会展文案写作教案2015

1、会展文案写作内 容 安 排第五章 会展运作阶段的文案(下)第四章 会展运作阶段的文案(中)第三章 会展运作阶段的文案(上)第二章 会展计划、组织阶段的文案第一章会展文案概论第七章 会展总结、反馈阶段的文案第六章 会展实施阶段文案第一章会展文案概述1.1 课程介绍1.2 会展概述1.3 会展文案概述课程导入 聊通过一年的会展专业知识的学习，谈谈你们对会展的看法。谈一谈我们身边的会展。课程导入MICE展览会会议奖励旅游节事活动大型会议课程导入 为什么要学会展文案写作？1.1 会展概述会展的含义： 会展是指在一定的地域和空间，围绕特定的主题，多人定期或不定期举行的一种聚集交流活动。国际会展业发展现状

2、会展业发展现状中国会展业发展现状1.1 会展概述中国会展业发展现状以武汉、昆明等城市为龙头的中西部会展经济产业带。以东北边贸为中心的东北会展经济产业带以北京为中心的京津华北会展经济产业带以上海为中心的长江三角洲华东会展经济产业带以广州、香港为中心的珠江华南会展经济产业带重庆会展业发展现状是怎样？传递汇集信息促进贸易合作带动经济发展1.1 会展概述提高知名程度增加就业机会会展文案的含义会展文案是指因会展活动需要而产生并在会展管理和举办过程中使用的文字材料。1.2会展文案概述1.2会展文案概述会展文案写作的含义 所谓会展文案写作是以语言文字为工具，在逻辑完整、资料妥当的基础上，遵循一定的写作规范和

3、文章体式，以记录和传递实用性的会展信息为目的，以揭示会展活动的规律为宗旨，全面推进会展策划、组织和管理等各项工作的完成而进行的一种活动。 1.2会展文案概述会展文案的基本要素会展的基本要素会展文案的基本要素一是参展商；二是会展组织者；三是会展场馆；四是会展市场；五是观众。会展文案作为一种信息载体，具有一般文案的基本特征和独特的市场针对性，大致上是由信息、符号和物质三要素构成。1.2会展文案概述参展商系统的动力会展组织者会展场馆会展市场参加会展的观众系统的主体系统的神经系统结构的纽带系统机构的起点和终止1.2会展文案概述信息要素主题信息附加信息是指会展文案记载和传递的主要信息，是会展文案信息的核

4、心，体现作者编制目的和意图。是指为了加强对会展文案的管理，根据不同的主题信息而附加的标识项目，每一种标识项目有表达一种特定的管理要求。（公文份数序号、发文机关、主题词、签发人、印发机关、时间等等）1.2会展文案概述符号要素字形符号图形符号图形符号包括标点、图片和图像，用以辅助性说明文字信息，表达管理要求或判断某些评估的指标。字形符号包括文字符号和数字符号，他们是会展文案记载和表达信息的主要工具，也是会展文案符号要素的主要符号。1.2会展文案概述符号要素：是会展记载、传递会展信息的方式和相关人员表达、感知会展信息的基础，细化而言，也即是我们平时所说的字形符号和图形符号。字形符号包括文字符号和数字

5、符号，它们是会展文案记载和表达信息的主要工具，也是会展文案符号要素中的主要部分。图形符号包括标点、图片和图表，用以辅助说明文字信息，表达特定的管理要求或判断某些评估信息。1.2会展文案概述物质要素：是会展文案赖以记录、传递信息的介质和平台。目前会展文案通信的物质要素主要有两种：一是纸质类；二是电子类。1.2会展文案概述纸质类物质要素 纸质类物质要素由书面载体和显字资料组成。 书面载体 书面载体是指会展文案符号赖以附着的纸张。会展文案的书面载体要求采用质地良好，能永久保存的白纸，符合国家统一标准。1.2会展文案概述国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式（GB/T97041999）中对公文用

6、纸有如下规定：纸张定量：6080克/平方米 胶版纸或复印纸白度：85%90%横向耐折度：15次不透明度：85%纸型：国家标准A4型纸 210mm297mm公文用纸天头（上白边）：37mm+1mm或者37mm-1mm 公文用纸订口（左白边）：28mm+1mm或者28mm-1mm1.2会展文案概述显字材料 显字材料是附着于书面载体之上而组成文字字形的物质，为便于阅读、复印和传递，选择的显字材料应以不褪色、不变形为基本依据，根据国家档案局的规定，书写文件，应使用钢笔或毛笔，墨水应当适用蓝黑墨水或碳素墨水。 1.2会展文案概述电子类物质要素 电子类物质要素组成的文件称为电子文件，即以数字形式存储于磁盘

7、、光盘等载体，依赖计算机系统阅读处理，并可在通信网络上传输的文件。因网络安全问题，使用和传播电子文件应力求谨慎，切实做好电子文件的保密工作。会展文案的特点1.2会展文案概述写作主体的合法性写作知识的综合性1.2会展文案概述展后感谢信函必须尽早着手实施会展管理保障会展服务会展文案的作用记载会展信息促进交流沟通提供考察和利用（存档利于借鉴和参考）根本作用，其他作用都由此派生的。1.2会展文案概述 按功能分类1按行文关系分类3按办理时限分类5按形成时间分类2按保密要求分类4按传播方式分类6 黄页会展文案的种类1.2会展文案概述1）按会展文案的功能分类 管理规范类文案 即对会展活动进行管理和规范的文案

8、。 如：有关会展管理的通知、通报、报告、会议或展览组织的章程、会议议事规则、参展须知、会议议程、选举办法、表决程序等。 1.2会展文案概述策划申办类文案 即在会展申办和策划阶段使用的文案。 如：会展总体方案、会展接待方案、招展方案、开幕式方案、申办报告、会展可行性研究报告等。1.2会展文案概述商区契约类文案 即反映会展主办者、承办者、参展者、与会者相互之间经济联系、契约承诺的文案。 如招展公告、参展手册、招标书、投标书、会展承办合同、参展合同等。1.2会展文案概述主题成果类文案 即阐明会展活动的指导思想和原则，体现会展活动主题，明确会展活动目标和任务，记载会展活动成果的文案。 如：会议的各种报

