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文档简介

1、档案资料管理制度一、档案的分类分公司档案分为：会计档案、文书档案、分公司（项目部）经济类档案、工程档案四大类。二、各科室档案管理职责财务审计科负责会计档案的管理工作，综合办公室负责文书档案、分公司（项目部经济档案）、工程档案的管理工作。以上各科室及项目部应该明确专人负责此项工作，并及时对档案进行整理立卷、装订成册、编制清册。三、档案的范畴（一）会计档案会计档案的管理见财务会计档案制度。（二）文书档案文书档案的管理包括分公司发文、上级（外单位）来文、会议纪要、会议资料、请示报告、规章制度等。（三）经济类档案经济类档案包括招投标文件、规划许可证、施工许可证、开工报告、图纸会审、联系单、签证单、设计

2、变更单、合同等。（四）工程档案工程档案是指项目在进行过程中的所有资料。四、文件材料归档的基本要求和手续1.归档的文件材料必须具有保存价值和参考查证作用。2.归档的文件材料必须齐全完整，在同一套文件材料内不能缺项；在同一份文件材料中不能缺页，发文还必须有原稿；正件与附件，请示与批复、转发文与被转发文不得分开，一并移交归档。3.归档的文件材料、必须层次分明，符合其形成规律。4.归档的文件材料必须字迹清楚，图样清晰，装订整齐，禁止用易褪色的工具书写。5.文件材料移交归档前，经办人须造具移交清单一式两份，连同文件材料移交档案部门。经验收，交接双方签字后各留存一份，以备查考。6.合同原稿（经分公司合同审

3、批流程的修改稿）与定稿须同时移交。五、档案查、借阅分公司内部单位和个人查、借阅档案资料，须填写档案查、借阅申请表，重要资料需科室负责人同意并报主管领导签字后方可借阅。借出档案必须按期归还，借出时间不得超过一天，若需超出一天的，由综合办公室复印。借阅资料逾期不还的，档案馆将及时催要。损坏遗失者追究其责任。档案归还时，要认真检查、清点档案的完整性并及时在借阅登记簿上注销。六、档案销毁销毁失去保存价值的档案，应当遵守国家和省人民政府档案行政管理部门的有关规定。禁止擅自销毁档案。保管期限届满的档案销毁必须慎重稳妥，销毁前要造具清册，提出销毁分析报告，经分公司领导审批，报上级档案管理部门备案，销毁时要有有关部门共同监销，监销必须签字并严格执行保密制度。七、资料清理、核对分公司项目的经济类资料，如经济合同、签证、设计变更、图纸等资料需每月月底安排专人进行清理，并与相关科室（生产安全科、财务审计科、成本预算科）进行核对。归 档 文 件 目 录 盒 号： 第 盒序号责任者文 号题 名日期页数备注资料移交表序号时间移交资料内容份数页数移交人签名接收人签名存入盒号档案查阅登记表时间单位档案内容查阅事由盒号复印张

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