办公自动化系统操作指南

1、文档编号：XXMU-OA-03-02 分册名称：新乡医学院OA系统操作指南 办公自动化系统操作指南新乡医学院数字校园项目组2012年8月新乡医学院 办公自动化系统操作指南 PAGE 20目 录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc329786309 1总体介绍 PAGEREF _Toc329786309 h I HYPERLINK l _Toc329786310 2信息发布 PAGEREF _Toc329786310 h 1 HYPERLINK l _Toc329786311 2.1在发信息之前的准备工作？ PAGEREF _Toc329786311 h 1 HYP

2、ERLINK l _Toc329786312 2.2如何定制信息发布流程？ PAGEREF _Toc329786312 h 2 HYPERLINK l _Toc329786313 2.3如何上传信息模板？标准模板与部门模板有什么区别？ PAGEREF _Toc329786313 h 2 HYPERLINK l _Toc329786314 2.4如何新建栏目，实现栏目与信息的关联？ PAGEREF _Toc329786314 h 3 HYPERLINK l _Toc329786315 2.5信息发布是否可以控制查看权限？ PAGEREF _Toc329786315 h 4 HYPERLINK l

3、 _Toc329786316 2.6审批信息时是否可以修改信息内容？ PAGEREF _Toc329786316 h 4 HYPERLINK l _Toc329786317 2.7领导审批不通过的信息如何处理？ PAGEREF _Toc329786317 h 4 HYPERLINK l _Toc329786318 2.8信息发布之后如何查询？ PAGEREF _Toc329786318 h 5 HYPERLINK l _Toc329786319 2.9信息发布之后发现有内容错误，或者想增加、减少有权查看的部门，系统是否可以处理？ PAGEREF _Toc329786319 h 7 HYPERL

4、INK l _Toc329786320 3公文处理 PAGEREF _Toc329786320 h 8 HYPERLINK l _Toc329786321 3.1公文在审批过程中是否可以修改？是否可以保留修订痕迹？ PAGEREF _Toc329786321 h 8 HYPERLINK l _Toc329786322 3.2起草人是否可以查看公文流转的情况？是否可以跟踪公文处理全过程？ PAGEREF _Toc329786322 h 9 HYPERLINK l _Toc329786323 3.3如果一个文件需要几个校领导同时审批，流程如何建？ PAGEREF _Toc329786323 h 1

5、1 HYPERLINK l _Toc329786324 3.4如果一个文件需要几个校领导中的任何一个审批，流程如何建？ PAGEREF _Toc329786324 h 11 HYPERLINK l _Toc329786325 3.5如果一个文件需要几个校领导依次审批，流程如何建？ PAGEREF _Toc329786325 h 11 HYPERLINK l _Toc329786326 3.6公文在运转过程中是否可以废除？ PAGEREF _Toc329786326 h 12 HYPERLINK l _Toc329786327 3.7公文是否可以发布，以供全校查看？ PAGEREF _Toc32

6、9786327 h 13 HYPERLINK l _Toc329786328 3.8公文流程在使用一段时间后，需要发生变动，系统能否支持流程灵活变化？ PAGEREF _Toc329786328 h 13 HYPERLINK l _Toc329786329 3.9是否可以实现各部门之间工作的衔接？ PAGEREF _Toc329786329 h 14 HYPERLINK l _Toc329786330 4会议管理 PAGEREF _Toc329786330 h 14 HYPERLINK l _Toc329786331 4.1公共会议和内部会议有什么区别？ PAGEREF _Toc3297863

7、31 h 14 HYPERLINK l _Toc329786332 4.2会议审批是否有提醒？ PAGEREF _Toc329786332 h 15 HYPERLINK l _Toc329786333 4.3是否有常用用户组，便于添加用户？ PAGEREF _Toc329786333 h 16 HYPERLINK l _Toc329786334 4.4会议通知是否可以与个人日程关联？ PAGEREF _Toc329786334 h 16 HYPERLINK l _Toc329786335 5日程安排 PAGEREF _Toc329786335 h 17 HYPERLINK l _Toc3297

