档案员培训资料

1、机关档案的保管和移交任务.第一章档案保管任务的义务及要求档案保管：是指为了维护档案的完好与平安, 根据档案的构呵斥分和现状所采 取的存放管理措施。.第一节档案保管任务的义务一、中心义务档案保管任务的中心义务是维护档案的完好与平安，以最大限制在延伸档案的寿命。维护档案的完好与平安是保管任务根本职责 。最大限制在延伸档案的寿命，是保管任务的最终目的。 .二、档案保管任务的意义 档案保管任务的优劣，不仅是一个单位档案任务程度的重要标志，而且在很大程度上，直接决议了档案的寿命。.第二节档案保管的内容和要求一、档案保管任务的内容1、档案库房管理。2、档案在流动过程中的平安防护。3、为延伸档案寿命而采取的

2、各种专门技术处置。.二、档案保管任务的根本要求或保管任务的原那么1、以防为主，防治结合；2、统筹兼顾，动态保管；3、突出重点，照顾普通；4、立足长久，保证当前。.第二章档案库房的要求与管理第一节档案库房的选择 第二节库房管理制度第三节档案应急预案第四节档案事故的应对.第一节档案库房的选择一、档案库房选址的要求1、库房必需公用，不能与办公室合用，也不能同时存放其它物品；2、档案库房必需巩固，不能是暂时建筑；3、库房应远离火源、水源和污染源，并符合防水、防火、防潮、防光等根本要求。.二、库房的设备设备要求1、温湿度监控、调理配备。目的是让库房的温湿度控制在国家规范以内。2、库房防火配备；3、库房防

3、盗监控配备；4、库房空气净化安装；5、档案维护公用设备。.第二节库房温湿度调控库房内的温湿度是直接影响档案“自然寿命的环境要素，较为适宜的库房温温度应为：温度以1424；相对湿度应控制在4560。每天温度的变动不应超越2，湿度每天的变化范围不要超越5。.第三节档案七防一、防潮、防渗和防水二、防日光直射和紫外线照射三、防尘四、防污染五、防蛀和防鼠防有害生物六、防盗七、防火.第三章档案的维护和维护 第一节档案维护与维护任务的制度建立第二节档案员日常任务本卷须知第三节档案室突发事故及灾祸应急处置预 案 第四节 对突发事故和灾祸的应对 .第一节维护维护任务制度建立一、进出库房制度二、利用档案制度三、档

4、案资料登记制度四、档案员岗位改换交接制度.1、不允许在运用档案的同时吸烟、喝水、吃食物；2、不允许在档案上勾划、涂抹，更不允许有撕损剪切等破坏行为，运用者必需保证档案的完好。3、档案在运用中不允许长时间无人看管，应及时放入公用的柜子中锁好；4、不准擅自带离规定的运用场所(办公室、阅览室等)；档案一概不得借出，因任务需求提供复印件时，要做好登记任务，并及时收回销毁.5、利用者未经允许不准擅自交换查借阅中的档案；6、未经允许，利用者不得擅自拍照、抄录、复印；经过同意的拍照、复印等行为应以不损伤档案为前提；7、档案员要对每次提供档案的数量、运用时间进展的限制。8、非任务时间要求查阅档案，须经单位分管

5、指点赞同。.四、档案员岗位改换交接制度档案员因任务需求或其他缘由分开现任务岗位时，必需与接手的新档案员办理移交手续。交接文书应存入进机关档案室的全宗卷备查。.第二节日常管理任务本卷须知 1、文件资料不论是借出还是接纳都要登记清楚；2、提倡档案不出库房。重要档案的借阅必需经过指点的同意。借出去的档案原那么上5个任务日必需收回。3、档案资料要定期检查。档案员改换或每年必需对档案进展一次清点。4、档案库房温湿度应适时调控，并做好记录。.6、非库房管理人员制止擅自进入库房。确因任务需求进入库房的，须由库房管理人员陪同。7、库房封锁时，应例行检查门窗、电源开关、灯具、门锁等，确保万无一失。8、库房平安监

