公文写作常识

1、一、公文种类公司常用的公文种类主要有：决定、通知、通报、报告、 请示、批复、意见、函、会议纪要。（一）决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。（二）决定用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及 人员，公司部门成立、变更或者撤销的决定事项。（三）通知用于转发上级机关和不相隶属机构的公文；发布规章； 传达要求下属机构办理和需要有关单位周知或者共同执行 的事项；任免人员。（四）通报用于表彰先进、批评错误、传达文件精神或者经营、业 务发展情况等。（五）报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的 询问。（六）请示用于向上级机关请求指示、批准。（七）批复用于答复下属机构的请示事项。（八）意

2、见用于对重要问题提出见解和处理办法。（九）函用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向 有关主管部门请求批准和答复审批事项。（十）会议纪要用于记载、传达会议情况和议定事项。二、行文规则行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不 发的公文不发，可长可短的公文要短，要按照工作重点和缓 及程度选择公文类型，防止公文旁而混杂现象，严格按照一 事一题，精简公文数量，有效提升办公效率。（一）公司行文常用六种形式1、公司文件。用于向上级请示和报告工作，转发上级文 件，发布公司规章制度，通知事项等。发文代字为“联通集团 甘字2011x号”。2、公司函。用于以函的形式与不相隶属单位间的行文， 公司函

3、由公司分管领导会签后，提交总经理签发。发文代字 为“联通集团甘函2011 x号”。3、部门函。用于公司内部各部门在职权范围内与不相 隶属部门或对公司的业务、经营发展情况等进行通知、通报 等。部门函由部门负责人签发。发文代字为“联通集团甘xx 函2011 x 号”。4、签报。适用于部门或县分公司需请示公司领导批 示的重大事项。签报由公司领导签发。发文代字为“签报甘 2011x 号”。处理流程：拟稿T部门经理审核T相关部门会签-拟稿 部门经理送分管领导会签一综合部经理送公司领导签批T 拟稿人交办（套红头发送）T协办部门经理承办T协办部门 员工办理T拟稿部门经理阅处T档案管理员归档。5、电子工单。适

4、用于市分公司部门或县分公司之间 重要工作的沟通协调。一般工作事项不应在电子工单流转。工单处理流程：填报人起草工单一由部门（县分公司）经 理审批T综合部经理交办T主管领导审批T综合部经理交 办T分公司领导审批T综合部经理交办T协办部门经理承 办T协办部门人员办理T反馈提出部门。6、会议纪要。用于记录公司领导讲话、传达会议情 况和议定事项的主要内容。一般由公司领导签发。发文代字 为“会议纪要2011x号”。7、传真电报。用于公司和部门紧急会议或紧急事项 的通知等（非密级内容），由公司领导或部门负责人签发。 发文代字是“联通集团甘传2011x号”。三、公文格式（一）行文要求。1、秘密的公文应当选择“

5、绝密”、“机密”、“秘密”和 保密期限。文件未标注密级的公文，按内部一般公文管理。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其 中传真电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。2、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标 明公文种类，公文标题中附后其它文件名称需加书名号外， 一般不用标点符号。3、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或 规范化简称、统称。例如：中国联合网络通信集团有限公司 甘肃省分公司，可以写成“省分公司”但不能写成“省公司”。 向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他相关 机关，应当用抄送的形式，但不能同时抄送下级机关。4、公文如有附件，请上载

6、附件时注意次序及附件名称。5、公文除会议纪要外，应当加盖电子印章。电子文件 以签发为准，形成的电子印章应加盖在成文日期上，严禁乱 盖乱用印章。套红头后如加盖印章后，根据文件的排版要求， 正文与印章及主题词部分列为一页，严禁红头文件出现分页 零散罗列印章。6、公文应当标注主题词。在起草界面填写，系统自动 生成，主题词是标题核心及重点加上发文种类。（二）公文层次及格式要求。1、公文中的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为（二）”，第三层为“ 1. ”，第四层为“（1）”。同一公文中， 数字的使用应前后保持一致。2、公文字体规定：公文标题、发文字号、抄送机关、 附件名称、成文日期、附注、印发机关和

7、日期等字体由系统 自行设置，公文正文统一字体应设置三号仿宋GB2312，左 右缩进为0字符，行前行后间距为0，行距设置固定值为30 磅。3、公文中数字和数值范围规范表述。百分数与分数用 阿拉伯数字表述，如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”； 3/4不应写为“四分之三”；表述“3%8%”，不能写成“3 8%”，不能省略3后的百分号；5万10万人不能写成510 万人。4、正文中引用公文，在正文中引用公文时，通常应用 标题用，应用文号用（），如“根据关于开展2010年 XXX 工作的通知（联通集团甘字2010 x号）要求”。5、主题词标识。主题词的主要作用是反映公文的类别、 主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词） +内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反 映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会 出现；标题的主要作用是概括公文机关一般不宜作为主题词 标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据 公文内容进行分析，弄清公文的类别