工程EPC总承包项目采购管理方案

1、工程EPC总承包项目采购管理方案1.1工程项目采购岗位设置、职责和任务1.1.1岗位设置项目采购一般设置采购经理、综合管理工程师、采买工程师、催交工程师、检验工程师及运输工程师、仓库保管员等岗位。1.1.2岗位职责1.1.2.1采购经理(1)在项目经理领导下，负责组织、指导和协调项目的采购工作，对项目采购的货物的质量、进度及费用全面负责。(2)组织编制采购实施计划，管理和协调采购工作包括采买、催交、检验、分包、运输、安排制造厂商现场服务。(3)负责组织采购工作的各岗位工程师贯彻公司质量体系文件及采购手册，并保证其有效实施。(4)对采购货物的质量记录完整性负责。(5)向业主提供供货商评估报告，并

2、负责获得批准。(6)审查询价文件是否能满足询价的要求。(7)对采购的全过程进行控制，例如：采购的评标，参加重要设备、关键设备、大宗材料供货商的开工会、催货及检验。(8)负责评审与供货商签订的订货合同，并处理与采购有关的各项问题。(9)有一定的协调、组织能力，协调好业主、采购、供货商的关系，并在所采购的货物出现问题时具备应急处理能力。(10)对不符合订货合同的货物提出纠正方法和措施。(11)向项目经理提供装运计划。(12)在执行有关标准、规定等采购专业方面，除工程合同特别规定外，要接受工程建设部的领导。(13)为人公正、行为廉洁，能在采购工作中起带头作用。(14)项目结束后,向项目经理提交项目采

3、购总结报告。(15)采购副经理要协助采购经理完成以上逐项工作。1.1.2.2综合管理工程师(1)在采购经理的领导下，根据项目总计划及施工计划编制采购实施计划和采买、催交、检验、运输等项工作的进度计划。(2)数据统计分析和编制采购状态报告。(3)根据货物采购情况编写采购月报表交采购经理审批。(4)采购订货合同及文件资料管理。(5)协助项目经理作好费用控制，每月进行采购费用计划报告。(6)如在现场，要参加每周的调度会，了解采购货物的到货情况及安装进度对到货的要求。(7)根据订货合同付款条件办理付款申请手续，提出拒付及索赔报告。(8)工程结束后，将所保管的文件，整理好后通过采购经理同意，交承包工程项

4、目部，按公司规定交档案管理部门。1.1.2.3采买工程师(1)接受设计提供的请购单文件，包括：请购单、数据表、采购说明及询价图纸等。(2)编制商务询价文件，包括：询价函、报价须知、订货合同、合同基本条款、包装及运输要求等。(3)选择合格的货物询价厂商名单。(4)发出询价，接收报价。(5)组织商务报价评审和技术谈判。(6)组织召开厂商协调会。(7)确定供货厂商、签订订货合同。(8)负责合同、信函及文件的发放、回收整理并交综合管理工程师存档。(9)协调付款及售后服务问题。1.1.2.4催交工程师(1)编制催交计划，特别是对项目中的关键设备、重要设备、复杂设备及特殊散装材料的催交计。(2)负责催交供

5、货商应返回的图纸并及时交设计部门确认后，按时返回供货厂商。(3)了解并督促供货商的生产进度、外协件的落实情况。(4)经常了解施工安装计划，以此协调供货商交货日期，以保证工程进度。(5)依据供货商采购合同执行情况，编制货物供货进度报告。1.1.2.5检验工程师(1)编制货物检验计划。(2)组织同供货商和/或分包商的预检验会议。(3)校对和审查供货商和/或分包商提交的检验报告。(4)根据要求对供货货物进行中间监造及目击试验。(5)确认检验报告。(6)发布纠正、整改工作结果。(7)向项目采购经理提交在供货厂商参与监检的报告。(8)进行货物出厂前的检验，对货物的规格、型号、涂漆、包装等进行全面检查，以

6、保证出厂的货物符合合同要求。(9)办理委托第三方检验。1.1.2.6运输工程师(1)编制货物运输计划。(2)确定国际或国内运输公司，办理运输委托手续。(3)对于超限设备、大件设备运输，应开展沿途路线有关单位的协调工作。(4)如有必要，对运输、装车设备的检查与确认。(5)清关、运输、保险及商检等手续的办理和委托。(6)卸车后的移交工作，协助办理货物交接手续。1.1.2.7仓库保管员(1)认真学习并严格执行有关物资管理的制度，在采购经理的领导和上级业务部门的监督指导下，搞好本项目材料保管工作。(2)在综合管理工程师的协助下运用物资管理软件进行帐务处理,包括验收入库业务、调拨出库业务、生成料具消耗结

7、存月报表业务(每月20日上报)、每月与施工队进行出库核对业务，以上业务生成资料按要求进行签字、流转和归档。(3)按材料类别做好料具保管台账，要求当日发生的当日入帐。(4)在综合管理工程师的协助下做好进场物资设备质量证明编号的“三位一体”工作。(5)做好材料设备的报验工作。(6)物资入库前，保管员应按送货单核对实物名称、型号、规格、材质、数量，必要时辅以检斤、检尺、量方过磅，确认无误后，才能验收入库保管，并在验收单仓库联后附上检斤检尺记录。(7)定期进行料具消耗动态和结存情况清查，做到物资的帐、物、卡相符。按月与项目成本员办理材料票据交接签收手续，每月按时做出“材料月耗汇总表”，并与项目成本员核