9、告、议案、提案、决议、决定、纪要、公报、合同、协议、意向书、条约、协定、备忘录、声明、宣言、计划、纲领等。1.2会展文案概述 信息宣传类文案 即为发布会展信息、宣传会展形象而制作和使用的文案。 如：会展广告、会展消息、会展新闻发布稿、会展简报、会展调查报告、会展总结、展览评估报告，会展通讯等。1.2会展文案概述礼仪事务类文案 即为做好会展的礼仪工作、会展事务工作、会展评估工作而形成和使用的文案。 如：邀请函、请柬、会展通知、会展致辞、签到薄、报到注册表、作息时间表等。1.2会展文案概述展前展中展后2）按会展文案形成时间分类计划组织运作实施总结反馈1.2会展文案概述3）按会展文案的行文关系分类上

10、行文 上行文即向具有隶属关系，或虽无隶属关系， 但在特定的业务范围内受其职权管理的高级别机关的行文。 上行文可分为：逐级上行文、多级上行文、越级上行文。例如：会展请示、会展报告、可行性研究报告、项目建议书、会展简报等等，都可以向上级机关上报。1.2会展文案概述平行文 平行文即平行机关和单位之间，或者既不隶属又无职权上管理和被管理关系的，级别不相等的机关或单位之间，以及高级别机关与受对方职权管理的低级别机关的相互行文。例如：议案、通知、信函、会议纪要、邀请书等。1.2会展文案概述下行文 下行文即具有隶属关系，或无隶属关系，但在特定的业务方位内受本机关职权管理的次级机关的行文。 例如：命令、决定、

11、决议、意见、通知、通报、批复、会议纪要等。1.2会展文案概述辐射行文 辐射行文即特定机关或单位根据工作需要，在自己的职权内同时向上下、左右社会各个方面告知或要求遵照执行、办理的行文。 辐射行文一般通过媒体公开发布。例如：公告、通告、会议公报、联合声明、宣言等。1.2会展文案概述4）按会展文案的保密要求分类保密性会展文案内部性会展文案公开性会展文案保密性会展文案即在内容上涉及国家机密或商业秘密，暂时不宜公开的会展文案。内部性会展文案是指内容涉及主办单位和参加单位内部事项，或者正在酝酿尚未决定的事项，暂时不宜对外公开，只能在内部传达、阅读和使用的文件。 公开性会展文案即不涉及任何国家秘密和组织内部

12、事项，无须采取保密措施的会展文案。（新闻媒体或张贴的方式公开发布）1.2会展文案概述国家机密文件绝密件 即涉及国家核心秘密，一旦泄露会给国家利益造成特别严重损害的文件。保密期限不超过30年，特殊情况下可规定为长期。 机密件 即涉及国家的重要秘密，一旦泄露会给国家利益造成严重损害的文件。保密期限不超过20年。 秘密件 即涉及国家的一般秘密，一旦泄露会给国家利益造成一定损害的文件。保密期限不超过10年。商业秘密文件 是在商务性会议或展览活动中形成的涉及商业秘密的文件。此类文件的密级和保密期限由制文机关根据实际需要来确定。1.2会展文案概述5）按会展文案的办理时限分类（1）平件：即按正常时限要求和程

13、序办理的会展公文，办理时限不超过7天。（2）急件：即涉及重要事项，需要优先办理的会展公文，办理时限不超过3天。（3）特急件：即事关重大并紧急，必须以最快速度和非常程序运转的会展公文。1.2会展文案概述6）按会展文案的传播方式分类（1）讲话类会展文案 讲话类会展文案，即由与会者以个人、集体的名义或代表一定的组织在会议上进行口头宣读的文件。如开幕词、闭幕词、祝贺词、欢迎词、祝酒词、工作报告、发言稿等。（2）书面类会展文案 相对于讲话类会展文案而言，即指只以书面形式散发，不做口头发言的会展文案。（3）声像类会展文案 声像类会展文案，即事先把讲话类会展文案或书面类会展文案制成声频或者视频文件，然后进行

14、传递或播放的会展文案。1.2会展文案概述会展文案的写作要求主题语言材料结构（1）具有建设性（2）精神集中（3）思想鲜明（1）要完整（2）要规范（3）要连贯（4）要合理（1）要正确（2）要清晰（3）要精炼（4）要准确（1）要表现主题（2）要典型（3）要真实可靠1.2会展文案概述会展文案写作学习要求：思想高度重视1专业知识扎实2认真阅读例文3加强写作练习4第二章会展计划、组织阶段的文案2.1 会展市场调研报告2.2 会展调查问卷2.3 会展项目立项策划书2.4 会展立项可行性研究报告2.5 会展计划2.6 会展申办报告2.1.1 会展市场调研的含义 所谓会展市场调研，就是以科学的方法，有系统、有计

15、划、有组织地搜集、调查、记录、整理、分析有关会展产品、服务及市场等信息，客观地测定及评价、发现各种事实，用以协助解决有关会展经营决策问题，并作为各项经营决策的依据。2.1会展市场调查报告2.1会展市场调查报告同类会展的数量与分布情况同类会展竞争态势会展场馆及服务水平参观者人数的调查预测历届会展活动情况市场信息产业信息相关政策法规相关会展信息2.1.2 会展市场调研的内容产业性质产业规模产业分布状况产品销售方式产品特性市场准入规定知识产权的保护产业政策与规划海关有关规定其他规定市场规模市场竞争态势市场发展趋势中间商数量和分布状况行业协会状况关联产业状况2.1会展市场调查报告会展调研的一般方法：2

