浅析电算化会计的内部控制制度

1、.：.；浅析电算化会计的内部控制制度随着电子信息产业的不断开展，会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛，随之而来的如何开展我国的会计电算化的问题也越来越引起人们的关注。会计电算化是以电子计算机为主的现代电子技术和信息技术运用到会计实务的简称，是电子计算机替代人工，实现报帐、记帐、算帐、查帐以及部分需由人工完成的对会计信息数据的统计、分析、判别乃至提供决策的过程。它的运用，使会计人员从繁重的手工劳动中解脱出来，节约了大量的人力、物力和时间，具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询速度快捷、编制报表简单、数据分析准确等特点，核算手段和财务管理决策的现代化使搜集、整理、传输、反响的会计信息

2、更准确、更及时，提高了会计分析决策才干，为管理者提供所需的会计信息，更好地实现其参与管理、决策的职能。 我国进入90年代以来，随着计算机技术的迅猛开展，会计电算化已有十余年的历史，会计电算化由简单的数值计算开展到全面数值核算，进而到具有人工智能的会计管理信息系统阶段，会计电算化进一步向深层次开展，这些变革给企业带来宏大效益的同时，也给企业的内部控制带来更严峻的考验。财政部公布了，文中指出：“电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为支配要素，确保内部会计控制的有效实施。 为顺应我国参与wto后经济开展的需求，企业应深化地推行会计电算化。随着电子信息技术的普及，

3、实行会计电算化管理的企业越来越多。企业在建立了电算化会计系统后，会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化：一方面，由于运用了计算机，会计数据处置的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高，减少了因忽略大意及计算失误呵斥的过失；另一方面，任何计算机系统都不是无懈可击的，制度也不能够天衣无缝，应顺应会计电算化的开展潮流，建立和完善企业的内部控制制度，才干充分发扬会计电算化的高效性及准确性，确保企业财富的平安，为企业运营决策提供完好的信息，发明更高的效益，为了企业内部控制制度在新的环境下不落后于情势，建立一整套适宜电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。 一、电算化会计特征: 1、信

4、息系统的特征。所谓信息系统就是指从数据的搜集、存储、处置到传输运用的整体。电算化会计系统是指对会计数据的搜集、存储、处置与报告运用会计信息的管理信息系统。该信息系统可分为三个不同层次构造，分别为不同管理层效力。会计数据处置系统构造为操作层效力；会计管理信息系统构造为中层管理效力：会计决策支持系统构造为高层效力。同时，会计管理信息系统又是企业管理信息系统的一个重要子系统。 2、数据集中存放和管理的特征“电算化会计改动传统会计数据反复记录分散存放而带来的弊端,采用先进的数据库及数据仓库技术，实现了数据分类集中存放，既保证了数据的可靠性，又可从此完全取消各种会计明细分类账和对账操作，实现数据共享。

5、3、人机交互作用的特征。“电算化会计可了解为一个由人、计算机、数据及程序组成的系统。由于它不仅具有核算的功能还具有管理和控制的功能，所以，它离不开人的交互作用，尤其是预测和辅助决策的功能必需在管理人员的控制下完成。因此，电算化会计系统不应该是一个“儍瓜型的仿真系统，而应该是一个人机交互作用的“智能型的管理信息系统。 “电算化会计是会计学进入信息时代的开展，它是会计学、电脑与信息技术、企业管理及经济计量学等学科相互交叉结合后产生的综合性学科。从某种意义上说，“电算化会计是为了满足现代企业制度的需求，运用现代科技与方法对传统会计进展改造和整合后产生的能顺应信息化社会要求的新型运用型学科。 二、会计

6、电算化系统内部控制制度的内容 一系统开发控制 系统开发控制的作用是保证每个系统在正式投入运转之前，每个新程序或修正后的程序在正式进入系统之前，都经过合法的恳求、测试、审批手续，防止非法系统投入运转或非法程序进入系统。计算时机计系统的系统开发、开展控制包括开发前的可行性研讨、资本预算、经济效益评价等任务，开发过程中的系统分折、系统设计、系统实施等任务，以及对现有系统的评价、企业开展需求，系统更新的可行性研讨，更新方案的决策等任务。系统开发、开展控制的应具备以下几方面。 1、授权和指点认可 计算时机计系统的开发工程普通投资金额比较大，对现有计算时机计系统的任何改动都能够危及整个系统的平安可靠，因此