8、对；工程完工后7天内完成“工程材料耗用汇总一览表”的编制工作，并与项目成本员核对。(8)物资保管要做到“三清”：材质清、规格清、数量清；“三齐”：堆放整齐、码垛整齐、排列整齐。保持标识清晰，明码对号入座。物资发放要做到“四不出库”：物资没验收、去向不明、白条子、手续不全的物资不出库。(9)根据各种物资的保管要求做好库房温度、湿度控制，做好防雨防晒工作，保持库房清洁卫生，使保管的物资保持应有的质量性能，做好防火防盗工作。(10)项目经理、采购经理经理安排的其他工作。1.2采购控制1.2.1工作内容及工作程序1.2.1.1项目采购计划项目采购计划是在项目初期，根据项目总体计划，由项目的采购经理负责

9、或组织编制的；并应得到项目经理的批准；项目总体计划应由项目经理处或其指定的项目计划部门获得。项目采购计划的基本内容至少应包括以下内容：(1)项目采购的范围；(2)采购工作计划及工作原则；(3)货款支付计划及支付原则；(4)项目总合同中业主对采购提出的特殊要求；(5)项目采购组的组成及其职责；(6)工作的准则说明,工作程序的说明；(7)费用/进度/质量控制的原则；(8)采购与各有关部门的协调程序；(9)境内外采购的划分；(10)与分包商的货物分交原则等。1.2.1.2确定合格分供方名单(1)合格分供方名单指供当前工程采购询价用的合格分供方短名单；原则上每一类货物不少于3个合格分供方；(2)当项目

10、合同中对合格分供方的选择有规定时，应按照合同的规定确定合格分供方名单；(3)当项目合同中对合格分供方的选择未规定时，应按照货物分供方选择和评价规定中的规定确定合格分供方名单；(4)确定合格分供方名单应在项目的初期根据项目的基础设计等货物的初步数据将主要货物的合格分供方名单确定完成，并提交采购经理批准并存档；在接到正式的请购文件后，当发现原定的合格分供方不能满足技术要求时，可根据要求变更或增加合格分供方名单，但应及时向采购经理提出“合格分供方修改报告”；(5)原则上国内采购的主要设备不允许选择没有制造实体的分供方作为合格分供方。1.2.1.3接受请购单为了使项目的采购部门采买的货物符合项目的技术

11、要求，项目的采购部门就需要从项目的设计部门获得工程对所需货物的技术要求，即“请购单”。请购单是由项目的设计部门负责编制，并提供给项目的采购部门；采购部门的采买工程师负责接收请购单，并对请购单进行审核，看其是否满足采购询价的要求。请购单应至少包括以下内容：(1)技术说明书；(2)数据单；(3)图纸(如果需要)；(4)对报价技术文件的要求；(5)对报价返回时间的要求(如果需要)。1.2.1.4编制及发出询价文件询价文件的编制是项目采购实质性操作的开始，认真负责的编制好询价文件将为以后的采买工作打下一个好的基础。询价文件应至少包括以下内容：(1)询价函；(2)项目简介；(3)报价须知；(4)请购单；

12、(5)尽可能提供的包括商务和技术的报价标准格式。编制好的询价文件一般以函件的方式发出，并及时与对方取得联系，以确认其确实完整的收到。简单的询价当时间比较紧张时，可以采用传真的方式。1.2.1.5解释询价文件及变更请购单当被询价的合格分供方收到询价文件后及编制报价文件期间，可能会以书面的形式或口头的形式提出各种问题或请求(如推迟报价截止日期的请求)，这时采买工程师应会同专业设计工程师给予认真及时的书面形式的答复，并本着公平及视其是否具有普遍性的原则，决定是否同时将此答复以书面的形式通知给其它被询价的合格分供方。在询价文件发出后及报价文件收到之前期间，当应专业设计工程师的要求需要对请购单进行变更时

13、，应及时以书面的形式通知所有被询价的合格分供方；当项目计划允许时，可适当推迟报价截止日期。1.2.1.6接收合格分供方报价文件及其澄清采买工程师在按时收到报价后应对报价文件进行初审，如文件是否清晰、完整、是否按照询价文件要求的格式填写，价格计算是否准确等，并及时向报价商澄清报价文件中的问题.采买工程师和专业设计工程师在报价评审过程中如发现问题也应及时向报价商澄清。采买工程师向报价商的询问应尽量采用书面形式，而报价商必须以书面形式作出答复。1.2.1.7报价评审报价评审是采买工程师和专业设计工程师对报价商按时提交的报价文件进行商务及技术评估，看其在商务及技术两方面是否满足询价文件的要求，并在报价

14、商之间作出比较，最终确定供货商的过程。报价评审分为技术评审、商务评审、综合评审三个步骤。技术评审应由专业设计工程师来完成；采买工程师在收到报价文件并进行必要的澄清后，即将报价文件的技术文件部分通过项目工程师提交给专业设计工程师，专业设计工程师进行完技术评审后，应将技术评审的结果经项目工程师提交给采买工程师。商务评审应由采买工程师来完成。综合评审应由采购经理来完成；综合评审是根据技术评审和商务评审的结果进行综合分析，写出综合评语，推选出供货商，对于商务评审及技术评审发生矛盾时应提交项目经理裁决。1.2.1.8厂商协调会及合同谈判经过报价评审确定供货商后，开始进行与供货商的合同谈判及召开厂商协调会

15、，签订合同并为以后的合同执行作出安排。厂商协调会可分为合同前厂商协调会和合同后厂商协调会。合同前厂商协调会主要是全面核对询价文件，核对并落实报价评审过程中在商务及技术两方面对报价文件质询，进一步落实在此之前未与厂商协调过的在询价文件基础上作出的技术变更，与会双方应确认完全了解对方的意图或要求，并形成书面备忘录。合同前厂商协调会可以是在报价综合评审完成后与最终供货商之间双方进行的，此时可以和合同谈判安排在一起进行；也可以是在报价综合评审未完成前与多个报价商之间分别进行的，目的是为更公正合理的选择供货商提供更客观的依据。合同后厂商协调会可以是合同签订完后立即召开的，此时可以和合同谈判安排在一起进行

