秘书学概论期末复习讲义

1、填空判断叙理题 简答题 案例分析题判断叙理题一定要先判断然后再叙述一、秘书学研究的对象秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学二、秘书学研究的内容与范围从广义层面看，秘书学是一个包括理论秘书学、应用秘书学、历史秘书学和秘书教育学四个 主要部分的理论体系。从狭义层面看，秘书学是指上述广义秘书学中的理论秘书学。它是秘书学的基础理论体系, 是广义秘书学的灵魂。理论秘书学的基本框架包括秘书职业、秘书机构、秘书职能、秘书职 能环境、秘书工作规律与方法等主要方面。三、秘书学的学科性质及其与其他相关学科的关系(-)秘书学与领导科学秘书学与领导科学的关系十分密切，这是由秘书职业的性质决定的。秘书学与

2、领导科学的关系比与其他学科的关系更为直接，从实践角度看，秘书工作不可 能离开领导工作，秘书工作与活动只有服务于领导活动，才能有利于领导活动的开展，实现 其职能价值。所以，掌握领导科学知识，是秘书服务领导所必需的。(二)秘书学与公共关系学秘书学与公共关系学都形成于20世纪80年代。从职能和研究内容看，公共关系学与秘书学有许多相同之处。但两者职能的具体内容和 表现形式以及研究的重点都存在较大区别。首先，二者信息工作的内容和手段各有侧重。秘书机构信息工作的重点，是围绕领导工 作的思路，围绕一定时期的中心工作，提供适时对路的信息；而公共关系部门的信息工作却 有较大的方向性和专业性。从信息沟通手段来看，

3、公共关系部门沟通信息主要利用大众传播 媒介，以便充分发挥优势，秘书机构的信息沟通的主要手段是公文、会议、对话与座谈。其次，二者决策辅助的内容与方式不同。秘书机构的决策辅助体现在紧密围绕领导展开 工作；公共关系部门是从塑造良好形象角度承担决策咨询任务的。对决策的独立又独特的参 与角度，正是公共关系部门与秘书机构在决策辅助上最大的区别。最后，二者协调关系的范围和手段不同。秘书机构的协调实在领导授权下，通过调整和 改善人际、组织之间的关系，使各项活动和谐，实现工作目标。公共关系部门的协调是在组 织与公众之间排除纠纷、减少摩擦、促进组织内外关系和谐。秘书机构协调的重点在内部, 公共关系部门协调的重点在

4、外部。从协调手段来看，公共关系部门主要采用各种活动，秘书 机构则一定是在领导的授权下，借助领导的权威，乃至运用行政手段达到目的。四、秘书的分类（一）纵向分类高级秘书、中级秘书和初级秘书（二）横向分类政务秘书、商务秘书、科研秘书、教学秘书、法律秘书、医务秘书、公关秘书五、秘书职业发展的现状（一）秘书工作职业化秘书工作发展呈现出职业化特点，是世界性的潮流，也是社会发展到市场经济阶段的必 然产物。人才市场对商务秘书的需求剧增，秘书在社会发展过程中发挥了巨大作用。秘书这 一职业拥有数量众多、相对稳定的从业者，也形成了自己的行业规范，更有专门的行业组织。（二）秘书技能专业化秘书技能逐渐呈现专业化趋势。首

5、先表现为分工越来越具体，其次表现为对秘书工作技 能要求越来越严格。（三）秘书办公科学化信息处理技术的进步为秘书工作提供了极大的方便，办公方式由纸币世界转向电子信息 世界，极大地提高了效率。（四）秘书职业年轻化2035岁的年轻人在秘书中占很大比例（五）秘书职业女性化在经济发达的西方国家以及我国港台地区，秘书工作女性化倾向相当普遍。社会公认女 性是最适合担任秘书工作的。六、秘书职业的基本特点（-）广泛性秘书工作具有广泛性，秘书职业是一种广泛存在的社会职业。秘书服务的对象与范围越 来越广泛，秘书的职能也越来越多样。（二）近身性秘书职业围绕并服务于领导，在整个工作中，居于中枢地位，具有“近身性”，便于

6、秘 书们接收领导的要求，以最快的速度直接为领导服务。（三）服务性秘书没有决策权。秘书工作属于服务性工作。首先，秘书全面服务与领导，为领导提供全方位的服务。秘书在工作过程中必须强化服 务意识，直接或间接地为领导提供服务。其次，秘书处于组织的枢纽位置，其工作范围是全局性的，因此秘书工作的服务性不仅 指为领导服务，而且要为职能部门和所属下级机关服务、为社会公众及群众服务。从心理上 强化服务意识，从工作方法到工作技巧，全面提高服务水平，充分发挥“辅助决策，综合服 务”的作用。（四）从属性秘书工作职能决定了秘书的从属性。秘书的存在是以领导的存在为前提的，这种伴生性 特点决定了工作中领导的主导地位与秘书的

7、从属地位。秘书工作的从属性，并不是将秘书当 成领导的附庸物，而是要求秘书最大限度地发挥主观能动性，为领导服务，做好领导的参谋 助手，在整体工作中当好最佳“配角”。七、秘书职业化的表现（-）秘书职业资格认证工作的全面展开（二）专业性组织和秘书服务机构的涌现权威的、影响广泛的专业组织大力发展；秘书职业分工逐渐细化和规范化；秘书职业化 服务开始形成并逐步走向多元。（三）商务秘书成为秘书职业队伍的主体商务秘书的迅速崛起，标志着中国秘书开始从行政职位走向社会职业。（四）秘书劳动价值具有了商品意义范围广、数量多的非公有制秘书和商务秘书，在市场经济条件下，充分体现出劳动价值 的商品化特征。八、影响秘书职业化