16、.1会展市场调查报告会展调研具体方法观察法问卷调查法小组焦点访谈法深度访谈法试验法二手资料分析法2.1会展市场调查报告市场调研的步骤：2.1会展市场调查报告专业性要求高1访谈和研究对象复杂2政策性很强32.1.3 会展市场调研的特点2.1会展市场调查报告2.1.4 会展市场调研报告 会展市场调研报告是市场调研的结晶，是提供给使用者参考以作出决策的基础。 2.1会展市场调查报告会展市场调研报告的结构与写法附录标题结论和建议目录调研的局限性概要研究方法2.1会展市场调查报告会展市场调研报告的写作要求 报告语言力求精练，有说服力 报告必须结构严谨，体裁简洁，不能漏掉重要的资料； 要有明确的结论和建议

17、，并能让读者了解调研过程的全貌。2.2 会展调查问卷会展问卷调查是运用问卷的方式向参展商、客商和普通观众收集参加会展活动的意向、意见和要求的文书。2.21 会展调查问卷的含义2.22 会展调查问卷的结构与写法标 题前 言正 文结束语调查的目的、意义填写说明感谢被调查者信息调查项目调查者信息会展项目名称+“调查问卷”再次表示感谢调查机构名称调查者情况2.23 问卷项目的设计(1)事实性问题(2)主观性问题(3)趋向性问题(4)解释性问题(1)封闭式问卷(2)开放式问卷(3)混合式问卷(1)是否式(2)选择式(3)填入式(4)排列式(5)量表式(6)问答式问卷类型问题类型问题格式您参加过上届展会吗

18、？（ ） A. 是 B. 否你认为本次展位的价格如何？（ ） A. 贵 B. 便宜您认为比较合理的展位价格是（ ） A. 2000以下 B. 20004000 C. 40006000 D. 6000以上注：完备性、互斥性请选择最能影响您作出参展决策的因素，并依据重要程度分别标注1、2、3。 展位价格 展会规模 展会品牌 展会服务工作 参展商数量 观众质量 2.24 会展调查问卷的设计步骤确定问题的顺序决定调查问卷的措辞根据信息资料清单，确定问题及设计可供选择的答案根据会展调查目标，确定所需要获取的信息资料审批、定稿问卷的测试与检查2.25 会展调查问卷的制作要求问卷中所有的题目都和研究目的相符

19、合；问卷尽可能简短，长度满足获得重要资料即可；问卷的题目要由一般至特殊，并具有逻辑性；问卷的指导语或填答写说明要清楚，没有岐议；问卷的编排格式要清楚，指示符号要明确。2.3 展会立项策划书展览会策划项目的设想与建议2.3 展会立项策划书 展会立项策划书是在充分获取展会信息并对之进行全面、深入分析的基础上，运用科学的方法对展会提出一套办展的规划 、策略和方法，在此基础上形成的最佳方案。2.3 展会立项策划书办展市场环境分析1展会的基本框架2展会价格及初步预算方案3展会工作人员分工计划4展会招展计划5展会招商计划6展会宣传推广计划7展会筹备进度计划8展会服务商安排计划9展会开幕和现场管理计划10展

20、会期间举办的相关活动计划11展会结算计划12主要内容：2.3 展会立项策划书展会立项策划书的结构与写法1)展会名称10)人员分工、招展招商和宣传推广计划3)办展机构5)展品范围8)展会定位7)展会规模2)展会地点4)办展时间6)办展频率9)展会价格和初步预算11)展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划2.3 展会立项策划书展会名称2011 中国（上海）国际 乐器 展基本部分限定部分2.3 展会立项策划书办展机构主办单位：拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。在法律上拥有展览会的所有权。承办单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。协办单位：协助主办

21、或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。支持单位：对展会主办或承办单位的办展工作起支持作用的办展单位。2.3 展会立项策划书开幕时间：2009年8月19日上午9时30分展览时间：2009年8月19日22日，每天上午9时下午5时开放时间：2009年8月19日20日只对专业观众开放 2009年8月21日22日对专业观众一般公众都开放 筹展时间：2009年8月16日18日，每天上午9时晚上8时撤展时间：2009年8月23日24日，每天上午9时晚上9时办展时间规划：2.3 展会立项策划书展会规模：2.3 展会立项策划书2.3 展会立项策划书2.3

22、 展会立项策划书2.4 会展项目立项可行性研究报告 会展项目立项可行性研究是在会展决策之前，运用专门的技术经济方法，对拟会展项目的必要性、实施的可能性、有效性和风险性进行分析、预测、计算、评估和论证，为选择最佳会展决策方案提供科学依据的活动。2.4 会展项目立项可行性研究报告立项决策依据展览项目可行性分析宏观环境分析微观环境分析项目生命力分析执行方案分析项目财务分析风险预测人口环境经济环境技术环境政治法律环境社会文化环境办展机构内部环境目标客户竞争者营销中介服务商社会公众项目发展空间项目竞争力办展机构优劣势基本框架评估招展招商方案、宣传推广计划评估进度计划评估现场管理和相关活动计划评估价格定位

23、成本预测市场风险经营风险财务风险合作风险2.4 会展项目立项可行性研究报告会展项目立项可行性研究报告的基本内容：1)会展项目概况2)主办或承办单位的基本情况和条件3)可行性分析论证 (1)市场环境分析(2)会展项目生命力分析(3)会展执行方案分析(4)会展项目财务分析(5)风险预测4)结论和建议2.4 会展项目立项可行性研究报告会展项目立项可行性研究报告的结构与写法2.5 会展计划会展计划的含义： 计划是为完成一定时期的任务而事前对目标、措施和步骤作出简要部署的事务文书。 会展计划是对会展工作预先作出打算和安排的文书。2.5 会展计划DBCA具有明确的目标具有很强的预见性具有可行性具有一定的约