16、，主要是对以后合同执行过程中的重要事项经双方协商作出具体安排，包括供货商针对合同货物的生产安排，双方对合同货物检验工作的安排等，并形成书面备忘录；也可以是在合同执行过程中，由于某种原因使合同的实际执行情况与合同的规定出现较大的偏差，如制造进度严重迟后，出现较大的质量问题等，这时就需要及时组织召开厂商协调会，双方共同研究找到解决问题的办法，以使合同的执行回到正常状态。厂商协调会是否需要召开及召开的时间应根据所采购货物的具体情况作出安排。合同谈判的主要工作是合同双方讨论并确认合同的各项条款，明确双方的权利和义务，因此在合同谈判前，采买工程师应将合同文件的初稿编制好，主要议题至少应包括：(1)确认合

17、同文件包括的内容；(2)确认合同订单规定的供货范围及数量；(3)讨论并确认合同条款中规定的权利和义务；(4)讨论并确认合同货物的单价及总价；(5)讨论并确认合同货物的交货时间及地点；(6)确认合同货物的交货条件；(7)确认合同货物的运输方式；(8)确认合同货款的付款方式；(9)确认合同货物在交货时同时交付的文件清单；(10)涉外合同还应确认法律上的有效解释文字及本合同适用的法律；(11)其它双方商定的特殊事项。合同谈判一般由采买工程师组织进行；厂商协调会一般由采买工程师或检验工程师负责召集；必要时请采购经理直至项目经理参加。1.2.1.9编制合同文件及签订合同合同文件是买卖双方共同认可的，规定

18、双方在此经济行为中的权利和义务的，涉及双方经济利益的，具有法律效力的文件；因此，采买工程师在编制合同文件时，应本着认真负责、全面详尽的原则。合同文件主要应包括以下文件(按解释效力的优先顺序)：(1)订单；(2)请购单；(3)合同基本条款；(4)供货商报价文件；(5)厂商协调会形成的备忘录；(6)其它经双方确认的文件等。合同的签订是表示双方已认可并接受其中的权利和义务，并使其生效具有法律效力；一般买卖双方在合同文件上签字盖章即表示合同已签订，但合同是否生效要根据双方在合同中的约定而定。一般买卖双方应在所有合同文件上签字，并在订单上加盖公章；如果订单中的“供货一览表”是单独页的，也应在“供货一览表

19、”上加盖公章。对于初次接触的供货商，应以恰当的方式确认签字人的合法身份；最基本的要求是应具有法人代表委托书。1.2.1.10调整采购计划合同签订后，采购综合管理工程师应根据合同的实际情况对采购的计划安排作出适当的调整。1.2.1.11催交催交工作主要是督促供货商能按合同规定的期限提供满足工程设计和施工安装的要求技术文件和货物，所以催交工作将贯穿于合同签订后直到货物具备装运条件的全过程。催交工作的要点是要及时的发现问题，采取有效的控制和预防措施，有效的防止进度拖延。催交工作的基本步骤：(1)确认供货商是否接到合同；(2)向供货商索要制造进度计划；(3)制订催交计划；(4)督促供货商及时交付应先期

20、交付的技术文件资料；(5)了解并督促供货商按时完成制造进度计划；(6)当发现供货商的制造进度有较大的拖延时，应及时的与供货商协商，找出原因及解决办法，必要时应访问供货商的工厂并召开厂商协调会。1.2.1.12监造及工厂检验监造及工厂检验是检验工程师按照监造及工厂检验计划，定期的访问供货商的工厂，监督及检验货物的制造是否符合合同的规定及制造标准的要求。监造及工厂检验的范围：(1)重要的设备应有专人进行全过程监造；(2)比较重要的设备应进行重点工序的监造，其他工序可设置停止点进行定期的检验；(3)一般设备可按设置好的停止点进行定期的检验；或按时参加制造商的检验；监造及工厂检验的基本程序：(1)合同

21、签订后立即与供货商召开协调会，索要供货商的制造计划，协商监造及检验计划；(2)编制监造及检验计划并提供给供货商；(3)熟悉合同中的技术文件及相关的制造标准；(4)当需要监造及检验的货物比较集中时，应制定月检验计划；(5)提前通知制造商做好检验的准备工作；(6)按要求进行监造或检验；(7)必要时召开厂商协调会；(8)写出监造及检验报告；报告中应包括制造商整改措施报告及厂商协调会备忘录。1.2.1.13运输货物的运输是指从制造商的工厂到施工现场这一过程中的包装、运输、保险等事项。货物运输是运输工程师的职责。运输基本程序：(1)编制运输计划；(2)落实或审核运输单位；(3)检查供货商的运输计划和货运

22、文件的准备情况；(4)检查供货商对货物的包装是否符合运输条件的要求；(5)督促供货商向现场及时提供接货通知书；说明货物到达现场时的状态及装卸要求；(6)大型设备比较复杂的运输还应考虑制定货物运输追踪程序；(7)通知现场接货的确切时间。附1：国内贸易通常交货方式：工厂交货；现场交货；工厂交货代办运输；发运港(站)交货；目的港(站)交货。附2：国际贸易通常交货方式：EXW：EXWORKS工厂交货FCA：货交承运人FAS：FREEALONGSIDESHIP船边交货FOB：FREEONBOARD装运港船上交货CFR：COSTANDFREIGHT成本加运费CIF：COST，INSURANCEANDFRE

