电子资料处理循环

1、類 別規 章 名 稱編 號會 計 類銷售與收款循環處理辦法BDC10.精品资料网cnshu25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座 企業規章應用標準會計管理篇：.；精品资料网cnshu 专业提供企管培训资料内部控制制度文件控制等级：控制文件非控制文件文件履历纪要页文件发行单位文件管制等级管理代表控制文件非控制文件文件履历纪录版次修订内容核准权责编撰日期0第1版新发行总那么制定目的为促使本公司内部控制Internal Control之电子数据处置循环Electronic Data程序，能有所遵照，特订定本文件，俾利各相关单位遵照。适用范围凡本公司有关内部控制之电子数据处置循环作业程序与控制重点

2、，悉按照本文件之规范办理。权责单位信息单位为本文件之权责单位，权责单位主管经成认单位授权，担任本文件之控制，并确保根据本文件之规范作业。电子数据处置循环循环图【见】数据1电子数据处置循环图。循环作业本循环之各项作业：组织及职责作业CE101，另订之。系统开发及修废作业CE102，另订之。系统运用文书管理作业CE103，另订之。系统运用管理作业CE104，另订之。数据输出入管理作业CE105，另订之。数据处置作业CE106，另订之。档案及设备之平安作业CE107，另订之。软硬件设备管理作业CE108，另订之。系统复原及测试作业CE109，另订之。计算机机房管理作业CE110，另订之。网络系统管理

3、作业CE111，另订之。其它相关庶务管理作业CE112，另订之。附那么制修废与公布实施本文件属于管理文件，经运营会审议后，呈请董事长核准成认后，交由权责单位公布公告实施；修订或废止时亦同。编号、版本、日期、页次页数本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司称号、文件页次页数等项，见本文件之页首与页尾。附件相关资料数据1电子数据处置循环图電子資料處理循環總說明編號版本日期CE1001.02002/01/01股份發行頁次 頁数据1电子数据处置循环图其它相关循环CE101组织及职责|CE102|CE107系统开发及修废档案及设备之平安|CE103|CE108系统运用文书管理软硬件设备管理|CE1

4、04|CE109系统运用管理系统复原及测试|CE105|CE110数据输出入管理计算机机房管理|CE106|CE111数据处置网络系统管理|CE112其它相关庶务管理組織及職責作業編號版本日期CE1011.02002/01/01股份發行頁次 頁作业程序设立目的为因应公司长期开展之需求，指点公司计算机化，并规划企业管理与信息运用相结合之管理信息系统，以期提供实时正确之信息，协助决策单位提升管理绩效。确定公司之软、硬件规划规范政策，以保公司之长期开展及电子数据处置之一致性。信息单位除依运用单位提出之需求作运用系统开发维护操作外，应规划评价新的计算机技术和运用，以提升信息系统之效率。组织及职责本公司

5、信息单位设主管、程序设计师与系统管理师等。主管依公司政策，研拟短、中、长期计算机化作业之整体规划与整合。信息业务之规划、执行、协调、督导及审核。信息处置作业及控制方法之拟订。所属人员之管理，训练及考核。与其它单位之业务协调与沟通。系统文件、手册制造规划。新系统之评价、规划、分析、设计。信息单位之预算编列和执行控制。 计算机运用系统密码设定维护。其它上级交办事项。 程序设计师计算机信息系统规划、分析、与设计。运用系统程序之开发、管理和维护。系统文件，操作手册之编制，维护和管理。运用单位之问题排除及软硬件技术支持。内部新进人员计算机教育训练。其它上级交办事项。系统管理师计算机平安控制与管理。相关操

6、作系统、运用系统、数据文件及数据库之管理及维护。数据文件与系统程序备份。硬设备之维护。机房计算机及相关外围之平安与清洁。运用单位之问题排除及软硬件技术支持。信息单位相关资源之维护管理。其它上级交办事项。各单位计算机运用人员各单位运用计算机系统之人员，担任审查输入数据之凭证能否合于规定，并担任检查填写，登录有无错误。各单位运用计算机系统之人员，必需经由权责单位主管授权后，始可执行运用系统之日常买卖数据输入与更正。严禁员工运用非法或未经授权的运用软件。控制要点信息单位之人员，能否依职责完成各项任务。对已提出辞呈之信息单位人员，能否防止允许其离任前接近敏感程序或档案。员工离任时，该人员以前经手的一切

