高校教学课件：办公自动化(第二版)

1、 办公自动化 第一部分 办公自动化基础知识第1章 办公自动化基础理论学习目标在学习完本章后，你应该能够：了解办公自动化的基本概念；明确办公自动化的发展方向；熟知办公自动化系统环境、办公自动化系统的建设，以及办公自动化系统安全等知识；掌握办公自动化的基本原理，为以后各章节的学习打好基础。1.1办公自动化原理1.1.1办公自动化的概念 办公自动化(Office Automation,简称办公自动化),是人们把计算机技术、通讯技术、信息技术和软科学等先进技术及现代办公设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，以提高工作质量、工作效率和改善工作环境而构成的服务于某一目的的人机信息处理系统。1.1.2办公

2、自动化系统的特点 1）办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科 2）办公自动化是一个人机信息系统 3）办公自动化将办公信息实现了一体化处理 信息通常有如下形式： （1）文字：指各种文件、信函、档案、手稿等； （2）语言：有电话、声音邮递、声音文件等； （3）数据：包括数据文件、报表、纪录等； （4）图像：有电视会议、电视监督等动态图像； （5）图形：包括样品照片、统计图表、传真图像等静态图形 4）办公自动化的目标十分明确，是为了提高办公效率和质量1.1.3 办公自动化系统的构成 一个完整的办公自动化系统主要功能模块应由以下几个部分组成： 1）收发文管理 2）外出人员管理 3）

3、会议管理 4）领导活动安排 5）论坛管理 6）个人用户管理 7）电子邮件 8）远程办公 9）档案管理 10）综合信息 11）简报期刊1.2 办公自动化的发展趋势 1）小型化 2）集成化 3）网络化 4）智能化 5）多媒体化1.3 办公自动化系统环境 在办公自动化系统中，计算机使必不可少的核心设备。办公自动化系统的硬件是指办公自动化系统中实际装置和设备，而软件是指用于运行、管理、维护和应用开发计算机所编制的计算机程序。1.3.1 办公自动化系统硬件环境 1）计算机设备 办公室最常用的是多媒体通用微型计算机。 2）通信设备 局域网，电话，电传等。 3）输出设备 图像打印机、复印机、传真机等。 4）

4、输入设备 如扫描仪、数码相机、数码摄像机、光学字符阅读机等。 5）输出设备 包括监示器、各类印字机、小胶印机、轻印刷系统、XY绘图仪等图形图像输出设备，声卡、喇叭等语音输出设备，缩微胶卷输出设备以及复印机等复制设备。 6）存储设备 办公自动化系统中常用的存储设备主要是磁带、磁盘、光盘、缩微胶卷(片)等。 7）销毁设备 办公自动化系统中的销毁类设备主要是为了保证系统信息不致泄漏，对不用文件、资料进行销毁的设备，主要是各类碎纸机等。 8）其他设备 如办公活动中常用的计算器、照相机、摄影仪、幻灯机、装订机等。办公保护设备，如保护屏、电磁屏蔽设备等，以及空调、吸尘器，稳压电源、不间断电源、空气负离子发

5、生器等。1.3.2 办公自动化系统软件环境一个完整的办公自动化系统的软件环境按其功能来分，可分为两大类：系统软件和应用软件。系统软件：目前Windows XP操作系统已成为办公室的主要操作系统。应用软件：目前最广泛的办公应用软件为Office 2003Word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作，可进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中的工作；Excel主要用来进行又繁重任务的预算、财务、数据汇总等工作；PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯及投影片等，甚至可以制作贺卡、流程图、组织结构图等；Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序；Outloo

6、k是一个桌面信息管理的应用程序，可以用于联系人列表、日程安排等；1.4 办公自动化系统的建设1.4.1办公自动化系统的设计原则 1)系统使用环境调查的原则开发办公自动化系统的调查工作大致应包括：办公组织的基本情况，如目标、规模、地位、发展规划、地理分布、环境等；办公组织的组织机构及其关系；基本业务及其功能要求；管理方式与管理条例；人员构成及人与系统的关系；信息流与数据结构；工作流程与工作方式；决策模式与决策过程；现有资源及其状况，如资金来源、技术力量、设备等；现有系统的运行状况、有关人员对现有系统的满意程度、存在的问题等。2）进行可行性分析的原则3）进行需求分析原则可行性分析是对用户需求大致了

7、解后提出系统是否可行的意见与建议。需求分析则是要完整、准确、清晰、具体地提出系统的要求，主要是有关系统功能、性能及运行环境等方面的要求。4） 系统分析原则1.4.2办公自动化系统的管理与维护 1）改错性维护2）适应性维护3）性维护4）预防性维护目前所进行的软件维护工作主要是前三类。 1.5 办公自动化系统安全1.5.1 办公自动化系统安全概述影响办公自动化系统安全性的因素可以有如下三大类；1)自然因素各种由自然界、环境等的影响造成的对办公自动化系统的不利囚素，如水灾、火灾、雷电、地震以及环境空间中存在着的电磁波等。这一类因素的危害主要是针对系统设备、存储介质、通信线路等的。2)技术因素 （1）

8、物理方面，主要是指计算机系统及各种附加设备的质量、性能和对它们的管理与维护。包括主计算机系统的可靠与稳定、存储介质的保管、网络结构的合理与适用、电源电压意外变化或中断故障处理以及是否有电磁泄露抑制措施等。（2）软件方面，主要是指软件(包括系统软件、支撑软件和应用软件)是否有重大缺陷，软件在发生故障或者遭受破坏后是否具有自恢复能力等。（3）数据方面，主要是指系统的数据保护能力，如能否限制、制止数据的恶意或无意的修改、窃取和非法使用，有否数据的安全性、正确性、有效性检查与控制等。3)人为因素一类是系统的合法使用者非故意造成的损失，如操作失误、管理不善、录入错误、无知或应急措施不足等。另一类是故意制