24、束力会展计划的特点2.5 会展计划计划单位计划时限计划事由文种标题单位名称具体日期落款前言 主体:目标措施步骤正文 会展计划的结构与写法文字式表格式条目式2.6 会展申办报告会展申办报告的含义 申办报告是向上级机关请求指示、批准的文书，是申办文案中最重要的文件。作用：陈述申办的理由和所具备的条件；统领所有的申报文案。2.6 会展申办报告会展申办报告的基本内容会展活动的名称。主办单位和承办单位的名称及分工。历届会展活动的基本情况。本届会展活动的背景、目的、意义、宗旨、条件、主题、与会者或参展范围、活动形式等。举办时间和地点。会议人数、展览面积。经费来源。申办国外展，要说明工作人员在外停留天数、出

25、访路线等。会展联系人、联系办法、 、 、电子邮件地址和网址等。附件。2.6 会展申办报告结构与写法BECDA标题主送机关正文落款和日期附件第三章会展运作阶段的文案(上)3.1 会展招展文案及招展函3.2 会展招商文案3.3 观众邀请函3.1 会展招展方案及招展函3.1.1 会展招展方案1)会展招展方案的含义 会展招展方案是在招展策划的基础上，为展位营销而制订的执行方案。 具有非常强烈的计划性和实务性，即十分具体地交代了工作的步骤、样式，并对总体目标进行了逐一分解，是方案实施的唯一参考书。3.1 会展招展方案及招展函建立目标参展商数据库收集渠道：行业企业名录1商会和行业协会2政府主管部门3专业报

26、刊4同类展会5外国驻华机构6专业网站78电话黄页3.1 会展招展方案及招展函建库原则BECDA具备一定数据量分类科学、合理数据真实可靠可以及时修改便于查找和检索3.1 会展招展方案及招展函3）会展招展方案的基本内容 (1)产业分布特点 (2)展区和展位划分 (3)招展价格 (4)招展函的编制与发送 (5)招展分工 (6)招展代理 (7)招展宣传推广 (8)展位营销办法 (9)招展预算 (10)招展总体进度安排3.1 会展招展方案及招展函按专业题材划分展区要有利于提高展会的档次要有利于观众的参观要有利于提高参展商的展出效果要有利于展会现场管理和现场服务展区展位划分的原则3.1 会展招展方案及招展

27、函划分展区展位应注意的问题注意统筹兼顾因地制宜不能遮挡展馆的服务设施注意适应参观人流的规律合理地安排展会的功能服务区域3.1 会展招展方案及招展函成本加成定价法边际成本定价法目标利润定价法市场认可价值定价法需求差别定价法需求心理定价法随行就市定价法渗透定价法投标定价法招展价格竞争导向定价法需求导向定价法成本导向定价法3.1 会展招展方案及招展函招展价格折扣招展价格折扣是办展机构给予参展商或者招展代理的一种价格优惠，其主要目的是为了吸引更多的企业参加展览。统一折扣差别折扣位置折扣特别折扣展会价格统一折扣示例表参展面积给予统一折扣标准展位数平方米2个及以下18及以下不给予任何折扣35个27455%

28、68个547210%911个819915%12个及以上108及以上20%3.1 会展招展方案及招展函A严格执行价格及价格折扣标准B加强对招展代理的招展价格管理C避免在招展末期低价倾销展位D严格控制差别折扣和特别折扣的适用范围执行招展价格时应注意的问题3.1 会展招展方案及招展函3.1.2 会展招展函的含义 会展招展函是办展机构用来说明展会以招揽目标参展商参展的小册子。 招展函的作用是向目标参展商说明展会的有关情况，并引起他们对参加展会的兴趣。是展会进行展位营销时主要的核心资料之一，也是目标参展商最初了解会展情况的主要信息来源。3.1 会展招展方案及招展函展会招展函的主要内容DCBA展会基本内容

29、展会名称和LOGO举办时间和地点办展机构展会特色展品范围价格市场状况介绍行业状况地区市场状况展会招商和宣传推广计划招商计划宣传推广计划相关活动服务项目参展办法如何办理参展手续付款方式参展申请表联系办法各种图片、图案参展申请表的基本内容如缴纳租金后再确认其参展资格，可要求填写付款方式和日期。4参展单位的基本情况，包括名称、性质、地址和联系方式等。1展品的名称、性质和数量。2拟租展位的规格、数量、展位费。3提交申请表的方式(邮寄、传真或网上提交)和截止日期。5备注条款。63.1 会展招展方案及招展函3.1 会展招展方案及招展函便于邮寄和携带美观大方简单实用内容全面准确招展函编制的原则：3.1 会展

30、招展方案及招展函必须共同遵守的招展原则计划招展的面积负责的招展地区和重点目标参展商展位费的收取办法各招展单位之间的分工确定招展人员名单明确各招展人员负责招展的地区和重点目标客户名单制定各招展人员的信息沟通和工作协调办法制定统一安排展位的措施本单位内招展人员及分工安排招展分工3.1 会展招展方案及招展函代理风险防范招展代理的种类及其来源招展商的权利与责任代理佣金代理商的管理招展代理一般代理独家代理排他代理承包代理特别代理种类按合同规定收取佣金从办展机构获取招展资料按合同享受办展机构对展会及代理商的宣传推广支持在规定的时间内预订的展位能得到保证。权利按合同规定的代理形式和条件切实履行职责，依法经营

31、；有责任对代理的展览项目进行宣传推广；定期向办展机构有关负责人汇报情况；维护办展机构和展会的声誉和形象；按规定价格招展；按时收取和缴纳参展款（含定金）；责任承包代理：25%其他：15%20%支付方法：定期结算、定期支付逐笔结算、汇总支付；逐笔结算、逐笔支付坚持定期书面报告制度；招展价格的控制；收款与展位划定；参展商的参展费；多头对外的风险；代理商欺骗客户的风险；损坏办展机构的声誉和形象的风险；收款和展位划分混乱的风险；展位临期空缺的风险；3.1 会展招展方案及招展函招展宣传推广策略招展宣传推广渠道招展宣传推广时间和地域安排包括宣传推广的出发点、主题、亮点，突出个性化特色，从客户出发，处处体现客