7、文件、磁带、磁盘及磁盘等，能否清点清楚并完作移交手续；员工离任后，该员曾接触之密码能否做适当的调整。系統開發及修廢作業編號版本日期CE1021.02002/01/01股份發行頁次 頁作业程序系统开发运用单位对于现行系统功能需求变卦或重新开发系统，应提出系统开发修正废止恳求单，并将需求内容及要点详列于恳求单中，经该单位直属主管提出需求恳求，径交信息单位处置。信息单位收到恳求单后，由单位主管指派资讯工程师处置。系统分析及设计信息人员进展系统功能之确认，并划分子系统且描画子系统之输出入规格及作业流程；假设该系统开发后将会影响到其它单位之作业时，信息单位主管或资讯工程师须与相关单位主管讨论会签后，再由

8、信息单位主管决议自行开发、外包或购买合法软件。程序开发完成后，应会同相单位按照各项需求功能进展测试，假设无问题那么相关单位应于系统开发修正废止恳求单上签认，并执行次一阶段作业。系统修正运用单位对于现行系统功能需求变卦或重新开发系统，应提出系统开发修正废止恳求单，并将需求内容及作要点详列于恳求单中，经该单位直属主管提出需求恳求，径交信息单位处置。信息单位收到恳求单后，由单位主管指派资讯工程师处置。资讯工程师根据修正内容及作业要点进展可行性分析，假设须修正的内容有影响至其它单位之作业时，信息单位主管或资讯工程师须与相关单位管讨论会签后，再由单位主管决议自行修正、外包或购买。系统修正完成后，得会同相

9、关单位按照各项需求功能进展测试，假设无问题那么请相关单位主管于原系统开发修正废止恳求单上签名，并进展运用软件更新作业。系统废止当信息单位或运用单位发现系统已不合时宜欲终止时，应填具系统开发修正废止恳求单，并将其缘由详列于恳求单中，经各单位主管签核后，交由信息单位处置。信息单位收到恳求单后，由单位主管指派资讯工程师处置。资讯工程师根据系统内容及作业要点进展分析，假设该系统牵涉到其它单位时，信息单位主管或资讯工程师须与相关单位主管讨论并会签意见。资料备份系统开发修正完成后，须将原始程序及档案备份至磁带或磁盘等备份媒体上，并将备份的内容及备份媒体的编号，记录在原始程序及相关档案备份纪录表内。作业期限

10、信息单位依大、小型系统分别订工期，并依工期进展程序之新增及修正，假设有多项需求同时恳求时，信息单位得依其重要性适时调整其工期，并记录在系统开发修正废止进度控制表内。其它未经答应，一切软件严禁拷贝。系统外包厂商开发、修正及维护时，其所订合约应妥善保管。软件版本如有更新时，应将旧版删除或加以管理，并将处置情形做成记录备查。系统上线前均应逐一测试。系统测试时，非经答应不可用在线实践之数据，须在测试区进展测试，待测试完成后，再正式开放给运用者运用。系统测试完成上线时，应知会主要运用单位。系统开发时，须撰写相关数据文件及文件，并留存备查。系统修正时，须将相关文件一并随之修正，并留存备查。信息单位须制造操

11、作手册，并随程序之修正更新之，并留存备查，且由信息单位教导运用者如何运用新系统。控制重点运用系统开发、修正、废止，能否依规定进展恳求、验收及废止程序。原始程序及相关档案能否依规定进展备份，并完成纪录。运用系统开发、修正能否依时限完成。运用系统开发、修正、废止等之相关合约、档案及文件有无妥善保管。外购软件能否合法。相关资料系统开发修正废止恳求单、原始程序及相关档案备份纪录表、系统开发修正废止进度控制表等。系統應用文書管理作業編號版本日期CE1031.02002/01/01股份發行頁次 頁作业程序信息单位自行开发之系统，应具备系统运用阐明书，其内容应依以下大纲表达：系统功能引见。档案阐明。事务作业