8、86336 5.1个人日程是否可以授权？ PAGEREF _Toc329786336 h 17 HYPERLINK l _Toc329786337 5.2如何查看别人授权的日程安排？ PAGEREF _Toc329786337 h 18 HYPERLINK l _Toc329786338 5.3能否有一个途径可以查看到所有校领导的日程安排？ PAGEREF _Toc329786338 h 18新乡医学院 办公自动化系统操作指南总体介绍新乡医学院办公自动化系统是由北京希尔信息技术有限公司依据学校需求，进行个性化开发研制的办公自动化管理软件，是新乡医学院数字校园系列软件的重要组成部分。新乡医学院办

9、公自动化系统基于工作流和数据流，紧密结合高校业务，全面贯通高校内部经脉，通过对学校各办公要素的闭环整合，实现对工作流、信息流和知识流的整合管理。希尔OA旨在为高校建立起一种开放的、网络化的、高效的办公新环境，以一套完善的支持群体协作、流程控制、信息查询及管理功能的应用软件，为学校内部管理和外部交流提供基本信息的传递、处理渠道。新乡医学院办公自动化系统实现与数据共享平台无缝连接和数据交换，既可独立运行又可协作互通，发挥数字校园的整体优势，使学校逐渐进入到与时代发展同步的数字化校园。注:本用户手册中出现的标示性符号：【OA系统】：办公自动化系统的简称 新乡医学院办公自动化系统操作指南信息发布在发信

10、息之前的准备工作？答：在正式的起草信息之前，部门信息管理员需要首先做好以下四个工作：定制本部门信息发布审批流程。（网络中心负责制定校级信息发布流程）定制本部门栏目。（网络中心负责制定校级信息发布栏目）建立栏目的时候绑定相关的流程。（多个栏目可使用同一个流程）制作本部门的信息（word）模板。（网络中心负责制定校信息模板）以上工作都完成后，拟稿用户（本系统设定了所有教工都有拟稿和信息发布权限）可以通过“我的草稿”起草信息或新闻的基本信息，如内容、选择发布栏目和信息的访问权限等。拟稿用户提交后，该信息即可自动在系统中流转到栏目对应的流程中设定好的处理岗位，相关处理岗位的用户会在自己的操作桌面“待办

11、事宜”中看到要处理的信息。当所有的审批完成后，信息可以发布，发布后的信息会显示在操作桌面的“最新信息”中，有访问权限的用户都可以看到。同时，用户可以通过“个人信息查询、部门信息查询、全校信息查询”三个菜单查询已经发布的信息。信息发布模块业务逻辑如下图：如何定制信息发布流程？答：普通教工无此权限。信息发布流程管理提供了完备的工作流编辑器，方便用户实现信息发布流程的定制和修改，并控制其使用状态。部门管理员可以通过此模块对本部门的流程统一进行维护。校级的流程可以由校级文件管理员使用workflow的帐号建立，建立流程的方法与部门流程的建立方法一样。用户在菜单区展开“信息发布”菜单，点击“信息发布流程

12、管理”子菜单，进入工作流程列表页面，此列表中显示当前登录用户及所在部门拟制的所有流程信息。具体操作方法可参看用户手册对应章节。如何上传信息模板？标准模板与部门模板有什么区别？答：系统根据模板管理级别的不同，可以分为标准模板和部门模板。标准模板为校级模板，所有具有拟稿权限的用户均可使用标准模板。而部门模板只允许本部门的用户使用。管理员可以将已经制作好的模板上传，支持的文件格式是MS-WORD。其他用户只能查看和使用模板进行正文编辑，不能对模板进行维护。如何新建栏目，实现栏目与信息的关联？答：信息拟稿后需要发布到学校或部门的栏目中，每个栏目需要对应相应的审批流程，根据栏目的涉及范围、性质以及重要程

