应追查责任，严肃处理。记录的管理人员应严格履行借阅手续，对借出的记录定期催还；对归还的记录认真核对，及时注销归档。5.7 记录记载要求5.7.

10、1 各有关部门、单位按照相关标准文件的规定，各项活动过程中则应形成记录，完成工作后立即做好记录整理。若是利用电子媒体做为记录形式，则必须至少有一份书面的打印备份，以防电子版本损坏使记录存在查找。5.7.2 所有的记录应当及时、正确、清晰、完整。记录要与工作进展情况同步，内容真实可靠、具有可追溯性，记录内容描述清楚，标识明确，便于查询。5.7.3 记录时应注明所属部门或单位、记录日期、记录人。5.7.4 记录的书写、归档必须符合档案管理标准的要求。5.8 记录媒体形式记录可以是纸张、光盘、磁带、磁盘、样品或照片等多种形式。记录式样按照各标准文件的要求。记录的纸张规格一般用A4或B5型纸张大小。5

11、.9 超期记录处理记录保存超过规定时限后，处理方式有三种，由记录保存单位根据实际情况自行选择处理方式：a）销毁：按规定无需移交的记录可销毁；b）保存：需继续保存的由主管领导签字确认后继续保存；c）留存：当需要作为参考资料留存时，应进行作废标识处理后留存。6 报告和记录及支持性文件6.1 报告和记录表1给出了执行本标准形成的报告和记录。表1 报告和记录序号对应附录报告和记录编号名 称保存期限1附录B记录控制文件范围5年2附录CFZGH0211B1记录控制目录清单5年6.2 支持性文件文件控制标准档案管理标准北京市建筑安装工程资料管理规程附录A.1（规范性附录）记录控制管理流程记录控制流程图FZG

12、H0211L1-1附录A.2（规范性附录）记录控制管理流程说明表记录控制管理流程说明表FZGH0211L1-2序号流程步骤步骤说明时限主责部门重要输入重要输出1开始企业内部体系文件编制、以及编制完成后的执行，都需要进行相应记录，会触发该流程。即时发展规划部体系文件2确定记录控制范围、内容【C01】集团发展规划部组织体系建设相关单位结合各个体系建设的要求，编制记录控制文件列表并下发各相关单位即时发展规划部体系文件记录控制文件列表36集团各部门的记录建立、分类集团各部门根据发展规划部确定的记录控制范围、内容，编制部门内部的记录控制清单，同时建立相应记录，并对记录的重要度进行判断，将重要、特殊记录提

13、交集团档案室保存。即时集团各部门710集团各部门的记录建立、分类二级单位各部门根据发展规划部确定的记录控制范围、内容，编制部门内部的记录控制清单，同时建立相应记录，并对记录的重要度进行判断，将重要、特殊记录提交集团档案室保存。即时集团各部门1114项目部记录建立、分类项目部根据发展规划部确定的记录控制范围、内容，编制项目部内部的记录控制清单，同时建立相应记录，并对记录的重要度进行判断，将重要、特殊记录提交集团档案室保存。即时项目部15记录存档【C02】集团档案室根据档案管理的要求，完成重要、特殊记录的存档管理工作。即时办公室16项目竣工资料进行三方移交项目部需在竣工后1个月内完成竣工资料的整理

14、，填写竣工资料审核报告单报集团公司技术质量部审核签认后，由项目经理部将一套竣工资料移交公司档案室，一套移交档案馆，一套移交给业主。即时项目部竣工资料归档要求项目归档资料17记录是否超期档案室、集团各部门、二级单位对部门内部资料进行分析整理，梳理内部超过保存期的文件。即时责任部门18超期记录销毁根据要求完成超期文件的销毁工作。即时责任部门19超期记录留存需继续保存的由主管领导签字确认后继续保存，需进行作废标识处理。即时责任部门20结束流程结束即时发展规划部附录A.3（规范性附录）记录控制管理风险控制矩阵记录控制管理风险控制矩阵FZGH0211L1-3风险编号风险描述风险类别发生概率影响程度风险等

15、级控制编号控制点控制措施责任部门R01集团、二级单位及项目部不清楚应该保存哪些记录，存在不能满足体系认证的风险。运营33高风险C01确定记录控制范围、内容集团发展规划部组织体系建设相关单位结合各个体系建设的要求，编制记录控制文件列表并下发各相关单位，作为记录控制文件建立的依据。发展规划部R02集团、二级单位、项目部重要记录丢失、损坏的风险运营33高风险C02记录存档管理特殊、重要文件，需提交集团档案室进行存档管理。档案室备注：1、风险类别：按性质分别选填战略、财务、市场、运营、法律。2、发生概率按从小到大分为15级，影响程度按事项对本流程控制目标的影响严重程度从低到高分为15级。3、风险等级划

16、分标准：极高风险、高风险、中风险、低风险、极低风险。风险判定标准：极低风险：风险评分3分；低风险：3分风险评分6分；中等风险：6分风险评分12分；高风险：12分风险评分20分；极高风险：风险评分20分（风险评分=发生概率影响程度）。附录A.4（规范性附录）记录控制管理权限指引表记录控制管理权限指引表FZGH0211L1-4序号事项责任部门集团发展规划部集团各部门集团下属二级单位集团下属项目部技术室贯标办公室主任相关岗位相关岗位相关岗位1确定记录控制范围发展规划部负责配合配合配合2集团及二级单位各部门、项目部内部受控记录清单编制集团及二级单位各部门、项目部指导执行执行执行3集团及二级单位各部门、

17、项目部内部记录分类、保存、编号项目部指导检查执行执行执行4项目竣工资料进行三方移交发展规划部指导执行附录B（规范性附录）记录控制文件范围记录控制文件范围中铁建集团、二级单位、项目部在标准体系运作过程中，应建立和保持的记录范围详见下表：职能需记录的内容备注质量1)文件控制记录；2)使用的法律法规与其他要求的记录；3)信息交流记录；4)培训记录；5)与管理体系运行有关的各项更改记录；6)内部审核记录；7)管理评审记录；8)纠正、预防措施记录；9)监视和测量设备的校准或检定的记录；10)对适用的法律、法规及其他要求合规性评价的记录；11)和相关方交流的记录；12）与管理体系有关的会议记录；13)与产品要求有关的评审记录；14)与产品有关的设计和开发评审、验证、确认、更改的记录；15)采购过程的供方评价记录；16)生产和服务提供过程的确认记录；17)标识与可追溯性记录；18)有关顾客（业主）财产的报告记录；19)产品的监视和测量记录；20)不合格品控制记录。职业健康、安全管理1)职业健康安全检查记录