9、造的损失，即各种类型的计算机犯罪、计算机病毒制造和信息窃取、篡改等。1.5.2 办公自动化系统安全体系加强办公自动化系统的安全体系建设，目前应主要采取以下几类措施，以加强办公自动化系统安全防护系统的建设： 1）技术研究2）严格管理3）加速立法4）宣传教育第二部分 办公自动化软件的应用第2章办公自动化中的文字处理学习目标在学习完本章后，你应该能够：了解办公过程中进行文字处理的一般流程；明确文字处理过程中使用的各种编排方法与技巧，以及 长文档的编排方法及利用模板快速建立文档的方法；熟知常用办公公文的编排方法和公文的基本处理规范； 掌握日常工作中的公告文件、工作计划、年度总结、调 查报告等文档能够进

10、行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作。 2.1 文档的录入与编辑2.1.1文档的录入1）文字的录入 在选择中文输入法输入中文字符时，使用以下这些组合键，在一定程度上可提高文字录入速度。【Ctrl】+【Shift】 各种输入法之间的切换【Ctrl】+【Space】 中/英文输入状态的切换【Shift】+【Space】 半/全角之间的切换 （1）菜单法：单击“插入”菜单中的“符号”或“特殊符号”命令，在出现的对话框中选择相应符号。（2）工具栏法：通过选择“视图”菜单中“工具栏”菜单项中“符号栏”命令，将“符号栏”添加到Word操作窗口中，在该工具栏中选择相应符号。会出现“中文输入法状态行”，用鼠标右

11、键单击“中文输入法状态行”最右边的“软键盘”按钮，从弹出的各种可选键盘（如图2-1所示）中选择相应的符号键盘，输入特殊符号。输入完成后，再用鼠标左击“软键盘”按钮，取消符号键盘。软键盘（3）软键盘法：在选择了某一种中文输入法后，2）特殊符号的录入3）定义新词如：在全拼输入法中将“安徽商贸职业技术学院”定义为新词，可按下面的操作步骤进行：（1）选择 “全拼”中文输入法，出现“中文输入法状态行”，如图2-2所示。 图2-2 中文输入法状态行（2）右击“中文输入法状态行”中“全拼”按钮，在弹出的菜单中选择“手工造词”命令，出现“手工造词”对话框，如图2-3所示。3）在该对话框的“词语”文本框中录入“

12、安徽商贸职业技术学院”，在“外码”文本框中录入“ahsm”几个字符，点击“添加”按钮后，关闭该对话框。 图2-3“手工造词”对话框这样，就将“安徽商贸职业技术学院”这个词在“全拼”输入法中定义好了，以后在选择了“全拼”输入法后，只要输入“ahsm”，就可录入这个词了。 2.1.2文本的编辑 1 ）光标定位 移动鼠标指针将插入点移动要定位的位置处，然后单击鼠标即可。当文文件较长，可先用鼠标拖动窗口上的垂直滚动条移动文本到所须位置，再定位光标。 当然，你也可以直接利用键盘的编辑键进行光标的定位。如用【PgUp】或【PgDn】键进行上翻一页或下翻一页的操作，用【】、【】、【】、【】键将插入点上移一行

13、、下移一行、右移一个字符或左移一个字符。 2）选择文本（1）鼠标拖动法：把鼠标指针指向所选文本的首字符，按住鼠标左键不放，拖动鼠标到所选文本的最后一个字符，松开鼠标左键，则两个字符之间的区域就是所选的内容，这些内容会以反白的方式显示。如果要选择一矩形区域内的文本，则拖动鼠标的同时，按住【Alt】键。（2）快捷操作法：在选取文本时，利用以下一些快捷操作的方法，可大大提高我们的编辑速度。 字或词的选取。将光标定位到要选的字或词前，双击鼠标左键即可。 连续的文字选取。将光标定位到要选取的文字首（或末），再按住【Shift】键不放，然后将鼠标指针移到要选取的文字末（或首）并单击，此时也可快速选中这段连

14、续的文字。 一行文字的选取。将指针移到该行的行首，在鼠标指针变成向右的箭头时，单击鼠标左键即可。 一段文字的选取。将指针移到该段第一行的行首，在鼠标指针变成向右的箭头时，双击鼠标左键。或者把鼠标指针移到所选段落上，左键快速单击三次，也能完成一段文字的选取。 整个文件内容的选取。把鼠标指针移到该文件中任一行首，在鼠标指针变成向右的箭头时，快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件内容。当然，也可利用组合键【Ctrl】+【A】快速选定整个文件的内容。3）复制与移动（1）选择要复制或移动的内容。（2）执行“复制”操作命令（如果是移动操作，则执行“剪切”操作命令），执行“复制（剪切）”命令的方法有多种。菜单

15、法：单击“编辑”菜单中“复制（剪切）”命令。快捷菜单法：内容选好后，单击鼠标右键，则会弹出该对象的快捷菜单，在快 捷菜单中选择“复制（剪切）”命令。工具栏法：在“常用”工具栏中选择“复制（剪切）”工具按钮。快捷键法：用各命令对应的组合键。“复制”操作对应的组合键是【Ctrl】+【C】；“剪切”操作对应的组合键是【Ctrl】+【X】。（3）将光标定位到所选内容要复制或移动到的地方，执行“粘贴”命令。执行该命令的方法与上面介绍“复制”与“剪切”命令的执行方法类似，只是它所对应的组合键是【Ctrl】+【V】。当要复制或移动的内容不是很多时，用鼠标拖动的方法更简单，这时可按下面的步骤进行操作：（1）选