13、度选择与之相应的流程。部门管理员在此对栏目进行维护，可以设置本部门的信息发布栏目，还可以设置栏目的子栏目，栏目以树形结构显示，同时可以对栏目下已经发布的信息进行管理。在新建栏目时，可以根据栏目特点绑定相应的信息发布流程；对建立的栏目进行排序。同时，还可以通过“移动内容”可实现栏目内容的批量移动，即可将某一栏目下的所有内容一次性转移到另一栏目下。用户在菜单区展开“信息发布信息管理”菜单，点击“栏目管理”子菜单，进入信息栏目管理列表页面。信息发布是否可以控制查看权限？答：根据信息发布范围的不同，将信息分为“全校”和“特定部门”两大类。选择 “特定部门”，用户可对部门或岗位的访问权限进行设置，即能够

14、精确的控制查看每一条信息的用户范围。“对外信息”没有权限控制，所以用户都可以查看。审批信息时是否可以修改信息内容？答：可以。领导审批不通过的信息如何处理？答：对于在信息发布流程中未通过审批的信息，系统提供了回退功能，用户可将退稿重新转为草稿状态，重新进行编辑，重新选择并进入新一轮的信息发布流程。退稿列表模块主要用于拟稿人接收到领导审批未通过被退回的信息草稿，查看未通过的审批意见，根据审批意见对信息内容进行重新修订后再次提交。用户在菜单区展开“信息发布”菜单，点击“退稿列表”子菜单，进入信息退稿列表页面，此列表中显示当前登录用户所有上报审批但审批未通过的信息草稿记录。信息发布之后如何查询？答：信

15、息通过审批并发布后，可以通过多条途径查询。根据用户查看权限的不同，将信息查询分为 “个人信息查询”、“部门信息查询”和“全校信息查询”三类：个人信息查询：显示个人拟稿和处理的信息，包括处理完成发布的和正在处理中的信息。包括信息标题、栏目名称、发布时间、信息安全、固顶级别和信息流程。部门信息查询：查询当前用户所在部门栏目下有权限的已发布的所有信息。包括信息标题、发布栏目、发布时间、信息安全、固顶级别、拟稿人、拟稿单位和信息流程。全校信息查询：查询当前用户有权限、当前用户部门有权限且已经发布的信息。包括信息标题、发布栏目、发布时间和信息浏览次数。信息阅览：为用户提供一个可以查看权限内各栏目信息的一

16、个平台，以目录树的形式展现全校栏目及各部门的栏目信息。用户可以自己设定优先显示的栏目顺序，满足个性化的需求。信息发布之后发现有内容错误，或者想增加、减少有权查看的部门，系统是否可以处理？答：可以。已经发布的信息如果发现误操作发错了栏目或者信息正文中有需要修改的内容。遇到这样问题时，系统为用户提供了修改已发布信息的功能，即可以在“部门信息管理”功能菜单中完成。部门管理员可以通过此菜单对本部门下所有栏目中已经发布的信息进行维护，如可以对信息进行固顶级别的设置，可以修改信息的发布栏目，修改信息的访问权限等。公文处理公文在审批过程中是否可以修改？是否可以保留修订痕迹？答：可以。公文在审批过程中可以修改

17、正文内容，同时可以查看正文修订痕迹，此功能与word修订功能一致。将鼠标放在修订的文字上，可查看修订人和修订时间。如果文件已经经过最终审批，则可以接受修订。起草人是否可以查看公文流转的情况？是否可以跟踪公文处理全过程？答：起草人和公文处理人可以通过“发文管理”、“我起草的公文”全程跟踪公文流转情况，查看各个环节都是由谁审批的、审批时间、审批意见，目前文件停留在哪个环节，该谁处理。点击标题链接，可查看该文件的详细信息，如下图：如果一个文件需要几个校领导同时审批，流程如何建？答：在设置流程环节属性时，在“用户设定”标签页下，选择几个审批岗位，同时在“所选角色协同完成”前打勾，即可实现在该审批环节几