8、发展的因素（一）传统秘书观念影响秘书职业的正确定位一是中国“官本位”文化传统的影响二是秘书工作成果的隐匿性使得许多人对秘书工作的作用认识不足三是目前从事秘书工作的部分人员素质偏低。（二）秘书职业专业化成都有待提高社会上对秘书职业存在误解。原因在于：一是目前我国秘书需额基础理论研究还比较薄弱二是目前我国的秘书教育和培训工作还不完善三是聘用秘书的社会组织性质规模不同，对工作的具体内容和要求有很大差别。九、秘书职业化发展的途径（一）加大对秘书职业的宣传，树立现代秘书职业理念（二）制定法律法规，完善秘书职业监督（三）促进秘书职业资格认证后时代的职业准入（四）深化秘书学理论研究和秘书职业研究十、秘书机构

9、的特点（一）综合性秘书机构不同于各职能性机构，其工作非专项职责范畴，而是具有全局意义。（二）附属性任何一个秘书机构都直接隶属于组织的领导机构，设置在领导机构之下，处于特殊的位置。（三）辅助性秘书机构既无权做出决策，也不是某方面业务主管，其工作基本上是围绕领导集体或领导的 工作而展开的一些辅助性活动。十一、秘书机构设置的原则（一）适应性原则一是凡独立单位都必须设置秘书机构，以适应组织管理的需要 二是秘书机构内部层次布局要适应工作的需要三是秘书机构的设置应当主动适应客观实际需要(二)科学合理原则一是组织结构要科学；二是职责确定要科学；三是团队人员组合要合理(三)统一高效原则统一是指秘书机构的名称和

10、设置要统一，秘书机构各构成部门的职能目标要统一；高效是指要讲求效率，形成高绩效。(四)相对稳定原则秘书机构一旦建立，应该保持相对稳定的状态。十二、秘书机构的名称(-)办公室或办公厅【不属于秘书机构，这些机构所承担的职能并非秘书机构的职能】(-)秘书处【所谓的狭义的秘书机构】(三)以秘书机构承担的具体职能命名【称谓虽然独立，但依然属于秘书机构】十三、秘书机构的组织类型(-)综理制总体办公室机构模式，是以组织和领导机构运转的整体需要为原则设立的统一的办公机 构。这种模式结构简单且权力集中，有利于统一领导、统筹规划、综合协调，发挥整体功能。对负责人要求较高，要求负责人具有较强的统筹能力和组织管理能力

11、。可以及时进行信息反馈，尽快地为领导决策提供依据，既可缩短办事时间，乂可节省人 力、物力，实现优质高效地服务。综理制适合于组织机构驻点集中、工作业务面窄、内设机构层次较少的单位。【全国人大常委会、中央军委、全国政协,】(-)分理制分理制采用职能分工型模式，在设置办公室的同时，又设置若干与办公室平级的其他内 设秘书机构。这种模式能充分发挥职能部门专业管理的作用，不仅适应复杂的职能分工需要, 也有利于秘书个体发挥专业才能，促使秘书个体在工作中不断提高自身业务水平。分理制秘书机构的特点，是将秘书职能化整为零，使其各负其责，各司其职，以充分发 挥各职能部门的作用。缺点是难以将信息进行综合处理，容易浪费

12、时间。分理制主要适合于管理面较宽，或驻地较分散，且工作联系面广，需处理的文书比较繁 多的大中型组织。【国务院办公厅的负责人一一秘书长】（三）单一制采用职能统兼模式，或称“秘书岗位”。它指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和 其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。单一制的秘书机构对秘书要求较高，要求秘书知识面宽广、综合能力以及适应性较强。优点在于便于领导直接指挥和调遣。单一制的秘书机构一般设置在小型组织十四、秘书机构的环境管理秘书环境就是在秘书机构及其人员从事秘书工作中对工作效率、行为倾向等产生影响的 客观世界。根据影响的范围，可分为直接影响和间接影响（一）物质环境管理这种硬环境管理

13、是指对秘书机构的设置方位、空间布局、环境美化、办公设备等方面的 管理。空间布局须合理、环境须整洁美观。对办公设备的管理应遵循几条原则：一是要有计划，从长远考虑；二是要有整体和局部 意识；三是要有节约意识；四是科学使用，定期保养和维修。（-）精神环境管理这种软环境是指组织风气、工作制度、群体意识、协作关系以及领导作风等。软环境的 诸因素直接影响秘书机构及其工作人员的积极性，因此，在环境管理中必须对秘书机构的精 神环境给予足够重视，创造良好环境，使秘书能够最大限度地发挥效能。十五、精神环境管理办法首先，可运用目标管理的办法，指定秘书机构及其人员的工作目标、工作责任，并以此 作为评价标准，衡量部门或个人的工作状态和绩效。目标管理的实质就是把个人的需求和组 织的目标结合起来的一种自我控制的管理制度。其次，可以采用规范来约束秘书机构及其人员，创造良好的环境。最后，可施行奖惩机制，使秘书人员不断调整努力方向和工作目标，提高工作效益，获 得成就感，激发积极性。十六、岗位责任制具体的要求岗位责任制是对秘书的职责、任务、权限、完成任务的标准、履行职责的情况等作出明 确的规定。办公室主任应当具有较高的政策水平和理论水平，掌握现代管理学、秘书学等业务知识, 应当对组织的历史与现状了然于胸，有较为丰富的秘书工作经验，有处理复杂问题的决断能 力和组织能力。主要职责如下：一是协助领导研究政策