12、流程图。系统模块架构表。程序称号一览表。操作阐明。信息单位一切文书或档案，应指派专人保管存盘。系统或程序变卦时，相关文书或手册应随即更新抽换。一切系统文书之保管人于离任前，应依人事管理相关规定作业，并于完成离任手续后方可离任。控制重点系统运用文书之编制应按照既定之规范。确保一切系统阐明文件均已按照既定之规范编制，足以供系统设计人员维护现有系统。相关资料系统运用阐明书等。系統运用管理作業編號版本日期CE1041.02002/01/01股份發行頁次 頁作业程序系统运用控制一切新计算机系统运用者，须依其任务职掌以系统运用需求恳求变卦表向信息单位提出建置计算机系统识别码之恳求，该项恳求须经权责单位主管

13、核准为之。计算机系统运用者如有职务调动或离任，该项人事异动应知会信息单位取消或更改其计算机系统运用识别码。个人之计算机系统运用识别码及密码不得告知或提供他人运用，密码如有外泄，应即改换其密码。个人之计算机运用者注册文件，应不定期由专人复核以确保运用者确实存在，且无不当的运用情形。个人之计算机系统识别码及密码，应存在经特别维护之档案，以防止未经授权之存取发生，且识别码及密码之建置应有适当控制，以防止遭不当援用而损及公司的重要档案。程序的存取原始程序档案应作权限控制，以防止系统或程序设计人员或运用者不当地更新原始程序档案，而对公司资源呵斥损害。数据的存在如紧急数据主文件有变卦需求时，应由运用单位主

14、管核准后，以系统开发修正废止恳求单向信息单位提出恳求。目前正在上线正常运作中之数据，需经信息单位主管的认可，才干编修与校正。控制重点应有适当措施以预防公司或重要数据，遭未经授权之揭露及蓄意或非故意的取用。应能维护公司重要数据不遭蓄意或非故意更改或毁损，并及时侦测公司重要数据遭不当的揭露或取用。相关资料系统运用需求恳求变卦表、系统开发修正废止恳求单等。資料輸出入管理作業編號版本日期CE1051.02002/01/01股份發行頁次 頁作业程序输入控制对于一切赖以输入计算机之凭证输入，计算机要会产生独一性之编号，并做对此笔资料的独一识别。数据处置时，能够发生之缺点与忽略或原始数据之错误而使主文件数据

15、受损者，均应在程序中详为防备与补救。输入之数据能由程序执行数据校核者，应厘订检查与控制方法，纳入程序设计范围之内，才干发现问题防止错误。错误数据及数据输入错误之更正，须填具数据库修正恳求单经适当程序，并经权责主管核准；错误数据更正后，应能确定数据曾经更正无误，并回复数据库修正恳求单后留下纪录，送交权责主管复核。输出控制各操作人员之报表打印权限，经由相关单位主管会同信息单位主管核定，始能执行打印作业。凡属非定期，重要性及特殊需求之报表，应由需求单位填写数据需求恳求单，并经权责主管核准后，送请信息单位或相关单位专人执行。输出数据运用后假设无保管需求，应经适当毁弃处置。输出数据假设发现错误，应及时通

16、知信息单位人员做必要更正，并重新执行数据处置作业。控制重点确保输入计算机之数据有适当的凭证及授权。于计算机系统中设定输入检核之功能以确保输入程序之正确性及完好性。确保各种数据之及信息输出能满足运用者之需求。相关资料数据库修正恳求单、数据需求恳求单等。資料處理作業編號版本日期CE1061.02002/01/01股份發行頁次 頁作业程序各项计算机系统操作程序皆需依操作手册实施。各计算机系统维护由专人维护。计算机操作或维护时，所发生之重要问题事件，应记载于计算机维护日志上。数据处置执行时，应做普通检核控制，以防止人为错误。数据处置过程中，因错误或不可抗拒之要素，导致需重新处置时，应实时复原，以确保数

17、据处置之正确性。控制重点计算机系统操作程序能否依操作手册实施。确保系统正常运作，防止操作错误并确保数据处置的可靠性、正确性、及时性。相关资料计算机维护日志等。檔案及設備之平安作業編號版本日期CE1071.02002/01/01股份發行頁次 頁作业程序档案管理硬盘内之系统目录档案应定期整理，并将不需之档案或目录由专人担任施以消除或重整作业，以节省磁盘驱动器运用空间并添加系统运作效能。备份制造根据各运用档案数据之重要性，制造数据备份或复原回存。系统应每日备份，并实施月备份。于数据备份日志表上，详细记录备份数据之操作日期、起迄时间、数据内容、磁带编号。信息单位主管，应定期检视备份制造之完好性。媒体保