16、择要复制或移动的内容。（2）按住【Ctrl】键不放，用鼠标左键拖住选中的内容到目的地，松开鼠标，则完成复制操作。如果进行移动操作，则拖动所选内容时，不用按住【Ctrl】键。 4）文本的删除（1）将光标定位到要删除字符处，按【Delete】键，则删除光标后的字符；按退格键则删除光标前的字符。（2）将要删除的内容选中后，按【Delete】键，则所选内容全部删除。（3）选取要删除的内容后，执行“剪切”命令，也能删除所选内容，该方法与上一种方法的区别是：执行“剪切”命令后，删除的内容放到了剪切板中，而剪切板中的内容是可再“粘贴”的。 5）查找和替换（1）提高录入速度：若在录入过程中，要多次录入某一较长

17、内容时，可先用一缩写代替进行录入，然后进行“查找和替换”操作，用完整的内容替换掉其缩写。（2）批量删除文字或符号：进行替换操作时，在“查找”文本框中输入要删除的内容，在“替换为”文本框中什么也不输入，就可以实现批量查找并删除指定内容。例如，从网上下载文档后，文章会出现许多没用的空格和手工分行符号，利用这种方法就可实现对它们的快速清除。（3）快速设置指定文字格式：如果要将文章中的某些文字设为指定格式，不用一一修改，利用“查找和替换”操作的“格式设置”功能即可实现。操作时，“查找”框与“替换为”框输入的内容一样，但是后者要再设置指定格式。 例如，将某一文档中出现的“办公自动化”一词全部设置为斜体、

18、三号字。则可按下面的操作步骤进行：首先，单击“编辑”菜单中“查找”或“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，选择“查找”选项卡，在“查找内容”文本框中输入“办公自动化”。其次，选择“替换”选项卡，在“替换为”文本框中仍然输入“办公自动化”几个字符，然后单击对话框下面的“高级”按钮，再单击对话框下方的“格式”按钮，打开下拉菜单，如图2-4所示。 图2-4“查找与替换”对话框再次，选择菜单中“字体”命令，打开“查找字体”对话框，如图2-5所示。在其中输入被替换的文本格式为：斜体、三号字，单击“确定”按钮，返回到“查找和对换”对话框。最后，在“查找和对换”对话框中单击“全部替换”按钮，即可完成文本格

19、式的修改。 图2-5“查找字体”对话框 2 .2 Word 2000文档的排版2.2.1文档的视图模式1）普通视图单击“视图”菜单中的“普通”命令，或单击水平滚动条左侧视图切换按钮中的“普通视图”按钮均可进入普通视图方式。视图切换按钮如图2-6所示。 图2-6视图切换按钮2）Web版式视图单击“视图”菜单中的“Web版式”命令，或单击水平滚动条左侧视图切换按钮中的“Web版式视图”按钮均可进入Web版式视图。3）页面视图单击“视图”菜单中的“页面”命令，或单击水平滚动条左侧视图切换按钮中的“页面视图”按钮均可进入页面视图。4）大纲视图单击“视图”菜单中的“大纲”命令，或单击水平滚动条左侧视图切

20、换按钮中的“大纲视图”按钮均可进入大纲视图。 普通视图Web版式视图页面视图大纲视图2.2.2格式化字符 1）使用“格式”工具栏设置字符格式 图2-7“格式”工具栏中字符格式设置按钮“格式”工具栏中提供的用于字符格式设置的按钮如图2-7所示。先选内容，再点按钮。2）使用“字体”对话框设置字符格式 如设置文字具有“礼花绽放”的效果，或设置诸如“x2”、“a2”等含有下标或上标的格式时，就要通过“格式”菜单中“字体”命令进行设置了。单击“格式”菜单中“字体”命令，会出现的如图2-8所示的“字体”对话框。在该对话框中，就可进行相关内容的设置了。 图2-8“字体”对话框字符缩放字体字号加粗倾斜下划线字

21、符边框字符底纹字体颜色2.2.3格式化段落段落的格式化主要完成段落对齐方式、缩进、段间距等的设置，有关段落格式的基本设置如对齐方式、行间距等操作可通过“格式”工具栏来实现，图2-9中标出了段落格式化过程中用到的格式工具栏中的一些按钮。 图2-9“格式”工具栏中段落格式设置按钮在进行段落缩进设置时，如果不需要精确地进行缩进量的设置，也可直接拖动编辑窗口中标尺上的缩进标记进行操作，如图2-10所示。 图2-10“水平标尺”上的缩进标记两端对齐居中右对齐分散对齐减少缩进量增加缩进量左缩进右缩进首行缩进悬挂缩进利用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮 ，可以将选定文本所包含的格式快速复制到其他文本上。操作

22、步骤如下：（1）选择已设置格式的文本或段落。（2）单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，这时光标变成刷子形状。（3）用刷子形状的光标选择需要复制格式的文本即可。但是单击格式刷，只能使用一次，刷完后鼠标就又变为箭头形了。如果复制的格式想使用多次，在上面第（2）步中应双击“格式刷”按钮，则鼠标就一直为刷子形状，这样就可以多次复制格式了。想结束格式复制时，只要单击一下“格式刷”按钮或按【Esc】键即可。需要注意的是，在使用“格式刷”复制格式时，若格式中包含“段落”的格式时，选择内容时应包括段落标记；同样，复制格时式拖动的区域也必须拖过段落标记。 2.2.4格式刷的使用2.2.5边框与底纹在Word 20

23、00中，可以给选定的文字或段落加上边框与底纹，使文档页面更显醒目与美观。利用“格式”工具栏上的“字符边框”按钮与“字符底纹”按钮，或运行“格式”菜单中“边框和底纹”命令，在打开的“边框和底纹”对话框中进行设置，即可方便地为选定的文字添加简单的边框与底纹。“边框和底纹”对话框如图2-11所示。通过该对话框中“页面边框”选项卡中的相关设置，还可以为整个页面设图置边框。 2-11 “边框与底纹”对话框 如果要取消所添加的边框，可以选择已添加边框的文字或段落，然后在“边框与底纹”对话框的“边框”选项卡中的“设置”框内选择“无”，并单击“确定”按钮。 2.2.6分页与分节1）分页 （1）首先将插入点移到