23、IGHT成本加保险费加运费CPT：运费付至CIP：运费保险费付至DAF：边境交货DES：目的港船上交货DEQ：目的港码头交货DDU：未完税交货DDP：完税后交货1.2.1.14现场接收、检验及移交现场接收、检验及移交的工作应由采购经理派住现场的采购现场代表、住现场的仓储工程师、业主的现场工程师及供货商的代表等共同进行。现场接收、检验及移交工作包括：(1)货物到场之前的准备；(2)运输车辆的进场安排；(3)货物的装卸；(4)送货清单的核对；(5)货物的清点；(6)交货文件的清点；(7)包装箱及货物的外观检查；(8)对货物进行合理的储存或暂存；(9)向供货商开出收货单；(10)填写货物验收检验记录

24、；(11)填写不合格品控制记录；(12)填写货物入库单。现场接收、检验及移交的准备工作应包括：(1)根据订单填写预收货物的收货清单；(2)准备预收货物的相关数据单；(3)准备货物验收检验记录、不合格品控制记录及货物入库单；(4)准备符合预收货物装卸条件的卸货及搬运机具；(5)准备符合预收货物储存条件的储存或暂存场地；(6)准备符合预收货物条件的开箱检验机具及人员；(7)现场的接收、检验及仓储人员在接到运输工程师的到货通知后，应及时的与运输工程师保持联系，随时掌握货物运输的进展情况，并做好相应的准备工作。1.2.1.15供货商的现场服务供货商的现场服务，首先在签订采购合同时应尽可能详尽在合同条款

25、中给出明确的说明；包括服务范围，服务时限，服务费用等。供货商的现场服务的协调由采购现场代表负责。采购现场代表应及时了解工程进度，并根据供货商提供现场服务的难易程度，供货商接到现场服务通知的反应时间等因素，制订供货商现场服务计划，及时通知供货商做好准备工作。采购现场代表应在及时了解工程进度的基础上，及时的预见工程可能需要的服务，并准备在急需情况下的应急措施。采购现场代表应或通过项目的施工管理部门负责供货商的现场服务人员与施工分包商之间的协调，从工程的全局出发，有责任帮助供货商的现场服务人员解决实际困难，以使其顺利完成服务工作。供货商的现场服务完成后或阶段性的完成后，应填写服务记录。1.2.1.1

26、6供货商的后续评价报告供货商的后续评价是项目的采购部门对供货商在采购过程中的各个环节的表现作出评价，包括在询报价过程中的表现；并作出综合评价，为以后工程中供货商的采用及评审提供依据。供货商的后续评价的主要内容至少应包括：(1)报价的工作质量；(2)合同价格；(3)工厂的质量管理体系；(4)提供货物的质量；(5)在质量出现问题时的处理能力；(6)交货是否及时；(7)合同外事物协助处理的能力；(8)现场服务的能力。1.2.1.17项目(采购)总结报告项目采购总结报告是项目的采购部门对项目采购工作的经验及教训的总结，在项目结束时，由各专业工程师向采购经理提交自己负责范围内的工作的总结报告，采购经理应

27、向项目经理及工程建设部提交整个项目采购工作的全面总结报告。1.2.2采购文件及质量记录采购文件和质量记录是采购跟踪及控制的依据，因此采购工作的每个环节均应做好相应的记录或报告，并且这些文件应由采购综合管理工程师或采购经理指派专人进行管理。这些文件应在相应的工作结束后，原件不作任何取舍的、原封不动的上交。这些文件一般包括：(1)设计提供的请购文件；(2)完整的询价文件；(3)完整的报价文件；(4)评审记录；(5)合同谈判记录；(6)完整的合同文件；(7)请购文件变更单及合同修改议定书；(8)厂商协调会记录；(9)催交记录；(10)检验记录；(11)不合格品控制记录；(12)供货商的现场服务记录。

28、1.3采购与设计协调1.3.1请购单的编制提交、询价文件的编制和发出1.3.1.1设计专业负责人组织本专业人员根据货物请购单编制规定和项目工程计划编制本专业的货物请购单。采购经理收到请购单后，将请购单分发给采购采买工程师，采买工程师汇总请购单并根据采购询价文件编制规定编制技术询价文件和商务询价文件，商务询价文件和技术询价文件组成采购询价文件，按照本项目确定的合格供货商清单，向合格供货商发出询价文件。1.3.1.2合同有要求时请购单还应交业主确认审批。1.3.2合格供货商清单的编制与确定1.3.2.1采购专业依据公司发布的年度合格供方名册编制具体项目的合格供货商清单，经采购经理审核后传递给设计经

29、理会签，最终由项目经理批准。同一类型的材料或设备一般不少于3家，向合格供货商询价少于3家时，报项目经理批准。1.3.2.2如果选择的合格供货商不在年度合格供方名册中，则必须按照货物分供方选择和评价规定进行评审。1.3.3供货商投标书的评审1.3.3.1合格供货商投标书的评审包括商务评审、技术评审和综合评审，评审结论分三级：优先推荐、推荐、不推荐。技术评审否定的合格供货商不能参加综合评审。1.3.3.2商务评审人为采购组的采买工程师，技术评审人为设计专业负责人，综合评审人为采购经理，重要设备和特殊材料的综合评审应经过设计经理会签，项目经理批准。1.3.3.3项目采购组收到合格供货商发送的投标书后

30、，采购经理根据开标的有关规定及时组织有关采买工程师进行商务评审，并将技术投标文件传递给设计经理。设计经理组织相关的设计专业负责人进行技术评审，并将经其批准签字后的技术评审结果传递给采购经理，采购经理组织采购有关人员进行综合评审，若发现商务评审结果与技术评审结果分歧较大时，采购经理应及时与设计经理沟通协商，仍不能达成一致时，请项目经理做最终裁决。1.3.3.4合同有要求时，综合评审结果还应交业主确认审批。1.3.3.5对业主推荐或确定的合格供货商进行综合评审后，如果评审结果与业主的意愿不一致，采购经理应向项目经理报告，并与业主进一步协商解决，若业主坚持其确认意见，则以备忘录的形式提出。1.3.4