32、户利益。新闻发布会、专业媒体、邮寄宣传资料、同类展会上、网上、协会和商会、外国驻华机构、我国驻外机构与招展的实际工作紧密配合，走在招展工作之前，造声势、造知名度。时间上连贯，地域上因地制宜，不发生彼此冲突。招展宣传推广：3.1 会展招展方案及招展函展位营销办法渠道具体办法实施措施3.1 会展招展方案及招展函招展人员费用宣传推广费用招展预算代理费用招展资料编印与邮寄费用招展公关费用其他不可预见的费用3.1 会展招展方案及招展函招展总体进度安排时间招展措施宣传推广支持计划完成的招展任务招展进度计划表3.2 会展招商文案1)会展招商方案的含义 会展招商方案是在展会招商和宣传推广策划的基础上，通过各种

33、方法和渠道，为寻求合办者、支持者、赞助商(如冠名赞助、指定产品赞助等)、会展名称及标志的使用权受让者、广告主以及招徕客商和邀请观众而撰写的文案。3.2 会展招商文案2)会展招商方案的结构与写法 (1)制订招商方案的依据 (2)会展招商分工 (3)展会通讯及观众邀请函的编印 (4)招商渠道和措施 (5)招商宣传推广工作 (6)招商预算 (7)招商进度安排展会招商进度计划表时间招商措施宣传推广支持计划达到的招商效果3.3 观众邀请函参观回执表展会招展情况展会相关活动展会基本内容名称、举办的时间地点、办展机构、展会的LOGO、本展会的简介包括特点优势等主要展品、新产品和展会招展情况，重点通报知名企业

34、的参展情况活动时间、地点、主题参观申请人的联系方法 观众邀请函是办展机构根据展会的实际情况编写的、用来进行展会招商的一种宣传单。专门针对展会的目标观众，尤其是专业观众发送的。针对性强，效果好。第三届中国防雷技术与产品展观众邀请函 尊敬的 先生/女士： 您好！ 第三届中国防雷技术与产品展将于十月十二日至十七日在新落成的深圳会议展览中心2号馆举行。中国国际高新技术成果交易会是国家级的展览会，会展规模、成交总额逐年增长，已成为我国在国际上最知名的高科技盛会。 此次防雷展作为高教会的一个内容，借助高交会的国际影响力，势必将中国的防雷产业渗透至各个应用领域，进一步彰显其行业特性，从而推动防雷产业不断发展

35、。本次大会吸引了一批业内实力雄厚的国内外知名厂商参展，如南京菲尼克斯、施耐德、深圳威尔利、盾牌、北京爱劳、上海西岱尔、依州电子（美国ITW），浙江神龙，成都兴业雷安等。展览范围包括防雷、防浪涌产品、防雷工程技术、防雷元器件、防雷检测、电磁兼容产品等各个类别的最新技术与产品。 第三届中国防雷论坛将于十月十三日至十四日在深圳远东大酒店举行。秉承成功举办前两届中国防雷论坛的经验与优势，此次大会通过长时间的论文征集，最终从百余篇投稿中精选出部分论文作为大会主讲论文。主讲论文涵盖了防雷技术领域的各个方面，包括防雷管理、雷电物理、雷电探测技术和应用研究、防雷技术标准第三届中国防雷技术与产品展观众邀请函-续

36、探讨、雷电灾害实例和分析、雷电防护技术与应用、防雷产品和测试仪器的开发及应用。 第三届中国防雷论坛暨防雷技术与产品无论是参展商，还是展品都具有很强的行业代表性，论坛也集中了国内众多权威专家，对于产品需求与日俱增、技术要求越来越高的广大防雷用户而言，这无疑是一个集中了解行业趋势、采购优质产品、交流学习前沿技术的难得契机。 我们专诚要请您参观本届防雷会展，期待与您想会在深圳。 顺颂商祺！ 深圳市中电创意会展 Tel:86-755-8361 6186 Fax:86-755-83224480 请填妥以下表格并回传至075583224480，您就有机会获得高交会免费参观门票（价值50元）。第四章 会展运

37、作阶段的文案（中）4.1 参展说明书14.2 会展接待方案24.3 展会相关活动策划案34.1 参展说明书4.1.1 参展说明书的含义 参展说明书是在办展机构确定了会展的有关日期，指定了会展承建商、会展代理商等相关机构后，将会展筹备、开幕以及参展商参加会展时应注意的相关问题汇编成册，以便于参展商进行参展准备而撰写的文本文件。4.1 参展说明书4.1.2 参展说明书的主要内容4.1 参展说明书对参展商的指引作用对展会现场管理的作用对观众的作用参展说明书的作用4.1 参展说明书编制要求实用国际化简洁明了详尽专业美观4.2 会展接待方案基本内容接站与引导报到与签到看望与会见安排食宿和作息时间文艺招待

38、和参观游览返离工作联系：都是礼节性的。区别：看望欢迎和慰问。 会见交换意见。确定出面人；安排时间和地点；通知；陪同和记录。所谓返离工作，即闭会、闭展后参加对象的离会和返回。返离工作的具体内容包括：预定返程票、结算费用、检查会场与房间、告别送行等内容。4.2 会展接待方案接站工作的程序和要求引导工作迎接规格、组织欢迎队伍、接站标志、掌握抵达情况、热情介绍、主动握手、献花、陪车、安全保卫、新闻报道等。会展活动期间会务和展务工作人员为参加对象指引会场、座位、展馆、展区、展位、餐厅、住宿的房间以及参加对象所要打听的地方的路线、方向和具体位置。接站与引导：4.2 会展接待方案报到和签到的联系和区别报到和