7、必需得到授权和指点认可。 2、符合规范和规范 不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必需遵照财政部或各省财政厅制定的规范和规范。包括符合规范和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程团、系统各功能模块的设计等等。目前我国曾经公布的有关国家规范和规范主要有财政部1994年公布执行的、等。按规范和规范开发和开展计算时机计系统可以使企业计算时机计系统更加可靠、更加完善，有利于对系统的维护和进一步的开展、更新。 3、人员培训 自行开发软件在开发阶段对运用计算时机计系统的有关人员进展培训，提高这些人员对系统的认识和了解，以减少系统运转后出错的能够性。外购的商品化软件应要求

8、软件制造公司提供足够的培训时机和时间。在系统运转前对有关人员进展培训，包括系统的操作培训，系统投入运转后新的内部控制制度，计算时机计系统运转后的新的凭证流转程序、计算时机计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。 4、系统转换 原有的手工会计系统或旧的计算时机计系统被新的计算时机计系统交换，必需经过一定的转换程序。企业应在新旧系统转换之际，该当采取有效的控制手段，作好各项转换的预备任务，如旧系统的结帐、数据库备份，人员的重新配置、新系统需求的初始数据的平安导入等。在系统转换之际，需求新旧系统并行普通不少于三个月的时间，以便检验新的计算时机计系统。 5、程序修正控制 会计软件的修

9、正必需经过缜密方案和严厉记录，修正正程的每一个环节都必需设置必要的控制，修正的缘由和性质应有书面方式的报告，经同意后才干实施修正，计算时机计系统的操作人员不能参与软件的修正，一切与软件修正有关的记录都应该打印后存档。 二会计电算化信息系统的平安控制 目前，企业在会计电算化进程中主要存在的问题是数据的平安严密性差，这也正是企业内控制度中最薄弱的环节。会计电算化中数据的平安遭到的要挟主要有：不可控制的自然灾祸；非预期的、不正常的程序终了操作呵斥的缺点；存储数据的辅助介质如磁盘部分或全部遭到破坏；用户非法读取、执行、修正、删除、扩展和迁移各种数据、索引、方式、子方式和程序等，从而使数据遭到破坏、篡改

10、或泄露；运用、维护人员的错误或忽略；利用计算机舞弊和犯罪；计算机病毒侵入等。会计信息系统的平安控制，是指采用各种方法维护数据和计算机程序，以防止数据泄密、更改或破坏，主要包括：实体平安控制、硬件平安控制、软件平安控制、网络平安控制和病毒的防备与控制等。 1、实体平安控制。 实体平安涉及到计算机主机房的环境和各种技术平安要求、光和磁介质等数据存贮体的存放和维护。是一种预防性控制。计算机机房应该符合技术要求和平安要求，应充分满足防火、防水、防潮、防盗、恒温等技术条件；机房应配有空调和消防设置等；对用于数据备份的磁盘、光盘等存贮介质应留意防潮、防尘和防磁，对每天的业务数据双备份，建立目录清单异地存放

11、，长期保管的磁介质存贮媒体应定期转贮。 2、硬件平安控制。 计算时机计信息系统的可靠运转主要依赖于硬件设备，因此硬件设备的质量必需有充分保证。为以防万一，关键性的硬件设备可采用双系统备份。此外，机房内用于动力、照明的供电线路应与计算机系统的供电线路分开，配置ups不延续电源、防辐射和防电磁波干扰等设备。 3、软件平安控制。 第一、分析研讨各运用软件的兼容性、一致性，使各业务系统成为基于同一种操作系统平台的大系统，各种业务之间能相互衔接，相关数据可以自动核对、校验，数据备份应一致完成。第二、系统软件应尽量减少人机对话窗口，必要的窗口如凭证输入窗口应力求界面友好，防错才干强，做到非正确输入不接受。