31、合格供货商协调会1.3.4.1与合格供货商的协调会由采买工程师组织有关人员召开，有关的设计专业工程师参加，采购经理、设计经理和项目经理参加重要设备的协调会。1.3.4.2协调会上，设计专业工程师负责向合格供货商解释询价文件的技术要求。采买工程师负责向合格供货商解释询价文件的商务要求。1.3.4.3采买工程师负责主持采购合同谈判，确认并落实合同谈判过程中以及标书评审时提出的所有问题。重要或大型成套设备的合同谈判，采购经理应参加或主持谈判。1.3.4.4采买工程师编制协调会会议纪要，纪要应经双方授权人员签字，并作为合同附件。1.3.4.5采购合同由采购采买工程师编制，采购经理最终会签后为有效，重要

32、的设备合同由项目经理会签为有效。1.3.5供货商提供资料的提交与确认1.3.5.1采购催交工程师根据采购合同要求，按时向合格供货商催要有关的技术资料，采购经理按照采购订单对其进行检查后传递给设计经理签收。1.3.5.2设计经理接到供货商的技术资料后，应及时组织各设计专业工程师对合格供货商的技术资料进行审查，审查意见经设计经理签字批准后，交采购经理，采购经理责成采买工程师发送给供货商。1.3.5.3最终审查确认后的供货商技术资料，作为各设计专业开展详细设计的依据，也作为供货商制造设备的正式依据。1.3.6进度供货商未按照进度提交有关的技术资料，耽误工程进度由采购负责。供货商按进度提交技术资料后，

33、设计未及时进行审查，耽误工程进度由设计负责。1.3.7报价评审表商务报价评审表、技术报价评审表和报价综合评审表应执行公司的统一规定。表中评审内容不全时，可以根据具体情况增加。1.3.8设备制造在设备制造过程中，设计部门有责任派员处理有关设计问题或技术问题。1.3.9检验根据订货合同规定，需由买卖双方共同参加检验、监造的环节，采购部门要派有关专业检验工程师参加，必要时可请专业设计工程师参加。1.3.10变更设计变更应以请购单变更的形式由设计工程师提出，包括数量的变更及汇总。由于设计变更而引起的采购变更，均应按变更程序办理。1.3.11采购与设计接口关系采购与设计接口关系见图1.3.11。采购设计

34、工程项目计划采购计划设计计划项目合格供货商清单会签请购单询价文件合格供货商报价书技术评审商务评审综合评审签定订单供货商资料详细设计其他其他图1.3.11采购与设计接口关系1.4采购与供货商协调1.4.1正常情况下的供货商协调1.4.1.1订货合同签订前厂商协调会经过商务报价评审、技术报价评审、综合报价评审确定了中标供货厂商后，由采购经理或指派采买工程师，组织召开厂商协调会。(1)协调会内容1)由设计部门提出的有关中标供货商的报价文件中偏差表的技术问题的议题。2)由采购部门提出的有关中标供货商的报价文件中偏差表中商务部分的议题。3)会议上全面核对询价文件，核对并落实报价评审，对报价表中提出的要求

35、，中标厂商应确认。4)经过双方协商，使中标厂商完全了解需方的意图，并对中标厂商提出的正确意见将在再版设计中修改，最终双方达成一致意见。5)协调会结束后，采购经理或指定人编制协调会会议纪要，纪要应经双方授权人签字，并作为合同附件或纳入合同条款。(2)协调会参加人员会议应由采购经理组织，采买工程师、综合管理工程师、有关设计专业负责人及设计人员参加。供货厂商应派合同签署负责人及有关技术人员参加，业主是否参加可由其自行决定。1.4.1.2监造及检验前供货商协调会为确保采购的货物的质量符合订货合同要求，需采购检验工程师对供货商进行自原材料进厂至设备制造完毕装箱前进行监造、检验，在检验工程师赴供货商检验前

36、，应召开供货商协调会。(1)协调会内容1)由设计人员向供货厂商解答、澄清设备材料的技术问题。2)审查供货厂商的合同实施计划方案，包括供货厂商的设计进度，加工制造和其他有关质量控制程序。3)了解供货厂商主要原材料采购进展情况。4)了解供货商配套的辅机和主要外协件采购情况。5)明确检验的具体内容及检验时间。6)协调会结束后，由采购经理或指定的检验工程师，编制协调会会议纪要，并经双方确认签字。(2)协调会参加人员协调会应由采购经理或指派主管检验工程师组织采买工程师、综合管理工程师和有关设计专业负责人参加，供货商应派质检人员及有关技术人员参加，业主是否参加，可由其自行决定。1.4.1.3监造、检验过程

37、中厂商协调会在监造、检验过程中，往往会出现由于重大变化引起进度变更或合同变更，并在监造过程中出现了产品不合格问题，影响了合同的正常进行，所以在监造过程中，当有问题时应随时召开厂商协调会。(1)协调会内容1)对于设计提供的最终图纸、技术文件、制造厂在制造过程中出现的问题及解决办法。2)设备的制造、组装、试验、检验各关键工序，厂商是否按生产计划进行，在某一环节出现了问题，如何解决，是否要进行合同变更，应采取哪种有效的补救措施。3)涉及到影响质量或交货期的任何问题，要求供货商采取纠正措施，并将此情况及时通知项目采购经理。4)由于设计的重大变更而引起交货期变更及合同价变更，应及时进行合同变更或增补，并

38、及时通知项目采购经理。5)会议作好纪录，并形成会议纪要，交综合管理工程师存档备查。(2)协调会参加人员协调会主要由检验工程师组织，一般在制造厂召开，制造厂商合同管理工程师、技术人员及有关厂方负责人参加，必要时请采购经理参加，会议后的结论应用纪要形式通知采买工程师及综合管理工程师。(3)合同变更处理经过协调会双方确认应进行合同变更，该变更由采买工程师负责签订，技术内容变更应由设计签字，作为变更合同的附件，合同中明确阐明变更内容，双方签字盖章生效。1.4.1.4交运前厂商协调会交运前是指货物制造完毕，经检验合格后，即将运往施工现场阶段，为了保证包装、运输能顺利进行，必须召开厂商协调会。(1)协调会