24、要强行分页的地方。 （2）单击“插入”菜单中“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，如图2-12所示。 （3）在“分隔符”对话框中选择“分页符”选择项，并单击“确定”按钮。也可以采用快捷键的方法:将插入点移到要强 图2-12 “分隔符”对话框行分页的地方，直接按【Ctrl】【Enter】，就在该处插入了一个硬分页符。此外，在普通视图方式下，软分页符为一条虚线，而在虚线中有“分页符”字样的是硬分页符。硬分页符可以删除，而软分页符不能被删除。如果要将硬分页符删除，可在普通视图方式下将插入点置于其上，然后按【Delete】键将其删除。 2）分节 （1）插入分节符。要在文档中插入分节符，可按照下面的步骤

25、进行：首先，将插入点定位到要分节的位置。其次，选择“插入”菜单中的“分隔符”命令，出现如图2-12所示的“分隔符”对话框。 再次，在“分节符”选项组中，选择要插入的分节符类型。“下一页”表示在插入点处设置分节符，使新的一节从下一页开始。“连续”表示在插入点处设置分节符，但不分页。“偶数页”表示从下一个偶数页开始新节。“奇数页”表示从下一个奇数页开始新节。 最后，单击“确定”按钮。 （2）更改分节符类型。操作步骤：首先，将插入点移到需要修改分节符类型的节中。其次，选择“文件”菜单中的“页面设置”命令。最后，在“版式”选项卡中，从“节的起始位置”下拉列表中选取所需的分节符类型。（3）删除分节符。在

26、普通视图方式下，分节符为一条双虚线，在虚线中有“分节符”字样。如果要将分节符删除，可将插入点置于其上，然后按【Delete】键将其删除。 2.2.7分栏为了能够看到分栏的效果，应切换到页面视图方式下。1）设置分栏（1）选定需要分栏的文本，如果不选定文本，则分栏设置将应用于整个文档。（2）单击“格式”菜单中的“分栏”命令，打开“分栏”对话框，所图2-13所示。（3）在“预设”中选择“分栏的方式”，可以是等栏宽地分为两栏、三栏、或不等栏宽地分为两栏，如果不满意预设中的设置，可以通过自定义“栏数”以及“宽度和间距”来确定分栏形式；如果选中“分隔线”，将在栏与栏之间加一条分隔线。 ( 4)从“预览”框

27、中预览效果。最后，单击“确定”按钮，则分栏设置完成。 2）删除分栏“数据” 图2-13“分栏”对话框在“分栏”对话框中，将“栏数”重新设置为一栏，或在“预设”中选择“分栏的方式”为“一栏”即可。 3）单栏与多栏的混排虽然多栏版面很好看，但是有时需要将文档的一部分设置为单栏，比如文章标题和文章第一段是通栏，如图2-14所示，这时需要进行单栏、多栏的混排。这时可采用以下两种方法之一：（1）分别选择所要分栏的文本，各自设置不同的“分栏的方式”和“栏宽和间距”。（2）将文档按分栏数目的不同进行分节，每节内部设置不同的分栏效果。 图2-14 单栏、多栏的混排效果4）使多栏长度对齐当分栏排版不满一页时往往

28、会出现图2-15所示的分栏长度不一样的情况，若要想使各栏长度对齐，可采用以下两种办法之一：（1）在选定文字进行分栏时，不要选中待分栏文本中最后一段的段落标记，此时再对选定的内容进行分栏，即可使各栏长度相等。（2）若已出现图2-15的排版效果，只要将光标定位到要对齐栏的末尾，如图2-15中最后一段位置处，单击“插入”菜单中的“分 图2-15 多栏长度不一效果隔符”命令，在出现的对话框中选“连续”的“分节符”即可。 2.2.8设置页眉与页脚1）插入页眉与页脚（1）首先将插入点置于要插入页眉与页脚的节中。如果文档没有分节，则将给整个文档插入页眉与页脚。 （2）选择“视图”菜单中“页眉与页脚”命令，W

29、ord 2000将自动切换到页面视图方式，并在屏幕上出现一个用虚框表示的页眉或页脚的编辑区，同时打开“页眉和页脚”工具栏，如图2-16所示，利用工具栏中的各个按钮，可以很方便地进行页眉与页脚的设置与修改。（3）要创建一个页眉，可在页眉区输入文字或图片，并用通常文本编辑的方法进行编辑、排版。也可以单击“页眉和页脚”工具栏上的有关按钮，插入一些固定格式的页码、时间、日期等内容。还可以从“插入自动图文集”的下拉列表中选取一些包含特定格式的词条插入到页眉中。 （4）若要创建一个页脚，选单击“页眉和页脚”工具栏中的“在页眉和页脚间切换”按钮 ，使插入点移到页脚编辑区，然后输入页脚中的文字。（5）单击“页

30、眉和页脚”工具栏中的“关闭”按钮，返回到正文编辑状态。 软键盘图2-16 插入“页眉和页脚”2）页眉与页脚的修改选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，或者双击已设置的页眉和页脚，进入页眉和页脚编辑区，此时即可修改页眉和页脚。修改结束后，点击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，修改完成。 3）为奇、偶数页设置不同的页眉和页脚（1）选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，出现如图2-16所示的页眉和页脚编辑区及工具栏。（2）单击“页眉和页脚”工具栏中的“页面设置”按钮 ，打开“页面设置”对话框，如图2-17所示。选中“版式”选项卡。（3）选中“页眉和页脚”区中的“奇偶页不同”复选框。（4）单击

