公司文件管理制度

1、公司文件管理制度目的为使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合我公司实际情况，特规定本制度。权责范围集团公司行政人事部为本制度管理的权责部门，负责本制度的拟定、审核及执行解释；总经理负责本制度的批准执行。集团公司行政人事部负责本制度的落实与实施跟进。文件种类本制度所指公文，包括决定、决议、指示、公告、通告、通报、报告、请求、批复、函、会议纪要及其他各种文件、资料等。文件发行程序1.各部门依据内、外部信息确定文件编制任务。2.新编制管理型文件编制完成后，由原编制单位人员进行校对工作，需发行的报行政人事部统一处理，技术型文件报技术质量部进行处理，严禁自行将公文直接送呈公司领导或相关职能部门

2、。严禁在报送的公文上自行加贴标记或签署意见。3、行政人事部受理公文应当检查公文是否符合报送要求。审核重点是：是否符合行文规则；内容是否合法；涉及其他部门的事项是否已协商会签；文种使用、公文格式是否规范；附件是否齐全。4、经审核，对符合行文规则的公文，行政人事部及时进行登记编号存档，并加盖德高公司“文件发行专用章”，不符合行文规则的公文做退件处理。对于符合规定需发行的文件，需在一个星期内必须发行。5、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（1）涉及

3、国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急、急件。（3）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。由行政人事部统一编排发文字号。（4）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（5）主送机关指公文的主要受理机关，标注时应当使用全称或者规范化简称、统称。（6）公文如有附件，应在正文之后、落款之前注明附件顺序和名称。（7）对外公文可根据实际情况按不同子公司报送，并应有总裁签字，及加盖印章。（8）成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。（9）抄送机关指除主送机关外需

4、要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关名称置于印发日期上方。（10）印章：印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证。公文除会议纪要、印有特定版头的普发性公文外一律加盖印章。印章上沿不压正文，下沿印压成文日期，做到“骑年盖月”。（11）主题词：由反映公文主要内容的规范名词或名词词组组成，按上级机关要求和公文主题词表标注，位于抄送单位上方。“主题词”三个字用三号黑体字。（12）公文用字除上述规定外，应选用三号宋体字，从左至右排。公文中汉字和标点符号的用法应符合国家标准，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定，公文用纸幅面规格采用国际标准A4型，左侧装订。6、公文承办

5、必须做到：（1）坚持规范与时效并重，呈批公文一般按照公司领导的排列顺序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要领导。（2）提高办文效率，及时将领导批示内容登记并录入公文管理系统，跟踪准确。（3）坚持急件急办、密件密办，严格遵守保密法规和保密纪律。（4）树立服务意识，及时回复有关查询。但非行文单位不得查看公文办理情况。7、已办结的公文，行政人事部应将公文原稿和领导批示整理编号存档。注：对于技术性文件由技术质量部依照以上流程作业。文件的修订与管制（一）管理型文件的修订文件和资料在使用过程中，如有相关单位发现不适之处或其他因素需进行修改时，请统一由原编制单位提出申请，并将“文件更改申请单”（附件1）报行

6、政人事部进行审核，由集团总经理批准。修订文件如为跨部门运作时，修订单位需将拟修订稿件及内部文件修订传阅单（附件2）一并送至各部门会签，会签完成后，再将修订稿件送审批部门审批，方可发行。文件修改内容如属重要作业流程或影响现行作业的，包括重要表单的修改，修改单位必须会签各部门意见，再行审批、发行。（二）技术型文件的修订1.凡涉及研发的技术性文件，如：工程图纸、产品规格等，则由研发部自行编制和修订，发放。（三）文件的管制凡公司管理型文件（如程序、制度、规定等）由行政人事部统一管理，归档。凡公司技术性文件由技术质量部统一整理，归档。当行政人事部收到客户、供应商、外单位所供文件类、技术数据或国际标准，公

7、文、密码电报、传真、机要文件时，应对收集的外来文件编制目录清单，进行登记（附件3），并在其文件上加盖“外来文件”印章，以示区别。需要传阅的文件资料，可以电子档形式发送至相关部门，如需以文本形式传阅，则由行政人事部作登记（附件4），并由各传阅部门签字确认。以电子媒体形态存在的外来文件，行政人事部或技术质量部应将其列印一份以备用。公文发出、接受、内部运转、查阅、借出必须登记，并在交接时履行签收手续，需要借阅时，需向管制部门说明借阅理由，并在借阅登记表（附件5）上记录，不得私自将已借阅的公文传阅，借阅完毕需立即归还。各部门人员应将文件看成本公司财产的一部分，并列入移交项目。秘密公文的印发传达范围应当

8、严格按照要求执行，不得自行翻印、复印或转载，不得携带秘密公文外出。公文立卷应根据公文特征、相互关系和保存价值分类保管，保证公文齐全完整，便于保管、查找和利用。联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复印件。（四）文件的换版及废止1.当文件和资料修改次数超过10次以上，则由相关部门提出将整套文件更换版本。2.如果文件换版时文件编号或名称发生变化，应重新履行文件发行流程.3.过期或作废的公文应在失效之日起一周内交管制部门归档，各部门不得私自销毁。4.没有归档和没有价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁公文时，应当进行登记，由二人鉴销，保证不丢失、不遗漏，严禁将内部公文作为废

9、弃物随意丢弃或外卖。4.技术性文件由技术质量部依照以上流程操作。六、文件和资料编码原则1.部门代码部门总经办研发部技术质量部行政人事部财务部采供部销售部贸易部生产部计划管理部客户服务部德高电子代码GMDTQCHRACCPURSATDMDPMDCSDEC2.文件及资料的版本号编码原则A-第一版 B-第二版 C-第三版，以此类推3.文件和资料的版次编码原则0-修订初始 01-第一次修订 02-第二次修订，以此类推七、文件定期审查1.为确保各有关部门使用文件和资料均为有效版本，由行政人事部或技术质量部定期对所管制文件进行查核。2.对于所查不符合文件，由责任部门于一星期内回复改善措施，管制部门进行追踪

10、处理。八、附则1、未尽事宜，参照国家行政机关公文处理办法执行。本规定执行中的具体问题，由行政人事部负责解释。2、管理规定自公布之日起实施。九、附件附件1西安德高企业集团文 件 更 改 申 请 单DGZ/R-002 编号：文件名称文件编号号提出部门ukuyuku部门更改前的内容及更改理由：更改后的内容：审批程序姓 名日 期备注：拟 制审 核批 准附件2西安德高机电企业集团内部文件修订传阅单传阅要求1、各部门负责人为本文件的传阅人。3、每个部门的传阅时间为1天，请传阅人本着认真负责的态度阅读文件，对于文件中需完善的地方，可在原稿相应的位置改正或补充，并且签名。4、文件阅改完毕后，请在传阅单的相应位置签字并注明日期。若对文本未做任何改动，表示同意通过本文件内容。5、传阅人在文件传阅单上签字完毕后，应将本文传至下一部门传阅人，若下一传阅人不在，依次传给再下一位传阅人。传阅记录部门传阅人签字日 期部门传阅人签字日 期总经办生产部行政人事部财务部贸易部销售部技术质量部客户服务部研发部计划管理部德高电子采供部附件3 西安德高机电企业