39、内容1)了解厂商运输计划编制情况，包括运输前的准备工作、运输时间、运输方式、人员安排等。2)重点要提出大型设备、关键设备、大批散装材料的运输安排、超限设备路运措施。3)装箱发运前检查、落实运输单位情况。4)检查供货商运输计划和货运文件的准备情况。5)了解办理海关、保险等业务情况。6)协调会结束后，由检验工程师或运输工程师编制会议纪要，经双方签字后，交综合管理工程师存档备查。(2)协调会议参加人员该协调会应由检验工程师或运输工程师组织，供货商的项目负责人及运输部门负责人参加。1.4.1.5现场服务阶段厂商协调会为了保证工程进度及工程质量，在现场安装、试车及合同规定需供货商现场安装服务时，在安装、

40、试车或质保期内，供货商所供的货物出现故障，均需要及时解决，必须召开厂商协调会。(1)协调会内容1)对于开箱检验出现的质量问题，除在检验记录中详细记载外，要求供货厂商给予及时解决，涉及索赔问题，经出具证明后在协调会上双方确认。2)在安装试车过程中，出现与制造质量有关的问题，应及时通知制造厂或召开会议，找出问题原因，采取措施，及时处理。3)根据合同条款需供货厂商进行现场安装时，在安装前应召开厂商协调会，明确服务内容及时间，并要求对安装质量负责。4)协调会内容及结论均应有记录，会后由现场施工经理或采购经理，根据记录编制会议纪要，一式两份，一份交现场项目部存档，一份交采购综合管理工程师存档备查。(2)

41、会议参加人员现场服务阶段的厂商协调会，一般情况在施工现场召开，由项目组质量管理工程师组织，采购经理、采购检验工程师、供货商质检工程师、售后服务人员参加，业主是否参加由其自行决定。1.4.2不正常情况下的供货商协调当出现制造过程或现场试车过程中出现了质量事故，且影响了工程的进度，必须及时召开供货商协调会。1.4.2.1协调会内容(1)采购现场工程师代表，应负责将质量不合格产品进行标识、记录、评价、隔离和处置，并以书面形式向有关部门报告。(2)要求供货商填写“不合格品单”并对不合格品做出标记。(3)双方共同分析出现质量事故的原因，并记录调查研究结果。(4)研究对不合格品的处理意见，并由检验工程师填

42、写不合格处理报告，经双方签字交采购经理、质量管理工程师，并通过他们上报项目经理。(5)对于从国外采购的货物，发现质量问题，应由商检部门出具证明，作为对外谈判、索赔的依据。1.4.2.2协调会参加人员会议应由采购经理、采购现场工程师代表、质量管理工程师组织，采购检验工程师、仓储管理工程师、综合管理工程师、供货商质检工程师、采买工程师参加，对于重大的质量事故应由项目经理组织，业主是否参加，由其自行决定。1.5不合格品控制1.5.1职责分工(1)采购经理负责组织对不合格品的处置和协调工作。采买工程师执行最终处置决定。采购经理在收到不合格品报告后，应尽快招集采买工程师和检验工程师(或请技术专家)共同分

43、析并提出初步处置意见。(2)采买工程师负责将公司项目部采购组提出的对不合格品的初步处置意见通知供货商，并与供货商商定出双方共同接受同时符合工程要求的最佳处置方案。(3)公司项目部采购组负责对不合格品处理的协调工作。需要时，供货商在不合格品修复前应提交修复方案，经公司项目部采购组同意后实施修复工作。(4)检验工程师负责不合格品实施修复后的检验工作。检验中作好记录，为采购经理做出最终处置决定提供依据。(5)对于不合格品采用让步接收、降级使用和换货或退货处理，涉及到一些重要的货物时，采购经理须向项目经理报告，并获得项目经理同意。(6)对于不合格品采用让步接收、降级使用和换货或退货处理时，采买工程师应

44、根据损失程度向供货商提出索赔要求。1.5.2工作程序1.5.2.1不合格品的鉴别(1)在开箱检验中发现货物在型号、规格、材质、尺寸、制造质量、表观质量、主辅机(件)间的符合性等各方面，存在与合同技术要求和相关标准规范不符合时，应视为不合格品。(2)对于公司项目组采购部委托的第三方检验机构确认为不合格的货物，应视为不合格品。1.5.2.2不合格品的处置(1)对于不合格品的不合格项应做好记录，记录内容应准确、完整。(2)对于存在轻微缺陷的不合格品。经相关人员复核后，确认此缺陷既不影响工艺性能又不影响安全生产和使用寿命。此类货物可不修理(或经过修理、复检后)作为让步接收(修理次数应符合相关标准规范的

45、要求)。(3)对于经过修理后达到合同技术文件要求的全部指标的不合格品。可在修理、复检达标后按合格品接收(修理次数应符合相关标准规范的要求)。(4)对于经过修理不能达到原设计指标，在降级后用于同一工程其它部位时并不影响系统生产、系统安全和系统使用寿命的不合格品。可在修理、复检合格后作为让步接收，降级使用(修理次数应符合相关标准规范的要求)。但是，作出让步接收、降级使用的事前必须获得设计经理和顾客代表的文字确认。(5)对于存在影响工艺性能、安全生产和使用寿命的缺陷，且该缺陷已不允许修理或修理后仍不能达到合同技术文件要求的不合格品，应做出判废结论，并对该货物作换货或退货处理。1.6清关结算1.1.1