31、“确定”按钮，返回到页眉和页脚编辑区，页眉编辑区上方的“页眉”二字变为“奇数页页眉”。（5）输入奇数页页眉的内容，再单击“页眉和页脚”工具栏中的“在页眉和页脚间切换”按钮，将插入点移到页脚编辑区，插入奇数页 2-17 “页面设置”对话框页脚的内容。（6）单击“页眉和页脚”工具栏中的“显示下一项”按钮 ,页眉编辑区上方显示“偶数页页眉”，输入偶数页页眉的内容，按照上面介绍的方法再插入偶数页页脚即可。 （7）单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，返回到正文编辑状态。 4）建立首页不同的页眉和页脚对于许多文档，通常希望首页的页眉和页脚与其他页不同，这时可采用以下两种方法来实现：（1）与上面介绍的

32、为奇偶页设置不同的页眉和页脚的方法类似，只是在第(3)步中选中的不是“奇偶页不同”复选框，而是“首页不同”复选框。其他步骤类似。（2）在首页后插入分节符，将文档分为两节，分别为首页和其他页设置不同的页眉和页脚。在设置第二页的页眉和页脚时，应先单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮 ，使其不被选中，在页眉编辑区上方不应出现“与上一节相同”字样。 2.3页面设置与打印2.3.1页面设置单击“文件”菜单中的“页面设置”菜单项，打开“页面设置”对话框，如图2-18所示。通过该对话框中的五个选项卡,就可进行页面的相关设置了。每个选项卡上均有一个“应用于”列表框，用于确定本选项卡上设置的应用范围。 1）

33、“页边距”选项卡选中“页面设置”对话框中“页边距”选项卡，如图2-18所示。完成以下操作：（1）在“页边距”选项区中设定上、下、左、 图2-18 “页面设置”对话框右边距，并为需装订文档指定装订线的位置和装订线边距。（2）在“距边界”选项区中选定页眉、页脚外侧距纸张边缘的距离。（3）需双面打印时，应选中“对称页边距”复选框。 当然，在页面视图方式下也可以通过拖动水平标尺上的“页边距”标志来调整页边距。标尺上的白色部分表示页面的宽度，两端的灰色部分表示页边距，如图2-19所示。将鼠标指向白色部分与灰色部分的交界处，等鼠标箭头变为双向时拖动鼠标即可调整页面边距。 图2-19 水平标尺上的“页边距”

34、标志2）“纸型”选项卡“页面设置”对话框中“纸型”选项卡的内容如图2-20所示。在该选项卡中可以完成以下操作。 图2-20“页面设置”对话框中“纸型”选项卡（）在“纸型”列表框中选定所用的纸型。如果其中没有所用的纸型，则直接在宽度、高度框中输入相应值即可。（）在“方向”选项区中，用于选定页面方向。 3）“纸张来源”选项卡首页及其他页中一般均选择默认纸盒。只有当打印机有两个打印纸盒时，才能指定一个装纸盒用于打印第一页，另一只用于打印其他页。4）“版式”选项卡“页面设置”对话框中“版式”选项卡的内容如图2-21所示。在该选项卡中可以完成较复杂的页眉和页脚的相关设置及文档中行号等内容的设置。 5）“

35、文档网格”选项卡 图2-21“页面设置”对话框中“版式”选项卡2.3.2打印预览单击“文件”菜单中“打印预览”命令，或单击“常用”工具栏中“打印预览”按钮，即进入“打印预览”窗口，该窗口所显示的预览效果就是打印输出时的效果。在“打印预览”窗口中，有一个工具栏，如图2-22所示，利用工具栏中的按钮，可以“放大”或“缩小”显示页面内容，或任意缩放页面的显示比例，确定一屏只显示一页还是显示多页等。 图2-22 “打印预览”工具栏若要在打印预览状态下对文档进行编辑或排版，只要单击工具栏中“放大镜”按钮，使鼠标指针由“放大镜”的形状变为“I”字形，则放大镜功能失效，此时，就可直接对文档进行编辑或排版了。

36、若要退出打印预览窗口，可点击工具栏上的“关闭”按钮即可。2.3.3打印文档如果当前文档仅打印一份，只要单击“常用”工具栏上的“打印”按钮即可。但是如果有一些特殊的打印要求，如仅打印文档中的某一页，或要进行双面打印，这时，就必须点击“文件”菜单中“打印”命令， “打印”对话框如图2-23所示。 图2-23 “打印”对话框在日常的办公过程中，经常遇到以下一些情况，需要在“打印”对话框中进行相关内容的设置。1）打印文档中的某一页面或某部分页面在“打印”对话框中的“页面范围”栏里，选定“当前页”单选按钮，则只打印插入点所在的那一页；若选定“页码范围”单选按钮，并在右边的文本框中按提示的格式键入页码，就

37、可以打印指定的页面。如果要打印奇数页，则可在该对话框的“打印”下拉列表框中选择“奇数页”即可。2）打印多份文档在该对话框中的“副本”栏中确定打印份数，若选定“逐份打印”复选框，则完整打印完第一份后再打印第二份；若不选该项则按页打印，也就在全部打印完每份的第一页后再打印每份的第二页直到打印完文档的所有页。 3）双面打印操作方法是:选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机中，再选择“打印”下拉列表框中的“打印偶数页”，单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实

38、现双面打印。当然，也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，单击“确定”按钮后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后单击确定按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，对话框如图2-24所示。 图2-24“提示”对话框奇数页打印完成后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按钮，Word就会自动再打印偶数页，这样只用一次打印命令就可以了。两种方法对比，后者较前者更为方便。 .长文档的编辑与排版技巧1）在大纲视图中建立纲目结构在长文档的编辑过程中，最好在大纲视图中先建立好文档的纲目结构，然后再按