6、管全天候。9、节假日放假前要对库房进展一次平安检查。10、坚持库房清洁卫生。.第三节突发事故及灾祸应急处置预案(1)处置原那么档案优先，以防为主，分级担任，反响及时，规范有序。(2)组织指挥成立由分管指点任组长的档案馆(室)突发事故及灾祸应急处置指点小组。(3)应急预案的目的在应急情况下，采取最有效的行动消除对档案资料的要挟，维护未受损的档案资料，抢救已受损的档案资料。.(4)预警预备各楼层责任人均应熟习本人的应急抢救岗位、职责、消防器材的存放位置，运用方法等。真正做到责任到人，措施到位，方法得力。(5)建立档案平安检查制度要把档案的平安当作重点从事后处置转到事前防备上来，库房管理人员定时对库

7、房平安情况进展检查登记，加强对重点部位的检查，发现问题和隐患要及时整改。(6)灾祸及事故应急预案适用范围.第四节、对突发事故和灾祸的应对1、档案库区火灾2、档案库区水灾3、档案库房失窃.第四章全宗卷一、全宗卷的概念全宗卷是档案室任务人员在管理本单位全宗过程中构成的、可以阐明该全宗历史情况的有关文件资料所组成的专门案卷。 .二、全宗卷的作用(一)有助于全宗的延续管理。(二)有助于档案管理人员熟习档案情况，进一步提高任务效率。(三)有助于综合利用档案资料。(四)便于廓清现实，明确责任。.三、全宗卷的主要内容(一)档案搜集； (二)档案整理； (三)档案鉴定； (四)档案保管；(五)档案统计；(六)

8、档案利用； (七)档案管理新技术的运用。.四、全宗卷的整理全宗卷卷内文件资料普通顺序为：全宗引见、大事记和有关档案搜集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件资料。.第五章 特殊载体档案的保管.第一节 光盘档案的保管光盘的保管措施主要包括减少运用、防治空气污染物、调控温湿度、坚持信息读取面的清洁和防止标志面的机械损伤等。 .第二节 胶片档案的保管l、控制温湿度 根据国家档案局1987年正式颁发的，保管普通胶片的适宜温度是1424，相对湿度为4560。2、防止阳光照射3、坚持库内清洁4、留意预防火灾5、加强检查.第三节 实物档案的保管 (一)印章的保管(二)像章和证章的保管.第六章

9、档案的移交 机关档案保管一定期限后向国家档案馆移交是档案法的规定的义务。不按规定向国家档案馆移交档案是违法行为。.第一节移交的对象和要求 一、档案移交的时间要求 二、档案移交的质量要求.一、档案移交的时间要求一省直及市、州直机关自构成之日起满20年的永久、长期或30年保管期限的档案向同级国家综合档案馆移交；二县(市、区)直及乡镇、街道办事处机关自构成之日起满10年的永久、长期或30年保管期限的档案向县(市、区)级国家综合档案馆移交。国家另有规定的从其规定。.二、档案移交的质量要求1、移交档案的整理质量应符合相关规定；2、纸质档案和相关目录及资料同时移交；3、电子档案按国家规定和档案行政管理部门

10、的要求移交；4、涉密档案在移交前应进展解密鉴定；5、移交目录的份数按当地档案局(馆)的规定执行。.第二节档案移交的预备一、关于以卷为单位的档案。1、本次移交时首卷的案卷流水号必需与档案馆保管的本目录的最后一卷案卷号相衔接，不能出现重号、跳号景象，不允许出现1000号以上的案卷号。新目录号的，档号从1号开场编，不能从“0号开场。2、移交档案中不允许存在重号、漏号景象。3、卷内文件标题必需与卷内文件目录一致，不允许出现无卷内目录、无备考表景象。4、是案卷的序号必需与电子文档是一致的。.二、以件为单位的档案。1、年度归档目录必需是规定的档案管理软件最后一次生成打印本，而且是一式两套完全一致。2、目录中的文件名必需与档案一致或符合规范要求。3、不允许出现有目录无归档文件的景象。.三、科技档案、电子档案、声像档案、实物档案、重要的档案编研资料、部门现行文件、法律法规资料汇编应一同移交。.第三节移交中本卷须知一是档案未出档案室之前的预备任务。1、仔细核对、清点档案，发现问题及时整改。2、档案下架后要进展按顺序打捆或