12、第三、加强系统软件现场维护和自动跟踪才干，对一切非正常操作可以记录。 4、网络平安控制。 网络对会计信息系统的平安性提出了比单机系统更高的要求，需加强以下几个方面的控制。用户权限设置：从业务范围出发，将整个网络系统分级管理，设置系统管理员、数据录入员、数据管理员和专职会计员等岗位，层层担任，对各种数据的读、写、修正权限进展严厉限制，把各项业务的授权、执行、记录以及资产保管等职能授予不问岗位的用户，并赋予不同的操作权限，回绝其他用户的访问。密码设置：每一用户按照本人的用户身份和密码进入系统，对密码进展分组管理，防止运用易破译的密码。对存储在网络上的重要数据进展有效加密。在网络中传播数据前对相关数

13、据进展加密，接纳到数据后再进展相应的解密处置，并定期更新加密密码。 5、病毒的防备和控制。 防备病毒最为有效的措施是加强平安教育，健全并严厉执行防备病毒管理制度，详细包括：软件、软盘及计算机系统的采购和更新要经过计算机病毒检测后才可运用，专机公用。绝对制止在任务机上玩游戏，建立软盘管理制度，防止乱拷贝软盘；安装防病毒卡和反病毒软件；定期检测并去除计算机病毒，采用网络防火墙技术。 三会计电算化信息系统的人员职能控制 经过计算机舞弊的犯罪分子大多是企业的程序员兼计算机操作员。会计电算化所要求的完善的人员职能控制制度就是适当分工，明确规定每个岗位的职责，以防止对处置过程的不适当干涉。会计电算化任务岗

14、位包括根本任务岗位和电算化会计岗位，前者有会计主管、出纳，后者有系统主管、软件操作、审核记帐、系统维护、审查和数据分析、档案管理、软件开发等。企业应将系统分析、程序设计、计算机操作、数据输入、文件程序管理等职务予以分别，系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容职务相互分别，互不兼任，以减少利用计算机舞弊的能够性。 四会计电算化信息系统的操作控制 操作控制包括对经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处置控制、数据输出控制和数据储存控制等。 1、业务发生控制 既程序检查。在经济业务发生时，经过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完好性进展检查和控制，如反映业务发生的科目代

15、码能否有效、操作口令能否准确、经济业务能否超出了合理的数量、价钱等的变动范围等等。采用相应的控制程序，以甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完好的经济业务。 2、数据输入控制 由于计算机处置数据的才干很强，处置速度非常快，一旦出错，影响极大，因此，企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进展严厉的控制，保证数据输入的准确性。 搞好输入控制是减少过失的关键所在。有效的输入控制手段是加强对凭证控制。凭证控制应做到对凭证的审核、自制、输入、传送、保管五个环节全面控制。记帐必需先审后记，保证凭证的合法、真实、正确、完好；自制凭证必需经过会计主管签章才干有效，严禁操作员自制凭证或将未经审批的凭证输

16、入，数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查，凡输入的凭证均应经过复核，复核的方法可采用各种技术手段对输入数据的正确性进展校验，如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、反复输入校验等。发现不符，系统自动警告操作员进展检查和修正；凭证的传送要严密签收手续，防止凭证的失落或出现非法数据，保证输入的完好性3、数据通讯控制 会计电算化信息系统应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、平安、可靠，以防止数据在传输过程中发生错误、丧失、泄密等事故的发生。如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应顺序编码，传输时要有发送和接纳的标识，收到被传输的数据时要有一定

17、确认的信息反响，每批数据传输时要有时间、日期记号等等。 4、数据处置控制 指对计算时机计系统进展数据处置的有效性和伸缩性进展的控制。计算机系统对数据验证、计算、比较、合并、排序、文件更新和维护、改错等内部运算、存储等一系列动作的校验、判别及提高措施。处置控制的目的在于保证会计资料按照预定的程序进展处置，从而到达正确的会计处置结果。数据处置控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。文件控制包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件能否被感染病毒等。 5、数据输出控制 为保证合法、正确地输出各种会计信息而进展的控制。

18、这种控制关系到输出的会计信息能否准确、真实和可靠，直接影响到会计信息的运用。对于输出的纸介质的会计资料应由专人进展核对，检查其完好性、正确性、检查打印的帐薄和报表页号能否延续，有无缺漏或重叠景象。 6、数据存储和检索控制 为了确保计算时机计系统产生的数据和信息被储存，便于调用、更新和检索，企业对于输出的磁介质的会计资料应及时贴上外部标签，在外部标签上写明文件称号、输出时间、并要妥善保管、存档或上报运用。文件的修正、更新等操作都应附有修正通知书、更新通知书等书面授权证明，对整个修正更新过程都应作好登记。计算时机计系统应具有必要的自动记录才干，以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。同时，应设置资料