39、标题进行具体内容的填充，最后进入页面视图插入图片，进行版面设置。 2）用Word提供的项目符号和编号功能自动为文档的多级标题编号3）灵活使用样式进行格式设置在长文档中，经常有字体或段落格式相同的内容，如果用“格式刷”来复制格式，也比较麻烦。这时，可将经常使用的字体或段落格式定义成样式，保存起来。以后就可多次使用了。这项操作可通过点击“格式”菜单中“样式”命令，在出现的“格式”对话框中完成。4）自动生成文档的目录对于编写带有不同级别标题的图书、报告，为了查找和索引的方便，一般都需要在文档最前面加上目录。在文章的各级标题全部设置好之后，利用“插入”菜单中的“索引和目录”命令，可以自动搜索文档中的标

40、题，并建立一个非常规范的目录。.利用向导与模板制作文档用Word提供的模板来创建一张名片，通过这张名片的制作，也就熟悉了如何利用Word提供的向导与模板制作文档的方法。 具体的操作方法如下：（1）启动Word，单击“文件”菜单中“新建”命令，打开“新建”对话框，如图2-25所示。单击该对话框中“其他文档”选项卡，选中“名片制作向导”按钮，并在“新建”栏中选中“文档”选项。 图2-25 “新建”对话框 图2-26 “名片制作向导”对话框（2）单击“确定”按钮后，弹出“名片制作向导”对话框，如图2-26所示。从对话框左边我们可以了解该向导的流程，接下来我们将根据向导的提示，一步一步完成名片制作。

41、（3）单击 “下一步”按钮，进入选择名片“样式”的步骤，单击“样式”下拉列表框，选择“样式6”，下面就显示出所选样式的预览图，如图2-27 所示。 图2-27 选择名片“样式” 图2-28 确定名片“大小”（4）单“下一步”按钮，进入确定名片“大小”的步骤，此时，我们一般选用默认尺寸，如图2-28所示。当然，如果你想要制作特别大小的名片，例如折叠式的，你也可以自定义名片的大小。 （5）单击“下一步”按钮，进入“生成选项”步骤，向导会问 “怎样生成这个名片”，你既可制作一个单独的名片，也可制作一个模板，以便今后利用这个模板来制作其他的名片。在这里，我们选择“生成单独的名片”，并且只制作“单面”有

42、内容的名片，如图2-29所示。（6）单击“下一步”按钮，进入填写名片“内容”的步骤，这时你可根据具体内容一项一项地输入，如果你的Outlook中存有现成的地址簿，就不用一项一项地填了，只要单击“地址簿”按钮，选择其中某个姓名，单击“确定”按钮，地址簿中的内容就填在画面上了。如图2-30所示。 图2-29 确定“生成选项” 图2-30 填写名片“内容”（7）单击“完成”按钮，则名片制作完成。效果如图2-31所示。 图2-31 名片效果图 此时你若想对其中内容进行修改，可以直接在编辑窗口中用鼠标单击修改内容的相应位置，进行修改。同时，窗口中还出现了“名片制作向导”工具栏，如图2-32所示。利用这个

43、工具栏可以对名片进一步加工处理，比如添加图标，或是将做好的名片存为模板等。 图2-32 “名片制作向导”工具栏 最后将名片在专用的名片纸上打印出来即可。 第3章办公自动化中的图文混合排版处理学习目标了解图文混排技术的基本要领；明确图文混排技术在办公自动化工作中的重要性；熟知在文档中进行各种图文混排处理的技术应用；掌握图片编辑处理、图文混合排版以及各种特殊效果处理技术。 3.1 文档中的图片处理3.1.1 图片的插入1）插入剪贴画(1) 将光标置于要插入剪贴画的位置。(2) 选择“插入”菜单中的“图片”下拉菜单，在弹出的子菜单中选择“剪贴画”命令，在Word窗口的右侧弹出如图3-1所示的“剪贴画

44、”对话框。(3) 单击“搜索”按钮。Word2000将自动在整个磁盘中搜索支持的剪贴画文件，用户也可以在“搜索范围”下拉列表框中指定一个搜索范围。(4) 完成搜索后，在“剪贴画”对话框中将显示出系统已经搜索到的所有剪贴画的预览样式，如图3-2所示。(5) 从预览的剪贴画中双击需要的图片，图片就会插入到当前的文档中了。 图3-1 “剪贴画”对话框 图3-2搜索到的剪贴画 2） 插入图片(1) 将光标放置在需要插入图片的位置。(2) 从“插入”菜单中的“图片”下拉菜单中选择“来自文件”命令，打开如图3-3所示的“插入图片”对话框。(3) 在“查找范围”下拉列表中选择要插入图片所在的驱动器及目录位置

45、，在“文件类型”下拉列表中选择要插入的文件类型，在“文件名”下拉列表中选择要插入的文件。(4) 在窗口右侧，将给出当前选定文件的预览效果图。(5) 单击“插入”按钮。 图3-3 “插入图片”对话框 3.1.2 图片的编辑1） 图片方位的设置编辑或处理一幅图片之前要选定它。将鼠标指针指向图片区域，单击鼠标左键即可完成选定。一幅图片被选定后，其矩形边框上将出现8个控制点，同时，会弹出一个浮动的“图片”工具栏，如图3-4所示。图3-4“图片”工具栏拖动图片边框的任何一个控制点即可调整图片的尺寸。拖动右下角的尺寸控制点可以成比例地调整图片的尺寸。如果先按下Ctrl键再拖动尺寸控制点，图片将以其中心为对

