公司采购管理制度资料

1、公司采购管理制度资料采购管理制度总则1.1为规范公司商务采购工作，特制定本制度。1.2本制度适用于公司的商务采购/招标活动（含办公用品、工 程、设备设施维修/维护等项目）。采购/招标原则2.1严格执行询议价程序2.1.1采购/招标活动，必须由项目需求部门拟定工程、办公 用品、项目的招标书（含项目完成时间、质量要求及验收标准等）；2.1.2采购/招标活动，必须有三家以上具备合法资质的供应 商提供报价，同时应围绕供应商资信情况进行背景调查，并如实记 录；2.1.3在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客 户群等因素的基础上，由管理部联合采购项目需求部门、财务部进 行综合评估，并与供应商进一步

2、议定最终价格及采购/招标要求；2.1.4临时性应急采购/招标的项目，须向公司领导电话汇报， 经授权确认后，能够先予实施，但应于项目实施之日起五个工作日 内，补充完善相关审批程序。2.2采购会审、合同会签制度2.2.1采购/招标活动，必须各相关部门共同参与，调研汇总各 方意见，形成书面的评估报告，经公司领导审核，并确认最终中标单 位；2.2.2采购业务负责人根据采购项目招标书相关要求，拟定 合作协议，报公司领导审核；2.2.3采购业务负责人与中标单位沟通并确认合作协议，报 公司领导批准后，予以执行。2.3职责分离2.3.1采购人员不得单独实施货物、工程项目和服务的验收；2.3.2采购/招标过程中

3、，货物质量、数量、交货等问题的解 决，应由管理部、项目需求部门根据合同要求及有关标准，与供应 商协商完成；2.3.3财务部负责对项目采购/招标过程中，相关费用的审核 及评估程序合法性的监控。2.4 一致性原则2.4.1采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规 格、型号、数量相一致；2.4.2在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,采购人员应及时反馈信息，由项目需求部门综合评估，变更采购 单，经公司领导确认后，再次向供应商发出采购要约。2.5廉洁制度所有采购人员必须做到：2.5.1自觉维护公司利益，努力提高采购质量，降低采购成本, 提高采购效率；2.5.2加强学习，提高认识，增强

4、法治观念；2.5.3廉洁自律，不能向供应商索取或收受回扣；2.5.4严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督；2.5.5工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成 损失；2.5.6努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市 场信息。采购程序3.1供应商的选择3.1.1供应商必须具有合法资质（供应商评估过程中，参与投 标单位应提交营业执照、税务登记证明、组织机构代码证及其它 专业资质证明）；3.1.2对于经常使用的商品或服务，管理部应较全面地了解掌 握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况， 建立供应商档案，做好记录，会同相关部门对供应商定期进行评估和审计；3.1.3

5、在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估；供 应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资质、以往的服 务对象及客户评价情况,供应商的报价不能作为唯一决定的因素；3.1.4为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两 家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。3.2采购程序3.2.1固定资产及其它零星物品的申请，由各使用部门报管理 部统一申请。根据采购申请流程，由各相关部门审核，并经公司领 导批准后,方可交管理部采购人员实施采购。3.2.2采购/招标活动，应严格遵循采购申请流程及标准要求, 由各相关部门审批。项目采购申请中如果要素不明确者，应予退 回。3.2.3采购询价、

6、综合评估、会签合同，由管理部协调财务及 采购/招标项目需求部门共同完成，报公司领导批准。项目需求部 门负责采购物品的功能及适用性（必要时可商请外部相关专业人士 予以协助）检查；3.2.4财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的 审核，管理部负责合同风险条款的审查、合同条款的谈判，付款申 请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生 产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售 后服务事宜。3.2.5采购过程中发生变化时，项目需求部门出具采购变更申 请，由公司领导签字确认后，交管理部采购人员执行。3.2.6采购/招标项目需求部门、管理部负责出具接收报告。3.2.7

7、相关表格后附。3.3付款程序3.3.1管理部根据付款计划提出申请，根据财务付款申请流程, 由部门负责人签字，后附付款明细单据、合作协议，交给财务部 审核,并经公司领导批准后，由财务部办理付款手续；3.3.2大宗采购行为（采购/招标单价在500元以上），应要求 供应商提供开户行及银行账号信息，优先考虑银行转账支付，原则 上不予现金结算；3.3.3付款前，必须向供应商索要发票，核对发票内容是否和 合同一致，并填写发票明细单，部门负责人签字，财务部审核，公司 领导批准后，由财务部核销。违约处理4.1采购人员应积极跟进项目采购/招标项目，确认项目交付期， 如可能出现延期,管理部应及时通知相关部门；4.2货物出现质量问题后，由使用者提出书面意见，报部门负责 人审核，交管理部处理。管理部接到意见后，将情况上报公司领导， 并按投诉做紧急处理，及时以书面形式报给供应商，并电话通知，要 求供应商换货、退货或变更服务；4.3合作协议中，应明确合作双方权利、义务、违约责任，及 仲裁和解约条款；4.4管理部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算 损失，管理部负责追索;追索不成，由法院裁决。审计监督5.1财务部负责对采购全过程进行财务监督、核查和审计；5.2在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程 中，除有管理