19、分发与保管的登记薄，详细记录输出资料的称号、编号、打印份数、日期以及各种会计报告的运用人、发送份数、送达时间等，并需经手人签字，以防丧失、错发、漏发、重发。 综上所述，会计电算化系统的产生和开展，极大地提高了会计的任务效率，但是任何计算机系统都不是无懈可击的，制度也不能够天衣无缝，应顺应会计电算化的开展潮流，建立和完善企业的内部控制制度，才干充分发扬会计电算化的高效性及准确性，确保企业财富的平安，为企业运营决策提供完好的信息，发明更高的效益。 三、会计电算化对企业内部控制制度的影响 1、内部控制是企业单位在会计任务中为维护会计数据的可靠性、业务运营的有效性和财富完好性而制定的各项规章制度、组织

20、措施管理方法、业务处置手续等控制措施的总称。会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算方式及内部控制制度等发生了很大变化，其中对企业内部控制制度的影响最为明显。主要表如今以下几个方面：1、控制方式发生改动，由单一制度控制转为程序控制和制度控制。 手工会计系统中，内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后，会计帐务的集中化处置，使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表，试算平衡的检查，总账、明细账的核对等自然而然地消逝了。取而代之的计算机内部控制措施，如凭证借贷平衡校验，余额发生额平衡检查。随着远程通讯技术的开展，会计信息的网上实时处置成为能够，业务事项可以在远离企业

21、的某个终端机上瞬间完成数据处置任务。例如昔日应由会计人员处置的有关业务事项，如今能够由其他业务人员在终端机上一次完成，昔日应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，能集中在一个部门甚至一个人完成。 会计电算化后企业的内部控制制度是由人经过会计软件来实现的，由人员和计算机相结合来共同完成。 2、控制对象发生改动，由对人的控制为主转变为对人、机控制为主手工会计系统中，内部控制的对象主要是会计对象、任务情况、信息处置方法和处置程序等。企业的经济业务发生均记录于纸张之上，并按会计数据处置的不同过程分为原始凭证、记账凭证。会计电算化后，会计凭证转变为以文件、记录方式储存在磁性介质上，使会计核算无纸化，修正

22、数据不留痕迹。随着电子商务、网上买卖、无纸化买卖等的推行，每一项买卖发生时，有关该项买卖的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先运用的每项买卖必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进展的各种必要的核对、审核等任务有相当一部分变为由计算机自动完成了。 3、加大了控制舞弊、犯罪的难度。 手工会计系统中，会出现由于会计人员的大意大意、疲劳或处置环节过多等而产生的无意错误。会计电算化系统后，输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才干保证财务信息的准确性，假设上述的任何一方出现过失，就会使处置结果错误。现实中，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时

23、甚至能不留痕迹地篡改，加以数据高度集中，未经授权的人员有能够经过计算机和网络阅读全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据，因此，计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，会计电算化系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。 由于控制方法，对象等方面的变化，企业原有的内部控制制度已不能顺应电算化会计系统的要求，因此进一步完善企业内部控制制度已刻不容缓。计算时机计系统的内部控制是一个范围大、控制程序复杂的综合性控制，完善会计电算化内部控制的根本思绪为：坚持明确分工、相互独立、相互牵制、相互制约的平安管理原那么，建立系统的人工与机器相结合的控制机制，使会计电算化运转的每一个过程都处于严密控

24、制之中。 四、会计电算化存在的主要问题 一兼容性差。由于各个系统都是自行开发，各自运用不同的操作平台和支持软件，数据构造不同，编程风格各异各软件公司为技术严密，相互没有交流和沟通，没有业界的协议，自然也就没有一致的数据接口，很难在不同系统上实现数据共享。 二系统内部衔接性差。由于当前许多财会软件都着重开发帐务处置与报表管理，对于其他诸如本钱核算、市场预测等功能开发力度较小，使得在处置此类问题时，需先将财会管理的有关数据输出，经人工核算后再重新输入，就是说从一个处置系统模块到另一个处置系统模块，不能自动转换数据格式，直接运用根底数据。这不仅啬了任务量，而且由于由人工核算、人工输入等人为要素，必然