46、称点成比例地改变其尺寸。也可以选择“格式”菜单中的“图片”命令或单击“图片”工具栏中的“设置图片格式”按钮，打开“设置图片格式”对话框，如图3-5所示。单击“大小” 图3-5“设置图片格式”对话框 标签，我们可以在“大小”选项卡中对图片图形大小作精确调整。 2）图片的格式处理如图3-5所示，“设置图片格式”对话框可以对图片的版式、颜色以及图片的控制效果进行详细的设置。（1）打开“设置图片格式”对话框。打开“设置图片格式”对话框有三种方法：一是 单击“图片”工具栏上的“设置图片格式”按钮。二是 选中一张图片，单击“格式”菜单，选择“图片”选项。三是在某一张选中的图片上单击鼠标右键，在弹出的菜单中

47、选择“设置图片格式”。（2）“设置图片格式”对话框的组成和各自功能。“设置图片格式”对话框中共包含5个选项卡：“图片”选项卡，“颜色与线条”选项卡，“大小”选项卡，“版式”选项卡，“文本框”选项卡。3）添加边框和背景选定要添加边框和背景的图片，单击所示对话框中的“颜色与线条”标签，在“填充”选项组中设定背景的颜色、纹理和图案，在“线条”选项组中设定边框的颜色、线形、虚实和粗细，单击“确定”按钮。4）文字环绕样式设置在图3-5对话框中的“版式”选项卡中就可以对图片与文字的环绕效果进行设置。如图36所示，在环绕方式上。可根据需要选择嵌入型、四周型、紧密型、衬于文字下方和浮于文字上方等效果，也可以进

48、入“高级”选项，进行更多的设置。 图36 图片版式选项卡 3.1.3图片效果处理1）利用“图片”工具栏进行图片效果处理利用“图片”工具栏可以对Word2000的图片进行多种效果的处理。 2）在文档页面中设置水印图片效果（1）进入页眉编辑区。选择“视图”菜单下的“页眉和页脚”选项，这时在文档的顶端会出现页眉编辑区，同时屏幕弹出“页眉和页脚”对话框，如图3-8所示。（2）插入图片。利用前面介绍的图片插入方法，将选中的图片插入到页眉编辑区光标指定的位置，然后适当调整其大小。图3-8进入页眉编辑区 （3）设置图片水印效果。选中该图片，从“格式”主菜单中选择“背景”选项，在从打开的下拉菜单中选择“水印”

49、选项，这时屏幕弹出如图3-9所示的“水印”对话框，用户便可以对图片进行水印效果的设置了。 图3-9“水印”对话框 3）借助专用图像处理软件进行图片效果处理（1）MP Editor的安装与配置。在典型的安装方式下，MP Editor并没有随Office工具一起安装，所以我们必须另外添加。插入Office安装光盘，自动运行后进入“Office 维护模式”，选择“添加或删除功能”，并在“更新功能”向导步骤中展开“Office 工具”列表，将MP Editor设置成“从本机上运行”。安装完成后，重新打开Word2000，依次单击“工具”“选项”“编辑”，从“图片编辑工具”下拉列表中选择MP Edito

50、r，将其作为默认的图片处理工具。 （2）保存与转换Word中的图片。在Word文档中选定需要保存或转换的图片，从右键菜单中选择“编辑图片”，这时Word会自动调用“MP Editor”将图片打开，从“文件”菜单下选择“另存为”命令，在弹出的对话框中我们可以选择保存的类型为GIF、JPG、BMP、TIF、PNG等图像格式，同时下方还有一个【高级】按钮，可以对图像转换时的一些参数进行设置，如图3-10所示。 图3-10MP Editor中图片的保存对话框 （3）图片特效的制作利用MP Editor可以轻松制作出图片的特效，例如要让图片产生一些纹理的效果，进入MP Editor后，从“效果”菜单中选

51、择“纹理化”，随后就会打开“纹理化”参数设置框，从“类型”下拉列表中选择“沙岩”，这时单击【预览】按钮就可以看到应用后的效果，如果对效果不太满意的话，可以拖动下方的“缩放”、“浮雕刻度”的滑杆游标进行调节。对预览效果满意后，单击【应用】按钮便可以将其应用于图像中，如图3-11所示。 图3-11MP Editor图片制作效果在“效果”菜单中分别提供了艺术效果和特殊效果两种类型。上半组是特殊效果，包含柔化、底片等等；下半组是艺术效果，包含了粉笔和炭笔、浮雕处理等一些滤镜的效果。 3.2文档中的绘图方法3.2.1基本图形的绘制1）“绘图工具拦”的主要使用方法。（1）打开Word2000的“视图”工具

52、栏，从“工具栏”下拉菜单中选中“绘图”选项，“绘图”工具栏将会出现在屏幕的下方，如图3-12所示。图3-12“绘图”工具栏 （2）“绘图”工具栏的第一区域中包含一个“绘图”下拉菜单和“选择对象”按钮，用于选择图形对象，并对图形进行综合效果处理。选中一个或多个图形，打开如图3-13所示的“绘图”菜单，用户可以从中对图形的位置、方向、组合、环绕等效果进行设置。 图3-13 “绘图”菜单 （3）“绘图”工具栏的第二区域是绘制图形区域。“自选图形”菜单包含各种基本图形的绘制模板，如图3-14所示，用户可以从中选择需要的各种基本图形。同时在该区域中还包含线条、箭头、文本框、艺术字等多个图形绘制的快捷按钮

53、，使用非常方便。 （4）“绘图”工具栏的第三区域属于图形格式的设置区域，提供了对图形的进一步效果设置功能，如：填充颜色、线条颜色、字体颜色、线型等。 图3-14 “自选图形”菜单 2）自选图形的使用如图3-14所示的“自选图形”菜单中包含了6个级联菜单和一个“其他自选图形”项。（1）“线条”菜单。如图3-15所示，“线条”菜单上包含6个按钮，依次为：直线、箭头、双箭头、曲线、任意多边形、自由曲线。这里我们分析后三者的使用方法：一是曲线的绘制：单击“曲线”按钮，这时鼠标指针变成“十”字形，将鼠标指针移到文档需要添加曲线的位置，沿着曲线的轨迹选取主要的点，每次单击鼠标左键一次，Word2000会自