39、签到的联系和区别联 系区 别报 到都是指参加对象到达会展举办地时所办理的手续。会期较短，无需集中接待的会展活动，一般只需要办理签到手续，但是会期或展期较长，具体活动较多，需要集中接待的活动，既要签到也要办理报到手续。报到是指参加对象在到达会展活动所在地时所办理的登记注册手续，但不一定证明其参加每一次具体会展活动。签 到在一些法定性会议上，签到是一种法律行为。4.2 会展接待方案 食宿管理 餐饮管理 住宿管理 准备工作统计人数；了解基本情况；目的地餐饮情况。 要 求 安全卫生 规格适中 照顾特殊 工作程序制定餐饮工作方案；预定餐厅；统计就餐人数；商定菜谱；餐前检查；用餐服务；餐后反馈。 要 求相

40、对集中距离适中设施齐备，确保安全合理分配，特殊照顾规格适中，勤俭节约 原 则 个性 工作 技术 环保 工作程序制定住宿工作方案；统计住宿人数；分析参加对象的情况；制定预订房间的数量；预订宾馆和房间；分发房间钥匙。4.2 会展接待方案菜单设计注意事项：（1）男女有别性别方面男女饭菜量饮酒量轻饮料口味较大较大较少较重（牛肉，荤菜多）较小较小较小较轻（鸡肉、素菜多）男女在饮食上的差别4.2 会展接待方案（2）饮食禁忌不同人群的饮食禁忌禁忌人群禁忌食物与饮料穆斯林猪肉、酒精类严格素食主义者肉、禽、鱼、贝壳类、乳制品、蛋类、蜂蜜乳蛋素食主义者肉、禽、鱼、贝壳类印度教信徒肉、禽、鱼、蛋类犹太教信徒猪肉、贝

41、壳类、（牛、羊）肉与乳制品混合食物美国人酒精类（午餐前后）4.2 会展接待方案（3）饮食营养与健康提倡的食物、饮料与烹饪法不提倡的食物、饮料与烹饪法低脂肪、低糖、低盐食物高脂肪、高糖、高盐食物四季豆、豌豆、豆制品、鱼类、清汤、面包、米饭、玉米制品、土豆、番茄肉类、浓汤葡萄酒酒精类烤、焙、烧烤、煮油煎、油炸提倡与不提倡的食物、饮料与烹饪法残障人士安排会议地点附近的酒店，选择较低楼层、电梯附近的房间或者酒店专门为残障人士设计的房间。同时，要在酒店为其安排好适当的服务和娱乐。4.2 会展接待方案VIP的接待在住宿方面，要保证规格、档次。客房的安排是最优先考虑的因素，应按照客人的身份提供总统套房、行政

42、套房或者行政楼层或俱乐部楼层的其他客房；在入住环节上，应考虑取消常规的入住手续，让客人进入房间以后再补办；在客房要放置鲜花、水果、点心以及有关欢迎新和名片。照顾特殊4.2 会展接待方案会议活动作息时间展览活动作息时间就餐时间、上下午会展活动的开始、结束和休息时间，会仪辅助活动时间。布展时间、展览时间参展单位工作人员最早进馆时间和最晚离馆时间，撤展期间参展工作人员最早进馆时间和最晚离馆时间。作息时间：预算是否包含娱乐节目经费是否应该就娱乐节目安排签订正式协议应该安排什么类型的娱乐节目娱乐活动举办地有哪些可以利用的娱乐设施是否将娱乐节目的组织工作外包给专业演出公司预订娱乐节目不能演出作何处理是否安

43、排娱乐节目应该选择怎样的专业演出公司4.2 会展接待方案娱乐管理4.2 会展接待方案导游服务管理导游工作程序全陪地陪领队接团前工作接团时工作接团后工作送团工作 准备工作 迎接工作 参观游览工作 送站工作 前期工作 接待工作 陪同工作4.2 会展接待方案标 题正 文提交方案的会务工作机构提交方案的时间4.2.2 会展接待方案的结构与写法 会展接待方案可以包含在会展整体策划书或预案之中，也可以单独拟写，作为会展策划书或预案的附件。会展活动名称+“接待方案”落款4.3 展会相关活动策划案展会相关活动的作用丰富展会信息功能强化展会发布功能扩展展会展示功能延伸展会交易功能活跃展会现场气氛吸引更多的潜在参

44、展企业和潜在观众提升展会档次、扩大展会影响4.3 展会相关活动策划案DBCA活动的主题与形式符合展会的需要丰富和完善展会的基本功能有助于吸引目标受众有助于提高展会效果举办展会相关活动的原则4.3 展会相关活动策划案展会相关活动的种类会议表演比赛其它相关活动4.3 展会相关活动策划案相关活动策划BECDA开幕式策划专题会议策划评奖活动策划旅游活动策划娱乐活动策划开幕式、闭幕式策划方案开幕式策划方案的含义 开幕式是宣传会展活动正式开始的具有象征性和标志性的仪式，会展开幕式方案是对开幕式的各项安排进行策划的文案。开幕式、闭幕式策划方案会展开幕式方案的内容：1、开幕式的名称、时间、地点。2、主办单位。

45、3、参加范围。包括主管机关、承办单位、协办单位、赞助单位、新闻单位以及与会展有关的企事业单位的参展代表。4、主持人、致辞人和剪彩人的身份、姓名及出场秩序。5、开幕式的形式。开幕式的形式主要分为两类，一类是以致辞为主的形式；另一类是文艺表演的形式。6、配套设施。开幕式相关的硬件就准备。7、接待。对相关人员的接待安排和分工。8、开幕式的程序。9、经费安排。开幕式、闭幕式策划方案开幕式策划方案的写作规范1、标题。写明开幕式的名称和文中（策划案、方案等）。2、主送机关。需要报请上级批准的方案，应当写明主送机关。3、正文。首先阐明开幕式的目的和意义，然后条理化说明方案的各项内容。需要报请上级批准的方案，