46、职责分工1.1.1.1采购经理采购经理负责进口货物清关结算工作的协调和控制。1.1.1.2清关运输工程师清关运输工程师全面负责进口货物的清关结算工作。1.1.2工作程序工作程序可参见图1.1.2。1.1.2.1海关备案清关运输工程师应从业主处获取以下文件交海关备案：(1)企业批准证书(2)外经贸委的项目批文(3000万美圆以上)地方外经贸局的项目批文(3000万美圆以下)(3)引进货物征免税货物清单(4)企业税务登记证书(5)企业章程(6)企业法人编码证书办理企业所在地海关注册手续当地海关审批并报上级海关备案办理异地备案手续收到提货文件传真件非异地口岸到货办理进口货物征免税手续当地海关通过并报

47、上级海关备案办理财产鉴定报验单填写进口报关单收到正本提货文件(快递)办理转关手续(当地清关)口岸海关清单委托货运代理单位或报关行做好清关准备在当地海关及口岸海关清关海关审单查验海关放行核发结汇核销联委托货运代理单位运货到现场图1.1.2清关程序1.1.2.2异地清关有些货物需要在非企业注册海关口岸进口或在外地保税区加工时，需要在异地清关。办理异地清关所需文件如下：(1)企业税务登记证书(2)企业批准证书(3)企业法人编码证书海关依据上述文件，由企业填写异地备案申请表，并提供企业自理报关注册登记证书及报关专用章拷贝件，海关通过联网电脑核对底帐无误后方可出具异地备案关封，持此关封可到外地海关办理异

48、地备案手续。1.1.2.3办理免税证明由于办理免税证明需在每批货物到货前，持货物发票及装箱单办理，故要求国外生产厂家提前将发票和装箱单传真买方，并确认到货港口。1.1.2.4办理免税证明关封凭货物发票及装箱单填写进出口货物征免税申请表到海关征统科办理免税证明关封。海关要与备案的货物清单仔细核对，并查出与之对应的商品编码，有时需要多次修改，有时还要向海关提供货物说明、图纸及货物合同等。当免税申请在当地海关通过后，并报上级海关审批，才可出具免税关封。1.1.2.5获取正本提货文件在货物发出后，如果是海运，供货商和/或运输商应在5日内将正本提货文件通过特快专递寄送收货人，正本提货文件主要包括：提货单

49、、发票、装箱单、原产地证书、合格证书、保险单，如果是空运，供货商和/或运输商应在发货当天先将上述文件传真给收货人，再将正本文件通过特快专递寄送收货人。不能免税的货物，需办理征税证明，交纳税金后方能提货。1.1.2.6填写报关单报关单应采用海关无碳复写专用报关单填写，需逐项填写二份并加盖企业报关章和企业条码章。1.1.2.7办理转关手续如企业所在地海关不是口岸海关而又需要在当地海关清关时，则需要办理转关手续，以第1.1.2.5项文件的复印件在当地海关办理转关联系函关封，持此关封到口岸海关办理转关手续，货物运输需海关监管。1.1.2.8进口货物财产鉴定对于外资企业的进口货物，要求做财产鉴定，所需文

50、件如下：(1)报关单(2)提单(复印件)(3)发票(复印件)(4)装箱单(复印件)(5)合同(复印件)(6)外经贸委(局)批文(复印件)(7)免税证明(复印件)填写进口货物财产鉴定申请表，到企业所在地商检局办理财产鉴定手续，交纳2.5%的手续费。商检局出具进出口商品财产鉴定报验单，并在报关单上盖章，作为清关文件。1.1.2.9委托代理报关行委托具有一定实力的报关行做好清关准备，向报关行提供所需报关文件正本，并填写代理报关委托书，协助报关行办理清关。1.1.2.10签订内陆运输合同，办理或委托办理运输保险1.1.2.11办理进口货物商检进口货物需在项目合同签订后即在当地商检部门备案，货物到货后通

51、知商检部门进行商品检验。由商检部门出具商品检验证和财产鉴定报验单。1.1.2.12结汇核销及索赔收到海关结汇核销联后交财务部门付汇。如货物出现丢失及损坏等情况，应由商检局出具证明，及时向保险公司和供货商提出索赔。1.7采购计划编制1.7.1项目概况项目概况应主要包括下列内容：(1)项目名称：(2)业主名称：(3)项目性质：(4)生产规模：(5)工厂地址：(6)项目简介和生产工艺特点：1.7.2采购岗位设置和岗位职责1.7.2.1采购岗位设置采购岗位一般设置采购经理、综合管理工程师、采买工程师、催交工程师、检验工程师、运输工程师、保管员。采购人员的配备可根据项目的具体情况进行增减或兼职使用。采购

52、各岗位应明确到人。1.7.2.2采购岗位职责根据项目情况，明确各岗位的职责，做到责任到人。各岗位的详细职责请参见“项目采购岗位设置、职责和任务”。1.7.3采购范围采购计划中应根据与业主签订的主合同和与施工单位签订的分包合同的要求，明确哪些货物由八安采购，哪些货物由业主提供以及哪些货物由施工单位或第三方提供，同时还应明确哪些货物需进口，哪些货物可国内采购。对于由业主、施工单位或第三方提供的货物，应明确质量责任和控制原则。1.7.4采购原则采购计划中应根据项目的具体情况，给出项目货物采购的基本原则。1.7.5采购进度计划采购进度计划应根据项目总体进度计划来制定,计划中应给出每类货物的请购单接收时