54、动绘制出平滑的曲线，在结束处松开鼠标左键，曲线便绘制成功了。二是任意多边形的绘制：单击“任意多边形”按钮，光标同样变成“十”字形，在多边形的起点处按下鼠标，再将鼠标拖向其他各顶点，在每个顶点处单击鼠标左键，并在最后一个顶点松开鼠标左键，一个任意形状的多边形并制作成功了。三是自由曲线的绘制：按下“自由曲线”按钮，用户就可以像使用画笔一样任意绘制图形，拖动鼠标走过的轨迹便是曲线的形状。 图3-15“线条”菜单 （2）“基本形状”菜单。如图3-16（A）所示，单击该菜单提供的图形按钮，都会出现一个隐藏的图像矩形边界，光标会变为“十”字形，拖动鼠标就可以绘制出类似如图3-16（B）中的各种图形。 （A

55、） （B） 图3-16 “基本形状”菜单与部分绘制效果（3）“箭头汇总”菜单。如图3-17（A）所示的，它提供了大量形状各异的箭头。每个箭头被选中后也会有一个隐藏的矩形边界，用鼠标进行拖动可以获得需要大小和形状的，如图3-17（B）所示的是一些在文档的图文处理中常见的箭头效果。 （A） （B） 图3-17 “箭头汇总”菜单与部分箭头绘制效果 （4）“流程图”菜单。如图3-18（A）所示，它提供绘制流程图所需的各种基本形状，每种形状内都可以输入文字，再通过箭头和连线就可以制作出各种流程图了，图3-18（B）就是利用“流程图”菜单功能制作的简单流程图效果。 I = 1I ”、“=390”，再连续按

56、下“上一条”或“下一条”便可以找到数据库中所有满足入学成绩在390分以上的学生记录。类似的条件书写需要的运算符号主要“”（大于）、“=”（大于等于）、“=”（小于等于）、“=”（等于） 、“”（不等于） 等关系符号输入条件。当然也可以在多个字段输入条件，实现多条件查找。（5）条件设置后，系统不会自动取消，如果要取消条件，需要选择“清除”按钮。 5.2.3数据与数据库的格式设置1）设置数据有效性下面我们通过介绍“入学分”、“团员否”、“专业”三个字段的设置来说明设置数据有效性的操作方法。具体操作方法如下：（1）选定需要设置数据有效性的单元格区域。（2）选择“数据”菜单中的“有效性”命令，打开如图

57、5-9所示的“数据有效性”对话框。选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中用户可以选择包括整数、小数、序列、时间等各种设置在内的有效数据类型。 图5-9设置数据有效性对话框 （3）若设置“入学分”范围，可以选中“整数”，在出现的图5-10中的A中输入“最小值”为0，“最大值”为500即可；若设置“团员否”字段内容，可以选择“文本长度”，如图5-10中的B图，设置数据的长度等于1，这样用户在输入数据时就不能输入超过一个汉字的数据了；在如设置“专业”字段时，我们选择“序列”，如图5-10中的C图，在“来源”中填写“计算机应用,会计,市场营销”就可以了，这样，用户在输入专业时便不需要进行汉字录入，而

58、数据库中“专业”字段的每个记录数据处都会拥有专业选择的下拉列表，如图5-10中的D图，用户只要用鼠标进行选取就可以进行输入了。 A B C D 图5-10设置数据有效性2）设置输入信息为保证用户输入数据的正确性，我们通常需要在用户进行数据输入时给予提示，如我们在用户输入“入学分”时给予文字提示，可以按如下方法进行设置。（1）在“数据有效性”对话框中选择“输入信息”选项卡，如图5-11A图所示。（2）在“标题”处输入标题，用户可自行确定标题名称，本例为“入学分”。（3）在“输入信息”框中输入文字提示内容，本例为“请输入成绩0500”。（4）单击“确定”按钮。这时，当用户再往“入学分”字段内输入数

59、据时，系统会自动弹出如图5-11中的B图所示的效果。 图5-11设置输入信息对话框 3）设置出错警告还是以“入学分”字段的输入为例，设置出错警告的操作步骤如下：（1）选定“入学分”所在单元格区域后，在“数据有效性”对话框中选择“出错警告”选项卡，“出错警告”标签，可以看到如图5-12A所示对话框。（2）入无效数据时显示出错警告”选中。（3）在“样式”中共有3个选项：停止、警告、信息，分别对应一个不同标志，他们具有不同的含义，可以根据不同情况而设置。我们选择“警告”。（4）在“标题”和“出错信息”编辑框中输入相应的出错信息文字。（5）单击“确定”按钮。这时，如果选择对应单元格，输入超出范围数据，

60、系统将会发出警告声音，同时出现错误警告信息，如图5-12B所示，以告诉用户错误信息。 A B 图5-12设置出错警告对话框 对于上述各种数据有效性进行设置之后，如果不再需要，可以将其删除，操作步骤如下：（1）选定需要删除有效性数据范围或提示信息的单元格。（2）按上面的方法出现“有效数据”对话框，选择并打开“设置”标签。（3）单击“全部清除”按钮。（4）单击“确定”按钮。 4）设置条件格式化（1）选中要处理的单元格。在“格式”菜单中选择“条件格式”项，在打开的“条件格式”对话框中输入需要格式化数据的条件，如图5-13（A）所示。（2）根据需要将相关的条件输入到对话框中，如需要将400分到500分