18、管及管理更新后及一切日常备份完成之媒体，应分别存放于隔不同楼层的防潮箱中。一切媒体之存放地点皆应有防火、防潮、防水及防尘安装、灭火设备，并定期实施检测以确保储存之平安性。控制重点机房环境控制计算机机房应有适当的消防设备据以维护各项设备。机房应坚持适当之温度及湿度，设有独立之空调设备，并设置温湿度计，以随时监控机房环境。设备实体平安管理机房内应设置电力设备，如稳压器、不断电设备等，以确保电路稳定及供作紧急处置用。机房应随时记录机器运转情况，对机器停顿缘由、维修次数、改换零件等，均应详细记录以利追踪。网络任务站及单机式或可携带式计算机等，皆应有病毒侦测软件之程序，以防止档案蒙受损害。定期对机房之各

19、项平安控制设备实行检测并记录测试结果，由信息单位主管定期复核。计算机机房及其它敏感地域如档案、磁带磁盘储存区及通讯设备区等严禁闲人进入，非信息单位主管允许绝不能携出或带入不相关东西。有关硬设备都列入资产管理，并编列维护费用以确保机器正常运转。相关资料数据备份日志表等。軟硬體設備管理作業編號版本日期CE1081.02002/01/01股份發行頁次 頁作业程序硬件由各需求单位提出，经该单位主管核准，并经信息单位主管会签，呈董事长核准后始可采购。硬件的安装、维护、由信息单位担任。硬件的保管，由各保管人自行担任。硬件发生缺点时，须将缺点处置情形记录于缺点维修纪录表内并备查。软件系统软件之请购需求，由需

20、求单位填写软件需求单后交信息单位，由信息单位评价购买。软件的安装、维护，由信息单位担任。运用者所建立的数据，由各运用者自行备份。软件发生问题时，须将问题处置情形记录于缺点维修纪录表内并备查。防毒软件为防止PC硬盘中之档案，因感染病毒而呵斥系统或数据损毁，于PC上均须安装防毒软件；防毒软件的安装、设定、维护及档案等数据均应妥善保管。PC移转作业PC进展移转作业时，应依相关资产管理规定为之，假设属单位内移转，那么由单位主管自行决议硬盘数据能否保管；假设属跨单位移转，那么为防止数据外泄，一概重新安装硬盘。控制重点软硬件相关设备，能否依相关资产管理规定确实保管好。各项设备安装缺点时，能否做成记录，并述

21、明景象、发生缘由及采取措施等。防毒软件能否确实安装及正常运作。PC跨单位移转时，能否完成硬盘重新安装作业。硬件送修，能否依相关规定为之。相关资料缺点维修纪录表、软件需求单等。系統復原及測試作業編號版本日期CE1091.02002/01/01股份發行頁次 頁作业程序尽速切断灾变来源，以减少计算机设备损失。尽速恢复可用设备之运转。调用及运用备份设备或数据进展灾变回复。速通知运用单位进展时差性数据之补建任务。如遇艰苦灾变致影响业务活动时，应就系统之重要性逐一复原并予以测试。信息单位应适当仿真灾变情况之复原对策、方案，并每半年需予执行演练一次，以确保灾祸复原之正确性。控制重点为防止灾变发生，需随时留意

22、能够呵斥灾变要素之环境。数据备份系统档案应放置平安环境下，以因应突发情况。系统复原应经适当测试，以确保复原。電腦機房管理作業編號版本日期CE1101.02002/01/01股份發行頁次 頁作业程序机房内制止吸烟、进用食物及饮料。机房内不得有易燃物或散置渣滓及私人物品，以坚持清洁。非信息单位人员不得恣意进入机房。机房大门平常须上锁。机房中一切机器设备均应由信息单位人员或由信息单位人员陪同下，依规定启动及操作。空调系统管理、电力系统管理温度范围：1525。湿度范围：4060。以UPS确保电力供应之稳定。保养、维修，依相关保养维修规定作业之。控制重点计算机机房能否依规定进展控制。空调系统能否认期检查