18、个岗位同时审批。如果一个文件需要几个校领导中的任何一个审批，流程如何建？答：在设置流程环节属性时，在“用户设定”标签页下，选择几个审批岗位，即可实现在该审批环节任何一个岗位都可以审批，不需要在“所选角色协同完成”前打勾。此问题可以与2.3问题一起看。如果一个文件需要几个校领导依次审批，流程如何建？答：如果一个文件需要几个校领导依次审批，则需要加入一个秘书流转环节，在流转环节与领导审批环节之间画双向箭头，实现文件的反复流转。如下图所示：公文在运转过程中是否可以废除？答:有些情况下，公文需要被废除，比如：学院领导在审批某个公文时，发现该公文不需要按照设定的流程进行，或者领导审批时，认为该公文暂且不

19、需要起草，则此时，可以使用公文“废除”功能。在系统中，公文的“废除”功能是跟“审批”环节密切相关的，只有处理“审批”环节的用户才能够对公文进行“废除”操作，废除后的公文就会自动返回到“公文废件箱”中，院办管理员可以查看废除的公文信息或恢复公文继续流转。点击“废除”按钮时，系统会提醒如下：点击“确定”后，该公文即被废除，同时，院办管理员在“公文废件箱”中可以查看废除公文信息。如果要恢复该公文，则点击“恢复公文”，此时恢复的公文会回到当时“废除”公文的用户的“待办发文”，同时也会在操作桌面的“待办事宜”中提示，恢复后，该公文即可按照原来的流程继续流转。公文是否可以发布，以供全校查看？答：发文流程中

20、有一个“发布”环节，通过该环节可以实现将公文发布到【信息栏目】，同时有访问公文权限的用户可以在信息阅览平台或者系统桌面的最新信息中查看该公文信息。公文流程在使用一段时间后，需要发生变动，系统能否支持流程灵活变化？答：公文流程发生变化，则可以将原有的流程“禁用”，再建立新流程，对于正在流转过程中的公文，可以使用原来的流程继续流转，直到流转过程结束。但是对于新公文，则不能再继续使用禁用后的流程。是否可以实现各部门之间工作的衔接？答：有些公文经过某一部门处理后，还需要其它部门处理，此时可以将公文分发到各部门，在发文流程中使用“分发”环节，即可实现将公文分发给多个部门处理。分发环节后必须为结束或归档环

21、节，各部门以收文形式进行处理（对应校内来文列表），收文部门可以建立本部门的收文流程。有些公文经过某一部门处理后，只需要再给另外一个部门，则可以使用发文流程中的“发布到部门”，将公文分发到其中一个部门，一般情况下，该环节与“结束部门流程”环节一起使用。各部门以收文形式进行处理（对应外部门来文列表）。会议管理公共会议和内部会议有什么区别？答:系统根据公共会议与内部会议的不同特点提供不同的管理内容。一般来说，学校都会有全校可以公用的会议室资源，各部门各院系如果要使用这些会议室，必须要查看这些会议室的使用状态，并由会议室管理员根据会议室的使用情况告知申请人是否可以使用，那么，在系统中，我们把使用这些学校公用的会议室资源的会议称为“公共会议”，对于这类会议的管理可以通过“公共会议管理”子模块来实现。另外一种情况是，学校还有一些会议室资源是属于各部门或者各院系的，比如部门办公室等，对于这些会议室资源，一般都是部门使用的，不需要向学校申请、审批，所以，在系统中，我们把这类会议称为是“内部会议”，可以通过“内部会议管理”子模块来实现。公共会议业务处理逻辑：内部会议业务处理逻辑：会议审批是否有提醒？答：会议审批、审批