文件控制程序

1、浙江联通家具配件有限公司文件编号QP/LT-01文件版本A/0文件控制程序生效日期2018.07.02页 码1/5修订记录修订日期修订内容页次版本核 准审 核制 定文件发行章浙江联通家具配件有限公司文件编号QP/LT-01文件版本A/0文件控制程序生效日期2018.07.02页 码2/51、目的编制本程序的目的在于保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性，对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能及时得到并使用相应文件的有效版本，确保与质量管理体系有关的所有文件处于受控状态。2、范 围本程序适用于公司与质量管理体系有关的所有来自内部、外部的文件的控制。3、定义3.1 行政部负责组织公司质量

2、管理体系文件的编写、更改、控制。负责所有文件的印发、汇集、登记、编目、存档、保存、借阅、回收和作废处理。本程序的全面贯彻和正确执行。3.2总经理负责公司质量管理体系质量手册和程序文件的批准。4、程序4.1文件范围4.1.1 内部编制质量管理体系相关文件。4.1.2外部，包括法律、法规，国际/国家/行业标准，或顾客和供方提供相关资料等。4.2文件的分类4.2.1 管理性文件4.2.2 技术性文件4.3创建和更新在创建和更新文件时，公司应明确并采用适当的：a）标识和说明（如：标题、日期、作者、索引编号等）；b) 格式（如：语言、软件版本、图示）和载体（如：纸质、电子格式）；c) 评审和批准，按5.

3、4的要求，以确保适宜性和充分性。4.4内部文件的编制、审批和发布4.4.1 质量手册、程序文件、管理标准等质量管理体系的编制，由行政部负责组织、指导、协调和审核，由公司总经理负责批准。4.4.2工艺、检验等技术文件的编制，由技术部负责组织、指导、协调和审核，由公司总经理负责批准。4.4.3 公司所有文件由行政部负责印发（或网络发布、控制）。4.5文件的编号浙江联通家具配件有限公司文件编号QP/LT-01文件版本A/0文件控制程序生效日期2018.07.02页 码3/5管理手册（一级文件）的编号：QM/XX-YY 手册发布年份公司编号管理手册程序文件（二级文件）的编号:QP/XX-YY文件发布序

4、号公司编号程序文件作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:GL/XX-YY文件发布序号公司编号管理文件缩写 表格及记录（四级文件）的编号:QR/XX-YY-ZZ表格或记录编号上级文件编号 公司编号 记录缩写浙江联通家具配件有限公司文件编号QP/LT-01文件版本A/0文件控制程序生效日期2018.07.02页 码4/54.6公司受控文件和非受控文件的划分按公司实际情况，在文件的封面上印上印章。4.7文件管理人员按文件的编号规则进行分类放置、标识，并建立档案目录，填写受控文件清单。4.8文件的发放4.8.1 文件由行政部统一发放，发放部门由文件的编制部门规定，并经总经理批准。4

5、.8.2 文件发放时，发放人员应填写文件发收记录表，领用人签字，便于追踪。4.9文件的更改4.9.1 文件若有错误或不适用时，由文件更改提出人提出更改建议，说明更改原因和更改内容，经部门领导审批后报送原文件编制部门或人员。4.9.2 原编制部门或原编制人员若采纳更改建议，则应填写文件更改申请单，说明更改理由和更改内容。4.9.3 文件更改申请单经部门负责人审核后，报送总经理批准后实施。4.9.4 文件更改申请单交文件管理员印发，发放对象为所有受控的文件持有者。4.9.5 文件更改的方式4.9.5.1 划改：当更改内容简单，更改文字数量不多时，由文件持有者按文件更改申请单进行划改。在文件更改记录

6、表上记录，并附上文件更改申请单。4.9.5.2 换页：当更改内容较多时，可重新打印后并加盖更改章，随文件更改申请单发给文件持有者，并收回旧页，持有者在文件更改记录表上记录，并附上文件更改申请单。4.9.5.3 换版：文件经多次更改或有大幅度更改，影响使用时，应重新印发并立即收回旧版并加盖作废章。4.10文件的使用与管理4.10.1 文件的持有者要妥善使用、保管，不得随意外借。4.10.2 各种文件应定期归档，文件管理员应确保完好齐全。4.10.3 所有文件需要复制时，应经过批准后，由文件管理员复制。4.11外来文件的控制4.11.1 行政部负责及时检查和公司所执行的有关国有和地方法律、法规的有

7、效性。4.11.2 技术部负责检查和确定与产品有关的国际、国家、行业标准的有效性，负责及时检查和确定顾客提供的有关文件的有效性。4.11.3 所有收集过来的外来文件均登记在外来文件清单。4.12文件的借阅浙江联通家具配件有限公司文件编号QP/LT-01文件版本A/0文件控制程序生效日期2018.07.02页 码5/54.12.1 文件发放范围之外的人员需要使用时，一般文件可向文件管理员办理借用手续。由文件管理员在文件借阅登记表作上记录。4.12.2 重要文件需行政部批准后临时借用。若有特殊需要长期使用，应经文件编制部门领导同意，行政部批准后到资料室领用。4.12.3 文件不准借给外单位，除非有

8、合同规定，文件不得随意借给顾客；无合同规定顾客要求查阅时必须经管理者批准。4.13作废文件的回收和处理4.13.1 文件管理员负责从所有使用场合撤回失效的文件，对于文件换页或换版实行以旧换新。4.13.2 作废文件在回收时，文件管理员应对作废文件加盖“作废”印章，予以标识、隔离、存放。4.13.3 作废文件的销毁，经编制部门同意报行政部批准后销毁。4.13.4 因某种原因需保留作废文件时，应由文件管理员报经行政部批准后予以保留，并作好标识。5、相关文件无6、记录QR/LT-01-01受控文件清单QR/LT-01-02文件发收记录表QR/LT-01-03文件更改申请单QR/LT-01-04文件更

9、改记录表QR/LT-01-05文件借阅登记表QR/LT-01-06外来文件清单QR/LT-01-07工作联络单QR/LT-01-08内外部信息交流记录受控文件清单文件编号：QR/LT-01-01序号文件编号文件名称版本实施日期备注编制/日期：文件发收记录表编号：QR/LT-01-02 NO：文件名称文件编号版本/更改发放人/日期审批人/日期序号接受部门发放号接受人签名/日期回收人签名/日期备注文件更改申请单文件编号：QR/LT-01-03 NO:文件名称：申请部门编号：申请人申请时间更改前内容更改后内容更改原因同时修改文件更改方式杠改 换页 粘贴 换版 新建格式审查通过 不通过 签字：实施日期审核同意不同意 理由： 批准/日期：批准同意不同意 理由： 批准/日期：文件会签部门签字/日期部门签字/日期文件更改记录表文件编号：QR/ LT-01-04 NO:文件名称更改位置更改单号更改内容更改日期更改人编制/日期：文件借阅登记表文件编号：QR/LT-01-05 NO：序号文件名称文件类型数量借阅用途借阅人借阅日期审批人归还日期确认人1234