23、及保养。电力系统能否认期检查及保养。網路系統管理作業編號版本日期CE1111.02002/01/01股份發行頁次 頁作业程序网络及其外围设备管理网络设备例如：计算机主机、效力器、Router、Switch、Hub等应安装稳压及不断电电力系统安装UPS，以防止电压不稳及不预期之断电时，呵斥数据之流失。须建立网络系统配置图、网络设备配置图及网络运用者端配置图并随时更新，以供维护人员查阅，并定期对于各线路检测，以坚持网络之畅通。启动设备时应留意运转能否正常。网络设备须依网络设备检查工程及程序，每月定期检查并填立网络设备检查纪录表，以预防问题之发生。网络设备如发生缺点时，应将其处置情况记录于缺点维修纪

24、录表内，以供查阅。操作系统及运用软件之建立及维护操作系统及运用软件之建立由信息单位担任，必要时可由专业厂商协助。操作系统或运用软件建立时之相关文件及档案须妥善保管，并建立网络操作系统运用软件维护纪录表。操作系统及运用软件更新前，须经信息单位主管赞同后进展更新，并将更新之内容记录于网络操作系统运用软件维护纪录表内。操作系统或运用软件因故停顿运用前，须经信息单位主管赞同后进展处置，并将处置结果记录于网络操作系统运用软件维护纪录表内备查。运用者权限管理有网络作业需求或须调整运用权限者，须向信息单位提出网络账号运用权限恳求单，经信息单位主管审核赞同后，交由资讯工程师完成运用者权限设定。研发单位专属之操

25、作系统，因其作业性质较为特殊及平安上的思索，运用者之管理权限由研发单位自行管理。运用者密码关系到数据平安与防护，严禁张贴于计算机或计算机屏幕上。信息单位须建立网络运用者权限一览表，并对所设定之权限详述之。档案数据管理须建立磁盘档案配置表、系统软件配置表并随时更新，以供维护人员查阅。当操作者输入数据错误或系统本身问题，呵斥数据错误且程序不予许修正时，得由信息单位或需求单位提出数据库修正恳求单，并将修正缘由详列于恳求单，经该单位主管签核后，径交信息单位处置。信息单位收到恳求单后，由单位主管指派资讯工程师处置。资讯工程师根据修正内容及作业要点进展分析，假设该数据库修正将影响到其它单位之作业时，信息单

26、位主管或资讯工程师须与相关单位主管讨论会签后完成修正，并将处置结果记录于原数据库修正恳求单中备查。硬盘数据，假设经运用单位或信息单位人员断定短期内不再运用，那么可由信息单位或运用单位提出历史数据去除恳求单。信息单位收到恳求单后，由单位主管指派资讯工程师处置。资讯工程师根据修正内容及作业要点进展分析，假设该数据库修正将影响到其它单位之作业，信息单位主管或资讯工程师须与相关单位主管讨论会签后，由信息单位将数据转入备份如磁盘、磁带等，并将磁盘数据予以删除，其处置结果记录于原历史数据去除恳求单中备查。网络平安防护为防止档案因感染病毒而呵斥系统或数据损毁，于主机及效力器上均须安装防毒软件，防毒软件的安装

27、及设定及维护及档案数据均须妥善保管。网络主机、效力器之数据备份每日做一次Differential backup，每星期做一次full backup，每月并将重要资料做成CD片永久保管。备份媒体须妥善保管，己存有数据之备份媒体那么须放置于平安的地方。网络主机、效力器之数据备份之安装、设定及操作程序等，须详载于主机效力器备份回复之安装、设定及操作程序内。系统回复作业当系统或运用程序发生异常或错误且已无法回复时，得实行本作业。回复前立刻要求在线运用者退出系统。信息单位依主机效力器备份回复之安装、设定及操作程序进展回复作业。数据回复作业完成后，假设须补建数据，应知会相关单位补建。控制重点各项设备安装能否认期检查，并做成纪录。各项设备安装缺点时，能否做成纪录并述明景象、发生缘由及采取措施等。网络系统运用者之运用权限，有无按照规定程序完成恳求手续并经核准。现有的网络运用者权限设定能否有不当之处。对网络系统之档案数据修正去除时，能否依规定程序办理。网络磁盘空间能否足够，过期数据能否适时完成清理。防火墙及防毒软件能否正常运