53、间、询价发出时间、技术及商务谈判和评审时间、合同签定时间及到货时间等，所做计划必须满足项目总体进度计划的要求。1.7.6采购质量计划采购质量计划应包括下列主要内容：(1)推荐的供货厂商清单及供货厂商的评审采购经理应根据项目货物的种类推荐供货厂商名单,每类货物至少应推荐两家厂商以上(业主指定的厂商或特殊情况者除外)。推荐厂商名单原则上应从八安合格分供方名单中选取，不在八安合格分供方名单之内的厂商，应按八安“合格分供方评审规定”进行评审，评审合格后方能列入推荐供货厂商名单。推荐的厂商名单需提交项目经理和业主审核，批准后方能实施。(2)与采购有关并要执行的主合同条款。(3)根据项目特点明确主要控制的

54、货物。(4)明确采购文件的编制与审批权限。(5)明确采购订单的审批权限。(6)供货商确定原则。(7)采购订单的特殊说明。(8)检验要求制定检验计划,明确重要货物及一般货物的检验要求。(9)催交要求制定催交计划,明确需重点催交的厂商资料和货物。(10)包装、运输及清关要求根据项目特点,制定包装、运输及清关方案。1.7.7采购文件管理采购文件管理应根据项目合同和项目文件管理的要求而制定，一般应包括如下内容：(1)采购文件的发放及保管。(2)订单的变更及往来函件的保管。(3)支付凭证、单据的传递及保存。(4)供货厂商提供的有关文件的发放及保管。(5)质量记录的保管。1.8货物分供方选择和评价1.8.

55、1评价分供方的原则(1)分供方应是具有法人资格的经济实体。(2)分供方应具有相应产品的法定生产许可证(和进口/或出口许可证)。(3)分供方应具有健全的运行良好的质量保证体系。(4)分供方具有的装备能力应能为其生产合格产品提供保证。(5)分供方具有的技术能力应能为其生产合格产品提供保证。(6)分供方的产品应有已被使用和运转良好的业绩。(7)分供方的经济能力应能够承担合同风险。(8)分供方应为用户提供良好的售后服务。1.8.2选择、评价公司采购分供方1.8.2.1公司采购分供方的提出(1)公司采购分供方主要来源于公司总承包项目中合格的供货商和市场中具备本规定第1.8.1款所述资格的知名厂商。(2)

56、公司采购部门和设计部门负责推荐公司采购分供方。1.8.2.2公司采购分供方的评价(1)由公司采购部门组织专业人员，按“分供方调查及评价表”的内容要求，对采购分供方进行调查(需要时应进行现场考察)。(2)将调查结果对照本规定第1.8.1条原则，做出单项符合或不符合的评价意见。(3)评价结果按承担风险的能力将分供方分为三类(其中财务状况、经营状况、质量体系、应用标准能力是主要分类依据)：A类：大型企业、财务状况和经营状况良好、取得ISO/9000体系认证、取得应用国家标准和国际标准生产产品的资质。B类：中型企业、财务状况和经营状况正常、取得ISO/9000体系认证(或未取得ISO/9000体系认证

57、，但是有健全的质量体系)、有应用国家标准和国际标准生产产品的资质。C类：中小型企业、财务状况和经营状况正常、有健全的质量体系、有应用国家标准生产产品的资质。1.8.2.3评价公司采购分供方的职责分工(1)评价工作由公司技术质量部统一协调，公司采购部门组织实施。(2)各专业采购工程师实施评价工作，采购部门主任审核，公司技术质量部批准并发布公司采购分供方长名单。1.8.2.4公司采购分供方长名单的动态管理(1)列入公司采购分供方长名单的分供方的有效资料，如：经营执照、法定许可证、质量认证、产品样本、产品业绩、使用产品厂商的返馈意见(如有)等，是公司采购分供方长名单的档案资料。(2)“供货商的后续评

58、价报告”是公司采购分供方长名单中，采购分供方的变更和补充的依据。(3)对于公司中型以上项目中首次选用的公司采购分供方长名单以外的供货商，项目中做出“供货商的后续评价报告”结果是良好时，经采购部门主任复审、技术质量部批准后，该供货商可进入公司采购分供方长名单。(4)对于公司采购分供方长名单中的采购分供方，项目中做出“供货商的后续评价报告”的结果为差时，该采购分供方应被清离公司采购分供方长名单。(5)公司采购分供方长名单的日常管理工作，由采购部门负责。采购部门资料员负责资料的管理和调整。1.8.3选择项目采购分供方1.8.3.1项目采购分供方的提出(1)项目采购分供方应由项目组专业采购工程师从公司

59、采购分供方长名单中选择。当长名单内容不能满足项目需求时，项目采购经理可在长名单之外选择分供方，但应按本规定第1.8.3.2项的第(2)条要求操作。(2)对业主推荐的分供方项目组应接收。但应按本规定第1.8.3.2项的第(3)条要求操作。1.8.3.2项目采购分供方的评价(1)对公司采购分供方长名单中选择的分供方，当其有近两年“供货商的后续评价报告”时项目中可不作评价。但是，在询价阶段项目采购经理应组织专业采购工程师通过询价文件对所选分供方的经营状况、财务状况和近一年产品业绩进行复查。当其没有近两年“供货商的后续评价报告”时，项目采购经理应组织专业采购工程师按“分供方调查及评价表”的内容要求对其

60、进行评价。新“分供方调查及评价表”交公司采购部门替换旧表。(2)当项目组在公司采购分供方长名单之外选择采购分供方时，项目采购经理应组织对所选分供方按本规定第1.8.1项和1.8.2.2项的内容进行评价。同时，项目采购经理应申明原因，经项目经理和主管该项目的公司经理批准后，报公司技术质量部和公司采购部门备案，具体操作执行“项目补选分供方备查表”的要求。(3)对业主推荐的分供方，项目采购经理应组织对其按本规定第1.8.1条和1.8.2.2款的内容进行评价。经评价认定其能力与合同产品要求不符时，由项目经理与业主协商调整其推荐的分供方。当业主坚持其推荐意见时，项目组应尊重业主意见，但须提出书面意见(备