浅谈水运工程档案管理

1、浅谈水运工程档案管理摘要：工程档案管理是工程建立与管理的重要组成局部，是整个工程建立的缩影。工程档案全面反映了工程建立的详细情况，对工程质量评定、工程开工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，做好工程档案管理工作非常必要。关键词：水运工程；档案；管理中图分类号：TV 文献标识码： A1 引言水运工程档案管理是水运工程建立与管理的重要组成局部，是在水运工程前期准备、工程施行、开工验收等各个阶段过程中形在的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的文件材料，是整个工程建立的缩影。水运工程档案是衡量水运工程质量的重要根据，水运工程档案管理工作对水运工程建成后的维护与管

2、理将会起到积极地指导作用，同时有利于进步水运工程的设计、施工及管理程度，促进水运工程建立又好又快的开展。2 水运工程档案管理中存在的问题在水运工程建立中，从始至终，每个环节都有大量的工程资料需要搜集、整理和归档。工程档案涉及点多、面广、资料分散，搜集、填写及整编都存在一定的难点。纵观以往，在细节上仍存在许多方面的问题：一是思想意识淡薄，对资料管理不够重视，认为资料管理只是资料管理人员的事，参建单位的局部技术人员缺乏资料入档意识，对形成的原资料不注意及时存档，致使工程完工后资料短缺，不完善；二是施工单位流动性较大，没有专职的档案资料管理人员，经手人员多、资料分散，造成工程完工后，资料不能及时搜集

3、、整理和移交；三是对档案工作的严谨性认识缺乏，资料不标准，使工程档案不能发挥其应有的使用价值。3 对水运工程档案管理工作的几点建议3.1 水运工程档案管理必须做到一个重视，两个健全3.1.1 重视档案管理工作从工程主管部门到施工单位、监理单位，从指导到一线工作人员，必须思想上充分认识到水运工程档案管理工作的重要性及必要生。把水运工程档案管理纳入水运工程建立管理范畴，落实工作责任，使工程档案资料做到及时、准确、完好、系统。从工程前期工作到工程开工验收，每个环节都要把工程档案资料的搜集、管理作为重要工作内容来抓，使工程档案资料与工程进度同步。必须制定完善可行的规章制度，实行指导负责制，树立全员责任

4、意识和法制意识。由于工程档案的形成有其严格的系统过程，反映了工程的每一个环节的情况，只有健全管理制底，使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责，树立责任心和法制意识，才能从管理制度上保证工程档案的齐全、完好、准确、系统，做到工程档案管理工作有法可依、有章可循。3.1.3 建立健全组织机构在工程工程施行过程中，一是工程主管部门要建立档案管理指导机构，设立专职档案管理人员、负责工程前期以及施工过程中文件、变更资料，管理单位与施工方、监理方的来往资料，工程开工前的工程档案的搜集、整理等工作；二是施工单位建立档案管理组织机构，设立专职的档案管理人员，负责施工过程中工程资料的搜集、登记和整理工作

5、；三是监理单位要有专门人员对监理资料进展真实填写、记录、搜集和整理。只有健全组织机构，才能确保工程完工时可以及时、准确、完好、系统的将工程资料转交到工程主管部门，为工程的后续工作提供详实、可靠的技术资料。3.2 水运工程档案管理必须做到管理制度化、标准化、标准化和系统化3.2.1 工程档案管理必须制度化工程档案管理是工程建立的一局部，只有从各个方面制定出详尽的管理制度，才能使档案管理工作制度化，保证工程档案管理的质量。只有明确指导、技术和管理人员的职责范围，实行工程法人总负责制，才能最终确立档案管理相关制度。在施行过程中根据制度，承受约束，形成一个有规律、有形式的工作思路，依靠制度标准水运工程

6、档案管理工作。3.2.2 工程档案资料必须标准化、标准化3.2.3 工程档案管理资料必须系统化工程档案包含各个方面的资料，即：工程立项、招投标、合同签订、施工、监理及工程的开工验收等各个方面进展过程中形成的所有资料。因此档案资料必须系统化。在工程阶段验收时，要把工程档案纳入验收范畴，将存在的问题反应给相关部门和人员，及时纠正，使形成的工程档案资料齐全、完好、准确，防止出现缺页、漏项等现象。在工程完工后，可以系统地将工程档案进展归类、整理、存档，使之具有保存和利用价值。制度化、标准化、标准化、系统化各有独立含义，同时又是一个不可分割的统一体，只有遵循“四化原那么，才能到达水运工程档案管理的合格标

7、准，形成的档案才能具有相应价值。3.3 水运工程档案管理要做到“三勤一及时3.3.1 勤搜集工程档案资料依赖各个部门分别完成。在每一阶段完成后，资料假设不及时收回、整理，可能会造成资料的散落和丧失。特别是对一些征地、证件等原始文件，必须及时搜集、整理，只有这样才能保证资料完好，便于档案管理部门的整编和归类，形成完好的档案资料。工程完工后，施工及监理资料必须在规定时间内报送到工程主管单位，以免因工地搬迁、人员调离而造成资料搜集困难，甚至丧失等现象发生。3.3.2 勤催促工程档案资料的形在历时长，贯穿于工程工程建立的各个阶段，资料分散，只有多催促，才能使各个部门及相关人员按要求搜集整理，形成完好合

8、格的资料。3.3.3 勤检查工程档案涉及到各个方面和部门，管理程度不一，只有勤检查才能及时发现问题，进展纠正。在每一阶段都要对档案资料进展认真检查，使部门指导及详细管理人员重视档案管理工作。及时填写、搜集和整理档案资料，防止漏填、漏收、出错及杂乱等现象的发生，保证形成的档案资料真实、准确。3.3.4 工程资料的整理要及时每一个单项工程完成后，对形成的资料一定要及时搜集、整理，并进展归类、整编。在整编过程中，对资料不齐或不合格的，要及时进展补充和纠正，杜绝工程档案资料工作留“尾巴现象发生。工程完工后要及时、系统地将工程档案资料准备齐全，为工程开工验收打好根底。3.4 更新观念，不断进步水运工程档案科学化、现代化管理程度随着科学技术的不断开展，计算机应用日益普遍，电子档案逐渐普及，这为工程档案的科学化、现代化管理提供了良好的机遇。现代科学技术的应用，在工程档案的管理中也得到了充分表达，档案工作不再局限于纸质，而是要通过网络把档案的得用价值充分发挥出来。这就要求工程档案管理人员必须进步计算机应用才能，熟悉掌握工程档案管理软件的应用技术，可以及时、准确、完好、系统地把档案资料电子化，为工程档案的充分利用创造条件。水运工程档案管理的现代化、科学化是对“科