转变会议模式加速数字化进程

1、转变会议模式加速数字化进程近年来，受持续的疫情影响，MICE行业也迎来一系列新 的变化。会议活动面临延期、取消或移址，会议方案变 得更为灵活，会议模式更加多元化。增加完备的疫情防控方案中旅国际会议展览有限公司总经理助理任晶晶在采访中 表示，疫情之后，主办方或PCO在策划MICE方案时，需 要考虑增加疫情防控方案，包括各地防疫政策、取消条 款、疫情预案、会议举办地突发疫情管理方案和第一时 间疏散与会人员等内容。她举例补充道，因防疫要求，与会者参会及用餐需间隔 就座，在咨询会议场地和餐厅规模时，也要考虑这些要 求，寻找更合适的场地；会议期间常备消毒用品，签到 台会提前准备消毒湿巾和带客户LOGO的

2、口罩等，做好防 疫工作的同时也起到了品牌宣传的作用；会场等公共区 域提前做好消毒工作，会议车辆服务前与服务后须及时 消毒，服务人员要求疫苗接种证明及核酸阴性证明，大 型会议提前联系各地核酸机构进行上门核酸服务等。拥抱数字化，实现资源共享任晶晶坦言，2020年以来，新冠疫情打破了会展行业的 平静，行业类会议持续受到疫情影响，行业城市会议的 办会模式也发生了巨大变化。国内会议受与会人数限制， 规模缩小，会议举办数量在疫情平稳期激增，会议举办 模式也由单一城市举办转向多地联动，线下线上相结合， 而国际业务出现了暂缓搁置的现象。在此背景下，中旅 会展依旧凭借专业品牌以及在行业内积累的口碑和信任, 承接

3、了境外参展项目等境外会议。她说，“我们一直对国 际业务恢复充满信心，并以卓越的业务能力为国际业务 恢复做好准备J“为更好服务外部客户，除了要做好传统的接待服务， 中旅会展也坚定了数字化改革的决心J任晶晶说道。她表示，疫情期间，中旅会展结合传统操作优势，打造 CMMS会议管理系统，建设配套的资源中心，棠务系统上 线后，可实现线上报价及结算，线上审单，增强合规透 明度。资源采购方面，中旅会展CMMS会议系统可实现线 上资源采购，进行无纸化办公，打造绿色会议，为可持 续发展贡献力量。同时中旅会展也在加速数据化、信息 化进程，维护现有市场，提升服务能力、拓展更多业务 领域。在开发会议管理系统的同时，中

4、旅会展作为中旅旅行所 属全资子公司，依托中国旅游集团和中旅旅行内部资源 优势，打造CMN网络成员体系，搭建可覆盖全国的会议 服务网络，满足企业客户城市会议类的需求，实现MICE 的资源共享。线上结合线下，降低成本讲到线上会议活动预案，任晶晶说道，疫情常态化下， 线上结合线下的办会形式越来越受主办方青睐。在受邀 嘉宾生活的省会城市集中举办小型线下会议，通过多地 连线的方式，进行线上的交流沟通，既可以让部分人员 在减少流动的前提下实现面对面交流，也减少了交通成 本，实现节能减排。从整体预算方面来看，由于规模的 缩减，单个会场的成本会下降。人员跨省间的流动减少，从而降低了大交通的成本。延期或改变举办地视具体情况而定任晶晶认为，面对突发疫情，主办方选择延期还是改变 举办地，这两种情况都可能出现，主要根据各地防疫政 策以及主办方活动安排需要视情况而定。如果时间档期 不能更改，且原举办地取消条件宽松，则选择改变举办 地的可能性较大，而当原举办地取消条件较苛刻，且多 地散发疫情，则主办方会选择延期举办会议或者改为线 上会议。谈及会议延期或取消对参会、参展嘉宾带来的影响，任 晶晶表示，会议延期或取消会对参会、参展嘉宾带来一 定影响，但从防疫需要出发，参会、参展嘉宾会比较理 解和配合。在会议