46、结尾处应写“敬请审核以上方案”等字样。4、落款。5、时间。开幕式、闭幕式策划方案闭幕式策划方案的含义 闭幕式是宣布会展活动结束的具有象征性和标志性的仪式，会展闭幕式方案是对闭幕式的各项安排进行策划的文案。开幕式、闭幕式策划方案会展闭幕式方案的内容：1、闭幕式的名称、时间、地点。2、主办单位。3、参加范围。包括主管机关、承办单位、协办单位、赞助单位、新闻单位以及与会展有关的企事业单位的参展代表。4、主持人、致辞人的身份、姓名及出场秩序。5、闭幕式的形式。致辞、表演或者酒会等。6、配套设施。闭幕式相关的硬件就准备。7、接待。对相关人员的接待安排和分工。8、闭幕式的程序。9、经费安排。开幕式、闭幕式

47、策划方案闭幕式策划方案的写作规范1、标题。写明闭幕式的名称和文中（策划案、方案等）。2、主送机关。需要报请上级批准的方案，应当写明主送机关。3、正文。首先阐明闭幕式的目的和意义，然后条理化说明方案的各项内容。需要报请上级批准的方案，结尾处应写“敬请审核以上方案”等字样。4、落款。5、时间。第5章 会展运作阶段的文案（下） 1. 展会宣传推广计划 2. 会展广告文案 3. 展会通讯 5.1 展会宣传推广计划5.1.1 展会宣传推广计划的含义 展会宣传推广计划就是简要介绍展会宣传推广的手段、办法、范围和渠道以及展会计划如何扩大其影响的措施等。5.1 展会宣传推广计划5.1.2 展会宣传推广计划的特

48、点展会宣传推广服务于整个展会，是一种整体的宣传推广工作展会宣传推广是随着展会筹备工作的进展和展会的实际需要而分步骤、分阶段逐步实现的展会一开始筹备时就必须认真规划好展会的宣传推广工作展览本质上是一种服务整体性阶段性计划性服务性时间上协调、口径上统一、内容上侧重、效果上补充统一性5.1 展会宣传推广计划5.1.3 展会宣传推广计划的内容广告1软件文章和图片2直接邮寄3新闻发布会4展会推广6机构推广7公共关系89展会相关活动人员推广5在有关网站上宣传推广105.1 展会宣传推广计划步骤1、目标6、评估2、投入3、信息5、渠道4、资料5.1.4 制定展会整体宣传推广计划5.1 展会宣传推广计划1、预

49、算决定规模。2、选择合适的媒体。3、合理利用户外广告。4、宣传语言标准化。在会展宣传推广文案的撰写过程中，需要注意的问题：5.2 会展广告文案会展广告的含义： 会展广告是指围绕举办会展活动而进行的广告宣传活动，属于商业广告的一种。覆盖面最广同时也是最昂贵的会展宣传手段； 广告预算决定广告规模。5.2 会展广告文案1)大众媒体2)专业刊物面向大多数人、覆盖面大、影响力是其他媒体所不能及的，费用也是最高的。指生产、流通领域的专业报纸杂志，它是贸易展出者做广告的主要选择。5.2 会展广告文案3)户外广告方式5.2 会展广告文案4)其他的广告方式如报刊广告的夹页，其优势为：夹页往往比正页更能吸引观众的

50、注意力，且可以刊登丰富的信息和照片，印刷质量也容易控制，而印刷质量会给人留下印象。5.2 会展广告文案标题写实式标题新闻式标题祝贺式标题夸耀式标题比喻式标题修辞式标题5.2.3 会展广告文案的结构与写法正文主办者历届会展的成果会展的内容和形式参加的对象会展活动的规模会展的时间会展的地点费用和价格报名方式和截止日期其他专门事项联络方式5.2 会展广告文案无论是哪一种会展广告的写作，主题鲜明、突出是首要原则A主题要鲜明做到构思新颖、图文并茂、不落俗套C形式要活泼内容一定要真实，承诺一定要兑现B内容要真实5.2.4 会展广告文案的写作要求5.3 展会通讯5.3.1 展会通讯的含义 展会通讯是办展机构

51、根据展会的实际需要编写的、用来向展会的目标客户通报展会有关情况的一种宣传资料。5.3 展会通讯5.3.2 展会通讯的作用它可以及时准确地向展会的目标客户传递展会的有关信息，与目标客户保持经常的联络和信息沟通。它可以扩大展会宣传推广的范围和渠道，建立展会的良好形象。它可以促进展会招展。它可以促进展会招商。它可以为展会目标客户提供良好的信息服务。5.3 展会通讯展会的基本内容1展会展览题材所在行业的市场信息和行业动态2展会招展情况通报3展会招商情况通报4展会宣传推广情况通报5展会期间举办的相关活动情况的通报6参展(参观)回执表75.3.3 展会通讯的内容第六章 会展实施阶段文案会展意向书1会展业务

52、协议书2会展新闻稿3会展简报4会展记录16.1 会展记录6.1.1 会议记录1)会议记录的含义和作用 会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议进程和会议内容的一种原始性文书。6.1 会展记录2）会议记录种类简易记录详细记录摘要记录6.1 会展记录记录人、审核人。发言人、法定的签字人员会议的议程和议题、发言情况会议结果、 会场情况会议名称、会议时间、会议地点。会议主席、参加人员、缺席人员。专用性标题通用性标题尾部主体首部标题3) 会议记录的格式和内容6.1 会展记录6.1.2 展览记录1)展览记录的含义和作用 展览举办期间用以记载接待和现场情况的原始性文件。作用：(1)便于组织者及时