25、添加出错机率，使得财会软件不能充分发扬它的管理效果和预测功能。在这种意义上，只能称它为“加电的帐本。 三数据严密性、平安性差。很多时候，财务上的数据，是企业的绝对，在很大程度上关系着企业的自下而上与开展，但几乎一切的软件系统都在为完善会计功能和顺应财务制度大伤脑筋，却没有几家软件仔细研讨过数据的严密问题。所谓的加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版。另处在进入系统时加上些诸如用户口令、声音监测、指纹识别等检测手段和用户权限设置等限制手段，不能真正起到数据的严密作用。平安性上，更是难如人意，系一致旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者忽然断电，很难从容恢复原来的数据。 四适用性不强。在某种程度上，财会软

26、件由于只实现了会计功能，并没有实现料想的管理及预测功能，以致于它的出现，仅是减少了会计的任务量，或者说减少了会计而已，并没有产生真正的经济效益和管理效益，那末，它的风靡，或多或少就有“赶时髦的嫌疑。 五开发者与运用者的矛盾。早期的软件，是由程序员专门开发，它虽然能实现用户的数据处置的要求，但对财务任务的本质以及用户运用程度都没能准确定位，使这些软件很难运用；如今是程序员与会计专业人员共同开发，但也仅仅是从用户界面、系统平台、报表处置等问题上做文章，不能满足用户实践需求。 六用户本身存在的问题。在我国，计算机热起来大约不到十年，而且真正普及运用也不过三五年，或者说如今依然没有到达普及程度。人们对

27、它的认识，自然不尽一样。即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训，但对也许从未接触过计算机的会计们来说，它怎样也不如算盘和笔好用，而且需求极端小心，一旦出错，能够就会使本人很长时间的任务成果付诸东流。 五、完善会计电算化内部控制 1、加强程序操作控制。这项控制就是针对会计电算化提出的新要求之一。为了保证信息处置质量，减少产生过失和事故的概率，应制定上机守那么与操作规程的方法，这是操作控制制度化的详细表达。上机守那么主要是对电脑机房内任务所作的普通性规定。操作规程那么是提出了计算机业务处置过程的详细操作步骤和详细要求，包括各种操作命令、各种设备的运用阐明以及非常情况的处置等。其内容主要包括：1无

28、关人员不能随意进入机房操作；2各种录入的数据均需经过严厉的审批并具有完好、真实的原始凭证；3数据录入员对输入数据有疑问，应及时核对，不能擅自修正；4机房任务人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据；5不准把外来的软盘带进机房；6发生输入内容有误的，需按系统提供的功能加以矫正，如编制补充登记或负数冲正的凭证加以矫正；7开机后，操作人员不能擅自分开任务现杨；8要做好日备份数据，同时还要有周备份、月备份。当然，这些制度并不是一成不变的，还必需随着公司运营的变化而不断修正完善。只需经过完备详尽的制度才干减少错误的发生，从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。 2、加强者员职能控制。由于会计电算化知识与功能

29、的相对集中，我们必需制定相应的组织和管理控制，明确职责分工，加强组织控制。所谓组织控制，就是将系统中不相容的职责进展分别，即在系统中的各类人员之间进展分工，并以相应的管理规章与之配套。其目的在于经过设立一种相互稽核、相互监视和相互制约的机制来保证会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的能够性。 职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分别。用户部门指产生原始数据的部门或人员。在这两者之间进展职责分工的目的，是尽能够坚持不相容职能如业务授权、执行、保管和记录的分别，以及在电算化部门内部的职责分别。经过进展内部职责分工，以补救不相容职能集中化的缺乏。 会计电算化中，为了控制操作人员职能，还可根据系统支持的不同软件进展职能分工，从而起到各个部门权益相互制约、相互平衡的作用。如普通商业公司的软件控制主要是局域网组成的效力器、pc机、pos机等，可以结合商业企业本身特点，根据oracle8数据库良好的严密机制以及采用访问控制、口令控制技术的特征，构成以在sun效力器上运转的oracle8数据库系统为中心的网络系统，即俗称的“后台，并采用以linix操作系统以及各帐台的pos机联机操作等。在运转中，后台管理经过商品从进、销、调、存各个方面入手。进货环节那么由业务部进