53、掌握展览会的现场情况，一旦发现问题，立即采取有效措施加以解决。(2)收集和登记客户信息，便于日后进一步联系洽谈。2)展览记录的种类(1)场馆值班记录 (2)展台接待记录3)展览记录的格式和内容(1)标题 (2)正文6.2 会展意向书6.2.1 会展意向书的含义 会展意向书是会展活动过程中当事人之间表达合作愿望的文书，没有法律约束力。6.2 会展意向书6.2.2 会展意向书和会展合同的区别 1)内容上 会展意向书的内容较粗略、概括，仅表明当事人双方的意向、设想和打算，而会展合同的内容具体、详细、周密，对双方的权利、义务等有具体的要求。 2)法律效力上 会展意向书不具有法律效力，不受法律保护；而会

54、展合同具有法律的约束力和强制性，当事人必须全面履行合同规定的义务，任何一方不得擅自变更或解除合同，不论哪一方违背了合同中的规定条款，都要负违约责任。6.2 会展意向书1标题1双方当事人名称或姓名2开头3主体4结尾5签署6签署日期76.3 会展业务合同6.3.1 会展业务合同概述1) 会展业务合同的含义 合同法第2条对合同所作的定义是“平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议”。会展业务合同（狭义）： 会展业务合同（广义）： 主办单位与赞助商、参展商与消费者会展承办单位场馆及业务代理商会展主办单位与会者参展商招聘工作人员6.3 会展业务合同种类签订会展合同是规范

55、会展市场行为的最常见也是最重要的手段之一会展租赁合同会展买卖合同会展运输合同会展承揽合同会展仓储合同用电、水等合同6.3 会展业务合同（一）会展租赁合同形式和内容1概念和特征2当事人的权利和义务3合同的解除4转租5形式和内容6.3 会展业务合同1、租赁合同的概念和特征1）概念 租赁合同是出租人将租赁物交付承租人使用、收益，承租人向出租人支付租金的合同。2）特征租赁合同是诺成的、双务的、有偿合同；租赁合同的标的物是特定的非消耗物；租赁合同转移的是租赁物的使用权，而非所有权；租赁合同具有期限性和连续性，时间是租赁合同的基本要素。6.3 会展业务合同2、租赁合同当事人的权利与义务出租人承租人按照约定

56、交付租赁物于承租人使用；保证租赁物符合约定的标准和用途；保持租赁物的约定品质状态。按照约定的方法或租赁物的性质使用；妥善保管租赁物；返还租赁物。取得出租人同意后，承租人对租赁物进行改善或增设他物。未经出租人同意的，出租人可以要求承租人恢复原状或赔偿损失。承租人将租赁物转租他人，承租人亦应经出租人同意，按照预定期限支付租金。6.3 会展业务合同3、租赁合同的解除出租人（1）承租人未按约定方法或租赁物的性质使用租赁物，致使租赁物受到损害的；（2）承租人未经出租人同意转租的。（3）承租人逾期不支付租金的；（4）对租赁期间没有约定或约定不明，又未达成补充协议的，出租人可以随时解除合同，但应在合理期限内

57、通知承租人。承租人（1）对租赁期限没有约定或约定不明确的，事后又未达成补充协议的，承租人可以随时解除合同；（2）租赁物危及承租人的安全或健康的，承租人订立合同时知道该租赁物质量不合格的可以随时解除合同；（3）因不可归咎于承租人的事由，致使租赁物部分或全部毁损、灭失，不能实现合同目的的承租人可以解除合同。6.3 会展业务合同4、转租、第三人对租赁物主张权利、租赁物收益的归属及租赁权的性质 承租人对租赁物进行转租，应取得出租人的同意。未经出租人的同意的，出租人可以行使合同解除权。经出租人同意的转租，承租人与出租人之间的合同关系仍然有效；第三人对租赁物造成损失的，由承租人赔偿责任。6.3 会展业务合

58、同5、租赁合同的形式和内容1）形式（书面和口头）2）主要内容：（1）租赁物的名称。（2）租赁物的数量。（3）租赁物的用途。（4）租赁期限。（5）租金及其支付期限、方式。（6）租赁物的维修。（7）其他补充条款。（8）订立合同的时间。（9）签章。6.3 会展业务合同（二）会展买卖合同1、买卖合同的概念和特征1）概念 买卖合同，是出卖人交付标的物并转让标的物的所有权于买受人，买受人支付价款的合同。6.3 会展业务合同2）特征：（1）买卖合同是转移标的物所有权的合同。（2）买卖合同是双方有偿合同。（3）买卖合同的主体具有广泛性。（4）买卖合同标的物具有广泛性。（5）买卖合同是出卖人和买受人双方经协商达

59、成一致，对标的物物权的转让的真实意思的表示，是相互的承诺。（6）买卖合同既可用文字表示，也可用口头表示。6.3 会展业务合同2、会展买卖合同的主要内容（1）合同双方的名称或姓名、地址。（2）标的物的名称、品质、数量等。（3）标的物的价格、金额、货币等。（4）货款支付的方式、时间、地点。（5）标的物交付的方式、时间、地点。（6）标的物的运输方式。（7）检验标准。（8）结算方式。（9）纠纷解决方式、管辖机构和适用法律。（10）合同的份数。（11）其他条款。（12）订立合同的时间。（13）签章。6.3 会展业务合同（三）会展运输合同1、运输合同的概念和特征1）概念 运输合同是承运人将旅客或者货物从起

60、点运输到约定地点，旅客、托运人或者收货人支付票款或者运输费用的合同。6.3 会展业务合同运输合同依据不同的标准可以划分为那几个种类？种类货物运输合同和旅客运输合同铁路运输合同、公路运输合同、水路运输合同、航空运输合同及管道运输合同单一运输合同和联合运输合同客体工具方式6.3 会展业务合同2）特征:（1）运输合同是双务有偿合同。（2）运输合同一般为诺成合同。（3）运输合同一般为格式合同。（4）运输合同的标的是运输行为。运输合同的主要内容和条款一般是是由国家授权的交通部门统一制定，有关当事人的权利义务和责任一般由专门法规规定，并统一印制在客票、货运单或提单上，当事人一般无权自行变更。6.3 会展业